Kommunikationsmaßnahmen zum Themenschwerpunkt. Gesundheit

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1 erläuternde Unterlagen für die Ausschreibung Kommunikationsmaßnahmen zum Themenschwerpunkt Gesundheit Stand: Aktenzeichen: LS Kontakt: Mail - vergabe-ls4@bmg.bund.de Telefon FAX Folgende Dokumente wurden zu Beginn des Vergabeverfahrens veröffentlicht 1. EU Bekanntmachungsformular 2. erläuternde Unterlagen zum Vergabeverfahren 3. Liste der geforderten Nachweise und Erklärungen 4. Formvordrucke für einen Teil der geforderten Nachweise und Erklärungen 5. Vertrag für die spätere Zusammenarbeit mit Anlage "Zahlungen und Dokumentation" 6. Kriterien für die Auswahl zur Verhandlungsrunde (Eignungskriterien) 7. Kriterien für die Wertung der Angebote (Zuschlagskriterien) - 2 -

2 - 2 - Inhaltsverzeichnis 1. Aufgabenbeschreibung inhaltliche Beschreibung des Auftrages Erwartungen an den Dienstleister Geschäftsbedingungen für die Ausführung des Auftrages Rahmenvereinbarung Auftragsdauer vertragliche Rahmenbedingungen finanzielle Rahmenbedingungen Ort der Leistungserbringung Beschreibung des Vergabeverfahrens Art der Vergabe Abgabefrist für Teilnahmeanträge Kanal für Informationsübermittlung ( 8 Abs. 1 VOF) Einzureichende Unterlagen organisatorische Vorgaben zum Teilnahmeantrag vergaberechtliche Rahmenbedingungen Registrierung im Adressverteiler Verhandlungsverfahren - Reduzierung des Bieterkreises Pitchhonorar Übertragung von Nutzungsrechten Rechtsbehelfsbelehrung Zeitplan

3 Aufgabenbeschreibung 1.1. inhaltliche Beschreibung des Auftrages Angaben zu den grundsätzlichen Aufgaben des künftigen Auftragnehmers: Das Bundesministerium für Gesundheit beabsichtigt einen Dienstleister mit der Entwicklung und Umsetzung von Kommunikationsmaßnahmen und gegebenenfalls kampagnen zum Themenschwerpunkt Gesundheit zu beauftragen. Das kann unter anderem auch Informationsmaßnahmen zum Versorgungsstärkungsgesetz oder dem Krankenhaus-Strukturgesetz umfassen. Der Auftrag kann unter anderem folgende Maßnahmen beinhalten: - Erarbeitung und Umsetzung von Kommunikationskonzepten und Einzelmaßnahmen für die PR- und Werbe-Arbeit - Beratung bei der Auswahl von standardisierten PR und/oder Werbemaßnahmen - Aufbau und Betreuung von Redaktionsverteilern und systemen - Erarbeitung und Umsetzung von unmittelbar kampagnenbezogenen Online-Konzepten - Entwicklung sowie Umsetzung von Veranstaltungsformaten - Entwicklung sowie Umsetzung von Informationsmaterialien (z.b. Bewegtbild, Printprodukte, Informationspakete, Mailings u.ä.) - Entwicklung und Umsetzung von Mediamaßnahmen (z.b. Aussenwerbung, Internet, Hörfunk, Print, Online) - Unterstützung bei der Evaluation der Maßnahmen Die Aufzählung ist nicht abschließend und gibt die mindestens anzubietenden Leistungen wieder. Eine ausführlichere Erläuterung der inhaltlichen Rahmenbedingungen und Zielvorstellungen des Auftraggebers wird erst in der späteren ausführlichen Auftragsbeschreibung (Briefing) für die Präsentationsphase erfolgen. Diese wird den ausgewählten Bietern im Präsentationsverfahren rechtzeitig übergeben werden. Die Vergabestelle wird im Präsentationsverfahren außerdem zur Überprüfung der Kommunikationskonzepte eine Evaluation durchführen. Weitere Hinweise zur Evaluation werden ebenfalls im Briefing enthalten sein

4 Erwartungen an den Dienstleister Es wird davon ausgegangen, dass die im Vordruck VI benannten Teammitglieder für die Auftragsausführung die Leistung bei einer möglichen späteren Vertragserfüllung tatsächlich erbringen. Die entsprechende Anlage mit der Auflistung dieser Mitarbeiter ist daher als Vertragsbestandteil definiert. Die Teamzusammenstellung darf nur mit Zustimmung des Auftraggebers geändert werden. Bitte beachten Sie, dass das Ministerium bereits mit weiteren spezialisierten Dienstleistern kooperiert, welche den Kommunikationsprozess für ihren Teilbereich begleiten. Eine kooperative Zusammenarbeit wird daher als selbstverständlich vorausgesetzt. Im Rahmen des Vergabeverfahrens soll ein Dienstleister ermittelt werden, - welcher das Ministerium bei den anfallenden konzeptionellen Arbeiten unterstützt, - die Durchführung der freigegebenen Konzepte sicher stellt und überwacht, - die jeweils gewerkbezogenen erforderlichen Leistungen auswählt, anbietet und - schließlich umfassend nachvollziehbar alle Maßnahmen dokumentiert. Die ausgeschriebene Leistung kann teilweise auch durch Unterauftragnehmer zur Verfügung gestellt werden. 2. Geschäftsbedingungen für die Ausführung des Auftrages 2.1 Rahmenvereinbarung Der Vertrag wird als Rahmenvereinbarung geschlossen. Aufgrund des besonderen Auftragsgegenstandes und der nicht eindeutig im Vorhinein zu beschreibenden Maßnahmen kann kein verbindliches Mindestauftragsvolumen zugesagt werden. 2.2 Auftragsdauer Der Gesamtauftragszeitraum wird voraussichtlich von November 2015 bis März 2019 andauern. Der erste Abschnitt des Auftragszeitraumes wird zunächst von November 2015 bis März 2017 betragen. Durch zwei einzelne Verlängerungsoptionen kann sich der Vertrag jeweils um ein Jahr insgesamt bis zum 31. März 2019 verlängern. Von den Verlängerungsoptionen wird nur Gebrauch gemacht, wenn ein entsprechender Bedarf an der Leistung, ausreichend Haushaltsmittel und die erforderliche Qualität der Leistungserbringung gegeben sind

5 vertragliche Rahmenbedingungen Für den Auftrag wird ein umfangreiches Vertragsmuster vorgegeben, welches nicht verhandelbar ist. Vertragsbestandteil werden zudem die allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL A Teil B). Die allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) in der Fassung vom sind im Bundesanzeiger Nr. 178a vom veröffentlicht. 2.4 finanzielle Rahmenbedingungen Von Unterauftragnehmern eingeräumte Skonti, Rabatte und ähnliche Preisreduzierungen sind unverändert an das Ministerium weiterzureichen. Dies gilt auch für die sogenannten Mittlervergütungen. Für anfallende Reisekosten findet das Bundesreisekostengesetz Anwendung. Eine "Handling Fee" auf Leistungen von Unterauftragnehmern wird nicht anerkannt. Durch den Abschluss des Rahmenvertrages erhalten Sie einen tatsächlichen unternehmerischen materiellen Vorteil. Die gesonderte Erhebung von eventuellen Mehraufwendungen bei der Koordinierung von Unterauftragnehmern ist hierdurch hinreichend abgedeckt. 2.5 Ort der Leistungserbringung Die Öffentlichkeitsarbeit wird vom Berliner Dienstsitz des Bundesministeriums für Gesundheit aus entwickelt und gesteuert. Die Leistungserbringung kann aber auch im gesamten Gebiet der Bundesrepublik Deutschland erforderlich werden. 3. Beschreibung des Vergabeverfahrens 3.1 Art der Vergabe Verhandlungsverfahren mit Aufruf zur Teilnahme am Wettbewerb gem. 3 VOF. 3.2 Abgabefrist für Teilnahmeanträge Teilnahmeanträge müssen in zweifacher Ausführung bis spätestens Donnerstag, den um 09:00 Uhr - 6 -

6 - 6 - eingehen. Maßgeblich für die Fristwahrung sind das Datum des Posteingangsstempels und die in der Poststelle notierte Uhrzeit des Eingangs im Bundesministerium für Gesundheit, Dienstsitz Berlin, Friedrichsstraße 108. Er muss spätestens zu dem oben genannten Termin eingegangen sein. Stellen Sie unbedingt den rechtzeitigen Eingang sicher, denn später oder an anderer Stelle eingegangene Anträge können nicht berücksichtigt werden. 3.3 Kanal für Informationsübermittlung ( 8 Abs. 1 VOF) Bitte übersenden Sie den Teilnahmeantrag in einem verschlossenen Umschlag mit folgender Aufschrift : Bundesministerium für Gesundheit Referat LS 4 z. Hdn. Herrn Altenburg Teilnahmeantrag zur Ausschreibung "Kommunikation Themenschwerpunkt Gesundheit"! NICHT ÖFFNEN! Der Umschlag ist in einen zweiten Umschlag einzulegen, der mit folgenden Angaben zu versehen ist: Bundesministerium für Gesundheit Referat LS 4, z.hdn. Herrn Näther Berlin Teilnahmeantrag zur Ausschreibung "Kommunikation Themenschwerpunkt Gesundheit" Bitte sofort weiterleiten! Der Teilnahmeantrag kann von der Poststelle des BMG Dienstsitz Berlin, ausschließlich auf dem Postweg oder durch persönliche Übergabe, arbeitstäglich nur innerhalb der Dienstzeiten (Mo.-Do.: 8.00 bis Uhr, Fr.: 8.00 bis Uhr), angenommen werden. 3.4 Einzureichende Unterlagen Mit dem unterschriebenen Teilnahmeantrag sind umfangreiche Unterlagen einzureichen. Dies ist notwendig, um die Vergleichbarkeit der Anträge und späteren Angebote, als auch die Einhaltung der formalen Anforderungen sicher zu stellen. Die Art und Menge der verlangten "Nachweise" wurde im Dokument "Nachweisliste" übersichtlich benannt

7 - 7 - Es werden insgesamt 11 Nachweise und Angaben verlangt. Für die Angaben werden zum Teil Formblätter (Vordrucke I - IX) vorgegeben. Die Verwendung der Formblätter dient der besseren Vergleichbarkeit der Anträge auf Teilnahme und soll dem Auftraggeber die Auswahl vereinfachen. Wenn Sie in bestimmten Feldern keine Angaben machen können, tragen Sie dort bitte die Zusätze "nicht zutreffend" oder "keine Angabe möglich" ein. Bitte geben Sie in solchen Fällen auf einem Beiblatt zum betreffenden Vordruck die Gründe hierfür an. Sofern keine Vordrucke verlangt werden, ist die Erklärung formlos einzureichen. Sollten Sie weiterführende Angaben machen wollen, als durch die Gestaltung der Vordrucke möglich ist, können Sie dies in Ihrem Teilnahmeantrag gern umsetzen. Bitte legen Sie diese weiterführenden Angaben aber als gut sichtbaren Anhang zum betreffenden Formblatt bei. In der Darstellung Ihrer weiterführenden Angaben sind Sie frei (bebildert, Text, Arbeitsproben u.ä.). Sämtliche Nachweise und weiterführende Angaben sind schriftlich mit dem Teilnahmeantrag fristgerecht einzureichen. Bitte reichen Sie nur das unbedingt Notwendige sowie die geforderten Belege (unter Verwendung der vorgeschriebenen Vordrucke) ein. Ebenfalls wird dringend darum gebeten, auf die Verwendung eingescannter Unterschriften zu verzichten. Es können ausdrücklich nur rechtsverbindlich unterschriebene Teilnahmeanträge (Anschreiben und Erklärungen) Berücksichtigung finden. Bei juristischen Personen oder Handelsgesellschaften bzw. Kaufleuten ist die geforderte Unterschrift ausschließlich von den vertretungs- bzw. bevollmächtigten Personen zu leisten

8 organisatorische Vorgaben zum Teilnahmeantrag Bitte stellen Sie Ihren Teilnahmeantrag wie folgt zusammen: 1. formloses Anschreiben 2. Unterlagen gemäß der Reihenfolge und den Vorgaben aus dem Dokument "Nachweisliste". Formvordrucke, Eigenerklärungen und gegebenenfalls weiterführende Angaben auf Beiblättern zum betreffenden Formvordruck. 3. Arbeitsproben bisheriger Aufträge, sofern Sie auf diese Aufträge in den Vordrucken oder Eigenerklärungen Bezug genommen haben. Wir erwarten mindestens drei Arbeitsproben zu Aufträgen, die Sie als Referenz angegeben haben. 4. Sonstige Angaben oder Erläuterungen die Sie für relevant halten 3.6 vergaberechtliche Rahmenbedingungen Bitte beachten Sie, dass es sich bei der Vergabe um ein sog. Verhandlungsverfahren gem. 3 VOF handelt. Mit der Einreichung eines Teilnahmeantrages wird von Ihnen "lediglich" die Teilnahme an einem darauf folgenden (Präsentations-) Verhandlungsverfahren beantragt. Das Verfahren dauert in der Regel ca. 4-6 Monate. Bitte verzichten Sie daher auf frühzeitige Nachfragen zum Stand des Verfahrens. Diese könnten ohnehin nur mit dem Verweis auf das laufende Verfahren beantwortet werden. 3.7 Registrierung im Adressverteiler In Ausnahmesituationen kann der Fall eintreten, dass durch die Vergabestelle nachträgliche Informationen während der Veröffentlichungsphase bereitgestellt werden (Beantwortung von Bieterfragen). Sollte dieser Fall eintreten, werden die entsprechenden Informationen auf der Internetseite der Vergabestelle, ergänzend zu den bereits veröffentlichten Ausschreibungsunterlagen, bereit gestellt. Lediglich der Fragesteller erhält die Informationen unmittelbar von der Vergabestelle. Damit diese Informationen aber auch umgehend allen weiteren Interessenten zur Verfügung stehen, wird die Erfassung in einem "Mailverteiler Interessenten" angeboten

9 - 9 - Sofern Sie eine Registrierung in diesem Verteiler wünschen, genügt eine formlose Mail mit dem Betreff "Aufnahme Mailverteiler Interessenten - Ausschreibung Themenschwerpunkt Gesundheit" an das Postfach vergabe-ls4@bmg.bund.de. In dieser Mail müssen folgenden Angaben enthalten sein: - Firmenname - Name des Ansprechpartner - Mailadresse Sofern tatsächlich nachträgliche Informationen bekannt gegeben werden, erhalten alle registrierten Interessenten diese Informationen per Mail. Die Mail enthält ausschließlich einen Hinweis (Link) auf die Veröffentlichung zusätzlicher Ausschreibungsunterlagen und den Speicherort im Internetangebot des Ministeriums. Der Verteiler wird spätestens 4 Wochen nach Ablauf der Frist für die Einreichung der Teilnahmeanträge gelöscht. 3.8 Verhandlungsverfahren - Reduzierung des Bieterkreises Aufgrund des sehr komplexen Auftragsgegenstandes soll eine mehrstufige Präsentations- und Wertungsphase durchgeführt werden. Im Anschluss an die Eignungsprüfung und das entstandene Ranking werden die bestplatzierten Interessenten (mindestens sechs) zur Präsentationsphase eingeladen. Nach der ersten Präsentation wird der Bieterkreis reduziert werden. Danach soll mit den bestplatzierten Bietern (mindestens drei) die detailliertere und wesentlich aufwendigere Ausarbeitung umsetzungsreifer Angebote (Kommunikations- und ggfs. Kampagnenkonzepte) erfolgen. Diese Bieter werden hierfür ein umfangreiches Briefing erhalten. Eine weitere Reduzierung des Bieterkreises im Verfahren ist nicht vorgesehen. 3.9 Pitchhonorar Bieter, welche in den reduzierten Bieterkreis vorrücken konnten, erhalten ein Ausfallhonorar in Höhe von EUR brutto, wenn diese nicht den Zuschlag erhalten. Eine gesonderte Honorierung des siegreichen Angebotes erfolgt nicht. Bieter des erweiterten Bieterkreis erhalten kein Ausfallhonorar Übertragung von Nutzungsrechten Da in Zusammenarbeit mit dem Ministerium umsetzungsreife Konzepte entwickelt werden und ein umfangreicher Evaluationsprozess realisiert und finanziert wird, kommen die Ergebnisse des Verhandlungsverfahrens ausschließlich dem BMG zu gute. Das Bundesministerium für Gesundheit

10 wird deshalb die unbegrenzten und ausschließlichen Nutzungsrechte, an allen im Präsentationsverfahren während der Konzeptionsphase mit dem reduzierten Bieterkreis vorgelegten, Angeboten erhalten. Um die Übertragung der Nutzungsrechte unter Berücksichtigung des Honorars verhältnismäßig zu gestalten, sollen aber nur für einen ausgewählten Teil der Angebote, die Rechte übertragen werden. Dies betrifft nämlich die Eigenleistung in den endgültigen Angeboten, welche im Verlauf der Konzeptionsphase als konkrete umsetzungsreife Kommunikationskonzepte vorgelegt werden sollen Rechtsbehelfsbelehrung Es handelt sich um eine Dienstleistung gemäß 1 Abs. 1 VOF. Bieter bzw. Bewerber, deren Angebote bzw. Teilnahmeanträge nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß 101a GWB informiert. Ein Bieter kann seine Nichtberücksichtigung im Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer überprüfen lassen. Voraussetzung für ein Nachprüfungsverfahren ist, dass der Verstoß gegenüber der Vergabestelle schriftlich gerügt wird. Der Antrag ist unzulässig, soweit: der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat ( 107 Abs. 3 Nr. 1 GWB), der Antragsteller Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt hat ( 107 Abs. 3 Nr. 2 GWB), der Antragsteller Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt hat ( 107 Abs. 3 Nr. 3 GWB), mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind ( 107 Abs. 3 Nr. 4 GWB). Nach Ablauf dieser Frist ist gegen diese Entscheidung kein Rechtsmittel mehr möglich. Die Bindefrist für Angebote endet am

11 Zeitplan Der nachfolgende, unverbindliche und vereinfachte, Zeitplan ist für das Vergabeverfahren vorgesehen. Das Verfahren gliedert sich in eine Analysephase (KW in 2015) und die Konzeptionsphase (KW in 2015) KW Prüfung der Teilnahmeanträge, Bildung eines Rankings - Versand der Einladungsschreiben zur Verhandlungsrunde mit Auftragsbeschreibung (Briefing) KW 35 - Präsentationsrunde I (in der Analysephase, mindestens sechs Firmen) KW Versand der Einladungsschreiben an reduzierten Bieterkreis mit ergänzendem Auftragsschreiben (Re-Briefing) KW 39 - Präsentationsrunde I (in der Konzeptionsphase, mindestens drei Firmen) KW Evaluationsphase - Übergabe von Evaluationsergebnissen KW 41 - Präsentationsrunde II (in der Konzeptionsphase)

12 KW 42 - Präsentationsrunde III (in der Konzeptionsphase) - Präsentation der endgültigen Angebote, vorläufig letzte Präsentationsrunde KW Abschluss des Verfahrens ab KW 47 - voraussichtlicher Termin für den Zuschlag Bundesministerium für Gesundheit Referat Öffentlichkeitsarbeit und Publikationen