Lösungen. ARTS HR Solution

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1 Lösungen ARTS HR Solution

2 2 Lösungen Das Potential Viele Prozesse der Personalabteilung enden mit der Erstellung eines Dokumentes. Diese sind mit der HR Solution in ARTS strukturiert archiviert und können so zeit- und ortsunabhängig abgerufen oder auch direkt aus in ARTS verwalteten Vorlagen heraus erstellt werden. Die Dokumente sind dann sofort für alle Benutzer verfügbar. Ein äusserst flexibles, metadatenbasiertes Berechtigungssystem steuert den Zugriff. Eine schnellere Auskunftsbereitschaft wird gewährleistet. Die Vernichtung der Akten erfolgt automatisch und nach gesetzlicher Vorgabe. Papierberge verschwinden. Die ARTS HR Solution deckt die unterschiedlichen Bedürfnisse des Personalbereichs in der Basis ab und bietet einen einfachen Einstieg in die elektronische Verwaltung von Personalakten. Die Lösung bietet ein Fundament, welches sich perfekt in Ihre Umgebung einfügt und mit weiteren Funktionen erweitert werden kann. Aktuelle Erweiterungen und Verbesserungen fliessen laufend in die Lösung ein. Ein weiterer Vorteil liegt in der optimierten Projektabwicklung, welche den Bedarf an externen aber auch internen Ressourcen optimiert und so eine wirtschaftliche und effiziente Realisierung ermöglicht. Die Lösung Mit der ARTS HR Solution bieten wir unseren Kunden eine geschäftsbezogene Standard-Implementation als Modul zu unserem Universalarchiv an. Die ARTS HR Solution definiert ein für das Personalwesen spezifisches Datenmodell und enthält Werkzeuge, Schnittstellen und Dossier-Sichten, um den aktuellen und zukünftigen Anforderungen an ein flexibles und integriertes HR Dossier gerecht zu werden. Da es sich um ein flexibel parametrisierbares Standardprodukt handelt, müssen keine kundenindividuellen Entwicklungs- oder Anpassungsarbeiten an der Software vorgenommen werden, was sich positiv auf Qualität, Kosten und Zuverlässigkeit des Gesamtsystems auswirkt.

3 Uptime Services AG 3 Übersicht ARTS HR-Solution Komponenten HR Dossier Das Modul HR Dossier bildet den fundamentalen Kern der ARTS HR Solution. Es beinhaltet die grundlegenden Strukturen zur Ablage und Darstellung der Mitarbeiterdokumente. Das Dossier wird mit einer eindeutigen Identifikation (Bspw. Personalnummer) als Schlüsselwert gebildet. Die HR Solution berücksichtigt mehrere Verträge pro Mitarbeiter. Diese Option wird als Vertragsdossier bezeichnet und kann auf Wunsch im Personendossier integriert werden.

4 4 Lösungen Dokumentenmodell Das HR oder Personendossier beinhaltet die grundlegenden Strukturen zur Ablage und Darstellung der Personendokumente. Mit der Lösung wird zudem eine Vorlagenstruktur ausgeliefert, welche weit über 100 Dokumentart-Codes aus dem Personalwesen sowie die Zuteilung zum jeweiligen Register und Subregister umfasst. Die Strukturen können sogleich verwendet oder im Bedarfsfall schnell und einfach angepasst werden. Vorlagenstruktur

5 Uptime Services AG 5 Folder Folgende Folder stehen in der HR Solution für die Anzeige des Dokumentbestandes zur Verfügung: Folder Personaldossier Wird eine Suche im Folder Personendossier abgesetzt, wird das Dossier des gesuchten Mitarbeiters angezeigt Trefferliste Personendossier und Dossier-Mitarbeiter Folder Teamdossier Wird eine Suche im Folder Teamdossier abgesetzt, werden alle Dossiers der Mitarbeiter im entsprechenden Team sichtbar. Trefferliste Team und Dossiers-Team

6 6 Lösungen Dossiersichten In ARTS werden Dossiers dynamisch gebildet. Anhand der vorhandenen Metadaten kann ein und dasselbe Dokument je nach Anwendungsfall in unterschiedlichen Baumstrukturen dargestellt werden. Weiter lässt sich ein Dossier in Dossiersichten mit diversen Strukturierungsmöglichkeiten darstellen. So entsteht eine intuitive und adäquate Ablage, welche insbesondere ein rasches Wiederauffinden gewährleistet. Die nachfolgenden Abbildungen zeigen die Dossiersichten der HR Solution. Dossiersicht Personendossier

7 Uptime Services AG 7 Dossiersicht Teamdossier Option Vertragsdossier bei Mehrfachverträgen Die HR Solution sieht in der Option Vertragsdossier vor, dass Mitarbeiter mehrere Arbeitsverträge besitzen können. Die Vertragsnummern werden via Schnittstelle vom führenden System an ARTS übermittelt. Das Vertragsdossier kann als Option zum Personendossier aufgeschaltet werden und ist Bestandteil der HR Solution.

8 8 Lösungen In der Dossiersicht (Vertrag) / Register / Subregister werden die vertragsbasierten Dokumente unter dem entsprechenden Vertrag, personenbasierte Dokumente direkt unter dem Mitarbeiter angezeigt. Ablage Personen und vertragsbasierte Dokumente DMS Funktionalitäten DMS Funktionalitäten für die Dokumentbearbeitung umfassen unter anderem die Check-in/Check-out Funktion, Versionierungen von Dokumenten sowie die Vorlagenverwaltung. Zudem stehen Haftnotizen zur Verfügung, welche an Dokumenten angebracht werden können. Haftnotizen

9 Uptime Services AG 9 Dokumentenverzeichnis Das sogenannte Dokumentenverzeichnis ist ein nützliches Feature für die Herausgabe von Dokumentauszügen beispielsweise an den Vorgesetzten oder den Mitarbeiter selbst. Ein Dokumentenverzeichnis ist ein Dokument, das Einträge auf weitere archivierte Dokumente enthält. Bei der Erstellung eines Dokumentverzeichnisses werden zuerst alle Dokumente ausgewählt, die zum Dokumentenverzeichnis gehören. Für die Bildung des Verzeichnisses dient der Dokumentenverzeichnis-Editor. Er zeigt beim Bilden des Verzeichnisses alle ausgewählten Dokumente an. Diese können sortiert und gruppiert werden, um eine logische Struktur zu bilden. Dokumentenverzeichnis erstellen Das Ergebnis ist ein neues Verzeichnisdokument in der Dossierstruktur, das in der Dokumentansicht den entsprechenden Inhalt anzeigt. Das paginierte Verzeichnis kann anschliessend mit allen aufgeführten Dokumenten ausgedruckt werden. Dokumentenverzeichnis in der Dossierstruktur

10 10 Lösungen Personenstammblatt, Vertragsstammblatt Das Personenstammblatt wird in der ARTS HR Dossier Solution dynamisch generiert. Dieses kann flexibel nach den Corporate Design Richtlinien des Unternehmens gestaltet werden. Die im System vorhanden Informationen werden zusammengetragen und dargestellt. Benutzer sind so in der Lage, sich sehr schnell einen Überblick zu verschaffen. Das Dokument enthält Werte welche via Stammdaten-Schnittstelle angeliefert werden und kann ausgedruckt bspw. als Deckblatt verwendet werden. Der Bereich der Mitarbeiterdaten kann dabei ausgeblendet und so ein anonymisierter Druck erreicht werden. Personenstammblatt Berechtigungskonzept Um den hohen Anforderungen an den Datenschutz gerecht zu werden, ist ein Basis-Berechtigungskonzept integraler Bestandteil der HR Solution. Es kann flexibel parametriert werden, um die spezifischen Gegebenheiten jedes Kunden zu erfüllen. Die Basis der HR Solution und das dazu vorgesehene Berechtigungskonzept sieht vor, dass der Zugriff auf das ARTS Dossier durch Personen innerhalb des Personalwesens erfolgt und auf den Zugriff für die Teamleiter erweitert werden kann, wobei die Mehrfachunterstellung im Basiskonzept vorgesehen ist. Scanning Die Integration der Scan-Lösung CaptureSuite von der Firma Interact Consulting AG erlaubt sowohl ein effizientes Altaktenscanning, als auch das zeitnahe Digitalisieren von HR Dokumenten während dem Vertragsverhältnis. Unterschiedliche Prozessmöglichkeiten abgestimmt auf die Art der Dokumente sichern die Archivierung der Dokumente.

11 11 Produkt Uptime Services AG 11 Stammdaten-Import Via Stammdaten-Import können weiterführende Daten für die Dossierbildung angeliefert werden. Dies sind Personenstammdaten wie zum Beispiel: Namen, Vornamen, Geburtstag, Funktion etc. Für den Austausch der Personenstammdaten ist im Standard ein.csv oder HL7 MFN Format vorgesehen. Dokumentimport - elektronische Dokumente Mit dem ARTS Explorer Plugin können Dokumente direkt aus dem Windows Explorer importiert werden, ohne dass dafür der ARTS Explorer geöffnet sein muss. Der Import erfolgt via Windows Explorer Kontext Menü. Mittels der ARTS Import-Maske können Werte mitgegeben werden, welche die strukturierte Ablage sicherstellen. Der Import kann auch via Drag and Drop erfolgen. ARTS Loader - Import elektronische Altdaten Es werden die technischen Voraussetzungen für den ARTS Loader mit der HR Solution ausgeliefert. Das Loader-Skript dient dem Massenimport von Dokumenten in das ARTS Archiv. Revisionssicherheit - Audit-Trail ARTS ist konform zu den regulatorischen Anforderungen der Schweiz. Die Archivierung erfolgt absolut revisionssicher und alle Aktionen lassen sich über einen umfangreichen Audit-Trail protokollieren. Neben der Unterstützung von einmal beschreibbaren Speichertechnologien ist mit dem separaten Modul ARTS Compliance auch die elektronische Signatur des gesamten Dokumentenbestandes möglich. ARTS Installationen bei verschiedenen Schweizer Kunden wurden durch deren Revisionsstellen abgenommen und von der eidgenössischen Mehrwertsteuer schriftlich akzeptiert.

12 Ihre Partner Uptime Services AG und Interact Consulting AG Die Firma Uptime Services AG ist Herstellerin der Standardsoftware ARTS, der umfassenden Lösung für Enterprise Content Management (ECM). Die Kernkompetenz liegt in der kontinuierlichen Weiterentwicklung des Produkts und der Umsetzung von Projekten zur Einführung von ARTS sowie der Integration in die Systemlandschaft der Kunden. Auf dieser Basis werden innovative ECM-Lösungen implementiert. ARTS umfasst sämtliche Aspekte des Enterprise Content Management, von der Aktenverwaltung über Records Management und Workflow-Steuerung, bis hin zur organisationsweiten Ablage und Verwaltung von Dokumenten, s und weiteren Informationen jeglichen Ursprungs. Die 1991 in der Schweiz gegründete und nach wie vor inhabergeführte Interact Consulting AG entwickelt und realisiert ganzheitliche Lösungen, die Jahr für Jahr Hunderte Millionen von Dokumenten verarbeiten. Heute ist Interact Consulting Marktführer im Bereich intelligenter Verarbeitungssysteme im analogen, digitalen und cloudbasierten Posteingang und Ihr Spezialist für zielgerichtete Input-Managementleistungen. Beide Firmen sind Teil der Interventure-Gruppe. Gemeinsam beschäftigen wir über 50 hochqualifizierte, motivierte und engagierte IT-Spezialisten und sind damit der grösste ECM-Hersteller in der Schweiz. Alles aus einer Hand. Uptime Services AG, Brauerstrasse 4, CH-8004 Zürich T , F , info@uptime.ch Interact Consulting AG, Brauerstrasse 4, CH-8004 Zürich T , F , info@interact-consulting.com Zürich, Dezember 2017 by Uptime Services AG