Update-News. Version Stand Exzellenz im Praxismanagement. CHARLY by solutio

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1 Update-News Version Stand CHARLY by solutio Exzellenz im Praxismanagement

2 Impressum / Copyright solutio GmbH Zahnärztliche Software und Praxismanagement Max-Eyth-Straße Holzgerlingen Fon Fax info@solutio.de solutio GmbH Die Update-News sind urheberrechtlich geschützt. Die Nutzungsrechte liegen bei der solutio GmbH, insbesondere das Vervielfältigen oder Verbreiten der Update-News im Ganzen oder in Teilen ist soweit nicht durch das Urheberrecht zwingend erlaubt untersagt. Dokumentversion: UN-9.8.3

3 Inhaltsverzeichnis Wichtige Informationen vor der Installation des neuen Updates 4 Checkliste Installation von CHARLY-Updates 8 1 Ihr Feedback zu CHARLY 9 2 Bundesmantelvertrag-Zahnärzte (BMV-Z) Zahnärztliche Formulare Neu 9 3 Standard-Listenansicht im Behandlungsblatt Verbessert 10 4 Röntgenkontrollbuch Verbessert Umbenennung Millisekunden in Sekunden Parameter von Röntgenbehandlungen definieren Darstellung der Röntgeneinträge im Behandlungsblatt 15 5 Sonstiges 16 6 App CHARLY Foto ab der Version mandantenfähig Neu 16 7 Interne CHARLY-Versionen und Java-Version 18

4 Wichtige Informationen vor der Installation des neuen Updates Wichtige Informationen vor der Installation des neuen Updates Aktuelle KZBV-Module In der aktuellen CHARLY-Version sind folgende KZBV-Module enthalten: Knr12-Modul (Version 4.8) KCH-Abrechnungsmodul (Version 4.0a) KFO-Abrechnungsmodul (Version 4.1a) KBR-Abrechnungsmodul (Version 3.4a) PAR-Abrechnungsmodul (Version 2.5a) ZE-Abrechnungsmodul (Version 4.7) Anzeigemodul (Version 1.2a) Sendemodul Abrechnung (Version 1.2) Sendemodul Statistik (Version 1.2) Containermodul (Version 0.5) Eine Übersicht über die integrierten Datenträgeraustauschmodule der KZBV finden Sie in CHARLY in der Menüleiste unter Hilfe > BEMA- Modul. Informationen zum Installationszeitpunkt Abrechnungsart Abrechnungszeitpunkt CHARLY-Version KCH-Quartalsabrechnung für Quartal 3/2018 ab KFO-Quartalsabrechnung für Quartal 3/2018 ab KBR-Abrechnung ab ab PAR-Abrechnung ab ab ZE-Abrechnung ab ab Das Update enthält u.a. die zahnärztlichen Formulare (HKP-ZE, HKP- KBR, HKP-PAR, HKP-KFO), die entsprechend des neuen BMV-Z angepasst wurden und ab dem verpflichtend sind. Wir empfehlen, dieses Update zeitnah einzuspielen. Update-News Version Seite 4 von 19

5 Wichtige Informationen vor der Installation des neuen Updates Installation vorbereiten Eine Checkliste für die Installation des CHARLY-Updates finden Sie auf Seite 8. Wichtig Lesen Sie die Update-News! Installieren Sie das Update nur auf Ihrem CHARLY-Server! 1. Schalten Sie alle CHARLY-Arbeitsplätze (Clients) aus. 1. Schließen Sie auf dem CHARLY-Server alle Programme. 2. Führen Sie auf dem CHARLY-Server eine Datensicherung durch. 3. Starten Sie den CHARLY-Server neu. 4. Melden Sie sich mit Administratorrechten am CHARLY-Server an. 5. Deaktivieren Sie auf dem CHARLY-Server den Virenscanner für den Zeitraum des Updates. CHARLY-Update installieren Windows & Mac: CHARLY-Server mit bestehender Internetverbindung Haben Sie den CHARLY-Updater bereits installiert? Führen Sie den CHARLY-Updater auf Ihrem CHARLY-Server aus und folgen Sie den Anweisungen des CHARLY-Updater- Assistenten. Der CHARLY-Updater ist in Ihrer Praxis noch nicht installiert? Laden Sie sich den CHARLY-Updater einmalig unter dem folgenden Link auf Ihrem CHARLY-Server herunter: Führen Sie den CHARLY- Updater anschließend auf Ihrem CHARLY-Server aus und folgen Sie den Anweisungen des CHARLY-Updater-Assistenten. Update-News Version Seite 5 von 19

6 Wichtige Informationen vor der Installation des neuen Updates Windows: CHARLY-Server ohne bestehende Internetverbindung (mit ZIP-Archiv-Datei) 1. Gehen Sie an einen Computer mit Internet-Zugang. 2. Laden Sie die Archiv-Datei CHARLY-Updater-Archiv.zip unter folgendem Link: 3. Kopieren Sie das CHARLY-Updater-Archiv.zip auf den Desktop Ihres CHARLY-Servers. Für den Transfer können Sie die ZIP-Datei beispielsweise auf einen USB-Stick zwischenspeichern und die ZIP-Datei von dort auf den Desktop Ihres CHARLY-Servers kopieren. Nachdem Sie die ZIP-Datei transferiert haben, löschen Sie die ZIP- Datei von dem Computer, auf dem Sie die Archiv-Datei heruntergeladen hatten. 4. Entpacken Sie die Archiv-Datei auf dem CHARLY-Server, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Archiv-Datei klicken und in dem Kontext-Menü Alle extrahieren wählen. Auf dem Desktop wird ein neues Verzeichnis angelegt. Es heißt entweder CHARLY-Update oder CHARLY-Updater-Archiv. Darin befindet sich der CHARLY-Updater sowie alle für das Update benötigten Daten. 5. Öffnen Sie das Verzeichnis und starten die CHARLY-Updater.exe mit einem Doppelklick. Das Update wird wie gewohnt mit Hilfe des CHARLY-Updaters installiert. Der CHARLY-Updater stellt dazu keine Verbindung zum Internet her. 6. Löschen Sie anschließend das CHARLY-Updater-Archiv.zip sowie das entpackte Verzeichnis CHARLY-Updater von dem Desktop Ihres Servers. Mac: CHARLY-Server ohne bestehende Internetverbindung (mit DMG-Archiv-Datei) 1. Gehen Sie an einen Computer mit Internet-Zugang. 2. Laden Sie die Archiv-Datei CHARLY-Updater-Archiv.dmg unter folgendem Link: Update-News Version Seite 6 von 19

7 Wichtige Informationen vor der Installation des neuen Updates 3. Kopieren Sie die Archiv-Datei auf den Desktop Ihres CHARLY- Servers. Für den Transfer können Sie die DMG-Datei beispielsweise auf einen USB-Stick zwischenspeichern und die DMG-Datei von dort auf den Desktop Ihres CHARLY-Servers kopieren. Nachdem Sie die DMG-Datei transferiert haben, löschen Sie die DMG-Datei von dem Computer, auf dem Sie die Archiv-Datei heruntergeladen hatten. 4. Entpacken Sie die Archiv-Datei auf dem CHARLY-Server mit einem Doppelklick. Ein Fenster mit dem Namen CHARLY-Update öffnet sich. Darin befindet sich der CHARLY-Updater sowie alle für das Update benötigten Daten. 5. Starten Sie die CHARLY-Updater.app mit einem Doppelklick. Das Update wird wie gewohnt mit Hilfe des CHARLY-Updaters installiert. Der CHARLY-Updater stellt dazu keine Verbindung zum Internet her. 6. Nachdem Sie das Update installiert haben, räumen Sie auf: - Wenn Sie eine DMG-Datei mit einem Doppelklick öffnen, erscheint die Datei als eingebundenes Laufwerk im Finder. Nach der Installation des Updates müssen Sie das Laufwerk auswerfen: Klicken Sie in das Fenster mit dem CHARLY- Updater. Klicken Sie anschließend in der Menüleiste auf Ablage und wählen Sie CHARLY-Update auswerfen. - Löschen Sie die Archiv-Datei CHARLY-Updater-Archiv.dmg von dem Desktop Ihres Servers. Installation nachbereiten 1. Starten Sie CHARLY auf dem CHARLY-Server, um die Datenbank zu aktualisieren. 2. Starten Sie den CHARLY-Server neu. 3. Fahren Sie die Arbeitsplätze (Clients) hoch und starten Sie CHARLY. Update-News Version Seite 7 von 19

8 Checkliste Installation von CHARLY-Updates Um Ihr CHARLY-Update fehlerfrei zu installieren, führen Sie bitte jeden Schritt gewissenhaft durch, da es sonst zu Problemen beim Update bis hin zu einem nicht lauffähigen System nach dem Update kommen kann. 01 Update-News lesen 02 Alle Arbeitsplätze (Clients) herunterfahren 03 Alle Programme auf CHARLY-Server schließen 04 Datensicherung vor dem Update auf CHARLY-Server durchführen 05 CHARLY-Server neu starten 06 Mit Administratorrechten anmelden 07 Virenscanner für den Zeitraum des Updates deaktivieren 08 Update auf dem CHARLY-Server installieren 09 CHARLY auf dem CHARLY-Server starten 10 CHARLY-Server neu starten 11 Arbeitsplätze (Clients) hochfahren und CHARLY starten

9 1 Ihr Feedback zu CHARLY 1 Ihr Feedback zu CHARLY In diesem Update haben wir die folgenden Anregungen aus Ihrem Feedback zu CHARLY umgesetzt: Umbenennung der Zeiteinheit von Millisekunden in Sekunden bei der Belichtungszeit für Röntgenbilder -> Kapitel Bundesmantelvertrag-Zahnärzte (BMV-Z) Zahnärztliche Formulare Neu Wie in den Update-News angekündigt, wurde der Druck der zahnärztlichen Formulare (HKP-ZE, HKP-KBR, HKP-PAR, HKP-KFO) entsprechend des neuen BMV-Z angepasst. Wichtig Zur Formatierung innerhalb des neuen HKP-ZE gibt es Vorgaben, dass das Versichertenfeld immer 9mm vom linken und 5mm vom oberen Rand platziert sein muss. Daher druckt CHARLY beim Blankodruck das Formular nicht zentriert auf das Papier. Begleitdokumente In den Stammdaten unter Sonstiges > Textvorlagen wurden für die Begleitdokumente der HKP folgende Textvorlagen in der Dokumentengruppe Kostenvoranschlag implementiert: ZusatzseiteKasse_2018 HKPZE_Privat_Hauptseite_2018 HKPZE_Privat_Hauptseite_Fuss_2018 LeistungskopfKFO_AVL1_2018 LeistungsfussKFO_AVL2_2018 KFO-KIG-Patientenmitteilung_2018 Diese Textvorlagen werden bei den entsprechenden Druckvorgängen automatisch aufgerufen. Update-News Version Seite 9 von 19

10 3 Standard-Listenansicht im Behandlungsblatt HKP-Formular für HKP-ZE (FZ) Abbildung 1 Neuer Druckdialog ohne Dropdownliste für HKP-Formular In den Stammdaten > Sonstiges > Einstellungen > Grundeinstellungen > HKP Kasse ZE (FZ1) gab es bislang die Einstellung Neues HKP-Formular verwenden ab. Diese Einstellung wurde entfernt, da sich CHARLY ab diesem Update ausschließlich an dem Erstellungsdatum des HKP-ZE orientiert und beim Druckvorgang automatisch das jeweils gültige HKP- Formular verwendet. Bei HKP-ZE, die ab dem erstellt wurden, verwendet CHARLY dementsprechend das ab dem geltende HKP-Formular. Aus dem Druckdialog des HKP-ZE (FZ) wurde daher auch die Dropdownliste zur Auswahl eines HKP-Formulars entfernt. 3 Standard-Listenansicht im Behandlungsblatt Verbessert Im Behandlungsblatt wurde der Dialog für die standardmäßige Listenansicht im Bereich Zusätzliche Einstellungen weiter optimiert. Den Dialog öffnen Sie über die blaue Raute im Behandlungsblatt. Dropdownliste Anzeige der Behandlungsdaten In dem Dialog wurde die Dropdownliste Anzeige der Behandlungsdaten überarbeitet. Über die Dropdownliste können Sie den Behandlungszeitraum definieren, der standardmäßig im Behandlungsblatt dargestellt wird. Update-News Version Seite 10 von 19

11 4 Röntgenkontrollbuch Die folgenden Optionen wurden entfernt: letztes Vierteljahr ab letzter Behandlung letztes Vierteljahr ab heutigem Datum letztes Jahr ab heutigem Datum Sie haben jetzt die folgenden Optionen: Gesamtes Behandlungsblatt (gesamter Behandlungszeitraum) 1 Jahr ab letzter Behandlung 2 Jahre ab letzter Behandlung 3 Jahre ab letzter Behandlung Hinweis: Sofern zuvor eine der Optionen letztes Vierteljahr ab letzter Behandlung, letztes Vierteljahr ab heutigem Datum oder letztes Jahr ab heutigem Datum gewählt war, wird diese Einstellung während des Updates automatisch auf 3 Jahre ab letzter Behandlung gesetzt. Abgerechnete Zeilen darstellen Quartale anzeigen Die Checkbox Abgerechnete Zeilen mit grauer Schrift anzeigen wurde entfernt. Abgerechnete Leistungen werden ab Version grundsätzlich in grauer Schrift dargestellt. Die Checkbox Quartale anzeigen wurde entfernt. Ab Version werden die Quartale grundsätzlich angezeigt. Die Voraussetzungen für die Anzeige der Quartale sind unverändert: Es müssen mindestens zwei Einträge aus zwei unterschiedlichen Quartalen vorhanden sein. 4 Röntgenkontrollbuch Verbessert 4.1 Umbenennung Millisekunden in Sekunden In CHARLY wurden für das Röntgenkontrollbuchbuch folgende Anpassungen vorgenommen: Die Belichtungsdauer wurde in Belichtungszeit umbenannt. Die Zeiteinheit der Belichtungszeit wurde von Millisekunden (ms) in Sekunden (Sek.) umbenannt. Update-News Version Seite 11 von 19

12 4 Röntgenkontrollbuch Die Umbenennungen sind an den folgenden Stellen in CHARLY zu sehen: Im Röntgenkontrollbuchbuch in den Reitern Neuanlage Röntgeneintrag und Röntgenkontrollbuch In den Stammdaten > Sonstiges > Vorgaben Allg. > Röntgenbehandlungen Wichtig Durch das Update werden in CHARLY keine Belichtungszeit-Werte umgerechnet! Zur genauen Dokumentation erhalten Röntgeneinträge, die vor Version angelegt wurden, neben der Belichtungszeit den Zusatz (ms). Röntgeneinträge, die ab der Version angelegt werden, erhalten entsprechend den Zusatz (Sek.). Belichtungszeit-Werte prüfen Bitte prüfen Sie in den Stammdaten > Sonstiges > Vorgaben Allg. > Röntgenbehandlungen bei jeder angelegten Röntgenbehandlung im Feld Belichtungszeit (Sek.) Ihre hinterlegten Werte für die Belichtungszeit. Falls die hinterlegten Werte in Millisekunden eingegeben sind, ändern Sie diese bitte in Sekunden. Prüf-Mechanismus Um sicherzustellen, dass neu angelegte Röntgeneinträge mit den korrekten Belichtungsparametern dokumentiert werden, kommt in diesem CHARLY-Update erstmals ein neuer Prüf-Mechanismus zum Einsatz. Dazu wurde in den Stammdaten > Sonstiges > Vorgaben Allg. > Röntgenbehandlungen die neue Checkbox geprüft implementiert. Aktivieren Sie diese Checkbox bei jeder Röntgenbehandlung, die Sie geprüft und ggf. korrigiert haben. Wenn eine Röntgenbehandlung den Status geprüft erhalten hat, wird die Checkbox bei dieser Röntgenbehandlung wieder aus der Oberfläche entfernt. Update-News Version Seite 12 von 19

13 4 Röntgenkontrollbuch Abbildung 2 Checkbox geprüft Der neue Prüf-Mechanismus greift auch bei der Neuanlage eines Röntgeneintrags im Röntgenkontrollbuch: Bis die Röntgenbehandlungen in den Stammdaten > Sonstiges > Vorgaben Allg. > Röntgenbehandlungen den Status geprüft erhalten haben, erscheint im Röntgenkontrollbuch ein Dialog, sobald Sie eine Röntgenbehandlung wählen. Von dem Dialog gibt es zwei Varianten: Variante 1 Benutzer mit Rechten für die Stammdaten Abbildung 3 Dialog bei Benutzern mit Rechten für die Stammdaten Wenn der angemeldete CHARLY-Benutzer über Rechte für die Stammdaten > Sonstiges > Vorgaben Allg. > Röntgenbehandlungen verfügt, öffnet sich der folgende Dialog. Update-News Version Seite 13 von 19

14 4 Röntgenkontrollbuch Der Benutzer hat die Möglichkeit, die Belichtungsparameter für die gewählte Röntgenbehandlung anzupassen und entweder nur für den aktuellen Röntgenbucheintrag zu übernehmen oder die Parameter in die Stammdaten zu speichern. Wenn der Benutzer die Parameter in die Stammdaten speichert, gilt diese Röntgenbehandlung als geprüft. Der Dialog erscheint nicht mehr. Variante 2 Benutzer ohne Rechte für die Stammdaten Abbildung 4 Dialog bei Benutzern ohne Rechte für die Stammdaten Wenn der angemeldete CHARLY-Benutzer keine Rechte für die Stammdaten > Sonstiges > Vorgaben Allg. > Röntgenbehandlungen hat, erscheint der folgende Dialog. Darin kann der Benutzer die ungeprüften Belichtungsparameter für die gewählte Röntgenbehandlung verwenden oder den Vorgang abbrechen. Bei der nächsten Neuanlage eines Röntgeneintrags wird der Dialog wieder erscheinen. 4.2 Parameter von Röntgenbehandlungen definieren Röntgenbehandlungen können jetzt ausschließlich in den Stammdaten > Sonstiges > Vorgaben Allg. > Röntgenbehandlungen angelegt und dort die Parameter (Röntgengerät, Dosis, Belichtungszeit, Stromstärke) für die Dokumentation definiert werden. Im Röntgenkontrollbuch sind diese Parameter bei der Neuanlage eines Röntgeneintrags read-only, d.h., sie werden dargestellt, sind aber unveränderbar. Update-News Version Seite 14 von 19

15 4 Röntgenkontrollbuch Abbildung 5 Unveränderbare Parameter bei der Neuanlage eines Röntgeneintrags 4.3 Darstellung der Röntgeneinträge im Behandlungsblatt Abbildung 6 Röntgeneintrag bis CHARLY Bislang wurden im Behandlungsblatt bei einem Röntgeneintrag die Röntgenparameter (Röntgengerät, Dosis, Belichtungszeit, Stromstärke) sowie der gewählten Röntgenbehandlung hintereinander dokumentiert. Ab diesem Update werden die Röntgenparameter und die gewählte Röntgenbehandlung in getrennten Zeilen innerhalb des Röntgeneintrags dargestellt. Abbildung 7 Röntgeneintrag ab CHARLY Insbesondere Röntgenbehandlungen mit sehr langen Bezeichnungen sind durch diese Änderung besser lesbar. Update-News Version Seite 15 von 19

16 5 Sonstiges 5 Sonstiges Die Sparkasse hat den Inhalt der Exportdatei (csv-datei) geändert, mit der Zahlungen eines Sparkassenkontos exportiert und in externe Programme importiert werden können. Nach der Änderung war ein Import der csv-datei über die Schnittstelle in CHARLY nicht mehr möglich. Dieses Verhalten wurde korrigiert. Im Behandlungsblatt kann über die Radio-Buttons unterhalb des Zahnbefundes gezielt nach Behandlungsblatteinträgen einer bestimmten Art gefiltert werden, z. B. nach HKP. Bei allen gefilterten Einträgen wurden bislang auch die Einträge der Eingabekontrolle und der nicht-wahrgenommenen Termine angezeigt. Diese Dokumentationszeilen zur Eingabekontrolle und den nicht-wahrgenommenen Terminen werden jetzt bei einer gezielten Filterung generell nicht mehr dargestellt. Wenn eine bar bezahlte Rechnung eines HKP-ZE storniert und im Stornierungsvorgang Zahlung verrechnen gewählt wurde, konnte es vorkommen, dass im Kassenbuch der Storno als Ausgabe verbucht wurde. Dieses Verhalten wurde korrigiert. 6 App CHARLY Foto ab der Version mandantenfähig Neu Ab der Version ist die App CHARLY Foto erstmals mandantenfähig. Im ersten Schritt ermöglicht die App die Konfiguration für einen Benutzer eines bestimmten CHARLY-Mandanten. Ein schneller Benutzer- und/oder Mandantenwechsel ist in diesem Schritt noch nicht vorgesehen. Update-News Version Seite 16 von 19

17 6 App CHARLY Foto ab der Version mandantenfähig Um die Mandantenfähigkeit zu realisieren, wurde zum einen die Funktionalität des CHARLY-Java-Servers erweitert (dieser ist für die Kommunikation zwischen CHARLY und der App CHARLY Foto zuständig). Zum anderen wurde in der App die Konfiguration der Serververbindung um den CHARLY-Benutzer, sein CHARLY-Passwort sowie die Mandantennummer ergänzt. Abbildung 8 Zusätzliche Felder im Konfigurationsassistenten und in den In-App-Settings der App CAHRLY Foto Ausführliche Informationen rund um die Mandantennummer finden Sie in der PDF-Anleitung für die App Zu finden unter in der CHARLY-Hilfe Klicken Sie in CHARLY in einem beliebigen Karteireiter auf das Fragezeichen. Dadurch öffnet sich das Fenster Hilfe. Klicken Sie in dem Fenster auf Index und in dem Index auf Mandanten. Update-News Version Seite 17 von 19

18 7 Interne CHARLY-Versionen und Verfügbarkeit Die App CHARLY Foto ist in Kürze in der neuesten Version kostenlos im App Store verfügbar. Wichtig CHARLY Foto benötigt ab der Version als Mindestvoraussetzung das aktuelle CHARLY-Update Die bisher verfügbare Version von CHARLY Foto ist nur mit CHARLY bis einschließlich Version kompatibel. Wenn Sie die App CHARLY Foto bereits in der Version verwendet haben, startet nach der Installation des Updates automatisch der Konfigurationsassistent der App. Dort können Sie die zusätzlichen Zugangsdaten für die Serververbindung eingeben. In den In-App- Settings der App sind die zusätzlichen Felder ebenfalls enthalten. 7 Interne CHARLY-Versionen und Bei den Zwischenversionen und handelt es sich um interne Versionen für die Entwicklung und die Qualitätssicherung der solutio GmbH. Sie enthalten Vorbereitungen für die Auslieferung der mandantenfähigen App CHARLY Foto. Daher folgt auf die Version direkt die Version Java-Version Java ist eine Technologie des Herstellers Oracle, mit welcher Anwendungen, sogenannte Java-Applikationen, entwickelt werden können. Im Falle der solutio GmbH sind dies beispielsweise der CHARLY-Updater, die CHARLY-Dienste und das Kassenbuch. Update-News Version Seite 18 von 19

19 8 Java-Version Bitte beachten Sie, dass für CHARLY-Produkte ausschließlich Java 8 (interne Versionsnummer 1.8) freigegeben ist. Mit Java 10 steht eine neuere Java-Version zur Verfügung. Wir bitten Sie, diese Version noch nicht auf Ihrem System zu installieren. Dies gilt sowohl für den Server, als auch für alle Arbeitsplätze der Praxis. Wir informieren Sie, sobald wir eine Freigabe erteilen können. Update-News Version Seite 19 von 19