Ein Instrument zur Unterstützung der Kommunikation und des Workflows in Museen. Landesmuseum Württemberg, Stuttgart 20.

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1 Ein Instrument zur Unterstützung der Kommunikation und des Workflows in Museen, Stuttgart 20. November 2007 Jan Steinberg, BSZ

2 Bibliotheksservice-Zentrum Baden-Württemberg Einrichtung des Landes Baden- Württemberg Untersteht der Dienst- und Fachaufsicht des Ministeriums für Wissenschaft, Forschung und Kunst Zentrale Aufgabe: Betrieb des Verbundkatalogs des SWB mit über 1000 teilnehmenden Einrichtungen, aber auch: Serviceeinrichtung für Bibliotheken und kulturelle Einrichtungen in Baden-Württemberg

3 Überblick Was ist das? Auskunft mit Welche Probleme gibt es im Auskunftsdienst? Wie löst diese Probleme? Beispiel Geschäftsgänge mit Welche Geschäftsgänge? Workflow Rechte- und Benutzerverwaltung Beispiel Features von

4 Was ist das? Basis: Freie Software ursprünglich für die Softwareentwicklung (Bugtracking) im BSZ benutzt für den Auskunftsdienst flexibel: modular aufgebaut leicht konfigurierbar Quellcode veränderbar, optimal für Erweiterungen

5 Probleme beim Erteilen von Auskünften Sekretariat Web-Formular Abteilungen einzelne Mitarbeiter

6 Probleme beim Erteilen von Auskünften Benutzeranfragen werden an verschiedene Mitarbeiter geschickt ggf. unkoordiniert weitergeleitet isoliert beantwortet ( überhaupt lokal auf dem PC gespeichert (wenn

7 Probleme beim Erteilen von Auskünften Kein transparenter Workflow (für Mitarbeiter und Benutzer) Nachnutzung der Fragen/Antworten schlecht möglich

8 Löst diese Probleme? JA! Einheitlicher Arbeitsablauf Vermeidung von Doppelarbeit Klare Zuständigkeiten Abfrage von Expertenwissen Einhaltung von Qualitätsstandards Nachnutzung von beantworteten Fragen

9 Auskunft mit Eingabeformular direkt auf der Homepage Einfach einbindbar über eine ( iframe-tag ) Zeile html-code Hochflexible Konfiguration über die Arbeitsumgebung in Frei definierbare Eingabefelder

10 Auskunft mit

11 Auskunft mit

12 Nutzer von Universitätsbibliothek Konstanz HTWG Konstanz Sächsische Landesbibliothek Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Saarländische Universitätsund Landesbibliothek Saarbrücken Württembergische Landesbibliothek Stuttgart Universitätsbibliothek Bamberg Universitätsbibliothek Chemnitz Universitätsbibliothek Heidelberg Universitätsbibliothek Regensburg Universitätsbibliothek Stuttgart Bibliothek der Technischen Universität Berlin Bibliothek der Medizinischen Abteilung Homburg/Saar Bibliothek der Medizinischen Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg

13 Geschäftsgänge mit Welche? Laufzettel: Herr Meyer Herr Müller Frau Schmitz Abteilung XY Verwaltung

14 Workflow Beispiel Auskunftsdienst: Flexibilität in Ausgestaltung des Workflows

15 Benutzer- und Rechteverwaltung

16 Beispiel Erwerbung Basis: Empfehlung der AG Sammlungsmanagement der Fachgruppe Dokumentation im Deutschen Museumsbund

17 ( Beispiel ) Vorgangsliste

18 Detailansicht

19 Erfassen des Erwerbungs- Vorgangs Detailansicht Anhänge, wie z.b. Abbildungen/Fotos des Objekts: Bearbeiter zuweisen Status der Bearbeitung

20 Zuweisen von Zuständigkeiten

21 Projekt für Museen Wir bieten technisches Knowhow und eine hochflexible Software Wir erhoffen uns Vorschläge und Ideen von Ihnen. Pilotprojektpartner gesucht!

22 Weitere nützliche Features Integration in anderen Anwendungen am Beispiel Portal:

23 Weitere nützliche Features -Client in integriert.

24 Weitere nützliche Features Textbausteine

25 Weitere Informationen zu auf Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!!! Ansprechpartner : ( jan.steinberg@bsz-bw.de ) Jan Steinberg Tel.: