Kooperationen und Netzwerke: der Stiftung Historische Museen Hamburg (SHMH) Astrid Schulte-Zweckel Grafikdesign: Dajana Heinze

Transkript

1 Kooperationen und Netzwerke: Das Konzept für ein integriertes Informationssystem der Stiftung Historische Museen Hamburg (SHMH) Astrid Schulte-Zweckel Grafikdesign: Dajana Heinze

2 Ausgangssituation vier historische Museen mit insgesamt elf Standorten seit ihrer Umwandlung in öffentlich-rechtliche Stiftungen 1999 unterfinanziert Fusion zu einer Stiftung 2008, um sog. Synergien zu erzielen Absicht: Unterfinanzierung bewältigen, ohne die Zuwendungen der Stadt Hamburg an ihre Museen anpassen zu müssen Effekt: Konkurrenz zwischen den vier Museen, und museumsübergreifend zwischen verschiedenen Funktionsbereichen, um sich verringernde Ressourcen

3 Das Projekt Bildung einer Arbeitsgruppe der Bibliotheken Auftrag zur Konzeptentwicklung an die SHMH-AG Bibliotheken Konzept für die koordinierte Verwaltung und inhaltlicher Anfragen aller Art - die sog. Zentrale Auskunft somit Einstieg in ein gemeinsames stadt- und kulturgeschichtliches Informationssystem gemäß Zielbild der SHMH Projektleitung und zentrale Anfragenannahme bei den Bibliotheken externe Fragen nach historischen Informationen, Anfragen zu den Sammlungsbeständen sowie Sammlungsangebote

4 Projektziele doppelte Anfragenbearbeitung vermeiden qualifikationsorientierte Arbeitsteilung verbessern zuverlässige und zeitnahe Anfragenbeantwortung One-Stop-Shopping Anlaufpunkt sind die Museumsbibliotheken NutzerInnengruppe der Netgeneration erreichen Qualifizierung der MitarbeiterInnen Zusammenarbeit mit weiteren lokalen Gedächtnisorganisationen

5 Auskunft / Ist-Situation Anfrageneingang unkoordiniert und oftmals mehrfach an unterschiedliche Museen und Abt.en Weiterleitung an eine oder mehrere Stellen im Museum bzw. der Außenstelle MitarbeiterInnen übernehmen Anfragen und bearbeiten sie NutzerInnen erhalten eine, mehrere oder keine Antwort Telefon Website E-Fax Fax Brief

6 Auskunft / Soll-Situation 1. Zentrale Anfragenannahme und -bearbeitung Anfragen werden direkt von der BibliothekarIn beantwortet, wenn dies ohne Recherche möglich ist. Telefon Web-Formular E-Fax Fax Brief der Frage unmittelbar möglich Anfrage statistisch erfassen und ggf. Wissensbasis ergänzen

7 Auskunft / Soll-Situation 2. Recherchierbare Anfragen Anfragen werden direkt von der BibliothekarIn beantwortet, nachdem eine Recherche durchgeführt wurde. Telefon Web-Formular E-Fax Fax Brief der Anfrage unmittelbar nicht möglich Antwort recherchieren an die NutzerIn Anfrage statistisch erfassen und ggf. Wissensbasis ergänzen

8 Auskunft / Soll-Situation 3. Fachanfragen Anfragen können nicht von der BibliothekarIn beantwortet werden, daher Weiterleitung an den entsprechenden (wiss.) Fachbereich Telefon Website E-Fax Fax Brief unmittelbar nicht möglich Antwort recherchieren Weiterleitung an (wissenschaftlichen) Fachbereich an die NutzerIn Anfrage statistisch erfassen und ggf. Wissensbasis ergänzen nicht möglich möglich

9 Voraussetzungen Besetzung des Auskunftsdienstes alternierend durch bibliothekarisches Fachpersonal in den vier Museumsbibliotheken Einrichtung einer zentralen Telefon-Nr., E-Fax-Nr. und - Adresse sowie verschiedener Web-Formulare Einsatz der Software InfoDesk (Bibliotheksservice Zentrum Baden- Württemberg) für den Workflow der elektronischen Auskunft Einsatz der Software SharePoint für alle weiteren Funktionen der museums- und abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit Erarbeitung von Bedienungs- und Arbeitsanweisungen, - Vorlagen, Entgeltordnungen, Linklisten, Checklisten etc. Einführungen, Schulungen und Fortbildungen für die MitarbeiterInnen

10 Danke sehr! Wenn Sie mehr wissen möchten, sprechen Sie mich heute gern an, oder nutzen Sie die Kontaktdaten: Astrid Schulte-Zweckel Stiftung Historische Museen Hamburg MUSEUM DER ARBEIT Wiesendamm 3, Hamburg Tel 040/ , Fax 040/