PDFSealer. Benutzeranleitung. Zum Inhaltsverzeichnis -> hier klicken. 1

Transkript

2 Inhaltsverzeichnis ( * Klicken sie hier im Inhaltsverzeichnis einfach auf die entsprechende Überschrift ) Systemvoraussetzungen... 3 Vor der Installation... 4 Funktionen und Nutzen... 5 Digitale Unterschriften (Signaturen)... 6 PDF digital unterschreiben.. (I)... 7 PDF digital unterschreiben.. (II)... 8 Nicht-Sichtbare Digitale Unterschriften... 9 Zertifikat-Management/Verwaltung Erzeuge "Selbst-Signiertes" Zertifikat Unterschriftsdarstellung/Layout Sicherheitseinstellungen (I) Sicherheitseinstellungen (II) Registrierung/Vollversion Versand der PDF-Datei Produktsupport und Kontaktadresse

3 Systemvoraussetzungen PDFSealer unterstützt folgende Betriebssysteme: - Windows Windows XP - und neuere Versionen Der kostenlose Acrobat Reader 5, 6 oder neuer muss installiert sein, um die PDF- Dateien mit oder ohne Digitaler Unterschrift/Signatur anzeigen zu können. 3

4 Vor der Installation Diese folgende Benutzeranleitung ist für alle Versionen von PDFSealer gedacht. Nach dem Download und der Installation von PDFSealer ist dies noch eine unregistrierte Testversion. Die unregistrierte Version bietet den vollen Funktionsumfang zum Testen, allerdings wird zu jeder digital unterschriebenen PDF-Datei ein Test-Wasserzeichen und Link hinzugefügt, wie auch beim Verändern der Sicherheitseinstellungen. Nachdem sie PDFSealer registriert haben, also eine Lizenz gekauft haben, wird dieses Test- Wasserzeichen beim digitalen Unterschreiben und Ändern der Sicherheitseinstellungen nicht mehr hinzugefügt. Um sich die PDF-Dateien in PDFSealer ansehen zu können, muß der Acrobat Reader bei Ihnen installiert sein, um die PDF-Dateien mit Digitaler Signatur, oder ohne anzuschauen. Wir empfehlen Ihnen mindestens den Acrobat Reader 5, oder 6 oder noch neuere Versionen. Unter können sie eine Lizenz für PDFSealer bestellen und erhalten dann von uns eine Registrierungsnummer, sowie eine Benutzer-ID. Sie können dann diese Registrierungsnummer und BenutzerID eingeben, um PDFSealer in eine Vollversion umzuwandeln. (Siehe Abschnitt Registrierung für weitere Details) 4

5 Funktionen und Nutzen Mit Hilfe des Programms PDFSealer können sie Ihre PDF-Dateien mit einer digitalen Signatur/Unterschrift unterschreiben. Zudem können sie in existierenden PDF-Dateien auch die Sicherheitseinstellungen ändern, bzw. definieren. Anwender können PDF-Dateien mit Digital Zertifikaten versehen, die von Windows verwaltet werden. Die Digitale Signatur (Unterschrift) ist mit dem PDF-Signatur Interchange Standard kompatibel, welche von Acrobat Reader direkt verifiziert werden kann ( Reader 5, 6...). Anwender können Signaturen/Unterschriften mehrmals hinzufügen, also in einem Workflow/Arbeitsprozeß, z.b. Gelesen, Akzeptiert, Genehmigt. Anwender können ebenfalls Sicherheitseinstellungen zu PDF-Dateien hinzufügen, oder existierende Sicherheitseinstellungen verändern (wenn sie die Berechtigung, also das notwendige Berechtigungskennwort, dafür haben. Zudem können sie als Anwender auch einfach den Button in der Werkzeugleiste klicken, um die aktuelle PDF-Datei einfach als anlage zu versenden [ Siehe hier -> ]. 5

6 Digitale Unterschriften (Signaturen) Wenn sie PDF-Dateien digital unterschreiben, benötigen sie Zertifikate mit einem sogenannten "private key", also privaten Schlüssel, welcher ebenfalls direkt von PDFSealer erzeugt werden kann. Der große Vorteil von digitalen Signaturen / Unterschriften ist, daß Sie als Anwender damit ein benutzerdefiniertes Unterschriftslayout zu existierenden PDF-Dateien hinzufügen können. Der PDF- Reader wird die digitale Unterschrift verifizieren und zeigt das Resultat direkt an. Auf diese Weise erhalten sie dadurch einen schnellen Weg, um Digitale Unterschriften/ Signaturen zu authentifizieren und zu verifizieren. 6

7 PDF digital unterschreiben.. (I) Öffnen sie eine PDF-Datei via Datei Öffnen im Hauptmenü von PDFSealer. Dann klicken ebenfalls im Hauptmenü auf Digitale Unterschriften Dokument digital unterschreiben Daraufhin öffnet sich das folgende Programmfenster [ -> Siehe nächster Abschnitt ] 7

8 PDF digital unterschreiben.. (II) Daraufhin öffnet sich das folgende Programmfenster... Hier können sie in der Liste eine Unterschrift mit der Maus markieren und klicken dann entweder auf Unterschreiben und Speichern oder den Button Unterschreiben und Speichern unter. In dem Dropdownfeld unter Eigenschaften, ob die Unterschrift auf der ersten Seite, der letzten Seite oder auf einer bestimmten Seite angezeigt werden soll. 8

9 Nicht-Sichtbare Digitale Unterschriften Anwender können auch "nicht-sichbare" Unterschriften/Signaturen zur PDF-Datei hinzufügen, indem sie das Anzeigen der Digitalen Signatur deaktivieren. Dazu deaktivierien sie das Feld "Unterschriftsdarstellung anzeigen" und Speichern und Unterschreiben die PDF-Datei Solche Signaturen können vom Acrobat Reader verifiziert und angezeigt werden - durch die Signatur-Eigenschaften. 9

10 Zertifikat-Management/Verwaltung Wenn sie im Hauptmenü von PDF-Sealer den Menüpunkt Digitale Unterschriften Verwaltung Digitale Zertifikate/IT`s wählen, öffnet sich daraufhin folgendes Dialogfenster. PDFSealer verwendet hier ( wie auch MS Windows ) das gleiche Dialogfenster für die Verwaltung, Suche und Auswahl der Zertifikate/DigitalenID`s. Anwender können jetzt einfach aus der Liste Ihr eigenes existierendes Windows-Zertifikat mit privaten Schlüssel auswählen, um die PDF-Datei digital zu unterschreiben. Die Details zu jedem Zertifikat können angezeigt werden, indem sie in der Liste ein Zertifikat mit der Maus markieren und dann darauf doppeltklicken, oder den Button "Vorschau" klicken. Zertifikate ohne privaten Schlüssel werden übrigens in dieser Liste nicht angezeigt, da diese Zertifikate nur der Authentifizierung und Verifizierung dienen und nicht dem Digitalen Unterschreiben einer PDF- Datei. 10

11 Erzeuge "Selbst-Signiertes" Zertifikat Fall sie aber kein verfügbares Zertifikat haben, können sie mit PDFSealer auch ein sogenanntes "Selbst-Signiertes" Zertifikat (Digitale ID) direkt aus diesem Dialogfenster erzeugen, indem sie einfach den Button Neu im vorhergehenden Dialogfenster klicken und die Datenfelder ausfüllen. Am Schluß dann den Button Erzeugen klicken. 11

12 Unterschriftsdarstellung/Layout... Wenn sie das Layout der Signatur bearbeiten oder verändern möchten, stehen Ihnen in diesem Programmfenster diverse Optionen zur Verfügung, z.b. die Definierung von Höhe und Breite des Unterschriftsfeldes oder via X und Y auch die Positionierung der Signatur/ Unterschrift. Sie können eine Grafik importieren, um z.b. eine eingescannte Unterschrift oder anderen Grafiken anzuzeigen. Im Feld Ursache und Standort können sie Text hinzufügen, der dann in der Unterschrift/Signatur angezeigt werden soll. Eine digitale Unterschrift (Signatur) wird ungültig, wenn Anwender den Inhalt der PDF-Datei bearbeiten oder verändern. 12

13 In diesem Programmfenster können sie durch aktivieren der Felder in der Programmgruppe Konfiguriere Text z.b. soll der Name, das Datum, die Gültigkeit, der Standort, die Ursache angezeigt werden oder nicht. Um diese Einstellungen zu speichern, klicken sie bitte in diesem Programmfenster den OK Button. Anwender können auch weitere Digitale Unterschriften zur gleichen PDF-Datei hinzufügen! Anwender können die entsprechende Funktion im Acrobat Reader nutzen, um die eigentliche Version des unterschriebenen Inhalts der PDF-Datei zu sehen, bzw. angezeigt zu bekommen. 13

14 Sicherheitseinstellungen (I) PDFSealer unterstützt die Standard-Sicherheitseinstellungen, um geschützte PDF-Dateien zu erzeugen und dabei wird 40-Bit, als auch 128-Bit Verschlüsselung unterstützt. PDF Dateien, die durch 128-Bit Verschlüsselung geschützt sind, werden von Acrobat Reader 5.0 oder neueren Versionen unterstützt. Sie müssen die Markierbox/Checkox aktivieren, um die Einstellungen für Sicherheit und Verschlüsselung definieren, oder ändern zu können. Sie können also mit PDFSealer auch existierenden PDF-Dateien öffnen und deren Sicherheitseinstellungen ändern. Öffnen sie dafür die entsprechende PDF Datei per Datei Öffnen und klicken dann im Hauptmenü den Menüpunkt Sicherheit Sicherheitseinstellungen ändern. Um existierende Sicherheitseinstellungen zu ändern, müssen sie natürlich auch die entsprechenden Kennworte und Berechtigungen zur Änderung der Sicherheitseinstellungen haben. 14

15 Sicherheitseinstellungen (II) Aktivieren sie in diesem Programmfenster z.b. die Option Kennwort erforderlich, um das Dokument zu öffnen. Dann werden dadurch auch die Sicherheitsoptionen sichtbar und einstellbar, also Optionen wie z.b. "Drucken nicht erlauben" usw. Wenn sie das Feld "Kennwort erforderlich, um das Dokument zu öffnen" aktivieren, aber leer lassen, wird beim Öffnen der PDF-Datei kein Kennwort abgefragt, aber Optionen wie z.b. "Drucken nicht erlauben" können trotzdem aktiv sein. Anwender benötigen bei "fremden" existierenden PDF-Datei das richtige und gültige Berechtigungskennwort, um dessen Sicherheitseinstellungen ändern zu können. Das Hinzufügen oder Verändern der Sicherheitseinstellungen hat keine sofortige Auswirkung, denn erst nachdem sie die PDF-Datei wieder speichern oder 15

16 Speichern und digital Unterschreiben, werden die von Ihnen hinzugefügten /oder veränderten Sicherheitseinstellungen gespeichert und damit auch wirksam. Das Verändern der Sicherheitseinstellungen einer existierenden PDF-Datei mit Digitaler Signatur macht damit die existierende Signatur ungültig! Grund dafür ist, daß die von Ihnen geänderten Sicherheitseinstellungen den verschlüsselten Inhalt der PDF-Datei ebenfalls verändern. Nutzerkennwort Benutzerkennwort Kennwort erforderlich, um die PDF Datei zu öffnen. Kennwort erforderlich, um die Berechtigungen und Kennworte zu ändern, als sozusagen ein Master-Kennwort. Berechtigungen 40-Bit Modus 128-Bit Modus Drucken: Erlauben, Nicht erlauben Bearbeiten: Erlauben, Nicht erlauben Kopieren: Erlauben, Nicht erlauben Kommentare: Erlauben, Nicht erlauben Accessibility Support: Allowed, Not Allowed Kopieren und Entnehmen von Inhalten: Erlauben, Nicht erlauben Bearbeiten: 5 x Kontrollebenen (von deaktiviert bis vollständig erlaubt) Drucken: 3 x Kontrollebenen 16

17 Registrierung/Vollversion Die unregistrierte Version (Testversion) fügt ein Test-Wasserzeichen zu allen digital unterschriebenen PDF-Dateien hinzu und auch bei Änderungen der Sicherheitseinstellungen. Alle andere Funktionen sind voll funktionsfähig und nicht eingeschränkt. Mit anderen Worten, selbst die Testversion bietet schon den vollen Funktionsumfang zum Testen, aber mit einem Test- Wasserzeichen. Eine Lizenz für PDFSealer können sie bei uns unter bestellen. Sie erhalten dann eine Registrierungsnummer und Benutzer-ID, um die Testversion zur Vollversion umzuwandeln. 17

18 Versand der PDF-Datei Wenn sie mit PDFSealer eine PDF Datei geändert haben (also z.b. Sicherheitseinstellungen verändert oder definiert haben, bzw. eine Digitale Signatur/Unterschrift hinzugefügt haben) können sie diese PDF Datei auch direkt per versenden. Klicken sie dafür in Werkzeugleiste von PDFSealer einfach den Button (wie in folgender Abbildung). PDFSealer öffnet dann Ihr Standard programm ( MAPI ) und hängt die gerade geänderte/bearbeitete PDF Datei als Dateianlage an diese neue an. 18

19 Produktsupport und Kontaktadresse MTP Software Consult Hjertebjaergparken 13 DK 4340 Toelloese Dänemark Telefon: Telefax: VAT/Ust.-ID.nr: DK

20 Letzte Aktualisierung, 20 März2004 Copyright , ITEKSOFT Corporation. Alle Rechte vorbehalten. You may make and distribute unlimited copies of this document as long as each copy that you make and distribute contains the full copyright notices. You are specifically prohibited from charging, or requesting donations, for any copies, however made, and from distributing such copies with other products of any kind, commercial or otherwise, without prior written permission from ITEKSOFT. ITEKSOFT reserves the right to revoke the above distribution rights at any time, for any or no reason. The copyrighted software that accompanies this publication is licensed to the End User for use only in strict accordance with the corresponding License Agreement. Microsoft, Windows, ActiveX, Word, PowerPoint, Internet Explorer, IE, Windows NT, Windows XP, and.net are either registered trademarks or trademarks of Microsoft Corporation in the U.S. and other countries. Apple, Macintosh and QuickTime are registered trademarks and TrueType are trademarks of Apple Computer, Inc. Adobe, the Adobe logo, Acrobat, and PostScript are trademarks of Adobe Systems Incorporated. UNIX is a registered trademark in the U.S. and other countries, licensed exclusively through X/Open Company, Ltd. Pentium is a trademark of Intel Corporation. ITEKSOFT, edocprinter, pdfsealer, pdfcipher, and edocprocessor are trademarks of ITEKSOFT Corporation. Other brand and product names are trademarks or registered trademarks of their respective owners. This publication and information are furnished AS IS, are subject to change without notice, and should not be construed as a commitment by ITEKSOFT Corporation. ITEKSOFT Corporation makes no warranty of any kind with respect to this publication, and expressly disclaims any and all warranties of fitness for particular purposes and noninfringement of third party rights. 20

21 Kontaktadresse: MTP Software Consult Hjertebjaergparken 13 DK 4340 Toelloese Dänemark Telefon: Telefax: VAT/UST.-ID.nr: DK