Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect. Datenimport und Export mit Docusnap

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1 Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect Datenimport und Export mit Docusnap

2 TITEL Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect AUTOR Docusnap Consulting DATUM VERSION 2.2 gültig ab Die Weitergabe, sowie Vervielfältigung dieser Unterlage, auch von Teilen, Verwertung und Mitteilung ihres Inhaltes ist nicht gestattet, soweit nicht ausdrücklich durch die itelio GmbH zugestanden. Zuwiderhandlung verpflichtet zu Schadenersatz. Alle Rechte vorbehalten. This document contains proprietary information and may not be reproduced in any form or parts whatsoever, nor may be used by or its contents divulged to third parties without written permission of itelio GmbH. All rights reserved. Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect 2018 Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 2 von 51

3 INHALTSVERZEICHNIS Einleitung 5 Datenimport (CSV) Anwendungsbeispiel Grundlagen Import Definition Link Online-Handbuch CSV Datei Vorbereitungen CSV Beispieldatei Datenimport (csv) durchführen Assistent Datenimport (csv), Schritt 1 - Import Assistent Datenimport (csv), Schritt 2 - Quelle Assistent Datenimport (csv), Schritt 3 - Datenzuordnung Assistent Datenimport (csv), Schritt 4 - Update Assistent Datenimport (csv), Schritt 6 Abschlussbericht Ergebnisüberprüfung in Docusnap 13 Docusnap Connect (Export) Anwendungsbeispiel Paket definieren Aufruf der Paket Konfiguration Neues Paket erstellen Paket bearbeiten Daten auswählen Allgemein Hostnamen Scandatum Betriebssystem Datenfelder auswählen Vorschau Filter Weitere Funktionen Paket planen Allgemein 26 Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect 2018 Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 3 von 51

4 3.4.2 Assistent Konfiguration auswählen Ausgabeformat festlegen Zeitplanung Ergebnis Fortgeschrittene Themen Weitere Funktionen in der Feldauswahl Gruppierung Gruppieren und Summieren Pakete importieren/exportieren Union Statische Felder 37 Schnittstelle zu Drittprodukten Export in Datenbanken Export Paket erstellen Konfigurationen des Ziel SQL Server Export durchführen 43 Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect 2018 Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 4 von 51

5 Einleitung Aus dem Docusnap Tagesbetrieb entstehen für den Docusnap Benutzer oft neue Herausforderungen, die es erfordern bereits vorliegende Daten in Docusnap einzulesen oder Daten aus der Docusnap Datenbank auszugeben. Beispielsweise möchten Sie Ihre in Docusnap erfassten Windowssysteme um Inventarnummern, die im Excel Format vorliegen, ergänzen. Oder Sie benötigen für ein neues Migrationsprojekt eine schnelle Aufstellung aller Arbeitsstationen, die als Betriebssystem noch Windows 7 einsetzen und weniger als 4 GB Arbeitsspeicher besitzen. Eine weitere Anforderung besteht darin, dass Sie die in Docusnap zur Verfügung stehenden Daten in einem Drittprodukt zur Verfügung stellen möchten. Dieses Dokument beschreibt mit konkreten Praxisbeispielen wie Sie Anforderungen in Bezug auf Datenimport (csv) und export mittels Docusnap Connect schnell und einfach umsetzen können. Dieses HowTo beschreibt die Verwendung von Docusnap Connect anhand folgender Use Cases: Importieren von Informationen: o Die inventarisierten Arbeitsstationen sollen um eine Beschreibung ergänzt werden. Die Beschreibungen liegen in einer Excel Datei vor. Kapitel 2 Erstellen einer Übersicht: o Windows 7 Arbeitsstationen und deren letztem Scandatum in Excel ausgeben Schritt 1: Erstellen des Export Paketes - Kapitel 3.2 Schritt 2: Zu Exportierende Daten auswählen - Kapitel 3.3 Schritt 3: Export durchführen (Paket planen) - Kapitel 3.4 Schnittstelle zu Drittprodukten: o Export aller Windows Systeme in eine Datenbank Kapitel 4 Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect 2018 Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 5 von 51

6 Datenimport (CSV) 2.1 Anwendungsbeispiel Per Datenimport (csv) werden Daten, die im CSV Format vorliegen, in die Docusnap Datenbank importiert. In diesem HowTo zeigen wir mit einem Beispiel den Einsatz von Datenimport (csv), indem bereits inventarisierte Arbeitsstationen um zusätzliche Daten erweitert werden. Wir aktualisieren das Datenfeld Beschreibung der Tabelle thosts mit Werten einer CSV-Datei mit Hilfe der Funktion Datenimport (csv). 2.2 Grundlagen Import Definition Per Datenimport (csv) können Daten aus CSV-Dateien in Tabellen, IT-Assets und Zusatzinformationen (Kommentare, Finanzbelege, Aufgaben, Verträge und Passwörter) importiert werden. Dieses Bespiel beschränkt sich auf den Import in eine Tabelle. Der Feldinhalt des Datenfeldes Beschreibung soll durch die Einträge der CSV-Datei aktualisiert werden. Bereits vorhandene Inhalte im Datenfeld Beschreibung werden durch den Import überschrieben Link Online-Handbuch Eine aktuelle und vollständige Funktionsbeschreibung von Datenimport (csv) finden Sie in unserem Online Handbuch: Link Online-Handbuch Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect 2018 Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 6 von 51

7 2.3 CSV Datei Vorbereitungen Damit der Import gelingt, muss die CSV-Datei neben den zu übertragenden Daten alle erforderlichen Pflichtfelder enthalten. Hinter den Pflichtfeldern verbergen sich die für das Update benötigten Fremdschlüssel. Die erforderlichen Pflichtfelder für einen Import in die Tabelle thosts sind: Domäne (der Name der Domäne in der sich das System befindet) Name (Hostname der Arbeitsstation) Typ (in unserem Beispiel Arbeitsstation ) Hinweis: Der Import funktioniert mit dem Fremdschlüssel-Wert oder dem sprechenden Wert. So darf z.b. das Pflichtfeld Typ den Wert 1 oder den sprechenden Wert Arbeitsstation enthalten. Der sprechende Wert ist von der Docusnap Spracheinstellung abhängig. Eine Beschreibung wie der Fremdschlüssel-Wert ermittelt werden kann finden Sie in unserem Onlinehandbuch. Neben den Pflichtfeldern enthält die CSV-Datei das Feld Beschreibung Der Feldinhalt der Spalte Beschreibung soll für dieses Beispiel in Docusnap importiert werden CSV Beispieldatei Abbildung 1 fertige CSV - Beispieldatei Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect 2018 Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 7 von 51

8 2.4 Datenimport (csv) durchführen Assistent Datenimport (csv), Schritt 1 - Import Zuerst wird der Datenimport Dialog geöffnet. Diesen finden Sie unter "Extras" im Bereich "Daten". In der Sektion Import Definition wird Tabelle selektiert und im Drop Down Feld die Tabelle Hosts ausgewählt: Abbildung 2 Tabelle Hosts auswählen Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect 2018 Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 8 von 51

9 2.4.2 Assistent Datenimport (csv), Schritt 2 - Quelle Wählen Sie in der Sektion Datei die zuvor erstellte CSV-Datei aus. Das Trennzeichen Semikolon wurde hier automatisch erkannt. Für dieses Beispiel muss zusätzlich in der Sektion Optionen der Haken Erste Zeile als Überschrift ausgewählt werden. In der Vorschau kann überprüft werden ob die CSV Datei nun sauber aufgelöst wird. Abbildung 3 - Quelle auswählen Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect 2018 Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 9 von 51

10 2.4.3 Assistent Datenimport (csv), Schritt 3 - Datenzuordnung Jetzt werden die Spalten unserer CSV-Datei den Datenfeldern der Tabelle thosts zugeordnet. Hierzu markieren Sie je einen CSV-Wert und eine Zieleigenschaft und wählen Zuordnen. Die Felder mit einem gelben Dreieck, in dem sich ein Ausrufezeichen befindet, sind Pflichtfelder und somit zwingend zuzuordnen, die übrigen Felder sind optional. Wenn bereits vorhandene Objekte in Docusnap aktualisiert werden sollen, muss Import als Update ausgewählt werden, da sonst zu den bereits vorhandenen Datensätzen Duplikate angelegt werden. Wie in Abbildung 4 zu sehen, wurden bereits zwei Zuordnungen getätigt, Name zu Name und Domäne zu Domäne. Das Feld Beschreibung und das Pflichtfeld Typ wurden noch nicht zugeordnet. Abbildung 4 Daten Zuordnung Pflichtfelder sind hier noch nicht vollständig zugeordnet Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect 2018 Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 10 von 51

11 2.4.4 Assistent Datenimport (csv), Schritt 4 - Update Dieser Dialog wird angezeigt, wenn zuvor die Option Import als Update ausgewählt wurde. Mit vorhandene Datensätze anpassen werden bestehende Datensätze erweitert. Als Vergleichsfeld für die Datensatzaktualisierung wird für dieses Beispiel der Hostname ausgewählt. Abbildung 5 - Update Vergleichsfeld auswählen Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect 2018 Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 11 von 51

12 2.4.5 Assistent Datenimport (csv), Schritt 6 Abschlussbericht In unserem Bespiel ist der Schritt 5 Status nur sehr kurz sichtbar. Nach erfolgtem Import in die Docusnap Datenbank wird eine Zusammenfassung der durchgeführten Änderungen angezeigt. Abbildung 6 Abschlussbericht Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect 2018 Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 12 von 51

13 2.5 Ergebnisüberprüfung in Docusnap Abschließend wird das Ergebnis in Docusnap noch kontrolliert. In der Datensicht der Arbeitsstationen werden in der Spalte Beschreibung die Werte der CSV-Datei wie gewünscht ausgegeben. Abbildung 7 - Ergebnis des Imports Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect 2018 Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 13 von 51

14 Docusnap Connect (Export) Dieses HowTo beschreibt die neuste Version von Docusnap Connect, die im Dezember 2017 veröffentlicht wurde. Es wird vorausgesetzt, dass sich die Docusnap Datenbank auf einem Microsoft SQL 2012 Server bzw. Microsoft Express 2012 oder aktueller befindet. Die Docusnap Connect Version 1 ist für den Export mit älteren SQL Versionen noch vorhanden. Damit ist jedoch der Funktionsumfang eingeschränkt. Dieses HowTo bezieht sich ausschließlich auf den Einsatz von Docusnap Connect Version 2. Ein HowTo zu Docusnap Connect 1 finden Sie hier: Docusnap Connect 1 Bevor ein Datenexport aus Docusnap erfolgen kann, müssen die folgenden Schritte ausgeführt werden: a) Ein Paket erstellen Der Datenexport setzt eine Definition der auszugebenden Daten voraus. Diese Definitionen werden in Docusnap als Pakete bezeichnet. Die Paketerstellung erfolgt komfortabel mit Docusnap Connect. Im Prinzip erstellt der Benutzer über die grafische Oberfläche Datenbankabfragen. b) Erstellen einer Zieldefinition Mit der Zieldefinition wird der eigentliche Export konfiguriert. Mit dem Assistenten Paket planen wird festgelegt wann, wie oft und in welchem Format die im Paket definierten Daten auszugeben sind. Dazu später mehr. Paketdefinition Zieldefinition Microsoft SQL Docusnap Datenbank Ausgewählte Daten Paket Paket MySQL Excel XML CSV Abbildung 8 - getrennte Paket- und Zieldefinition Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect 2018 Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 14 von 51

15 3.1 Anwendungsbeispiel Als Anwendungsbeispiel soll die Erstellung einer Paketdefinition mit folgenden Informationen dienen: Ausgabe aller Hostnamen und das Datum der letzten Inventarisierung Es sollen nur Windows 7 Arbeitsstationen berücksichtigt werden Diese Informationen sollen dann als Excel-Datei exportiert werden. 3.2 Paket definieren Diese Abfragen schränken die in der Datenbank vorhandenen Informationen auf die gewünschte Teilmenge für den Export ein. In diesem Beispiel sollen nur Windows 7 Systeme ausgegeben werden. Mit der Funktion Paket bearbeiten können diese Abfragen ohne SQL Kenntnisse erstellt werden Aufruf der Paket Konfiguration Die Erstellung der Pakete erfolgt in der Docusnap Administration. Diese erreichen Sie über Docusnap Docusnap Administration Allgemein Docusnap Connect. Über die Menüpunkte können Pakete erstellt und bearbeitet werden. Ebenfalls ist ein Import und Export von bestehenden Paketen möglich. Dadurch können diese für andere Installationen bereitgestellt werden. Abbildung 9 - Docusnap Button links oben auswählen Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect 2018 Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 15 von 51

16 Abbildung 10 - Administration aufrufen Abbildung 11 - Docusnap Administration Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect 2018 Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 16 von 51

17 3.2.2 Neues Paket erstellen Um ein neues Paket zu erstellen, wählen Sie im Menüband den Eintrag Pakete aus. Schritt 1: Neu auswählen. Schritt 2: Der Paketname ist im Titelfeld in Deutsch und Englisch einzutragen. Die jeweiligen Beschreibungsfelder sind optional. Schritt 3: Speichern auswählen. Abbildung 12 - Paket erstellen Über dem Button Neu kann entschieden werden, ob es sich um ein Docusnap Connect v1 oder Docusnap Connect v2 Paket handeln soll. Um Docusnap Connect v2 verwenden zu können, wird mindestens ein SQL Server / SQL Express 2012 (11.0) oder höher benötigt. Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect 2018 Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 17 von 51

18 3.2.3 Paket bearbeiten Zunächst wird das zu bearbeitende Paket ausgewählt. Abbildung 13 - Paket auswählen Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect 2018 Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 18 von 51

19 3.3 Daten auswählen Allgemein Die Objekte, welche die zu exportierenden Daten enthalten, müssen ausgewählt werden. Der Assistent, den Sie über Docusnap Objekte hinzufügen öffnen, blendet dazu die bereits bekannte Baumstruktur ein und ermöglicht eine Navigation und Auswahl der Informationen. Abbildung 14 - Auswahl der Tabellen Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect 2018 Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 19 von 51

20 3.3.2 Hostnamen Für das Anwendungsbeispiel werden die Namen der Arbeitsstationen benötigt. Um die benötigten Tabellen auszuwählen, öffnen Sie den Assistenten mittels Docusnap Objekte hinzufügen. Die entsprechende Tabelle wird per Klick auf die entsprechende Checkbox selektiert. Abbildung 15 - Arbeitsstationen auswählen Rechts wird nun der Name des Objekts (Arbeitsstationen) ausgegeben. Des Weiteren wird der absolute Pfad aufgeführt. In diesem Beispiel Firma\Infrastruktur\Domäne\Arbeitsstationen\Arbeitsstationen. Mit einem Klick auf Speichern werden die hinzugefügten Objekte in der Docusnap Connect Tabelle auswählbar. Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect 2018 Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 20 von 51

21 3.3.3 Scandatum Das Scandatum wird innerhalb des Objektes Arbeitsstation Scans aufgeführt. Abbildung 16 - Scaninformationen auswählen Betriebssystem Da die Baumstruktur im Docusnap Connect und im Front End identisch sind, finden Sie die Informationen an den gewohnten Stellen. Das installierte Betriebssystem finden Sie im Front End sowie auch folglich im Docusnap Connect Editor unter Allgemein. Abbildung 17 - Allgemein auswählen Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect 2018 Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 21 von 51

22 3.3.5 Datenfelder auswählen Die für das Anwendungsbeispiel benötigten Datenfelder werden, wie im Screenshot zu sehen, selektiert. Im ersten Schritt wird unter Element das entsprechende Objekt ausgewählt. Unter Column wird die richtige Spalte ausgewählt und unter Alias kann ein eigener Spaltenname definiert werden. In unserem Beispiel benötigen wir drei Schritte: Arbeitsstationen Hostname Unter Element wird Arbeitsstationen ausgewählt. Als Spaltenname ist der Hostname, also Name zu wählen. Abbildung 18 - Hostname Allgemein Betriebssystem Um das Betriebssystem auswählen zu können, muss das Element Allgemein ausgewählt werden. Im Bereich Column wird das Betriebssystem selektiert. Abbildung 19 - Betriebssystem Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect 2018 Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 22 von 51

23 Arbeitsstation Scans Scandatum Anschließend wird das Scandatum ausgewählt. Dazu wählen Sie unter Elemente das Objekt Arbeitsstationen Scans und unter Column das Scandatum. Abbildung 20 - Scandatum Vorschau Über die Vorschau werden die zu exportierenden Datensätze angezeigt. Abbildung 21 - Auswahl der Vorschau Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect 2018 Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 23 von 51

24 Im Standard werden zehn Datensätze ausgegeben. Dieser Wert kann über Datensätze begrenzen auf beliebig erhöht werden. Abbildung 22 Vorschaufunktion Docusnap Connect Der Einsatz der Vorschau-Funktion ist sehr zu empfehlen. Damit kann geprüft werden, ob die selektierten Felder tatsächlich die benötigten Informationen enthalten. In dem gewählten Beispiel werden zehn Systeme angezeigt. Ein Filterkriterium, um auf ein bestimmtes Betriebssystem einzuschränken, wurde noch nicht definiert. Die Spalte ONC beschreibt die eindeutige Position jedes Metaobjekts innerhalb der Hierarchie. Weitere Informationen zum Thema ONC-Pfad finden Sie im Docusnap-Benutzerhandbuch unter: Link Docusnap Handbuch Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect 2018 Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 24 von 51

25 3.3.7 Filter Im Anwendungsbeispiel sollen nur Windows Arbeitsstationen mit dem Betriebssystem Windows 7 ausgegeben werden. Um dies zu erreichen, muss man Filter definieren. In der Spalte Filter wird für das Objekt Allgemein - Betriebssystem folgender Filter definiert: LIKE '%Windows 7%' Abbildung 23 - Filter für Windows 7 Die möglichen Filterdefinitionen entsprechen dem MS-SQL Standard. Weitere Informationen hierzu findet man unter: Weitere Funktionen Die weiteren Funktionen im Bereich der Feldauswahl werden im Kapitel Fortgeschrittene Themen behandelt. Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect 2018 Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 25 von 51

26 3.4 Paket planen Allgemein Die Planung eines Paketes ermöglicht es die zuvor ausgewählten Daten interaktiv oder zeitgesteuert in SQL Datenbanken und Dateien zu exportieren. Folgende Ausgabeformate sind dabei verfügbar: Microsoft SQL Server MySQL Server XML (gewöhnlich und als Dataset) CSV Microsoft Excel Assistent Der Export des vorher definierten Paketes wird über die Automatisierung Paket planen im Frontend angestoßen. Abbildung 24 - Paketplanungsassistent Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect 2018 Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 26 von 51

27 3.4.3 Konfiguration auswählen Das zu exportierende Paket muss ausgewählt werden. Dies erfolgt über die folgenden Schritte: Schritt 1: Neu auswählen. Schritt 2: Unter Konfiguration wird das entsprechende Paket ausgewählt. Schritt 3: Auswahl mit Speichern bestätigen. Schritt 4: Über Bearbeiten wird das Ausgabeformat definiert. Schritt 5: Auswahl des zu exportierenden Pakets Abbildung 25 - Export-Konfiguration auswählen Ausgabeformat festlegen Über die Schaltfläche Bearbeiten wird der Dialog für die Auswahl des Ausgabeformates geöffnet. Abhängig vom Ausgabeformat werden unterschiedliche Dialoge angezeigt. Eine Beschreibung der Ausgabeformate befindet sich im Docusnap Benutzerhandbuch unter Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect 2018 Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 27 von 51

28 Mit der Option Erstelle Archivordner wird eine vorhandene Datei gleichen Namens automatisch in einem Unterverzeichnis gesichert. Mit Schließen wird der Dialog beendet. Abbildung 26 - Ausgabe in eine Excel-Datei Anschließend wird durch das Selektieren der Checkbox vor dem zu exportierenden Paket das Steuerelement Weiter anwählbar. Abbildung 27 - Aktivierte Konfigurationsauswahl Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect 2018 Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 28 von 51

29 3.4.5 Zeitplanung Nach der Anzeige der Zusammenfassung wird die Zeitplanungsoption angeboten. Voraussetzung zur Nutzung ist, dass der Docusnap Server konfiguriert wurde. Weitere Informationen zum Docusnap Server Dienst finden Sie hier: Im Anwendungsbeispiel sollen alle Windows 7 Systeme jeden Montag um 13:00 Uhr in Excel ausgegeben werden. Abbildung 28 - Zeitplanung des Exports Wenn keine Zeitplanung eingestellt wird, wird der Export der Daten direkt im Anschluss durch das Klicken auf Fertigstellen durchgeführt. Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect 2018 Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 29 von 51

30 3.4.6 Ergebnis Als Resultat wird eine Excel-Tabelle mit Autofiltern erzeugt. Der im Anwendungsbeispiel bei der Felddatenauswahl verwendete Filter (LIKE '%Windows 7%') stellt sicher, dass nur Windows 7-Betriebssysteme ausgegeben werden. Abbildung 29 - Export Ergebnis in Excel Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect 2018 Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 30 von 51

31 3.5 Fortgeschrittene Themen Weitere Funktionen in der Feldauswahl Zusätzlich zu der bereits im Anwendungsbeispiel genutzten Funktion des Filters, gibt es bei der Feldauswahl noch weitere Funktionen. Abbildung 30 - Weitere Funktionen Feldauswahl Alias Anzeigen/Output Referenz/Use Reference legt fest, mit welcher Feldbezeichnung die Ausgabe erfolgt. Bei der Ausgabe in eine Excel-Liste handelt es sich z.b. um die Einträge in der Kopfzeile. definiert, ob das gewählte Datenfeld selbst exportiert wird. Es kann z.b. auch nur für eine Filterung genutzt werden. wird verwendet, um Werte, die in der Datenbank als Initialwert abgespeichert wurden, aufzulösen und sprechend auszugeben. o Beispiel Allgemein - Sprache ohne aktivierte Referenz Ausgabe im Export = 1031 o Beispiel Allgemein Sprache mit aktivierter Referenz Ausgabe im Export = Deutsch Weitere Informationen zu den Initialwerten findet man im Konfigurationshandbuch. Reihenfolge/Order Gruppierung/Aggregate bestimmt, über die Eingabe eines numerischen Werts, die Reihenfolge der gewählten Datensätze bei der Ausgabe. Im Standard ist 0 eingetragen und die Ausgabe erfolgt über die, in der Feldauswahl angezeigte, Reihenfolge. wird mit einem zusätzlichen Beispiel im nächsten Kapitel erklärt. Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect 2018 Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 31 von 51

32 3.5.2 Gruppierung Im Anwendungsbeispiel wurde ein Paket konfiguriert, welches alle Windows 7 Arbeitsstationen mit dem Datum des letzten erfolgreichen Scans enthält. Als zusätzliches Datenfeld soll nun der jeweilige Arbeitsspeicher dieser Systeme ausgegeben werden. Das zusätzliche Objekt RAM mit dem Datenfeld Capacity wird aus dem Bereich Hardware eingefügt. Abbildung 31 - Hinzufügen der RAM-Kapazität Allerdings erkennen Sie in der Vorschau, dass nun einige Systeme mehrfach ausgegeben werden. Dies liegt daran, dass das Gerät über mehrere RAM-Riegel verfügt, welche hier einzeln aufgeführt sind. Abbildung 32 - Vorschau mit RAM-Kapazität Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect 2018 Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 32 von 51

33 3.5.3 Gruppieren und Summieren Um den gesamten Arbeitsspeicher eines Systems zu ermitteln, bietet sich die Gruppierungsfunktion SUM an. Der Arbeitsspeicher wird dabei aufsummiert und als Ergebnis erhalten Sie den gesamten, einem System zugewiesenen, Arbeitsspeicher. Abbildung 33 - Feldauswahl Gruppierung Das summierte Feld sollte unter Alias einen eindeutigen Bezeichner erhalten, damit die Summierung im Export verständlich ist. Jedes System wird nun nur noch einmal mit dem insgesamt installierten Arbeitsspeicher pro System ausgegeben. Abbildung 34 Vorschau gesamter Arbeitsspeicher eines Systems Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect 2018 Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 33 von 51

34 3.5.4 Pakete importieren/exportieren Die in Docusnap erstellten Paketdefinitionen sind nicht auf die verwendete Datenbank beschränkt. Mit der Funktion Paket exportieren kann eine Definition exportiert und per Paket importieren in einer anderen Docusnap Datenbank verwendet werden. Der Dateityp, der das Paket beschreibt, besitzt die Dateierweiterung DCP. Die Funktionen befinden sich im Bereich Allgemein der Docusnap Administration (siehe Aufruf der Paket Konfiguration). Abbildung 35 - Paket exportieren Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect 2018 Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 34 von 51

35 3.5.5 Union Tabelle A UNION Tabelle B Tabelle A Tabelle B Abbildung 36 - UNION Grafik Der Operator UNION kombiniert die Ergebnisse von mindestens zwei Abfragen zu einer einzigen (siehe: Ein Anwendungsbeispiel hierfür wäre die Informationen von Arbeitsstationen und Servern/DCs zu kombinieren und das Ergebnis in einer einzigen Tabelle aufzulisten. Der Befehl UNION wird in Docusnap Connect folgendermaßen angewandt: Über den Button kann eine neue Tabelle erstellt werden, die mit der vorherigen Tabelle verbunden ist. Bei beiden Abfragen müssen die jeweils gleichen Spalten einen identen Alias haben, um die Zuordnung zu gewährleisten. In diesem Anwendungsbeispiel wurde eine Abfrage Server und eine Abfrage Arbeitsstationen erstellt. Abbildung 37 - UNION - Konfiguration Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect 2018 Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 35 von 51

36 Tabelle Server: Abbildung 38 - Server Tabelle Arbeitsstationen: Abbildung 39 Arbeitsstationen Wenn Sie sich nun die Ergebnisse über den Button Vorschau anzeigen lassen, fällt auf, dass die Arbeitsstationen und Server zusammengeführt wurden. Abbildung 40 - Vorschau UNION Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect 2018 Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 36 von 51

37 3.5.6 Statische Felder Ein statisches Feld ist eine zusätzliche Spalte, die in Docusnap Connect eingefügt wird. Abgebildet werden hier Werte, die bei jedem Datensatz gleich sind. Das hier zur Veranschaulichung erstellte Anwendungsbeispiel umfasst statische Felder und den Befehl UNION. Ausgangssituation: Die Eigenschaft Letzter Systemstart soll darüber Auskunft geben, ob ein System zur Entfernung freigegeben wurde oder nicht. Eine standardmäßige Auflistung über alle Arbeitsstationen ist wie folgt möglich: Abbildung 41 - Letzter Systemstart ohne Filter Als Vorschau bekommen Sie nun eine Übersicht aller Arbeitsstationen mit dem Letzten Systemstart als weitere Eigenschaft. Abbildung 42 - Vorschau Letzter Systemstart Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect 2018 Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 37 von 51

38 Im nächsten Schritt soll nun ein Filter erstellt werden. Jene Systeme, bei denen der letzte Systemstart < ist, sollen entfernt werden. Tabelle 1 Arbeitsstationen nicht löschen Tabelle 2 Arbeitsstationen löschen Abbildung 43 - Filter - Arbeitsstationen nicht löschen Abbildung 44 - Filter - Arbeitsstationen löschen Die Vorschau würde nun gleich wie in Abbildung 42 aussehen. Um eine eindeutige Identifizierung zu schaffen, die ausgibt, ob ein System zum Löschen freigegeben ist oder nicht, benötigt man statische Felder. Dazu erstellen Sie zwei statische Felder, je Abfrage eines. Tabelle 1 Arbeitsstationen nicht löschen Tabelle 2 Arbeitsstationen löschen Abbildung 45 - statisches Feld "Nicht Löschen" Abbildung 46 - statisches Feld "Löschen" Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect 2018 Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 38 von 51

39 Sobald Sie nun die Vorschau öffnen, erhalten Sie eine eindeutige Identifizierung, welche Systeme entfernt werden dürfen. Als Filterkriterium können natürlich alternative Werte verwendet werden. Statische Felder sind vorrangig und werden daher am Anfang der Tabelle aufgelistet. Abbildung 47 - Vorschau mit Filter Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect 2018 Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 39 von 51

40 Schnittstelle zu Drittprodukten Export in Datenbanken Docusnap fungiert in sehr vielen Kundenumgebungen als das führende Inventarisierungs- und Informationssystem. Die Anforderung, die mit Docusnap gesammelten Informationen in Drittprodukten (z. B. ITSM) zur Verfügung zu stellen, besteht hierbei. Wie bereits in Kapitel 3.4 beschrieben, haben Sie mit Docusnap Connect die Möglichkeit, die Daten in eine Microsoft SQL und/oder MySQL Datenbank zu exportieren. Auf diesem Weg können Sie am effizientesten die Daten aus Docusnap exportieren und in einem Drittprodukt nutzen, sofern dieses die Möglichkeit dazu liefert. Der Export der Daten in eine Datenbank umfasst hierbei die folgenden Schritte und Vorbereitungen, welche in den folgenden Abschnitten näher erläutert werden. Selection of data for export Create Docusnap Connect Export Package Export of data In Docusnap database Into new, independent database In the database of the third-party product Use of the data by the third party product Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect 2018 Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 40 von 51

41 4.1 Export Paket erstellen Die detaillierte Beschreibung, wie das Export Paket erstellt werden kann, finden Sie in Kapitel 3. Bei der Erstellung eines Pakets für den Export in eine Datenbank ist es wichtig, auf den Tabellennamen, sowie die Spaltenbezeichnungen (Alias) zu achten. Im späteren Verlauf können, je nach Bedarf, die Datenbank, die angegebenen Tabellen und Spalten von Docusnap automatisiert erstellt werden. Die Bezeichnung der Tabellen, welche von Docusnap erstellt werden und in welche die Daten exportiert werden erfolgt anhand des hinterlegten Tabellennamen. Die Spalten innerhalb der Tabelle werden anhand des hinterlegten Alias benannt. Von der Verwendung von Leerzeichen in den Spaltenbezeichnungen (Alias) wird abgeraten. Abbildung 48 - Tabellen- und Spaltennamen vergeben Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect 2018 Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 41 von 51

42 4.2 Konfigurationen des Ziel SQL Server Die Datenbank, Tabellen und Spalten können durch Docusnap erstellt werden. Voraussetzung hierbei ist, dass der Benutzer, der zum Verbinden auf die Datenbank-Instanz genutzt wird, über die erforderlichen Berechtigungen verfügt. Zur Erstellung der Datenbank muss der Benutzer Mitglied einer der folgenden SQL Server Rollen sein: dbcreator sysadmin Im späteren Betrieb sollte der Benutzer die Datenbank Rolle dbowner besitzen. Die vorherige Zuordnung zu einer der SQL Server Rollen kann entfernt werden. Zur Authentifizierung kann die Windows- oder die SQL Server Authentifizierung verwendet werden. Wird die Windows Authentifizierung verwendet, müssen Sie auf folgendes achten: 1. Der Export wird manuell durchgeführt o Welcher Benutzer hat Docusnap gestartet? Dieser Benutzer wird für die Authentifizierung herangezogen und benötigt somit die Berechtigungen auf dem SQL Server und der Datenbank 2. Der Export wird zeitgesteuert durchgeführt o Wer führt den Docusnap Server Dienst aus? Das lokale Systemkonto oder ein Dienste-User Sind die Berechtigungen auf dem SQL Server und der Datenbank vorhanden? Abbildung 49 - Datenbankserver Verbindungsdialog Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect 2018 Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 42 von 51

43 4.3 Export durchführen Nachdem das Export Paket erstellt und die Berechtigungen gesetzt wurden, kann der eigentliche Export konfiguriert und durchgeführt werden. Öffnen Sie den Reiter Automatisierung Paket planen Wählen Sie über das Drop-Down Feld ihr zuvor erstelltes Paket aus und bestätigen Sie dieses über die Schaltfläche Speichern Abbildung 50 - Auswahl des Export Pakets Über die Schaltfläche Bearbeiten können Sie nun die notwendige Konfiguration bezüglich des SQL Server, der Datenbank und der Authentifizierung durchführen o SQL Server hier hinterlegen Sie den SQL Server mit der entsprechenden Instanz o Datenbank den Namen der zukünftigen Datenbank oder der bereits bestehenden Datenbank, in die die Daten exportiert werden sollen o Authentifizierung hier die eingerichtete Methode (Kapitel 4.2) verwenden Damit die angegebene Datenbank erstellt wird, wählen Sie die Schaltfläche Anlegen o Sofern Sie nicht direkt einen wiederkehrenden Auftrag für den Export anlegen, wählen Sie bei der nächsten Verwendung Verbinden Bezüglich der Verarbeitung im Zuge des Exports, haben Sie die folgende Auswahl o Alle Zieltabellendaten vor dem Aktualisieren löschen o Zieltabellendaten aktualisieren Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect 2018 Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 43 von 51

44 Wurde die Datenbank erstellt, erscheint die folgende Information: Abbildung 51 - Datenbank wurde erfolgreich erstellt Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect 2018 Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 44 von 51

45 Wurde die Verbindung mit der Datenbank erfolgreich hergestellt, erscheint die folgende Information: Abbildung 52 - Verbindung zur Datenbank erfolgreich hergestellt Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect 2018 Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 45 von 51

46 In Schritt 3 Zeitplanung können Sie nun konfigurieren, dass der Export zeitgesteuert, wiederkehrend erfolgen soll. Abbildung 53 - Export Zeitgesteuert durchführen Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect 2018 Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 46 von 51

47 Nach Abschluss des Exports können Sie auf die Daten zugreifen beispielsweise über das SQL Management Studio oder über das von Ihnen genutzte Drittprodukt. Abbildung 54 - Zugriff auf die exportierten Daten Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect 2018 Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 47 von 51

48 ABBILDUNGSVERZEICHNIS ABBILDUNG 1 FERTIGE CSV - BEISPIELDATEI... 7 ABBILDUNG 2 TABELLE HOSTS AUSWÄHLEN... 8 ABBILDUNG 3 - QUELLE AUSWÄHLEN... 9 ABBILDUNG 4 DATEN ZUORDNUNG PFLICHTFELDER SIND HIER NOCH NICHT VOLLSTÄNDIG ZUGEORDNET...10 ABBILDUNG 5 - UPDATE VERGLEICHSFELD AUSWÄHLEN ABBILDUNG 6 ABSCHLUSSBERICHT...12 ABBILDUNG 7 - ERGEBNIS DES IMPORTS...13 ABBILDUNG 8 - GETRENNTE PAKET- UND ZIELDEFINITION ABBILDUNG 9 - DOCUSNAP BUTTON LINKS OBEN AUSWÄHLEN...15 ABBILDUNG 10 - ADMINISTRATION AUFRUFEN...16 ABBILDUNG 11 - DOCUSNAP ADMINISTRATION...16 ABBILDUNG 12 - PAKET ERSTELLEN ABBILDUNG 13 - PAKET AUSWÄHLEN...18 ABBILDUNG 14 - AUSWAHL DER TABELLEN...19 ABBILDUNG 15 - ARBEITSSTATIONEN AUSWÄHLEN ABBILDUNG 16 - SCANINFORMATIONEN AUSWÄHLEN...21 ABBILDUNG 17 - ALLGEMEIN AUSWÄHLEN...21 ABBILDUNG 18 - HOSTNAME ABBILDUNG 19 - BETRIEBSSYSTEM ABBILDUNG 20 - SCANDATUM ABBILDUNG 21 - AUSWAHL DER VORSCHAU ABBILDUNG 22 VORSCHAUFUNKTION DOCUSNAP CONNECT ABBILDUNG 23 - FILTER FÜR WINDOWS ABBILDUNG 24 - PAKETPLANUNGSASSISTENT ABBILDUNG 25 - EXPORT-KONFIGURATION AUSWÄHLEN ABBILDUNG 26 - AUSGABE IN EINE EXCEL-DATEI ABBILDUNG 27 - AKTIVIERTE KONFIGURATIONSAUSWAHL ABBILDUNG 28 - ZEITPLANUNG DES EXPORTS ABBILDUNG 29 - EXPORT ERGEBNIS IN EXCEL ABBILDUNG 30 - WEITERE FUNKTIONEN FELDAUSWAHL...31 ABBILDUNG 31 - HINZUFÜGEN DER RAM-KAPAZITÄT ABBILDUNG 32 - VORSCHAU MIT RAM-KAPAZITÄT ABBILDUNG 33 - FELDAUSWAHL GRUPPIERUNG ABBILDUNG 34 VORSCHAU GESAMTER ARBEITSSPEICHER EINES SYSTEMS ABBILDUNG 35 - PAKET EXPORTIEREN ABBILDUNG 36 - UNION GRAFIK Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect 2018 Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 48 von 51

49 ABBILDUNG 37 - UNION - KONFIGURATION ABBILDUNG 38 - SERVER ABBILDUNG 39 ARBEITSSTATIONEN ABBILDUNG 40 - VORSCHAU UNION ABBILDUNG 41 - LETZTER SYSTEMSTART OHNE FILTER ABBILDUNG 42 - VORSCHAU LETZTER SYSTEMSTART ABBILDUNG 43 - FILTER - ARBEITSSTATIONEN NICHT LÖSCHEN ABBILDUNG 44 - FILTER - ARBEITSSTATIONEN LÖSCHEN ABBILDUNG 45 - STATISCHES FELD "NICHT LÖSCHEN" ABBILDUNG 46 - STATISCHES FELD "LÖSCHEN" ABBILDUNG 47 - VORSCHAU MIT FILTER ABBILDUNG 48 - TABELLEN- UND SPALTENNAMEN VERGEBEN ABBILDUNG 49 - DATENBANKSERVER VERBINDUNGSDIALOG ABBILDUNG 50 - AUSWAHL DES EXPORT PAKETS ABBILDUNG 51 - DATENBANK WURDE ERFOLGREICH ERSTELLT ABBILDUNG 52 - VERBINDUNG ZUR DATENBANK ERFOLGREICH HERGESTELLT ABBILDUNG 53 - EXPORT ZEITGESTEUERT DURCHFÜHREN ABBILDUNG 54 - ZUGRIFF AUF DIE EXPORTIERTEN DATEN Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect 2018 Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 49 von 51

50 VERSIONSHISTORIE Datum Beschreibung Version Screenshots an RTM Version angepasst Version 2.0 Veröffentlichung Docusnap Connect v Version 2.1 Struktur des HowTo's überarbeitet Version 2.2 Kapitel 4 - Schnittstelle zu Drittprodukten Export in Datenbanken hinzugefügt Docusnap X - CSV-Import, Docusnap Connect 2018 Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 50 von 51

51 itelio GmbH -