Dokumenten verwaltung

Transkript

1 Kleine Schule Grundlagen Modul 2 Dokumenten verwaltung Wo kann ich meine Dokumente ablegen Seite 1

2 Die Schulungsunterlagen Der Aufbau Die Schulungsunterlagen sind in verschiedene Module aufgeteilt. Einerseits in Grundlagen Module, welche idealerweise zuerst und nacheinander absolviert werden und andererseits in Praxis Module, welche anschliessend je nach Bedarf durchgearbeitet werden kön nen. In einem Glossar werden oft verwendete Begriffe auf einen Blick dargestellt. Grundlagen Modul 1 "PC Einführung" Grundlagen Modul 2 "Dokumentenverwaltung" Grundlagen Modul 3 "Texte" Grundlagen Modul 4 "Internet" Grundlagen Modul 5 "E Mail" Grundlagen Modul 6 "PDF" Praxis Modul 1 "RAV Stellenportal" Praxis Modul 2 "Stellenportal" Praxis Modul 3 "Lebenslauf" Praxis Modul 4 "Bewerbungsbrief" Praxis Modul 5 "Online Bewerbung" Praxis Modul 6 "E Mail Bewerbung" Symbole i ü Info Hier erhältst Du allgemeine Informationen. Übung Hier kannst Du selber üben. Beesmart.ch (Internet Lernplattform) Hier wird auf weiterführende Theorie und Übun gen zum Selbststudium verwiesen. Seite 2

3 Urheber & Kontakt Die vorliegenden Schulungsunterlagen wurden von der NPO Gump & Drahtesel erarbeitet. Die Erstellung der Module wurde mit einer grosszügigen Unterstützung des Microsoft Unlimited Potential Programms e Skills for Employability ermöglicht. Im Weiteren danken wir dem Schweizerischen Arbeiterhilfswerk SAH Bern sowie der Volkshochschule Bern für die wertvolle fachliche Unterstützung. Bei Fragen wendest Du Dich an: Gump & Drahtesel Recycling Werkstätten Waldeggstrasse Bern Liebefeld Telefon: E Mail: info@gump drahtesel.ch Web: drahtesel.ch Lizenz Alle Rechte vorbehalten. Der Rechteinhaber erlaubt, die Inhalte in unveränderter Form im Weiterbildungsumfeld nichtkommerziell zu nutzen und zu vervielfältigen. Er haftet nicht für mögliche negative Folgen, die aus der Anwendung des Materials entstehen. Seite 3

4 Ordnung auf dem PC i Ist es Dir auch schon passiert, dass Du Deinen Schlüssel oder Dein Handy irgendwo abgelegt hast und nicht mehr weisst wo? Auch auf Deinem PC kann es passieren, dass Du ein Dokument irgendwo speicherst und das nächste Mal nicht mehr weisst, wo Du es abge legt hast. Deshalb ist es wichtig, dass Du Dir genau merkst, in wel chen Du das Dokument speicherst. Hast Du zuhause viele im Regal? Damit Du schnell den richti gen findest, ist es wichtig dass jeder einen passenden Namen hat. Auch auf dem PC ist es wichtig, die und Doku mente passend zu benennen. Liegen bei Dir manchmal auch einzelne Blätter im Zimmer herum, die Du nicht mehr brauchst? Einzelne Dokumente auf dem PC, die Du nicht mehr brauchst, stören die Ordnung und sollten gelöscht werden. Achte darauf, dass die Ordnung immer bestehen bleibt. Damit Du auf dem PC immer Deine gewünschten Dokumente und Dateien findest, ist es wichtig Ordnung zu halten. Dazu kannst Du viele verschiedene erstellen. Was kannst Du lernen? In diesem Modul lernst Du erstellen und richtig benennen. So ist es Dir möglich, Deine Dokumente an geeigneten Orten abzu legen, so dass Du sie das nächste Mal wieder findest. Du kannst auch lernen, wie Du einen von einem Ort zu einem anderen verschieben und wie Du beschriften und umbenennen kannst. Seite 4

5 Ein "" auf dem PC ist vergleichbar mit einem Tablar in einem Kleiderschrank auf das man Dinge legen kann. Im Kleiderschrank hast Du z.b. ein Tablar für die T Shirts. Wenn der Schrank keine Tablare hätte, und man die T Shirts mit all den anderen Kleidern zusam men auf einen Haufen legen würde, wäre es schwierig, das ge wünschte T Shirt zu finden. Genau gleich funktioniert es bei einem Computer. Nur werden die Dokumente und Dateien in n, statt auf Tablaren verstaut. (Wie ein Tablar) (Wie ein Tablar) (Wie ein Tablar) Unterordner (Wie ein Fach auf dem Tablar) (Wie ein Tablar) (Wie ein Tablar) Unterordner (Wie ein Korb auf dem Tablar) Trainingsinhalte Betriebssystem Windows 7 Dateiverwaltung Seite 5

6 Windows Explorer Der Windows Explorer ist der Kleiderschrank für Deine, Brie fe und Dokumente. Alles was Du auf dem PC speicherst, findest Du hier. Zum Öffnen des Explorers (Kleiderschranks) fährst Du mit der Maus auf Start und klickst mit der rechten Maustaste. Es erscheint ein Dialogfenster, mit welchem Du dann den Windows Explorer öff nen kannst. Der Explorer wird übrigens auch geöffnet, wenn Du irgend einen per Doppelklick öffnest. Das Windows Explorer Fenster Adressleiste Hier siehst Du die genauen Angaben wo Du Dich auf dem Computer gerade be findest. Schliessen Mit diesem Knopf schliesst Du das Fenster Maximieren Vergrössert das Fenster auf Bildschirmgrösse Minimieren Verkleinert das Fenster in die Taskleiste Dynamische Symbolleis te Diese zeigt Dir stets die möglichen Befehle an, wie z.b. "neuer erstel len", "drucken" oder "CD brennen" Navigationsbereich Hier hast Du eine Übersicht über alle und Un terordner Detailinformationen Hier siehst Du detaillierte Informationen zum aus gewählten Dokument inhalte Zeigt Dir den Inhalt des s, den Du im Navigationsbereich ausgewählt hast Seite 6

7 Unterordner Ein elektronischer Un terordner hat gleich viel Platz wie sein. Der Kleiderschrank ist irgendwann voll und die Verpackungseinhei ten werden immer kleiner (Tablar > Korb > Sack > Körbchen > Säcklein > ). Elektronische hingegen können beliebig viele Unterordner enthalten. Jeder Unterordner hat wieder gleich viel Platz wie der. In einem Unterunterunterunterunterunter kann also sehr viel gespeichert sein. Das System funktioniert aber sehr ähnlich. Im Bild siehst Du in der linken Spalte nochmals ein Beispiel mit Kleidern und in der rechten Spalte ein Beispiel mit Ord nern auf dem Computer: Kleiderschrank Tablar oben Tablar mitte Briefe Fotos Tablar unten Filme Regal unten Elektronische, Unterordner, Unterun terordner usw. können selber wieder beliebig viele Unterordner und Dokumente enthalten. Windows Explorer Filme Korb Kiste Drama Fantasy Sack Action Sack Unterordner Action Nadel Faden James Bond Rambo Stoff The Rock Seite 7

8 erstellen Du hast also jetzt gesehen, dass Du beliebig viele elektronische Ord ner haben kannst. Deshalb ist es wichtig zu wissen, wie Du einen neuen erstellst. Dies machst Du so: a) Klicke mit der rechten Maustaste dorthin, wo Du einen neuen erstellen möchtest. b) Wähle im Kontextmenü Neu und dann Wenn Du mit der rechten Maustaste auf einen klickst, wird der neue in diesen gespeichert. c) Schreibe den gewünschten namen und drücke Enter umbenennen Manchmal möchte man einen umbenennen, damit der Name besser passt. Dazu machst Du folgendes: a) Klicke rechts auf den, dem Du einen neuen Namen geben willst. b) Wähle im Kontextmenü Umbenennen c) Schreibe den gewünschten namen und drücke Enter Seite 8

9 verschieben Manchmal möchtest Du einen (Tablar) oder Unterordner (Korb im Tablar) innerhalb des Kleiderschranks von einem Ort an einen anderen Ort verschieben, damit die Ordnung wieder passt. Dabei gehst Du so vor: a) Klicke rechts auf den, den Du verschieben möchtest b) Wähle im Kontextmenü Ausschneiden c) Gehe nun zum neuen Platz (), wo Du Deinen ha ben möchtest d) Klicke rechts auf den, in den Du den zu verschiebenden Unterordner versorgen willlst e) Wähle im Kontextmenü Einfügen Seite 9

10 Übungen Dokumentenverwaltung ü Wenn Du die Theorie gut durchgelesen hast, kannst Du die folgen den Aufträge lösen. Wenn Du nicht mehr weiter weisst, kannst Du immer wieder in den vorherigen Seiten nachschauen. Übung 1 a) Erstelle auf dem Schreibtisch (Desktop) einen neuen und benenne ihn mit Deinem Vornamen b) Öffne diesen und erstelle darin nochmals 3 Unterordner und benenne diese mit "Bilder", "Büro" und "Privat" c) Öffne den Unterordner "Bilder" und erstelle darin wieder 3 Un terordner und benenne diese mit "Sommer", "Herbst" und "Win ter" d) Nun sollte es so aussehen: Seite 10

11 Übung 2 Nun kannst Du die Unterordner im Bilder umbenennen ü a) Schreibe das Datum von heute in umgekehrter Reihenfolge. Zu erst das Jahr, dann der Monat, dann den Tag b) Wiederhole das für die Sommer und Winter. Wähle aber jedes Mal ein anderes Jahr Übung 3 1. Erstelle auf dem Desktop einen Spaghetti, einen Lasagne und einen Essen 2. Verschiebe den Spaghetti in den Essen 3. Verschiebe den Lasagne in den Essen 4. Erstelle auf dem Desktop einen Küche 5. Verschiebe den Essen in den Küche 6. Öffne den Küche im Windows Explorer (Doppelklick) 7. Kontrolliere, ob im Küche nun der Essen ist und in diesem wiederum die Lasagne und Spaghetti sind Seite 11