Bekanntmachung Vergabe zur Organisation und Moderation der Sitzungen des Beratungsgremiums FahrRat inkl. Auszeichnung FahrradStadtBerlin

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1 Bekanntmachung Vergabe zur Organisation und Moderation der Sitzungen des Beratungsgremiums FahrRat inkl. Auszeichnung FahrradStadtBerlin Art des Verfahrens und Verfahrensbedingungen (Aufforderung zur Abgabe eines Angebots) Inhalt 1 Art, Ort und Umfang der Leistung und Auftraggeber Art der Vergabe Ablauf des Vergabeverfahrens Ausführungszeitraum Rückfragen / Ansprechpartner für die Bietenden Eignungskriterien Ausschluss von Angeboten Wertungskriterien Vertragsbedingungen Nebenangebote Weitere Hinweise zum Angebot... 6

2 1 Art, Ort und Umfang der Leistung und Auftraggeber Gegenstand der Ausschreibung ist die auf der Vergabeplattform Berlin abgelegte Leistungsbeschreibung mit den dort beschriebenen Leistungen bezüglich Vorbereitung, Begleitung, Nachbereitung der Sitzungen des Beratungsgremiums FahrRat und der Auszeichnungsveranstaltung FahrradStadt-Berlin. Zur Angebotsabgabe aufgefordert wird durch die Senatsverwaltung für Umwelt, Verkehr und Klimaschutz, Abteilung Verkehr. Diese wird auch den Zuschlag erteilen. Die Federführung des Verfahrens wird ebenfalls durch die Senatsverwaltung für Umwelt, Verkehr und Klimaschutz, Abteilung Verkehr wahrgenommen. Diese ist alleinige Ansprechpartnerin der Bietenden in allen das Vergabeverfahren betreffenden Fragen. Die ausgeschriebene Dienstleistung bezieht sich inhaltlich auf die Stadt Berlin, wobei thematisch bedingt natürlich auch räumliche Verflechtungen zu betrachten sind. Die Ausführung der hier zu vergebenden Leistungskomponenten ist in Teilen fest an den Standort Berlin gebunden. Einzelne Leistungsbestandteile können aber auch andernorts ausgeübt werden, sofern der Auftragnehmer (AN) zusichern kann, zeitnah und ggf. auch spontan für persönliche Abstimmungen mit dem Auftraggeber (AG) verfügbar zu sein. Dies ist im Angebot explizit darzulegen. Die dezidierte Darstellung der zu vergebenden Leistung wird in der Anlage 1 Leistungsbeschreibung dargelegt. Auf Grund der hier vorliegenden externen Projektförderung steht für die Leistungserbringung insgesamt maximal ein Budget von brutto (einschließlich der optionalen Arbeitspakete, siehe Leistungsbeschreibung) zur Verfügung. 2 Art der Vergabe Die Leistungen werden in einer öffentlichen Ausschreibung nach den allgemeinen Bestimmungen der Ausführungsvorschriften zu 55 Landeshaushaltsordnung (AV zu 55 LHO) sowie der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/A), - Abschnitt 1 - vergeben. 3 Ablauf des Vergabeverfahrens Die Ausschreibungsunterlagen werden über die Vergabeplattform Berlin allen Bietenden zugänglich gemacht. Mit dem Zeitpunkt der Veröffentlichung beginnt die Angebotsfrist. Die Frist zur Abgabe des Angebots endet 23 Tage ab Veröffentlichung der Vergabeunterlagen, d.h.: am 28. April 2017 um 12:00 Uhr. Die geforderten Erklärungen und das Angebot müssen bis zum Ende der Angebotsfrist in drei identischen Exemplaren (ein Original mit rechtsverbindlicher Unterschrift und zwei als solche gekennzeichnete Kopien) in deutscher Sprache ausgefertigt werden. Zusätzlich sind die Erklärungen und das Angebot in elektronischer Form in PDF-Format auf einem Datenträger (CD, DVD oder USB-Stick) auszufertigen. Diese Unterlagen sollen in einem verschlossenen 2

3 Umschlag, versehen mit dem Vermerk Angebot FahrRat / nicht öffnen vor dem , 12 Uhr, an folgende Stelle gerichtet sein: Peter Herwig Senatsverwaltung für Umwelt, Verkehr und Klimaschutz Referat Grundsatzangelegenheiten der Verkehrspolitik, Verkehrsentwicklungsplanung IV A 12 Am Köllnischen Park Berlin Raumnr.: 319 (für persönliche Abgabe) Die Angebote sollen in allen ihren Bestandteilen in deutscher Sprache verfasst sein. Preise sind in EURO und ohne Umsatzsteuer kaufmännisch gerundet auf volle Cent, d. h. mit zwei Stellen nach dem Komma, anzugeben. Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen müssen zweifelsfrei sein. Im Falle von nicht identischen Angebotsversionen (z. B. Papier- und Datei-Version nicht identisch) gilt die Originalfassung in Papierform. Änderungen und Ergänzungen an den Vergabeunterlagen durch die Bietenden sind unzulässig. Die zwingend erforderlichen Bestandteile des Angebots sind u.a. zu erkennen an den Wortwendungen muss, sind nachzuweisen, sind auszuweisen, sind anzubieten, erforderlich, sollen und gelten als Leistungs- und Qualitätsstandards für den Bieter. Angebote, die diese Vorgaben nicht einhalten, werden von der Wertung ausgeschlossen. Die Angebote müssen vollständig sein und alle geforderten Preise enthalten. Das Angebot muss unterschrieben sein und hat alle zwingend formulierten Ausschreibungsvorgaben vollständig darzustellen und zu erfüllen. Die Anforderungen an die Aufschrift und die Form der Angebote gelten auch für die Rücknahme oder etwaige Ergänzungen, nachträgliche Änderungen und Berichtigungen des Angebotes bis zum Ende der Angebotsfrist. Bietende sind bis mindestens an ihr Angebot gebunden (Bindefrist). Die Zuschlagserteilung erfolgt spätestens bis zum (Zuschlagsfrist). Sollte absehbar sein, dass ein Zuschlag (z.b. aufgrund eines Nachprüfungsverfahrens) bis zu dem genannten Datum nicht erfolgen kann, behält sich der Auftraggeber vor, die Bieter zu einer angemessenen Verlängerung der Bindefrist aufzufordern. Bietende werden durch den Auftraggeber über die Vergabeentscheidung informiert. Angebote, die nicht fristgerecht nach Maßgabe eingegangen sind, werden nach den Bestimmungen des 16 Abs. 3 lit. e) VOL/A von der Wertung ausgeschlossen. 4 Ausführungszeitraum Der Zeitraum der Beauftragung ist für den Zeitraum von 2 Jahren vorgesehen. 3

4 5 Rückfragen / Ansprechpartner für die Bietenden Bewerber- und Bieterfragen sind ausschließlich per in deutscher Sprache an die folgende Adresse zu richten: peter.herwig@senuvk.berlin.de. Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung eines Bietenden Unklarheiten, so hat dieser den Auftraggeber unverzüglich vor seiner Angebotsabgabe per darauf hinzuweisen. Sowohl Fragen als auch Antworten auf rechtzeitig gestellte Fragen werden auch den anderen Bietern durch Bieterinformation über die Vergabeplattform Berlin mitgeteilt. Mündliche und telefonische Anfragen werden nicht beantwortet und Auskünfte in dieser Form nicht erteilt. Die Bietenden müssen sich durch regelmäßige Einsichtnahme in die Vergabeunterlagen der Vergabeplattform Berlin informieren. Die dort niedergelegten Informationen gelten am nächsten Werktag (außer Samstag) als zugegangen. Die Leistung wird in einem Los vergeben. Wegen der Einheitlichkeit der Leistung können Teilangebote nicht berücksichtigt werden. 6 Eignungskriterien Bietende müssen ihre Eignung im Rahmen der eingereichten Angebote, sowie die darin enthaltenen Erklärungen und Unterlagen nachweisen. Bietergemeinschaften sind zulässig, die entsprechenden Nachweise sind in diesem Falle für jedes Mitglied der Gemeinschaft zu erbringen. Gemäß des Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetzes in der jeweils gültigen Fassung sind folgende Erklärungen abzugeben: Eigenerklärung zur Eignung Eigenerklärung zu Tariftreue, Mindestentlohnung und Sozialversicherungsbeiträgen Erklärung gemäß 1 Absatz 2 der Frauenförderverordnung Schutzerklärung Diese Nachweise und Erklärungen sind Bestandteil des Angebotes. Haben sich bei einem Bietenden im Hinblick auf abgegebene Erklärungen und Nachweise in der Zwischenzeit Änderungen ergeben, sind Bietende verpflichtet, dies unverzüglich der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung und Umwelt Berlin mitzuteilen. Die technische Leistungsfähigkeit zur Auftragserfüllung der Bietenden soll über beizubringende Referenzen prüfbar dargelegt werden. Die Eignung des Bietenden ist weiterhin in zwei Kompetenzfeldern voneinander getrennt darzulegen: Zum einen geht es um Kompetenzen auf dem Gebiet der Prozessorganisation, -gestaltung und Steuerung. Hierfür sind vom Bietenden entsprechende Referenzen aus den letzten 3 Jahren zur organisatorischen Abwicklung, Steuerung und Moderation von Gremien, Workshops, Beteiligungsverfahren und vergleichbaren Sitzungsformen für Städte mit mind. 4

5 Einwohnern anzugeben. Die Eignung in diesem Kompetenzfeld gilt als zwingend erforderlich für eine Zulassung. Zum anderen sind durch den Bietenden die fachlichen Referenzen auf dem Themenfeld der städtischen Mobilität, insbesondere des Radverkehrs, nachzuweisen. Entsprechend bearbeitete Projekte / Vorhaben oder ähnliches sind für den AG prüfbar darzustellen (inkl. Auftraggeber und Aufgabengebiet des Bietenden). Relevante Veröffentlichungen sind ebenfalls beizulegen. 7 Ausschluss von Angeboten Der Auftraggeber weist darauf hin, dass Angebote von Bietenden bei Vorliegen der in 6 Abs. 5 VOL/A sowie 16 Abs. 3 VOL/A genannten Gründe auszuschließen sind. 8 Wertungskriterien Der Zuschlag wird dem Bietenden erteilt, der das wirtschaftlichste Angebot vorlegt. Die Angebote werden gemäß den nachfolgenden Kriterien gewertet: Kosten des Angebots (Endpreis und Preisbestandteile) (30 %) Kenntnisse sowie Referenzen im Themenfeld Moderation, Steuerung und Organisation von Gremien, Workshops, Tagungen (25 %) Kenntnisse sowie Referenzen im Themenfeld Radverkehrspolitik und -planung sowie - sicherheit (35 %) Selbstorganisation und Personallogistik (insbesondere Reiseaufwand und Personal) (10 %) In der Wertung der Angebote werden für alle Angebotsmerkmale Punkte vergeben, welche die dargelegten Anforderungen des Auftraggebers (AG) erfüllen bzw. über diese hinausgehen. Wie viele Punkte der Bietende für das einzelne Wertungskriterium erhält, ist eine Ermessensentscheidung des Ausschreibenden. Erreichen mehrere Angebote die gleiche Punktzahl, entscheidet das Losverfahren. 9 Vertragsbedingungen Die beigefügten Vertragsbedingungen des Landes Berlin sowie die Verdingungsordnung für Leistungen, Teil B Ausgabe 2003 sind Vertragsbestandteil. 10 Nebenangebote Nebenangebote sind nicht zugelassen. 5

6 11 Weitere Hinweise zum Angebot Neben den einzelnen Verfahrens- und Arbeitsschritten ist auch der dazu angesetzte Personalund Stundenaufwand ggf. Teamtage für die jedes einzelne AP (gemäß der Anlage 1 Leistungsbeschreibung ) vorzulegen. Es ist zudem eine ausreichende Anzahl von Abstimmungsund bilateralen Arbeitsgesprächen (telefonisch, persönlich) einzukalkulieren und im Angebot darzulegen. Im Angebot sind die vorgesehenen Projektbearbeiter/innen und die Projektleitung sowohl namentlich zu benennen als auch jeweilige Vitae, Projekte und die diesbezüglichen Tätigkeitsfelder darzulegen. Es wird eine enge Zusammenarbeit und Absprache mit dem AG nötig sein. Dies ist im Angebot zu berücksichtigen. 6