Leiter der Abteilung 20/3 Kasse des Amtes für Finanzen. DZ-Kommunalmaster auf Basis von SAP (Software Finanzbuchhaltung)

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1 Inhaltsverzeichnis Regelungsinhalte 1 Allgemeines 2 Zahlungsverkehr 3 Verwaltung der Zahlungsmittel 4 Zentrales Forderungsmanagement 5 Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen 6 In-Kraft-Treten/Außer-Kraft-Treten Abkürzungsverzeichnis Abt. 20/1 Abt. 20/3 AbtL. 20/3 DA DV DZ-Kommunalmaster GemHVO NRW GoB GoBS KrO NRW Abteilung 20/1 Kämmerei des Amtes für Finanzen Abteilung 20/3 Kasse des Amtes für Finanzen Leiter der Abteilung 20/3 Kasse des Amtes für Finanzen Dienstanweisung Datenverarbeitung DZ-Kommunalmaster auf Basis von SAP (Software Finanzbuchhaltung) Verordnung über das Haushaltswesen der Gemeinden im Land Nordrhein- Westfalen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme Kreisordnung für das Land Nordrhein-Westfalen Verzeichnis der Verweise DA DA Zentrales Forderungsmanagement Nebenkassen

2 Regelungsinhalte Diese Dienstanweisung enthält gemäß 31 GemHVO NRW die für den Kreis Viersen näheren und ergänzenden Bestimmungen zur Sicherstellung der ordnungsgemäßen Erledigung der Aufgaben der. Der Kreis Viersen verfolgt die Ziele des Gesetzes zur Gleichstellung von Frauen und Männern für das Land Nordrhein-Westfalen. Allein aus Gründen der leichteren Lesbarkeit wird im Folgenden von der gleichzeitigen Verwendung der weiblichen und männlichen Form bei Personenbezeichnungen abgesehen. 1 Allgemeines (1) Die Aufgaben der nimmt die Abt. 20/3 wahr, soweit im Weiteren bzw. in anderen DA keine abweichenden Regelungen getroffen wurden. (2) Bedienstete, die im Rahmen der tätig sind, haben bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben die GoB/GoBS zu beachten. (3) Die Bediensteten der Abt. 20/3 sind verpflichtet, 1. in ihrem Arbeitsgebiet sorgfältig auf die Sicherheit der zu achten, Mängel und Unregelmäßigkeiten, auch solche außerhalb ihres eigenen Arbeitsgebietes, unverzüglich dem AbtL. 20/3 mitzuteilen, 2. darauf zu achten, dass Bücher, Belege und Akten nicht aus den Räumlichkeiten der Abt. 20/3 entfernt werden Ausnahmen genehmigt der AbtL. 20/3, 3. zu gewährleisten, dass Bücher, Belege und Akten nur der Abt. 20/1 und den mit der Prüfung der Beauftragten vorgelegt werden. Anderen Bediensteten ist die Einsicht zu gestatten, wenn sie einen dienstlichen Auftrag nachweisen können. Die Prüfungsrechte des Kämmerers sowie des Rechnungsprüfungsamtes bleiben hiervon unberührt. (4) Soweit die gesetzlichen Regelungen oder die DA Zentrales Forderungsmanagement und DA Nebenkassen nichts anderes bestimmen, trifft der AbtL. 20/3 die im Interesse einer ordnungsgemäßen und wirtschaftlichen Führung der erforderlichen Anordnungen. Wichtige Vorkommnisse, insbesondere der Verdacht von Unregelmäßigkeiten, Schäden aus Einbruch und Diebstahl, sind dem Kämmerer sowie dem Rechnungsprüfungsamt unverzüglich anzuzeigen. (5) Die Abt. 20/3 bereitet Anordnungen und Regelungen des Kämmerers im Sinne der DA Nebenkassen vor. 2 Zahlungsverkehr (1) Die Annahme von Einzahlungen und die Leistung von Auszahlungen (Zahlungsverkehr) erfolgt grundsätzlich zentral und unbar in der Abt. 20/3. Übertragung und Erledigung einzelner Aufgaben des Zahlungsverkehrs an Personen oder Stellen außerhalb der Abt. 20/3 richten sich nach der DA Nebenkassen. 2

3 (2) Bei unklaren Einzahlungen hat sich die Abt. 20/3 umgehend um Aufhellung des Vorgangs durch die Ämter/Einrichtungen zu bemühen. Für die Erstattung zu Unrecht erhaltener Zahlungen sind keine förmlichen Anordnungen der Ämter/Einrichtungen notwendig. Der Auftrag zur Erstattung des Betrages ist stattdessen durch den AbtL. 20/3 und einem seiner Bediensteten zu unterzeichnen. Bei ungerechtfertigten Belastungen der Geschäftskonten veranlasst die Abt. 20/3 unverzüglich eine Rückbuchung des Betrages. (3) Über die Einrichtung/Auflösung von Bankkonten (Giro-, Tagesgeld-, Termingeld-, Spar- und Festgeldkonten) entscheidet auf Vorschlag des AbtL. 20/3 der Kämmerer. Verfügungsberechtigt über die v.g. Konten sind der AbtL. 20/3 und sein Stellvertreter. Weitere Verfügungsberechtigte werden auf Vorschlag des AbtL. 20/3 vom Kämmerer benannt. (4) Überweisungsaufträge, Schecks, Abbuchungsaufträge und vollmachten sind stets von zwei bevollmächtigten Bediensteten der Abt. 20/3 zu unterzeichnen. Ausnahmen sind nur im Einvernehmen mit dem Rechnungsprüfungsamt in besonderen Fällen zulässig (z.b. Verfügung über Internet). Einzugsermächtigungen zu Lasten der v.g. Konten dürfen nur vom AbtL. 20/3 erteilt werden. (5) Die Abt. 20/3 stimmt täglich nach Abschluss der Buchungen den Saldo zwischen dem Kassen- Sollbestand (die im System gebuchten Bankbestände auf den Banksachkonten) und dem Kassen- Istbestand (tatsächlicher Kontostand auf den physischen Bankkonten bei den Banken) ab. Die Abstimmung erfolgt mittels eines technikunterstützten und standardisierten Berichts (Tagesabschluss). Das Tagesabschlussprotokoll ist von dem mitwirkenden Bediensteten und dem AbtL. 20/3 zu unterschreiben. Differenzen zwischen dem Ist- und Soll-Bestand der Finanzmittel sind in geeigneter Weise festzuhalten und zeitnah aufzuklären. (6) Am Ende des Haushaltsjahres hat die Abt. 20/3 die Finanzmittelkonten für die Erstellung der Finanzrechnung abzuschließen und den Bestand an Finanzmitteln zu ermitteln. Die Jahresabstimmung der Finanzmittelkonten erfolgt durch Abstimmung mit den Bankauszügen, Schecks und Kassenbeständen zum eines jeden Haushaltsjahres analog dem Verfahren der täglichen Abstimmungen. (7) Die Abt. 20/3 führt den Zahlungsverkehr und die Verwaltung der Zahlungsmittel für folgende Institutionen durch: Abfallbetrieb des Kreises Viersen (ABV) Zweckverband Naturpark Schwalm-Nette 3 Verwaltung der Zahlungsmittel (1) Der AbtL. 20/3 stellt auf der Grundlage einer Liquiditätsplanung die Zahlungsfähigkeit des Kreises sicher. Diese Planung ist in geeigneter Weise zu dokumentieren. Der Kämmerer und der AbtL. 20/1 sind regelmäßig schriftlich zu informieren. (2) Guthabenbestände, die vorübergehend nicht benötigt werden, sind durch den AbtL. 20/3 in Abstimmung mit dem AbtL. 20/1 so anzulegen, dass sie bei Bedarf verfügbar sind. Im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen sind sie so anzulegen, dass die Sicherheit der Anlage vor Ertrag geht. 3

4 (3) Zur Abwendung von Liquiditätsengpässen kann der AbtL. 20/3 unter Berücksichtigung von Wirtschaftlichkeitsaspekten - vorübergehend Kredite zur Liquiditätssicherung im Rahmen der Ermächtigung durch die Haushaltssatzung aufnehmen bzw. liquide Mittel des ABV in Anspruch nehmen. Der Kämmerer und der AbtL. 20/1 sind regelmäßig schriftlich zu informieren. (4) Die Ämter und Einrichtungen haben die Abt. 20/3 unverzüglich zu unterrichten, wenn über den regelmäßigen Zahlungsverkehr hinaus mit größeren Ein- oder Auszahlungen (> ) zu rechnen ist. (5) Der Zahlungsverkehr ist so einzurichten, dass für die Sicherheit der Bediensteten gegen Überfälle angemessen gesorgt ist. Zahlungsmittel und Wertgegenstände sind gegen den unbefugten Zugriff in Tresorräumen, Geld-, Panzerschränken, Kassenautomaten oder anderen sicheren Behältnissen verschlossen aufzubewahren und zu transportieren. (6) Der AbtL. 20/3 führt über die Schlüssel für Räume oder Behältnisse, welche die sichere Aufbewahrung von Zahlungsmitteln und Wertgegenständen in der Abt. 20/3 gewährleisten ein Schlüsselverzeichnis. Die Schlüssel sind auf zwei Bedienstete so zu verteilen, dass nur beide Bedienstete gemeinsam den Geldschrank öffnen können. Jede Veränderung ist zu dokumentieren und von den beteiligten Bediensteten durch Unterschrift zu bestätigen. Der Verlust von Schlüsseln ist dem Kämmerer sowie dem Rechnungsprüfungsamt unverzüglich anzuzeigen. Duplikatsschlüssel für den Tresorraum der Abt. 20/3 sind im Tresorraum des Amtes für Personal und Organisation/Störungsstelle sowie in einem Schließfach bei der Sparkasse Krefeld hinterlegt. 4 Zentrales Forderungsmanagement Die ist zentrale Stelle für das öffentlich-rechtliche Mahn- und Vollstreckungsverfahren. Sie ist außerdem zuständig für die Einleitung der Zwangsvollstreckung bei privatrechtlichen Forderungen (Mahn- und Vollstreckungsbescheid). Sie bearbeitet im Rahmen der Vollstreckungsverfahren federführend alle Insolvenzverfahren, welche den Kreis betreffen. Nähere Bestimmungen zum Zentralen Forderungsmanagement enthält die DA Zentrales Forderungsmanagement. 5 Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen (1) Wertgegenstände sichern die Ansprüche des Kreises. Sie sind von der Abt. 20/3 aufzubewahren (Verwahrgelass). (2) Zu den Wertgegenständen zählen: 1. Wertpapiere (Urkunden), die das in ihnen verbriefte Recht derart verkörpern, dass sie selbst zum Träger des Rechts werden und dass der Besitz der Urkunde zur Ausübung des Rechts nötig ist. Zu den Wertpapieren gehören insbesondere: Aktien, Schuldverschreibungen auf den Inhaber, Zinsscheine, Gewinnanteilscheine, Erneuerungsscheine. Wertpapiere sind vorrangig gegen Depotscheine einem Kreditinstitut zu überlassen. 2. Urkunden, die Vermögensrechte verbriefen oder nachweisen 4

5 Zu diesen Urkunden gehören z.b. Hypotheken-, Grund- und Rentenschuldpapiere, Depotscheine, Schuldversprechen, Schuldanerkenntnisse, Sparbücher, Bürgschaftsurkunden, soweit der Kreis Bürgschaftsnehmer ist, Verpfändungserklärungen, Kraftfahrzeug- und Anhängerbriefe. 3. Andere Gegenstände Als andere Gegenstände im Sinne dieser DA gelten Kostbarkeiten (z.b. Gold-, Silber- und Schmucksachen) sowie Gegenstände von besonderem Geldwert. (3) Wertzeichen und geldwerte Drucksachen, sowie Schuldurkunden und Schuldanerkenntnisse u.ä., die im Rahmen der Geschäfte der laufenden Verwaltung anfallen (z.b. Gehaltsvorschüsse, Sozialhilfedarlehen) sind von der Einlieferung in das Verwahrgelass ausgenommen. Die sichere Aufbewahrung dieser Gegenstände obliegt den Ämtern und Einrichtungen in eigener Zuständigkeit. (4) Die zu verwahrenden Gegenstände sind grundsätzlich nur durch Bedienstete der sachlich zuständigen Ämter und Einrichtungen und unter Verwendung einer förmlichen Ein- bzw. Auslieferungsanordnung einzuliefern und abzuholen. Das gilt nicht für die Fortschreibung bei hinterlegten Sparbüchern. Die verwahrten Sparbücher müssen mit einem Sperrvermerk versehen sein. Der Sperrvermerk muss sicherstellen, dass Abhebungen und Einzahlungen nur über die Geschäftskonten des Kreises abgewickelt werden. (5) Über die eingelieferten Wertgegenstände führt die Abt. 20/3 ein Verzeichnis, in dem das zuständige Amt/die zuständige Einrichtung, der Tag der Ein- und Auslieferung, die genaue Bezeichnung, Stückzahl und Wert eingelieferter, ausgelieferter und aktuell vorhandener Wertgegenstände ausgewiesen sind. Der Kontenplan für das Verwahrgelass ist als Anlage ( Anlage 1) beigefügt. (6) Die Abt. 20/3 führt mindestens einmal jährlich eine stichprobenartige Bestandskontrolle durch. Die Stichprobe muss mindestens 20% des Bestandes umfassen. Die Ämter/Einrichtungen prüfen mindestens alle zwei Jahre, ob noch die Voraussetzungen für die Verwahrung der Wertgegenstände bestehen. 6 In-Kraft-Treten/Außer-Kraft-Treten (1) Diese Dienstanweisung tritt am.. in Kraft und mit Ablauf des.. außer Kraft. Sie ist dem Kreistag gemäß 31 Abs. 1 Satz 3 GemHVO NRW i.v.m 53 Abs. 1 KrO NRW zur Kenntnis zu geben. (2) Mit sofortiger Wirkung tritt die Dienstanweisung DA Verwahrung von Wertgegenständen und anderen Gegenständen in der Kreiskasse vom außer Kraft. Kreis Viersen,.. Der Landrat 5