Bezirksamt Treptow-Köpenick von Berlin Abteilung Bürgerdienste, Personal, Finanzen, Immobilien und Wirtschaft Serviceeinheit Personal und Finanzen

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1 Bezirksamt Treptow-Köpenick von Berlin Abteilung Bürgerdienste, Personal, Finanzen, Immobilien und Wirtschaft Serviceeinheit Personal und Finanzen Hinweise zum Ausreichen und Abrechnen von Kiezkassenmitteln Bei den Kiezkassenmitteln handelt es sich um Haushaltsmittel. Darum können nur Kosten übernommen werden, die üblicherweise auch aus dem Bezirkshaushalt bestritten werden dürften. Dazu gehören z.b. Sachmittel (Büro- oder Bastelmaterial, Geräte, Möbel), Aufwandsentschädigungen oder Honorare. Die Beantragung von Kiezkassenmitteln ist formlos möglich, aus der Darstellung des Projektes sollten aber folgende Aspekte hervorgehen (Muster Anlage 1): Ansprechperson für die finanzielle Abwicklung Ziele des Projektes (Was? Wie? Warum?) Bezug des Projektes zum Kiez Begünstigte Personenkreise (Zielgruppen, Anzahl Personen) Termin der Durchführung beantragte Projektkosten und konkrete Verwendung Nicht aus Kiezkassenmitteln zu finanzierende Ausgaben sind beispielsweise: pauschale Rechnungen ohne genaue Angaben, der Abschluss von freiwilligen Versicherungen, Gebühren des Landes Berlin, Steuerberatungskosten, Mitgliedsbeiträge, Mahngebühren, Verzugszinsen, Vertragsstrafen, (Flaschen-)Pfand, (Miet-)Kautionen, Restaurant- und Barbesuche, Catering, Bewirtungskosten bzw. Arbeitsessen etc., Repräsentationsausgaben, Grundgebühren bei Telefonkosten, freiwillige Entgelte für Praktikanten (Besserstellungsverbot), Aufwendungen für allgemeine Öffentlichkeitsarbeit, soweit sie nicht im Zusammenhang mit einem konkret förderungsfähigen Projekt steht Anschaffung von Ausstattungsgegenständen oder Möbeln für Kitas da dafür bereits eine pauschale Finanzierung im Kita-Platzgeld enthalten ist Für das Ausreichen der Kiezkassenmittel kommen grundsätzlich drei Möglichkeiten in Betracht: I. der Ersatz von Aufwendungen für Sachmittel, II. die Eigenbeschaffung (von Gegenständen und Leistungen) durch die Verwaltung oder III. der Erlass eines Zuwendungsbescheides.

2 I. Aufwendungsersatz Der Ersatz von Aufwendungen ist grundsätzlich in den Fällen denkbar, wo die Antragstellenden Sachmittel für eine ehrenamtliche, gemeinnützige Leistung im Interesse der Verwaltung verwenden. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn engagierte Freiwillige einen Jugendklub streichen wollen und zu diesem Zweck Farbe, Malertape, Pinsel etc. beschaffen. Dasselbe gilt bspw. für den Kauf von Rasensamen oder Werkzeug im Rahmen der Neugestaltung des Grundstücks eines Kiezklubs. Aufwendungsersatz kann nicht gezahlt werden für die Anschaffung von (Ausstattungs-)Gegenständen, deren Anschaffungs- oder Herstellungswert den Betrag von 410 übersteigt. Die unter III. aufgeführten Hinweise zu Belegen und zum Sachbericht gelten sinngemäß. II. Eigenbeschaffung durch die Verwaltung Die Eigenbeschaffung durch das zuständige Fachamt ist grundsätzlich immer möglich, wenn im zuständigen Fachamt ein entsprechender Titel vorhanden ist. Zum Beispiel wenn das Straßen- und Grünflächenamt eine Parkbank oder das Kulturamt eine Gedenktafel beschafft. Bei der Beschaffung hat ein öffentlicher Auftraggeber nach 55 LHO die Prinzipien der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sowie Wettbewerb und Gleichbehandlung zu beachten. Für die Kiezkassen sind u.a. folgende Betragsgrenzen relevant: Bei voraussichtlichen Kosten bis zu 150 Euro können Aufträge mündlich vereinbart werden 1. Es sind mindestens drei Angebote einzuholen. Bei einem Auftrag mit einem voraussichtlichen Wert bis zu 500 Euro ist ein formloser Preisvergleich ausreichend 2. Wird nicht das preiswerteste Produkt gewählt, muss dies plausibel schriftlich begründet werden. Bei Auftragswerten über Euro 3 muss ausgeschrieben werden. Die Verwaltungsvorschrift Beschaffung und Umwelt VwVBU" ist bei der Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben zum umweltverträglichen Beschaffungswesen zu berücksichtigen. 1 Nr AV zu 55 LHO 06/ Nr. 7.4 AV zu 55 LHO 06/ Nr AV zu 55 LHO 06/2009 2/5

3 III. Erlass eines Zuwendungsbescheides Handelt das Bezirksamt gegenüber externen Antragstellenden (Vereinen, Initiativen, Freien Trägern, Gemeinschaften), können die bewilligten Kiezkassenmittel über einen Zuwendungsbescheid bereitgestellt werden. Da die Mittel aus dem Haushalt des Bezirks Treptow-Köpenick vergeben werden, sind die Vorschriften der Berliner Landeshaushaltsordnung (insb. 23, 44 und 55 LHO) zu beachten. Vor Bekanntgabe des Zuwendungsbescheides darf mit der geplanten Maßnahme noch nicht begonnen werden. Bei der Beschaffung sind gemäß 55 LHO die Prinzipien der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sowie Wettbewerb und Gleichbehandlung zu beachten. Für die Kiezkassen sind u.a. folgende Betragsgrenzen relevant: Bei voraussichtlichen Kosten bis zu 150 Euro können Aufträge mündlich vereinbart werden. Es sind mindestens drei Angebote einzuholen. Bei einem Auftrag mit einem voraussichtlichen Wert bis zu 500 Euro ist ein formloser Preisvergleich ausreichend. Wird nicht das preiswerteste Produkt gewählt, muss dies plausibel schriftlich begründet werden. Sollte nur ein Anbieter vorhanden sein, ist dies zu begründen. 1. Mittelverwendung Die Antragstellenden haben selbst die für die Projektdurchführung erforderlichen Genehmigungen einzuholen. Die ausgereichten Kiezkassenmittel dürfen nur für die beantragten Zwecke und Einzelposten verwendet werden. Mittel aus der Kiezkasse sind insbesondere zurückzuzahlen, wenn: - das Projekt nicht durchgeführt wurde, - nicht alle Gelder verwendet wurden (anteilige Rückzahlung), - Ausgaben aufgrund von fehlenden oder unzureichenden Belegen nicht anerkannt wurden oder - die Mittel nicht für die Projektziele ausgegeben wurden. Kosten, die über die vereinbarte Fördersumme hinausgehen, können nicht erstattet werden. 2. Hinweise zur Abrechnung Zu dem im Zuwendungsbescheid angegebenen Termin sind dem Fachamt zur Abrechnung u.a. folgende Unterlagen einzureichen: - ausgefülltes Formular Zahlenmäßiger Nachweis mit Auflistung der erfolgten Zahlungen - ggf. Verträge 4, - Sachbericht 5 4 Nr AV zu 44 LHO 06/2009 3/5

4 Auf Anforderung des Fachamtes sind zur Prüfung einzureichen, ansonsten 5 Jahre aufzubewahren: - alle Belege (Rechnungen, Quittungen und Kassenbons) im Original (Kassenbons und Quittungen müssen einzeln auf Din A4-Seiten aufgeklebt und nummeriert werden), - der Nachweis über die erfolgte Zahlung bei Rechnungen, Alle Einzelpositionen sind entsprechend der beantragten Kiezkassenmittel einzeln zu belegen. Ausgaben, für die keine Belege vorgelegt werden, können nicht anerkannt werden. 3. Hinweise zur Projektdurchführung Anschaffung von Gegenständen Gegenstände, deren Anschaffungs- oder Herstellungswert den Betrag von 410 übersteigt, sind für die Gesamtdauer des Projektes an den Förderzweck gebunden 6. Der Zuwendungsempfänger hat die Gegenstände zu inventarisieren, soweit der Verbleib der Gegenstände nicht auf andere Art und Weise nachprüfbar ist. Soweit aus besonderen Gründen Berlin Eigentümer ist oder wird, sind die Gegenstände in dem Inventar besonders zu kennzeichnen. Nach Ablauf des Projektes ist die Weiterverwendung der inventarisierten Gegenstände entsprechend der Ausführungen im Zuwendungsbescheid vorzunehmen bzw. mit dem Fachamt abzustimmen. Hinweise zu Belegen Mit Belegen sind im Falle von Banküberweisungen die Rechnungen und der dazugehörige Kontoauszug gemeint und bei Barzahlungen die Quittungen bzw. Kassenbons. Ein Beleg muss (ab 150 Rechnungswert) grundsätzlich folgende Angaben enthalten: 1. Name und Anschrift des Lieferanten 2. Name und Anschrift des Leistungsempfängers Hinweis: Es muss immer die Person sein, die den Zuwendungsbescheid erhalten hat bzw. die Einrichtung, die diese Person vertritt. 3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID-Nummer des Lieferanten 4. Fortlaufende Rechnungsnummer 5. Ausstellungsdatum der Rechnung 6. Umfang und Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung 7. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, wenn nicht mit dem Rechnungsdatum identisch 8. Aufschlüsselung des Nettoentgelts nach Steuersätzen (auf manche Waren werden 19 % MwSt. erhoben, auf andere 7 %) 9. Umsatzsteuersatz bzw. Hinweis auf Steuerfreiheit 10. Betrag der Umsatzsteuer Bei Belegen (Rechnungen, Quittungen, Kassenbons) unter 150 (inkl. MwST.) sind die Punkte 2, 3, 4, 7 und 10 nicht unbedingt erforderlich. Payback-Punkte, Happy Digits o.ä. geldwerte Vorteile dürfen nicht gesammelt und eingesetzt werden. Sofern es Skonti oder Rabatte gibt, müssen diese genutzt werden. 5 Nr AV zu 44 LHO 06/ Anl. 1 Nr. 4 zu 44 LHO; Anl. 2 Nr. 4.2 zu 44 LHO, Nr AV zu 73 LHO 06/2009 4/5

5 Hinweise zu Aufwandsentschädigungen und Honorarrechnungen Falls Aufwandsentschädigungen gezahlt werden, sind diese Aufwendungen zu quittieren. Für Honorare sind stets Verträge abzuschließen, aus denen Leistung/Tätigkeit, die vereinbarte Zeit und die Qualifikation hervorgehen. Alle erbrachten Honorarstunden sind per Stundenaufstellung mit Stundensatz und -zahl nachzuweisen. Dies kann z.b. in Form einer Rechnung erfolgen. 5. Sachbericht und Dokumentation des Projektes Der Abrechnung ist ein formloser (kurzer) Bericht sowie ggf. eine Dokumentation über das Projekt beizufügen 7. Zur Dokumentation gehören zum Beispiel Druckerzeugnisse, Videos, Fotos, Kopien von Veröffentlichungen in der Presse, im Internet oder andere Referenzen und Einschätzungen zum Projekt. 6. Öffentlichkeitsarbeit/Publizitätsmaßnahmen Auf allen Handzetteln, Broschüren, Webseiten, Plakaten usw., die das geförderte Projekt bewerben, muss auf die Förderung aus der Kiezkasse hingewiesen werden. Der Abrechnung ist jeweils ein Belegexemplar aller erstellten Werbemittel (z.b. Flyer) beizulegen. 7. Abrechnungstermin Die bewilligten Mittel müssen im Jahr der Bewilligung bis zum 15. Dezember abgerechnet sein. 7 Nr. 10 AV zu 44 LHO 06/2009 5/5