Vorläufiges* Verfahren für festgestellter Vermögensschäden (VfV) im Jobcenter Ostholstein

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1 Geschäftszeichen: GF IKF VfV II-3352 Verteiler: Führungskreis des Jobcenter Ostholstein Geschäftsanweisung Nr. 17/2016 vom 01. September 2016 Vorläufiges* Verfahren für festgestellter (VfV) im Jobcenter Ostholstein *Für den Rechtskreis SGB II wird es eine gesonderte Weisung zum Thema VfV geben. Diese Weisung befindet sich derzeit noch in der Abstimmung mit dem BMAS. Bis zur Veröffentlichung der Weisung sind für den Rechtskreis SGB II die bisherigen Weisungen der HEGA 05/ weiterhin anzuwenden. (BA-Intranet, Seite VfV, Stand ) Gem. 44f SGB II bewirtschaftet die ge die Haushaltsmittel des Bundes. Aus diesem Grund ist die ge für die Aufdeckung, Verfolgung und ggf. Haftbarmachung und die der daraus entstehenden notwendigen fachaufsichtlichen Handlungen selbst verantwortlich. Die BA übt die Fachaufsicht über die Umsetzung von Rechts- und Verwaltungsvorschriften im Zusammenhang mit der Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln aus. Um dieser Verantwortung nachzukommen, benötigt die ge im Rahmen der Berichtspflichten und bei besonders gelagerten Fällen entsprechende Informationen. Insofern ist die adäquate Führung des VfV-Tools verbindlich. Die dezentrale Verantwortung der Bearbeitung von liegt beim Jobcenter Ostholstein. Das Jobcenter Ostholstein orientiert sich beim Ablauf des Verfahrens insgesamt an dem VfV der Bundesagentur für Arbeit in der Version der HEGA 05/ Sie beinhaltet: 1. Allgemeine Regelungen 2. Zuständigkeiten 3. Durchführung des Verfahrens 4. Einleitung weiterer Verfahren 5. Schlussvorschriften 6. an Bundesmitteln in den gemeinsamen Einrichtungen 7. Besondere Funktionsträger 8. Verzeichnis der Vordrucke und Anlagen 9. Abkürzungsverzeichnis Jobcenter Ostholstein Öffnungszeiten Bankverbindung Agentur für Arbeit Kreis Ostholstein Geschäftsführung Mo - Fr Regionaldirektion Nord Hans-Böckler-Straße 1 Lübecker Straße 41 Janusstraße Uhr Forderungseinzug Lübeck Eutin Eutin BBk Kiel Telefon: 0451/588-0 Telefon: 04521/ jobcenter-ostholstein.geschaeftsfuehrung@jobcenter-ge.de.de Termine nachmittags BLZ Internet: Internet: Internet: nach Vereinbarung. Kto.Nr

2 - 2 - Die Aufgabe des Beauftragten für (BfV) wird hiermit der ersten Fachkraft im Jobcenter Ostholstein übertragen. Einzelregelungen und Hinweise mit fachaufsichtlichem Charakter sind in der Anlage zur HEGA 05/ : VfV unter Punkt 6. an Bundesmitteln in den gemeinsamen Einrichtungen zu finden, die hier noch einmal aufgeführt werden: an Bundesmitteln in den gemeinsamen Einrichtungen Entsteht durch das Verhalten von einem einer gemeinsamen Einrichtung (ge) zugewiesenen Beschäftigten ein Schaden an Bundesmitteln, ist ein Verfahren zur Aufklärung des Vermögensschadens einzuleiten. Es ist unerheblich, ob der Schaden durch einen kommunalen oder BA-Beschäftigen verursacht wurde. Die Aufklärung von an Bundesmitteln sowie die Geltendmachung/ Umsetzung etwaiger Erstattungsansprüche gegenüber Beschäftigten denen Tätigkeiten bei den ge zugewiesen wurden, werden innerhalb der ge vollzogen. Für ein ordnungsgemäßes Handeln bei der Aufklärung von wird empfohlen, nach den Leitlinien analog der Verfahrensweise im Rechtskreis SGB III zu agieren. Die BA übt die Fachaufsicht über die Umsetzung von Rechts- und Verwaltungsvorschriften im Zusammenhang mit der Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln aus. Aus 44b Absatz 3 SGB II leitet sich ein Eingriffs- und Weisungsrecht der BA im konkreten Fall der Nichtbeachtung der haushaltsrechtlichen Bestimmungen durch die ge bzw. deren BfdH ab. Es sind folgende Tatbestände unverzüglich an die BA zu melden: Bei an Bundesmitteln über in einer ge ist die BA (über die/den regional zuständigen BfdH der AA an die zuständige RD) unverzüglich nach Bekanntwerden des Schadens in Kenntnis zu setzen. Zur Überprüfung der Rechtmäßigkeit des Handelns der ge ist die beabsichtigte Entscheidung der ge bis spätestens 9 Monate vor Ende der Verjährungsfrist der BA (zuständige RD) vorzulegen. Die Entscheidung über den Vermögensschaden und die Geltendmachung möglicher Erstattungsansprüche wird in der ge getroffen. Bei an Bundesmitteln unter Beteiligung einer/s Geschäftsführerin bzw. Geschäftsführers einer ge ist die BA (über die/den regional zuständigen BfdH der AA sowie RD an die Zentrale, CF21) unverzüglich in Kenntnis zu setzen. Zur Überprüfung der Rechtmäßigkeit des Handelns ist die beabsichtige Entscheidung der ge bis spätestens 9 Monate vor Ende der Verjährungsfrist der BA (Zentrale, CF2) vorzulegen. Die Entscheidung über den Vermögensschaden und Geltendmachung möglicher Erstattungsansprüche wird in der ge getroffen. Bei an Bundesmitteln durch dolose Handlungen in einer ge ist entsprechend der HEGA 12/10-15 unverzüglich das Team für Kriminalitätsprävention und bekämpfung (KPB) zu informieren und das weitere Vorgehen mit diesem abzustimmen. Zusätzlich ist der Bereich CF 21 /Haftungen der Zentrale am Tag des Bekanntwerdens in der ge per Fax ( ) oder elektronisch an das Postfach _BA-Zentrale-CF2--Haftungen zu informieren. Zum Umgang mit dolosen Handlungen innerhalb der ge wird die Vorgehensweise unter Nr. 4.2 empfohlen. Eine Meldung der im Kontext doloser Handlungen an die BA erfolgt im bereitgestellten Format des Vordrucks BRH in den BK- an Bundesmitteln in der ge Fachaufsicht der BA über verursacht in den ge verursacht durch Geschäftsführerinnen bzw. Geschäftsführer in den ge Dolose Handlungen Berichtsformat an BA - 3 -

3 - 3 - Vorlagen. Die rechts- und ordnungsgemäße Bearbeitung von ist Teil der Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln. Sollte im Einzelfall bei wiederholter Vorlage einer beabsichtigten Entscheidung erheblich gegen Rechts- oder Verwaltungsvorschriften verstoßen werden ( 44f Abs. 3 SGB II), kann die BA (BfdH der RD bzw. BL CF2) den ge fachaufsichtliche Weisungen zur Geltendmachung von erteilen. Sofern diese nicht umgesetzt werden, ist die Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln nach 44f Absatz 3 SGB II zu widerrufen. Zur vollständigen und einheitlichen Erfassung der in den ge sowie der Ermöglichung einer systematischen Auswertung werden die Schadensfälle im VfV-Tool dokumentiert. In diesem Tool werden alle Schadensfälle erfasst. Auswertungen können für die zuständige ge teambezogen sowie aggregiert durch weitere Dienststellen der BA vorgenommen werden. Der Bereich CF2 / Haftungen der Zentrale wird aggregierte Auswertungen der in den ge vornehmen und diese dem BRH und BMAS jährlich und den zentralen Fachbereichen auch unterjährig zuleiten. Die sich daraus ergebenden fachaufsichtlichen Erkenntnisse werden in geeigneter Form den Fachbereichen zugeleitet. Im Sinne der Vorschriften zum Datenschutz hat nur ein eingeschränkter Personenkreis Zugriff auf das VfV-Tool. Die Entscheidung über die Zugriffsberechtigung obliegt der/ dem Geschäftsführer/in der ge. Zur Unterstützung können die in der BK-Vorlage (zentrale BK-Vorlage, Finanzen) zur Verfügung gestellten Dokumentenvordrucke verwenden werden. Entscheidung über durch die BA in Einzelfällen Berichtswesen/ Qualitätssicherung Es sind weiterhin die alten Vordrucke zu nutzen, die unter BK-Text, Ordner Finanzen zu finden sind. Es gelten weiterhin die bisherigen Schadensgrenzen von bis bzw. bis bis 2000 Soweit nachweislich der Vermögensschaden weder grob fahrlässig noch vorsätzlich verursacht wurde, ist zur Vereinfachung und Beschleunigung des Verfahrens die Entscheidung durch die/den jeweils zuständige/n Bereichsleiter/in zu treffen. Sofern im Einzelfall kein/e Bereichsleiter/in vorhanden ist, tritt an deren/dessen Stelle eine Führungskraft mit vergleichbarer Funktion oder die/ der zuständige Geschäftsführer/in. Der Vermögensschaden wird durch die/ den zuständige/n BfV im IT-Tool VfV erfasst. bis verursacht in den AA Die Feststellung des Schadens obliegt der/dem Teamleiter/in des zuständigen Bereiches. Die Befugnis zur Feststellung des Schadens kann auf Beschäftigte, die mindestens eine mit TE III bewertete Tätigkeit wahrnehmen, übertragen werden. Das Ergebnis der Schadensfeststellung ist der/dem Bereichsleiter/in schriftlich (siehe Vordruck - VfV 1a - Verfahrensvordruck) zur Verfügung zu stellen. Für Schäden, die ausschließlich den kommunalen Träger schädigen, sind besondere Regelungen zu treffen. Diese müssen noch, aufgrund des unterschiedlichen Umgangs mit bei Kreis und BA aufeinander abgestimmt werden. Bis zu einer endgültigen Regelung werden alle Schadensfälle einheitlich nach den hier aufgezeigten Verfahren behandelt. (Diese Regelung gilt unter Vorbehalt, bis eine Vereinbarung mit dem Kreis Ostholstein getroffen worden ist.) - 4 -

4 - 4 - Es ist Aufgabe der Teamleitungen, die Regelungen der HEGA 05/ zu kennen und gegebenenfalls anzuwenden. Fundort: (und als eingebettetes Dokument in diese Geschäftsanweisung.) Diese Geschäftsanweisung tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft. gez. Karsten Marzian Geschäftsführer Anlagen: 1) HEGA 05/ Adobe Acrobat PDFXML Document 2) Vereinfachte Ablaufschemata VfV über bis und über Schaden - 5 -

5 Vereinfachtes Ablaufschema des Verfahrens bei festgestellten (VfV) bis in besond. Dst. Vereinfachtes Ablaufschema des Verfahrens bei festgestellten (VfV) über in besond. Dst. Durchführung des VfV von dem Bereich, in dem der Vermögensschaden verursacht wurde. Bei Beteiligung mehrerer Bereiche liegt die Federführung bei dem Bereich, in dem die erste Ursache für den Fehler gesetzt wurde (Nr ). Durchführung des VfV von dem Bereich, in dem der Vermögensschaden verursacht wurde. Bei Beteiligung mehrerer Bereiche liegt die Federführung bei dem Bereich, in dem die erste Ursache für den Fehler gesetzt wurde (Nr ). Feststellung des Vermögensschadens durch Feststellungsbefugten (Nr. 2.3, FK des zuständigen Bereiches/TE III) Feststellung des Vermögensschadens durch Feststellungsbefugten (Nr. 2.3, fachlich übergeordnete FK des zuständigen Bereiches/FK TEIII) Schadenshöhe bis 2000 ohne Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit Einzelfallentscheidung (Nr ): auf Verfahren zur Prüfung einer Erstattungspflicht kann abgesehen werden, wenn ohnehin ein Absehen von der Haftbarmachung in Betracht kommt Sachverhaltsdarstellung und Entscheidungsvorschlag durch FK des zuständigen Bereiches/TEIII (Vordruck VfV 1d) Schadenshöhe bis 2000 bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit sowie Schadenshöhe über 2000 Sachverhaltsdarstellung durch Feststellungsbefugten (Nr. 2.3, FK des zuständigen Bereiches/TEIII) (Vordruck VfV 1a) Sachverhaltsdarstellung durch Feststellungsbefugten (Nr. 2.3, fachlich übergeordnete FK des zuständigen Bereiches/FK TEIII) (Vordruck VfV 1a) Persönliches Gespräch des zur Feststellung Befugten mit dem Beschäftigten (Nr ), Gesprächsvermerk Vordruck VfV 2, auf Mitbestimmungsrecht hinweisen (Nr. 1.5) Entscheidung durch fachlich übergeordnete FK Dokumentation und Plausibilisierung durch BfV Persönliches Gespräch des zur Feststellung Befugten mit dem Beschäftigten (Nr ), Gesprächsergebnis auf Vordruck VfV 2, auf Mitbestimmungsrecht hinweisen (Nr. 1.5) Gesprächsergebnis: - für Entscheidung nicht ausreichend - Mitarbeiter nicht erreichbar (Nr ) Gesprächsergebnis eindeutig Betroffenen Beschäftigten Entscheidung bekannt geben (Nr. 3.5) Gesprächsergebnis: - für Entscheidung nicht ausreichend - Mitarbeiter nicht erreichbar (Nr ) Aufforderung zur schriftlichen Stellungnahme (Nr /4.) mit Vordruck VfV 3 Gesprächsergebnis eindeutig Aufforderung zur schriftlichen Stellungnahme (Nr /4.) mit Vordruck VfV 3 Weiterleitung an fachlich übergeordnete FK zur Erstellung Entscheidungsvorschlag (Nr. 2.3, Vordr. VfV 1b) Sichtvermerk BfdH der Besond. Dst. Sichtvermerk BfdH besond. Dst. Dokumentation und Plausibilisierung durch BfV der Besond. Dst. Dokumentation und Plausibilisierung durch BfV der besond. Dst. Weiterleitung an Leitung Besond. Dst. zur Erstellung Entscheidungsvorschlag (Nr /2, Vordruck VfV 1b) Entscheidung ohne/ mit Erstattungspflicht durch Leitung der besond. Dst. Entscheidung ohne/ mit Erstattungspflicht durch Zentrale, CF2 Betroffenen Beschäftigten Entscheidung bekannt geben (durch FK TEII/TEIII, Nr. 3.5) Betroffenen Beschäftigten Entscheidung bekannt geben (durch FK TEII/TEIII, Nr. 3.5) Jobcenter Ostholstein Öffnungszeiten Bankverbindung Agentur für Arbeit Kreis Ostholstein Geschäftsführung Mo - Fr Regionaldirektion Nord Hans-Böckler-Straße 1 Lübecker Straße 41 Janusstraße Uhr Forderungseinzug Lübeck Eutin Eutin BBk Kiel Telefon: 0451/588-0 Telefon: 04521/ jobcenter-ostholstein.geschaeftsfuehrung@jobcenter-ge.de.de Termine nachmittags BLZ Internet: Internet: Internet: nach Vereinbarung. Kto.Nr