Geschäftsordnung GO_Nutzerbeirat_V10.doc Seite 1

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1 Geschäftsordnung für den Nutzerbeirat im Projekt ARCHISAFE der Physikalisch Technischen Bundesanstalt (PTB) im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Wirtschaft und Arbeit (BMWA) GO_Nutzerbeirat_V10.doc Seite 1

2 Inhalt Präambel Geltungsbereich Aufgaben des Nutzerbeirats Kommunikative Aufgaben Fachliche und organisatorische Aufgaben Mitgliedschaft Nutzerbeiratssitzungen Arbeitsgremien Organisation des Nutzerbeirats Leitung des Nutzerbeirats Finanzierung des Nutzerbeirats Zusammenarbeit des Nutzerbeirats mit der PGBO Beendigung der Tätigkeit des Nutzerbeirats Vertraulichkeit und Zusammenarbeit in anderen Gremien...11 Anhang 1: Organisation und Teilnehmer des Nutzerbeirats...12 Postanschrift...12 Teilnehmer im Nutzerbeirat GO_Nutzerbeirat_V10.doc Seite 2

3 Verfasser: U. Hanewald / Dr. W. Zimmer Version: V 1.0 Stand: 01. Feb Status: Freigegeben Klassifizierung: Abgeschlossen GO_Nutzerbeirat_V10.doc Seite 3

4 Präambel Die Physikalisch-Technische Bundesanstalt (PTB) plant ab 2005 die schrittweise Umsetzung der Dienstleistung Metrologische Dienstleistungen Online (Prüfungen, Zulassungen, Akkreditierungen). Die interne Abwicklung dieser externen Dienstleistungen wird auf Basis von SAP (Vorgangsbearbeitung, Zeiterfassung, Rechnungslegung, etc.) erfolgen. Im Rahmen dieser BundOnline-Dienstleistung sollen Teile des internen Bearbeitungsprozesses für die externen Kunden über das Internet zugänglich gemacht werden (z.b. Antragsstellung, Dokumentationsaustausch, Bearbeitungsstatus, Zertifikats-/Bescheidzustellung, Arbeits-/ Stundennachweise, Abrechnung, etc.). Für die in diesem Zusammenhang erstellten Dokumente, z.b. Zertifikate, Prüfergebnisse, rechnungsbegründende Unterlagen, amtliche Bescheide und andere hoheitliche Dokumente bestehen sehr unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Für einen durchgängigen, medienbruchfreien elektronischen Geschäftsprozess ist es daher unabdingbar, für die elektronische Ablage rechtsverbindlicher und rechnungsbegründender Unterlagen eine Archivlösung zu schaffen, welche neben der sicheren Aufbewahrung der Unterlagen auch die Anforderungen gemäß SigG/SigV erfüllt. Im Rahmen des Projektes ArchiSafe (Langzeitarchivierung) sollen die Grundlagen für eine kostengünstige und skalierbare elektronische Archivlösung definiert und pilothaft realisiert werden. ArchiSafe wird in der e-government-initiative der Bundesregierung BundOnline 2005 nach Zustimmung der Ressorts als Einerfür-Alle (EfA)-Dienstleistung unterstützt und finanziell gefördert Das Projekt knüpft dabei bewusst an die Ergebnisse des mit Geldern des Bundesministeriums für Wirtschaft und Arbeit im Jahre 2003 geförderten Projektes ArchiSig an, in dem wesentliche Grundlagen der rechtssicheren elektronischen Archivierung erarbeitet wurden GO_Nutzerbeirat_V10.doc Seite 4

5 1 Geltungsbereich (1) Zur Koordinierung der institutions- und behördenübergreifenden Kooperation sowie der Abstimmung und Einordnung der Aktivitäten in die egovernment- Initiative BundOnline 2005 der Bundesregierung wird für das Projekt ArchiSafe der Physikalisch-Technischen Bundesanstalt im Geschäftsbereich des BMWA ab dem der Nutzerbeirat Langzeitarchivierung eingerichtet. Die Geschäftsstelle des Nutzerbeirates wird bei der Physikalisch-Technischen Bundesanstalt angesiedelt. (2) Träger des Nutzerbeirats sind die Physikalisch-Technische Bundesanstalt und das Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit (BMWA). (3) Die Geschäftsordnung des Nutzerbeirats regelt die grundsätzlichen inhaltlichen und organisatorischen Aufgaben des Nutzerbeirats sowie die Zusammenarbeit des Nutzerbeirats mit der Projektgruppe BundOnline Die Geschäftsordnung bestimmt die Grundsätze des Handelns aller Teilnehmer des Nutzerbeirats und ist Basis für die Arbeit im Sinne einer gegenseitigen Vereinbarung. (4) Grundlage für die Tätigkeit des Nutzerbeirats im Projektzeitraum des Jahres 2005 sind der Umsetzungsplan des Bundeskabinetts für die E-Government Initiative BundOnline 2005 in der Fassung vom Dezember 2001 und Fortschreibung vom Dezember 2002 der Beschluss der Ressortansprechpartner in der E-Government Initiative BundOnline 2005 vom über die Förderung der Einerfür-Alle Dienstleistung Melodi-A (jetzt: ArchiSafe). Die Kriterien für Einer-für-Alle Dienstleistungen der Projektgruppe BundOnline 2005 in der Fassung vom sowie diese Geschäftsordnung. (5) Regelungstatbestände, die in dieser Geschäftsordnung nicht geregelt sind oder über die Projektlaufzeit hinausreichen, werden durch die Versammlung des Nutzerbeirats mit einfacher Mehrheit entschieden GO_Nutzerbeirat_V10.doc Seite 5

6 (6) Änderungen zu dieser Geschäftsordnung bedürfen der Schriftform und sind als Änderungsantrag an den Leiter des Nutzerbeirats einzureichen. Die Annahme, Anpassung oder Ablehnung von Änderungsanträgen obliegt der Versammlung der Teilnehmer des Nutzerbeirats. Sie werden mit einfacher Mehrheit entschieden. Wenn und soweit durch die beabsichtigten Änderungen Verpflichtungen von Teilnehmern wesentlich erweitert oder gänzlich neue Pflichten geschaffen werden oder sofern sich dadurch Auswirkungen für Aufträge an Dritte ergeben, bedürfen diese Änderungen der Zustimmung der jeweils Betroffenen. Die Änderungen werden dokumentiert, eine neue Version der Geschäftsordnung wird erstellt und bekannt gemacht GO_Nutzerbeirat_V10.doc Seite 6

7 2 Aufgaben des Nutzerbeirats Die Aufgabe des Nutzerbeirates ist es, die nutzergerechte Ausgestaltung der Einer-für-Alle-Dienstleistung zu fördern und die Nutzeranforderungen in die Entwicklung des Projektes einzubringen. Der Nutzerbeirat berät die Projektgruppe ArchiSafe der Physikalisch- Technischen Bundesanstalt bei der Realisierung des Projektes. Die Einrichtung und die Tätigkeit des Nutzerbeirats werden durch die Physikalisch-Technische Bundesanstalt, das Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit und die Teilnehmer des Nutzerbeirats gewährleistet. 2.1 Kommunikative Aufgaben (1) Der Nutzerbeirat koordiniert und unterstützt die Kommunikation der Teilnehmer untereinander sowie zu weiteren Behörden und der öffentlichen Hand und der Wirtschaft. (2) Die Leitung des Nutzerbeirats informiert die Teilnehmer regelmäßig auf den Sitzungen des Nutzerbeirats über den Stand der Umsetzung des Projektes ArchiSafe in der Physikalisch-Technischen Bundesanstalt. (3) Die Projektgruppe ArchiSafe der Physikalisch-Technischen Bundesanstalt unterhält eine Webseite auf der sie regelmäßig wichtige Termine, Entscheidungen oder Ergebnisse der Tätigkeit des Nutzerbeirats und seiner Teilnehmer, soweit sie das Projekt betreffen, publiziert. (4) Erstveröffentlichungen von Projektergebnissen oder über Ziffer (1) - (3) hinausgehende Stellungnahmen zu den Ergebnissen des Projektes oder der Tätigkeit des Nutzerbeirats durch Mitglieder des Nutzerbeirats bedürfen der ausdrücklichen Zustimmung durch die Leitung des Nutzerbeirats GO_Nutzerbeirat_V10.doc Seite 7

8 2.2 Fachliche und organisatorische Aufgaben Mitgliedschaft (1) Mitglied des Nutzerbeirats können alle Behörden der öffentlichen Verwaltung, Gliederungen der Wissenschaft und der Wirtschaft bzw. von ihnen benannte Personen werden, die ihre Bereitschaft erklären, aktiv an der Planung und Umsetzung der langfristigen Ziele des Projektes ArchiSafe mitzuwirken und die sich zur Einhaltung dieser Geschäftsordnung verpflichten. Sie werden durch die Leitung des Nutzerbeirats regelmäßig zu den Sitzungen des Nutzerbeirats eingeladen und über den Stand des Projektes informiert. Eine Mitgliedsgebühr wird nicht erhoben. (2) Die Aufnahme neuer Mitglieder wird von der Leitung des Nutzerbeirats vorbereitet und von der Mitgliederversammlung beschlossen. (3) Die Mitglieder des Nutzungsbeirats haben das Recht in vom Nutzerbeirat eingerichteten Arbeitsgemeinschaften mitzuwirken, Themenvorschläge für die Nutzbeiratssitzungen zu unterbreiten und neue Teilnehmer vorzuschlagen. (4) Ein Teilnehmer kann die Mitarbeit im Nutzerbeirat jederzeit und ohne Angabe von Gründen auf eigenen Wunsch beenden, indem er dies der Leitung des Nutzerbeirats schriftlich mitteilt. Mit der Austrittserklärung endet auch die Mitarbeit in den vom Nutzerbeirat eingerichteten Arbeitsgremien. Sonstige Vereinbarungen bleiben davon, sofern nichts anderes geregelt ist, unberührt Nutzerbeiratssitzungen (1) Die Leitung des Nutzerbeirats organisiert die Nutzerbeiratssitzungen (mindestens 1 im Quartal). Sie versendet spätestens 3 Wochen vor dem Termin die Einladungen, stimmt mit den Teilnehmern die Tagesordnung ab und stellt die technisch-organisatorischen Rahmenbedingungen (Versammlungsort, Technik, Unterlagen usw.) für die Nutzerbeiratssitzungen sicher. Tagesordnungspunkte oder Änderungswünsche zur Tagesordnung können durch die Teilnehmer bis zu sieben Tage vor der Nutzerbeiratssitzung schriftlich bei der Leitung des Nutzerbeirats eingereicht werden. (2) Im Bedarfsfalle und auf Antrag von Teilnehmern lädt die Leitung des Nutzerbeirats externe Fachexperten zu je einzelnen Tagesordnungspunkten der Nutzerbeiratssitzung ein. (3) Die Leitung des Nutzerbeirats berichtet den Teilnehmern auf den Nutzerbeiratssitzungen über den Fortschritt des Projektes ArchiSafe in der Physikalisch- Technischen Bundesanstalt sowie gegebenenfalls über die Tätigkeit der durch den Nutzerbeirat eingerichteten Arbeitsgruppen GO_Nutzerbeirat_V10.doc Seite 8

9 (4) Die Leitung des Nutzerbeirats sichert die Erstellung der Ergebnisprotokolle der Nutzerbeiratssitzungen und leitet diese allen Teilnehmern unverzüglich zu. (5) Beschlüsse des Nutzerbeirats werden mit einfacher Mehrheit der anwesenden Mitglieder getroffen und werden im Ergebnisprotokoll schriftlich dokumentiert Arbeitsgremien (1) Die Leitung des Nutzerbeirats schlägt den Teilnehmern im Bedarfsfall oder auf Antrag einzelner Teilnehmer auf den Nutzerbeiratssitzungen die Einrichtung von weiteren Arbeitsgremien zur Vorbereitung technischer und organisatorischer Empfehlungen vor. Über die Besetzung und Leitung dieser Arbeitsgremien entscheiden die Teilnehmer auf den Nutzerbeiratssitzungen durch Beschluss. (2) Die Tätigkeit dieser Arbeitsgremien endet durch den Beschluss der Mitglieder des Arbeitsgremiums mit einfacher Mehrheit oder durch einen entsprechenden Beschluss der Mitgliederversammlung des Nutzerbeirats GO_Nutzerbeirat_V10.doc Seite 9

10 3 Organisation des Nutzerbeirats 3.1 Leitung des Nutzerbeirats (1) Die Leitung des Nutzerbeirats erfolgt durch Vertreter der Physikalisch- Technischen Bundesanstalt (Leiter) und des Bundesministeriums für Wirtschaft und Arbeit (Stelllvertretender Leiter). (2) Der Leiter und der Stellvertretende Leiter des Nutzerbeirats sind zugleich Mitglied der Projektgruppe ArchiSafe in der Physikalisch-Technischen Bundesanstalt. 3.2 Finanzierung des Nutzerbeirats (1) Die Mitglieder des Nutzerbeirats tragen die bei ihnen anfallenden Kosten für die Aktivitäten im Rahmen dieses Nutzerbeirats selbst. Der Nutzerbeirat hat kein eigenes Budget oder Haushaltstitel. (2) Die Beauftragung und Finanzierung zusätzlicher Dienstleistungen für die Zwecke des Nutzerbeirats unterliegt, sofern sie durch die Leitung des Nutzerbeirats erfolgt, den haushalts- und vergaberechtlichen Vorschriften der Bundesverwaltung. 3.3 Zusammenarbeit des Nutzerbeirats mit der PGBO (1) Die Zusammenarbeit des Nutzerbeirats mit der Projektgruppe BundOnline 2005 liegt in der Verantwortung der Leitung des Nutzerbeirats. Sie wird dabei von den Beratern der Projektgruppe BundOnline 2005 für das BMWA (CATs) unterstützt. 3.4 Beendigung der Tätigkeit des Nutzerbeirats (1) Die Tätigkeit des Nutzerbeirats endet mit der Laufzeit des Projektes oder durch einen Beschluss der Mitgliederversammlung. (2) Die Mitgliederversammlung kann auf Antrag einzelner Mitglieder eine Verlängerung der Tätigkeit des Nutzerbeirats über die Projektlaufzeit hinaus beschließen. In diesem Falle ist die Geschäftsordnung gegebenenfalls anzupassen GO_Nutzerbeirat_V10.doc Seite 10

11 4 Vertraulichkeit und Zusammenarbeit in anderen Gremien (1) Die Zusammenarbeit im Rahmen dieses Nutzerbeirats ist für alle Mitglieder nicht exklusiv. Jedes Mitglied hat das Recht, mit Dritten Vereinbarungen, die eine Zusammenarbeit auf diesem Gebiet begründen, zu schließen oder ähnlichen Gremien beizutreten. (2) Für den Austausch vertraulicher Informationen, die ausdrücklich als vertraulich gekennzeichnet sein müssen, können die Mitglieder des Nutzerbeirats im Bedarfsfall und vor der Weitergabe der vertraulichen Informationen gesonderte Vereinbarungen treffen GO_Nutzerbeirat_V10.doc Seite 11

12 Anhang 1: Organisation und Teilnehmer des Nutzerbeirats Postanschrift Die offizielle Postanschrift lautet: Nutzerbeirat des Projektes ArchiSafe Herrn Dr. Siegfried Hackel, Dir. u. Prof. Physikalisch-Technische Bundesanstalt Bundesallee Braunschweig Tel.: 0531 / Fax: 0531 / archisafe@ptb.de Teilnehmer im Nutzerbeirat Name Org. Kontaktdaten Dr. Siegfried Hackel, Dir. u. Prof. PTB Tel.: 0531 / Fax: 0531 / GO_Nutzerbeirat_V10.doc Seite 12

13 Name Org. Kontaktdaten GO_Nutzerbeirat_V10.doc Seite 13