Datenschutzauskunft Vorlage

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2 Hinweise zur Datenauskunft: Ihr Vorteil als Know-NOW User: Der Art. 15 Abs. 1 DSGVO räumt betroffenen Personen das Recht ein, ohne Begründung von einem Verantwortlichen eine Auskunft zu verlangen, inwieweit dort personenbezogene Daten verarbeitet (gespeichert) werden, die sie selbst betreffen. Die Auskunft kann die Grundlage sein, um daraufhin weitere Rechte, wie zum Beispiel auf Berichtigung oder Löschung der Daten sowie Einschränkung der Datenverarbeitung ( Sperrung ) geltend zu machen. Einsparungen durch attraktive Bonusprogramme Die DSGVO sieht für die betroffenen Personen ein abgestuftes Auskunftsrecht vor: Im ersten Schritt kann eine Person von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber verlangen, ob dieser überhaupt personenbezogene Daten verarbeitet, die sie betreffen. Falls der Verantwortliche entweder keine Daten zu dieser Person verarbeitet oder deren personenbezogene Daten unumkehrbar anonymisiert hat, muss dieser dies in Form einer Negativauskunft bestätigen. Falls der Verantwortliche Daten zu dieser Person verarbeitet, kann die betroffene Person in Form einer Positivauskunft detailliert Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden (z. B. Name, Vorname, Anschrift, Geburtsdatum, Beruf, medizinische Befunde). Kostenlos und unverbindlich registrieren unter Für den Fall der Negativauskunft sowie der Positivauskunft finden Sie in dieser Musterformulierungen, die Sie als (elektronische) für ein standardisiertes Schreiben mit dem Unternehmenslogo nutzen können. In einer Positivauskunft sind dem Betroffenen vom Verantwortlichen lt. Art. 15 Abs. 1 DSGVO die folgenden Informationen mitzuteilen: Zwecke der Verarbeitung, Welche Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, Welche Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern diese Daten bereits erhalten haben oder künftig noch erhalten werden, Die geplante Speicherdauer falls möglich, andernfalls die Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer, Aussage zu den Rechten der Betroffenen auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung, Hinweis auf das Widerspruchsrecht der Betroffenen gegen diese Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO, Hinweis auf das Beschwerderecht der Betroffenen bei der Aufsichtsbehörde, Information über die Herkunft der Daten, soweit diese nicht bei der betroffenen Person selbst erhoben wurden, und Offenlegung einer ggf. bestehenden automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling mit aussagekräftigen Informationen über die dabei involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen solcher Verfahren. Registrieren und downloaden! T_DSGVO_Datenauskunft_ - Rev. 1.0 Seite 2 von

3 Form der Auskunftserteilung Je nach Sachverhalt, kann eine Auskunftserteilung an die betroffene Person lt. Art. 12 Abs. 1 Sätze 2 und 3 DSGVO in schriftlicher oder elektronisch Form, oder falls die betroffene Person dies wünscht, auch mündlich erfolgen. Falls die betroffene Person ihren Auskunftsantrag elektronisch gestellt hat, ist die Auskunft nach Art. 15 Abs. 3 Satz 2 DSGVO in einem gängigen elektronischen Format zur Verfügung zu stellen (z.b. im PDF-Format). Der Verantwortliche muss darin eine Kopie der Daten zur Verfügung stellen (Art. 15 Abs. 3 Satz 1 DSGVO). Achtung: Alle Kommunikationswege müssen angemessene Sicherheitsanforderungen erfüllen, sonst wird die Auskunftserteilung selbst zum Risiko für die Betroffenen! Kostenlos Frist für die Auskunftserteilung und unverbindlich registrieren unter Gemäß Art. 12 Abs. 3 DSGVO müssen Auskunftserteilungen unverzüglich erfolgen. Maximal darf die Auskunftserteilung einen Monat dauern. Wird die Monatsfrist nur in begründeten Fällen! überschritten, muss die betroffene Person darüber informiert werden (Art. 12 Abs. 3 Satz 3 DSGVO). Kosten der Auskunftserteilung Kosten darf der Verantwortliche für die Auskunftserteilung an die betroffene Person nicht in Rechnung stellen (Art. 12 Abs. 5 Satz 1 DSGVO). Fall die Betroffenen jedoch über die einfache Auskunft hinaus weitere Kopien fordern, kann der Verantwortliche dafür ein angemessenes Entgelt fordern. Hinweis: Im Falle von offenkundig unbegründeten oder exzessiven Anträgen kann der Verantwortliche ebenfalls ein angemessenes Entgelt für die Auskunft verlangen (Art. 12 Abs. 5 Satz 2 DSGVO). Identitätsprüfung Ihr Vorteil als Know-NOW User: Einsparungen durch attraktive Bonusprogramme Auch im Zuge der Auskunftserteilung ist der Datenschutz zu beachten. Deshalb muss der Verantwortliche sicherstellen, dass die zu beauskunftenden Daten nicht unbefugten Dritten zur Verfügung gestellt werden. Hierauf ist auch insbesondere bei mündlicher oder elektronischer Auskunftserteilung zu achten. Achtung: Haben Sie als Verantwortlicher begründete Zweifel an der Identität eines Antragstellers auf Datenauskunft, so müssen Sie nach Art. 12 Abs. 6 DSGVO zusätzliche Informationen nachfordern, um dessen Identität zu bestätigen. Grenzen des Auskunftsrechts Registrieren und downloaden! Bei einer großen Datenmenge über die betroffene Person kann der Verantwortliche verlangen, dass präzisiert wird, worauf sich das Auskunftsersuchen konkret bezieht. Achtung: Ob und wenn ja wie weit eine Einschränkung der Auskunftsrechte Betroffener möglich ist, muss für jeden konkreten Einzelfall, am besten mit juristischer Unterstützung, begründet werden. T_DSGVO_Datenauskunft_ - Rev. 1.0 Seite 3 von

4 für eine Positivauskunft: Bitte den folgenden Text an das Unternehmen anpassen und mittels copy and paste in Ihre einfügen Musteranfrager Musterstr Musterstadt Ihr Vorteil als Know-NOW User: Einsparungen durch attraktive Bonusprogramme Kostenlos und unverbindlich registrieren unter Ihr Antrag auf Auskunftserteilung nach Art. 15 DSGVO 10/06/2018, [Hier klicken und Kürzel eingeben] Sehr geehrte [Hier klicken und Anrede eingeben], bezüglich Ihres Antrages auf Auskunftserteilung teilen wir Ihnen Folgendes mit: 1. Zu Ihrer Person haben wir folgende Daten gespeichert: Name: Musteranfrager Vorname: Max Anschrift: Musterstraße 1, Musterstadt Telefon: 01234/ [email protected] 2. Verarbeitungszwecke Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zur Erfüllung der Aufgaben, die sich aus dem mit Ihnen geschlossenen Vertrag zur ergeben. 3. Datenkategorien Wir verarbeiten folgende Kategorien von Daten zu Ihrer Person: Adressdaten, Kontaktdaten, Vertrags- und Abrechnungsdaten, usw. 4. Datenempfänger Registrieren Wir geben Ihre Daten nur und weiter downloaden! an externe oder öffentliche Stellen weiter, die die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten dürfen (z.b. Finanzbehörden, Steuerberater). Zur internen Verarbeitung übermitteln wir die aufgelisteten Daten an einen externen Buchhaltungsdienst. T_DSGVO_Datenauskunft_ - Rev. 1.0 Seite 4 von

5 5. Speicherdauer Ab einem Zeitraum von 6 Jahren nach der Registrierung des Kunden überprüfen wir, ob der Kunde Ihr noch aktiv Vorteil ist. Ist ein als Kunde seit Know-NOW 2 Jahren nicht mehr aktiv, User: werden dessen Daten gelöscht, falls diesem Löschen keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. 6. Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Widerspruch Aufgrund der gesetzlichen Bestimmungen haben Sie das Recht auf Berichtigung oder Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf die Einschränkung Einsparungen der Datenverarbeitung durch und auf Widerspruch attraktive gegen Bonusprogramme die Verarbeitung. 7. Beschwerderecht gegenüber Aufsichtsbehörde Kostenlos und unverbindlich registrieren unter Sind Sie Sie der Ansicht, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt, haben Sie gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die Anschrift der für unser Unternehmen zuständigen Aufsichtsbehörde des Bundeslands Bundesland finden Sie in der Liste der Aufsichtsbehörden unter: 8. Herkunft der Daten Alle Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten haben wir im Rahmen des Anfrageprozesses, Angebotsprozesses oder Bestellprozesses erhalten. 9. Automatisierte Entscheidungsfindung Unsere Entscheidung, den Vertrag mit Ihnen abzuschließen, haben unsere Vertriebsmitarbeiter getroffen. Dies gilt auch für zukünftige Verträge. oder Unsere Entscheidung, ob wir mit Ihnen einen Kaufvertrag abschließen, basierte auf einer automatisierten Entscheidung durch Entscheidungsstelle im Rahmen der dort vorhandenen Betrugspräventionswerkzeuge. Eine manuelle Prüfung Ihrer Unterlagen durch einen unserer Mitarbeiter erfolgt nur im Fall. 10. Übermittlung an Drittstaaten Wir übermitteln personenbezogene Daten nicht an Drittstaaten außerhalb der Europäischen Union. oder Wir übermitteln personenbezogene Daten an einen Dienstleister (Cloud-Anbieter) in. Wir verwenden zur Sicherstellung eines angemessenen Schutzniveaus beim Dienstleister die Standarddatenschutzklauseln der Europäischen Kommission für die Übermittlung der Daten ins EU-Ausland. Registrieren und downloaden! Wir hoffen, Ihnen mit diesen Angaben behilflich gewesen zu sein und verbleiben mit freundlichen Grüßen Musterverantwortlicher T_DSGVO_Datenauskunft_ - Rev. 1.0 Seite 5 von

6 für eine Negativauskunft: Bitte den folgenden Text an das Unternehmen anpassen und mittels copy and paste in Ihre einfügen Musteranfrager Musterstr Musterstadt Ihr Vorteil als Know-NOW User: Einsparungen durch attraktive Bonusprogramme Kostenlos und unverbindlich registrieren unter Ihr Antrag auf Auskunftserteilung nach Art. 15 DSGVO 17/04/2018, [Hier klicken und Kürzel eingeben] Sehr geehrte [Hier klicken und Anrede eingeben], bezüglich Ihres Antrages auf Auskunftserteilung teilen wir Ihnen mit, dass wir keine Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeiten. Wir hoffen, Ihnen mit diesen Angaben behilflich gewesen zu sein und verbleiben mit freundlichen Grüßen Musterverantwortlicher Registrieren und downloaden! T_DSGVO_Datenauskunft_ - Rev. 1.0 Seite 6 von

7 Hinweise zur Nutzung des Dokumentes: Diese einer soll nur einen ausführlichen Leitfaden zur Unterstützung eines DSGVO konformen Vorgehens darstellen. Sie wurde nach bestem Wissen und Gewissen recherchiert, zusammengestellt und überprüft. Sie erhebt aber keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Eignung für den Einzelfall und erlaubt keine ausschließliche Anwendbarkeit für ein Unternehmen. Jeder Käufer dieses Produktes ist verpflichtet seine individuellen Ergänzungen und Anpassungen vorzunehmen und die angegebenen Formulierungen für seinen Fall zu prüfen und ggf. zu ändern. Nutzungsbedingungen von Fachinformationen: (1) Für vorsätzliche oder grob fahrlässige Pflichtverletzungen haftet der Lizenzgeber. Dies gilt auch für Erfüllungsgehilfen. (2) Für Garantien haftet der Lizenzgeber unbeschränkt. (3) Für leichte Fahrlässigkeit haftet der Lizenzgeber begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. (4) Der Lizenzgeber haftet nicht für Schäden, mit deren Entstehen im Rahmen des Lizenzvertrags nicht gerechnet werden musste. (5) Für Datenverlust haftet der Lizenzgeber nur, soweit dieser auch bei der Sorgfaltspflicht entsprechender Datensicherung entstanden wäre. (6) Eine Haftung für entgangenen Gewinn, für Schäden aus Ansprüchen Dritter gegen den Lizenznehmer sowie für sonstige Folgeschäden ist ausgeschlossen. (7) Der Lizenzgeber haftet nicht für den wirtschaftlichen Erfolg des Einsatzes der Tools oder Trainings. (8) Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt. T_DSGVO_Datenauskunft_ - Rev. 1.0 Seite 7 von

8 Hinweise zur Anpassung des Dokumentes an die Organisation: Um das Tool an Ihre Dokumentenstruktur anzupassen, gehen Sie (hier am Beispiel der Version MS Office 2010 dargestellt) bitte folgendermaßen vor: 1. Aktivieren Sie in der Leiste Start, Gruppe Absatz das Symbol Alle anzeigen. Alternativ können Sie in der Leiste Datei auf Optionen klicken, im sich öffnenden Fenster Anzeige auswählen und das Häkchen bei alle Formatierungszeichen anzeigen setzen. 2. Löschen Sie nun zuerst das Textfeld mit dem Titel und danach die Grafik, indem Sie diese Objekte jeweils markieren und die Entfernen-Taste (Entf) betätigen. 3. Danach löschen Sie den verbliebenen Abschnittswechsel (oben), indem Sie diesen markieren und ebenfalls die Entfernen-Taste (Entf) betätigen. 4. Mittels Doppelklick auf die Kopf- oder Fußzeile können Sie diese nun öffnen und die Texte und deren Formatierungen entsprechend Ihren Wünschen gestalten. 5. Löschen Sie das Kopfzeilen-Logo wie vorher, indem Sie dieses markieren und die Entfernen-Taste (Entf) betätigen. 6. Ein neues Logo fügen Sie ein, indem Sie in der Leiste Einfügen, Gruppe Illustrationen auf das Icon Grafik klicken und Ihre Datei auswählen. 7. Diese Hinweisseite entfernen Sie, indem Sie (ab dem letzten Seitenumbruch) alles markieren und die Entfernen-Taste (Entf) betätigen. 8. Das Dokument ist im Kompatibilitätsmodus (*.doc) zu vorherigen Office-Versionen gespeichert. In der Leiste Datei, können Sie das Dokument durch Betätigen der Schaltfläche Konvertieren in das aktuelle Format *.docx umspeichern. T_DSGVO_Datenauskunft_ - Rev. 1.0 Seite 8 von