Kommunikationsmatrix

Transkript

1 Kommunikationsmatrix

2 Matrix der internen Kommunikation Oberste Leitungskreis Oberste MA-Team Projektteam / MA bzw. MA-Team etriebsrat / T_Kommunikationsmatrix - Rev. 1.1 Seite 2 von

3 eispielhaft ausgefüllt Matrix der internen Kommunikation Moderierte esprechung Top-Down Diskussion Persönliches Gespräch Versammlung Oberste Leitungskreis Oberste MA-Team Projektteam / MA bzw. MA-Team etriebsrat / QM-Review Führungsmeeting W, Di Q-Politik Live-Chat Personalgespräch Teamsitzung Q-Zirkel Q QM-Workshop Q etriebsversammlung H Elektronisch W Kennzahlenstatistik Kennzahlenstatistik M Team-Mail W Intranet MA-ereich T Schriftliche Information Aushang Schwarzes rett Informationspool QM Wiki T QM- Dokumente T_Kommunikationsmatrix - Rev. 1.1 Seite 3 von zeitung T KAIZEN-Wand M Experten- System X = alle X ahre, = ährlich, H = Halbjährlich, Q = Quartal, M = Monatlich, W = Wöchentlich (Ergänzung = Mo, Di, Mi, Do, Fr), T = Täglich permanent, = bei edarf Q T

4 Matrix der externen Kommunikation Kunde Lieferant Öffentlichkeit ehörden Wettbewerber Sonstige X = alle X ahre, = ährlich, H = Halbjährlich, Q = Quartal, M = Monatlich, W = Wöchentlich (Ergänzung = Mo, Di, Mi, Do, Fr), T = Täglich permanant, = bei edarf T_Kommunikationsmatrix - Rev. 1.1 Seite 4 von

5 eispielhaft gefüllt Matrix der externen Kommunikation Versammlung Persönliches Gespräch Kunde Lieferant Öffentlichkeit ehörden Wettbewerber Sonstige Außendienst Lieferantenaudit Tag der offenen Tür Social Media log Tagungen Verbandstreffen Events Messen Vortrag Portale Kundenbefragung Lieferantenportal T Q Medien Kataloge Image-CD Marketing Newsletter M Schriftliche Information Kundenzeitschrift Q QM- Dokumente Fachartikel Internet Homepage T Regelmäßige Meldungen X = alle X ahre, = ährlich, H = Halbjährlich, Q = Quartal, M = Monatlich, W = Wöchentlich (Ergänzung = Mo, Di, Mi, Do, Fr), T = Täglich permanant, = bei edarf T_Kommunikationsmatrix - Rev. 1.1 Seite 5 von

6 Kommunikationsmatrix Hinweise zur Nutzung der Matrix interne / externe Kommunikation Ihr Vorteil als Know-NOW User: Die ISO 9001:2015 fordert die Einführung geeigneter Kommunikationsstrukturen innerhalb der Organisation oder nach extern, mit Verweis auf die edeutung der Kommunikation im Rahmen eines wirksamen Qualitätsmanagementsystems. Aufgabe der obersten Leitung muss es demnach sein, geeignete Kommunikationsstrukturen zu implementieren und Kommunikationsprozesse zu gestalten und zu verwirklichen. Diese Kommunikationsmatrix ermöglicht Ihnen die interne und externe Kommunikation im Sinne der ISO 9001:2015 zu erfassen und übersichtlich darzustellen. Eine wichtige Informationsquelle bei der Erstellung der Matrix sind die Informationen zum Kontext der Organisation (PESTEL-Analyse) oder die Ergebnisse der Stakeholder-Analyse mit der Auflistung der interessierten Parteien und deren Anforderungen. Ein wichtiges eispiel interner Kommunikation im Sinne der ISO 9001, ist die ekanntmachung und Diskussion der Qualitätspolitik der Organisation, zur Vermittlung der Anforderungen von Kunden und anderen interessierten Parteien. Transparenz sowie ein stetiger und aktueller Informationsaustausch tragen wesentlich zur Steigerung der Arbeitseffizienz bei. Eine effektive Kommunikation über die Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems, wie z.. über die Erreichung von Zielen bezieht alle direkt in den Prozess der ständigen Verbesserung ein. Freie Nutzung kostenloser Tools und Experten-Links Hinweise zu den Änderungen von ISO 9001:2008 zu ISO 9001:2015 Neu in der ISO 9001:2015 ist der Aspekt der Kommunikation nach extern. Es ist somit zu prüfen, inwieweit welcher Kommunikationsbedarf nach extern gegeben ist. Gegenüber der Revision 2008, die eine geeignete Kommunikation fordert, finden wir in der ISO 9001:2015 unter 7.4 a) bis e) konkrete Kommunikationsaspekte die umgesetzt werden müssen. Die Kommunikationsplanung ist deshalb ggf. zu konkretisieren Interne Kommunikation 7.4 Kommunikation Die oberste Leitung muss für eine geeignete Kommunikation innerhalb der Organisation in ezug auf die Wirksamkeit des QM-Systems sorgen. Die Aspekte der das QM-System betreffenden (Regel-)Kommunikation müssen intern aber auch nach extern definiert werden: a) Worüber wird kommuniziert, b) zu welchen Zeitpunkten, c) mit wem wird kommuniziert, d) mit welchen Methoden wird kommuniziert, e) wer kommuniziert. T_Kommunikationsmatrix - Rev. 1.1 Seite 6 von

7 Kommunikationsmatrix Hinweise zur Anpassung des Dokumentes an die Organisation: Um das Tool an Ihre Dokumentenstruktur anzupassen, gehen Sie (hier am eispiel der Version MS Office 2010 dargestellt) bitte folgendermaßen vor: 1. Aktivieren Sie in der Leiste Start, Gruppe Absatz das Symbol Alle anzeigen. Alternativ können Sie in der Leiste Datei auf Optionen klicken, im sich öffnenden Fenster Anzeige auswählen und das Häkchen bei alle Formatierungszeichen anzeigen setzen. 2. Löschen Sie nun zuerst das Textfeld mit dem Titel und danach die Grafik, indem Sie diese Objekte jeweils markieren und die Entfernen-Taste (Entf) betätigen. 3. Danach löschen Sie den verbliebenen Abschnittswechsel (oben), indem Sie diesen markieren und ebenfalls die Entfernen-Taste (Entf) betätigen. 4. Mittels Doppelklick auf die Kopf- oder Fußzeile können Sie diese nun öffnen und die Texte und deren Formatierungen entsprechend Ihren Wünschen gestalten. 5. Löschen Sie das Kopfzeilen-Logo wie vorher, indem Sie dieses markieren und die Entfernen-Taste (Entf) betätigen. 6. Ein neues Logo fügen Sie ein, indem Sie in der Leiste Einfügen, Gruppe Illustrationen auf das Icon Grafik klicken und Ihre Datei auswählen. 7. Diese Hinweisseite entfernen Sie, indem Sie (ab dem letzten Seitenumbruch) alles markieren und die Entfernen-Taste (Entf) betätigen. 8. Das Dokument ist im Kompatibilitätsmodus (*.doc) zu vorherigen Office-Versionen gespeichert. In der Leiste Datei, können Sie das Dokument durch etätigen der Schaltfläche Konvertieren in das aktuelle Format *.docx umspeichern. Nutzungsbedingungen von Fachinformationen: (1) Für vorsätzliche oder grob fahrlässige Pflichtverletzungen haftet der Lizenzgeber. Dies gilt auch für Erfüllungsgehilfen. (2) Für Garantien haftet der Lizenzgeber unbeschränkt. (3) Für leichte Fahrlässigkeit haftet der Lizenzgeber begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. (4) Der Lizenzgeber haftet nicht für Schäden, mit deren Entstehen im Rahmen des Lizenzvertrags nicht gerechnet werden musste. (5) Für Datenverlust haftet der Lizenzgeber nur, soweit dieser auch bei der Sorgfaltspflicht entsprechender Datensicherung entstanden wäre. (6) Eine Haftung für entgangenen Gewinn, für Schäden aus Ansprüchen Dritter gegen den Lizenznehmer sowie für sonstige Folgeschäden ist ausgeschlossen. (7) Der Lizenzgeber haftet nicht für den wirtschaftlichen Erfolg des Einsatzes der Tools oder Trainings. (8) Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt. T_Kommunikationsmatrix - Rev. 1.1 Seite 7 von