Ratgeber. Mit Online-Meetings in 9 Schritten zum Erfolg.

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1 Ratgeber Mit Online-Meetings in 9 Schritten zum Erfolg

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3 Mit Online-Meetings in 9 Schritten zum Erfolg Inhalt 1. Warum an Online-Meetings kein Weg vorbeiführt Wie Unternehmen von Online-Meetings profitieren Was ein Online-Meeting eigentlich genau ist Glossar Weshalb Online-Meetings die Unternehmenseffizienz steigern Welche Vorteile Online-Meetings Ihnen persönlich bringen Worauf Sie bei einem Online-Meeting-Tool achten sollten Auf Nummer sicher...15 All you can Meet TM...17 Online-Videokonferenzen für gute Beziehungen...19 Audio auf allen Kanälen Online-Meetings versus Videokonferenzen Online-Meetings versus Telepresence Videokonferenzen erfolgreich abhalten Wie Sie Online-Meetings richtig einsetzen Was Sie bei der Einführung beachten sollten Die Zukunft heißt SaaS Checkliste Über Citrix

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5 Mit Online-Meetings in 9 Schritten zum Erfolg 1. Warum an Online-Meetings kein Weg vorbeiführt Unsere Arbeit hat sich in den letzten Jahren immer weiter beschleunigt. Die Konkurrenz schläft nicht und der Markt verändert sich jeden Tag. Eine Flut von s und Meetings gibt uns den Takt vor. Schnell reagieren, schnell entscheiden, schnell nochmal antworten. Schwirrt Ihnen auch manchmal der Kopf und wünschen Sie sich eine Pause, um kurz durchzuatmen? Kurz den Kopf frei bekommen, einen Schritt zurücktreten und mal weiter als bis zum nächsten Termin vorausschauen? Online-Meetings sind eine Möglichkeit, sich ein wenig Freiraum zu verschaffen. Gewinnen Sie die Kontrolle über Ihren Tag zurück: Verzichten Sie auf die Geschäftsreise und arbeiten Sie einfach mal von zuhause aus. Unterbrechen Sie das endlose Hin und Her von s und klären Sie komplexe Probleme im direkten Gespräch. Mit Online-Meetings geht das. Anregungen liefert Ihnen dieses Buch, indem es Ihnen zeigt, für wen Online-Meetings geeignet sind, wie Sie damit Ihren Arbeitsalltag verändern und mehr erledigen. Entdecken Sie eine neue Meeting-Kultur 5

6 Online-Meetings lassen sich in fast allen Unternehmensbereichen sinnvoll nutzen. Die Einsatzgebiete sind so vielseitig wie Ihr Unternehmen. Setzen Sie ungenutzte Potenziale frei und steigern Sie Effizienz und Produktivität bei gleichzeitiger Kosteneinsparung. Setzen Sie Online-Meetings im Vertrieb ein und verkürzen Sie mit Online-Präsentationen den Sales Cycle bauen Sie schnell und direkt eine persönliche Kundenbeziehung auf erreichen Sie in gleicher Zeit mehr Vertriebskontakte Setzen Sie Online-Meetings im Marketing ein und verschlanken Sie Abstimmungsprozesse mit Agenturen beschleunigen Sie die Entscheidungsfindung präsentieren Sie Neuheiten und aktuelle Produkte direkt am Bildschirm Setzen Sie Online-Meetings im Projektmanagement ein und bringen Sie räumlich verteilte Teams zusammen und fördern Sie die Zusammenarbeit präsentieren Sie Entscheidern und Vorgesetzten Konzepte und Meilensteine beschleunigen Sie Reaktionen auf Projektänderungen 6

7 Mit Online-Meetings in 9 Schritten zum Erfolg Setzen Sie Online-Meetings im Trainings-Center ein und schulen Sie Vertriebspartner, ohne lange Anfahrtswege in Kauf nehmen zu müssen sparen Sie Kosten für Seminarräume und Equipment wie Beamer vermitteln Sie Lerninhalte gezielt am Bildschirm des Lernenden Setzen Sie Online-Meetings im Management ein und halten Sie mit entfernten Standorten Kontakt, als wären Sie vor Ort halten Sie Reden und Präsentationen an mehreren Orten gleichzeitig erhöhen Sie Ihre Handlungsfähigkeit, indem Sie jederzeit Experten zu Meetings hinzuziehen können 7

8 2. Wie Unternehmen von Online-Meetings profitieren Der unternehmensweite Einsatz von Online-Meetings lohnt sich. Egal, ob Sie im Vertrieb oder Marketing tätig sind oder als Manager einfach nur Ihre Arbeit besser organisieren wollen: Mit Online-Meetings lösen Sie 7 häufige Unternehmensprobleme auf einen Schlag: 1. Sie halten ein Werkzeug in den Händen, das Ihnen dabei hilft, schneller am Markt zu agieren. Als Erster am Markt erzielen Sie ein unschlagbares Alleinstellungsmerkmal und somit mehr Umsatz und Gewinn. 2. Sie können flexiblere Arbeitszeiten anbieten, da Ihre Mitarbeiter dank Online-Meetings auch von zuhause aus arbeiten können. So ist Ihr Unternehmen attraktiver für gesuchte Fachkräfte. 3. Komplexe Prozesse, wie sie gerade in Projekten auftreten, lassen sich einfacher lösen. Da räumlich verteilte Mitarbeiter jederzeit zusammenarbeiten können, wann immer Fragen auftauchen. 4. Durch den Wegfall von räumlichen und zeitlichen Hindernissen wie unproduktiven Anfahrtswegen, heben Sie Effizienzreserven. Statt Zeit unproduktiv im Stau zu verbringen, haben Sie Zeit für wirklich Wichtiges. 8

9 Mit Online-Meetings in 9 Schritten zum Erfolg 5. Sie können Wissen effizient und ohne hohen organisatorischen Aufwand verteilen. Dank Live-Kommunikation direkt am Bildschirm reduzieren Sie Missverständnisse und halten die Kommunikation schlank. 6. Mit Online-Meetings sparen Sie nicht nur Kosten für Geschäftsreisen sondern auch signifikant Telefonkosten. Die am Markt einmalige Verbindung von Audiokonferenzen und VoIP in GoToMeeting bedeutet für Sie umgehend massive Einsparungen. Teilnehmer nehmen kostenlos per VoIP und Headset an Telefonkonferenzen teil. Teure Telefongebühren entfallen! 7. Sie sind unabhängig von Reiseunterbrechungen, wie Sie durch Streiks oder Naturkatastrophen entstehen können. So bleiben Sie auch in schwierigen Situationen stets handlungsfähig. Laut Gartner-Analysten nutzen im Jahr 2011 bereits 75 % der Unternehmen Webkonferenzen als Standardanwendung. Die Marktforscher von Frost & Sullivan prophezeien bis zum Jahr 2014 ein jährliches Marktwachstum von 20 Prozent für Webkonferenzen. Kein Wunder: Kein anderes Instrument eignet sich so gut zur Effizienzsteigerung und Flexibilisierung von Unternehmensprozessen wie Online-Meetings. 9

10 3. Was ein Online-Meeting eigentlich genau ist Online-Meetings sind Konferenzen, die über das Internet stattfinden. Ein physisches Treffen an einem speziellen Ort ist damit nicht mehr nötig. Für die Durchführung eines Online-Meetings ist ein internetfähiger Computer, ein Head-Set sowie eine entsprechende Anwendung wie GoToMeeting nötig. Die Online-Meeting-Anwendung stellt einen virtuellen Konferenzraum zur Verfügung, in dem sich die Teilnehmer treffen können. Durch den Einsatz von Screen-Sharing-Technik sehen alle die gleichen Bildschirminhalte. So lassen sich beispielsweise Power-Point-Präsentationen bequem am eigenen Monitor verfolgen. Eine weitere Grundfunktion von Online-Meetings ist die Fernsteuerung des Computers eines Teilnehmers. Mit ihr können Personen über Distanzen hinweg zusammenarbeiten und beispielsweise gleichzeitig an einem Dokument arbeiten oder dieselbe Applikation nutzen. Die Sprachübermittlung via VoIP hilft Unternehmen dabei, enorme Kosten zu sparen. Ausgereifte Tools wie GoToMeeting verfügen darüber hinaus auch über eine integrierte Audiokonferenzfunktion, so dass jeder Teilnehmer individuell auswählen kann, ob er via Telefon oder VoIP am Meeting teilnehmen will. 10

11 Mit Online-Meetings in 9 Schritten zum Erfolg Glossar: Online-Meeting = Anwendung, die einen virtuellen Konferenzraum zur Verfügung stellt (auch Webkonferenz genannt). Webinar = Im Gegensatz zu Online- Meetings richten sich Webinare an mehrere hundert und tausend Teilnehmer und werden für die Veranstaltung von Online-Events eingesetzt. Webcast = Webcasts sind für das Web aufgezeichnete Veranstaltungen, die in der Regel dazu konzipiert sind, Inhalte einem großen Publikum vorzustellen. Screen-Sharing = Technik, mit der sich Bildschirminhalte auf fremde Computersysteme übertragen lassen. VoIP = Sprachübertragung über ein Internetprotokoll (IP). Die Sprachinformation wird in kleinere Dateninformationspakete zerteilt und dann online an die Empfänger übertragen. Dort angekommen werden die Datenpakete wieder zusammengesetzt. Meeting-Fernsteuerung = Erlaubnis vorausgesetzt, kann ein Teilnehmer eines Online-Meetings die Kontrolle über die Maus- und Tastatursteuerung eines anderen übernehmen. 11

12 4. Weshalb Online-Meetings die Unternehmenseffizienz steigern Mit Online-Meetings halten Sie Konferenzen und Präsentationen ab, wann immer Sie wollen und wo immer Sie sich gerade aufhalten. Einzige Voraussetzung ist ein internetfähiger Computer. Mit Online-Meetings erhalten Sie eine beispiellose Flexibilität. Halten Sie Verkaufspräsentationen ab, schulen Sie Kunden und Mitarbeiter oder geben Sie vertrauliche Informationen an Mitarbeiter und Partner weiter. Mit Online-Meetings steigern Sie Ihre Effizienz und erhöhen die Produktivität durch bessere Präsentationsmöglichkeiten und einfachere Zusammenarbeit über Entfernungen hinweg, senken signifikant Reise- und Betriebskosten, steigern den Umsatz, indem Sie mehr Zeit zur Verfügung haben, um mit Kunden und Interessenten zu interagieren, sichern sich einen schnellen und hohen Return-Of-Investment. 12

13 Mit Online-Meetings in 9 Schritten zum Erfolg 5. Welche Vorteile Online-Meetings Ihnen persönlich bringen Das Tolle an einem Online-Meeting ist: Sie sind unabhängig von Ort und Zeitzonen. Es spielt keine Rolle, von wo Sie ein Meeting durchführen und ob Sie noch jemanden zur Konferenz mitbringen. Ihr Kind ist krank oder Sie haben niemanden gefunden, der auf Ihren Hund aufpasst? Kein Problem: Halten Sie Ihr Strategie-Meeting einfach von zuhause aus. Mit dem Hund zu Füßen und dem guten Gefühl, da zu sein, wo Sie im Moment gerade am dringendsten gebraucht werden. Mit Online-Meetings arbeiten Sie ganz einfach ortsunabhängig. Sie arbeiten in verteilten Teams, deren Mitglieder in unterschiedlichen Zeitzonen leben? Nutzen Sie den Nachmittag für Besorgungen oder gönnen Sie sich einen Kaffee beim Italiener um die Ecke. Arbeiten Sie dann am Abend mit den Kollegen aus Übersee zusammen. Mit Online-Meetings planen Sie Arbeitszeiten flexibel. Online-Meetings helfen Ihnen dabei, sich auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren, ganz wie diese in Ihrem Leben anfallen. 13

14 Ihr konkreter Nutzen: Mit einem Online-Meeting müssen Sie sich keine Sorgen mehr über Staus machen: Sie sind mit einem Mausklick direkt in Ihrem Meeting, bequem vom eigenen Schreibtisch aus. Mit Online-Meetings sind Sie auf der sicheren Seite. Unvorhersehbare Naturkatastrophen oder Streiks können Ihre Pläne nicht mehr durchkreuzen. Mit Online-Meetings klären Sie offene Fragen mit Kollegen und Partnern direkt am Bildschirm. Zeigen Sie sofort was Sache ist, anstatt missverständliches -Ping-Pong zu spielen. Mit Online-Meetings verbessern Sie Ihre Work-Life-Balance. Arbeiten Sie von zuhause aus, wenn es nötig ist und bleiben Sie doch für Chef und Kollegen ansprechbar. Mit Online-Meetings sagen Sie Lebewohl zur Hektik: Vergessen Sie Sorgen um technisches Equipment wie Beamer, Ausdrucke oder Soßenflecken auf dem Hemd.

15 Mit Online-Meetings in 9 Schritten zum Erfolg 6. Worauf Sie bei einem Online-Meeting- Tool achten sollten Bei Lösungen von Citrix bauen Sie auf langjährige Erfahrung und Innovationskraft eines Marktführers. Drei Dinge zeichnen das Profi-Werkzeug GoToMeeting aus und setzen Maßstäbe: 1. Einfachste Bedienung: Nur so nutzen Ihre Mitarbeiter das Tool schnell im ganzen Unternehmen. Ohne großen Schulungsaufwand. 2. Nahtlose Verbindung von Audiokonferenz und VoIP gewährleistet massive Einsparungen von Audiokosten. 3. Service rund um die Uhr, egal wo Sie sich aufhalten dank globaler Service-Organisation und kostenloser Produkt-Updates. Mit dem Webkonferenz-Werkzeug GoToMeeting profitieren Sie ab der ersten Minute von einer optimierten Benutzeroberfläche mit selbsterklärenden Funktionen. Auf Nummer sicher Alle Produkte von Citrix sind architektonisch absolut sicher durch unser durchdachtes Sicherheitskonzept: Citrix steht für die Gewährleistung absolut sicherer Remote- Verbindungen. Kunden können zu jedem Zeitpunkt verfolgen, welche Schritte auf Ihrem System ausgeführt werden. Zudem kann jeder Kunde seine Sitzung zu jeder Zeit unterbrechen oder sogar beenden. 15

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17 Mit Online-Meetings in 9 Schritten zum Erfolg Alle Daten sind jederzeit durch eine vollständige End-to-End- Verschlüsselung gesichert. Hierzu werden die Verschlüsselungsmethoden Punkt-zu-Punkt-SSL (Secure Socket Layer) und der registrierte 128 Bit AES-Standard (Advanced Encryption; erweiterter Verschlüsselungsstandard) verwendet. Die End-to-End -Benutzerauthentifizierung erfolgt anhand des SRP- Protokolls (Secure Remote Password). SRP schützt gegen eine große Bandbreite von Angriffen, darunter sowohl passive Lauschangriffe als auch aktives Passwort-Cracking. Dank eines komfortablen Online-Verwaltungszentrums für die Rechteverwaltung managen Sie die Organisatoren Ihrer Online-Meetings in verschiedenen Gruppen. Je nach Bedarf legen Sie den Funktionsumfang fest, der zur Verfügung stehen soll. So können Sie beispielsweise bestimmen, dass nur Meeting- Organisatoren innerhalb des Managements Applikationen auf anderen Computern fernsteuern dürfen. All you can Meet TM Ein weiterer Vorteil von GoToMeeting ist die einfache und günstige Gestaltung des Lizenzpreismodells. Mit GoToMeeting halten Sie so viele Online-Meetings ab, wie Sie wollen. Denn Sie zahlen eine günstige, monatliche Flatrate. Verabschieden Sie sich von altmodischen Preismodellen, die nach Minuten oder Meeting-Anzahl abrechnen. Für Ihre Meeting-Teilnehmer ist die Nutzung kostenlos. Diese müssen sich auch nirgends registrieren oder ein Programm auf ihrem Rechner installieren. GoToMeeting so einfach sind Online-Meetings heute! 17

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19 Mit Online-Meetings in 9 Schritten zum Erfolg Online-Videokonferenzen für gute Beziehungen Mit GoToMeeting halten Sie spielend einfach mit bis zu 6 Teilnehmern Videokonferenzen in HD-Qualität ab und genießen gleichzeitig alle Vorteile von Online-Meetings. Sie sehen Bildschirmpräsentation und Videostreams gleichzeitig und arbeiten so von Angesicht zu Angesicht mit ihren Projekt-Teams, Mitarbeitern oder Kollegen online zusammen. Egal von welchem Ort aus, hochauflösend und ohne technischen Aufwand. Ihre unschlagbaren Vorteile: Ihre Präsentationen erhalten eine viel persönlichere Note. Über Entfernungen hinweg bauen Sie persönliche Beziehungen zu Kunden und Interessenten auf. Sie reagieren auch auf Körpersprache und können so Ihre Abschlussquoten in kürzerer Zeit steigern. Durch die visuelle Live-Kommunikation vermeiden Sie Missverständnisse in Projekt-Meetings und dadurch später erforderliche, zeit- und kostenintensive Updates. Kontakt halten mit Team-Mitgliedern an entfernten Standorten ist für Sie kinderleicht alleine durch die Integration von Videokonferenzen in Ihren täglichen Besprechungen, Projekt- Meetings und Einzelgesprächen. GoToMeeting: HD-Video-, HD-Audio- und HD-Online-Meetings zum Festpreis! 19

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21 Mit Online-Meetings in 9 Schritten zum Erfolg Audio auf allen Kanälen Vergessen Sie teure Ferngespräche und Audiokonferenzen. Regelmäßige Telefongespräche mit Außendienstmitarbeitern oder Kunden und Kollegen, die sich im Ausland befinden, können schnell große Löcher ins Budget fressen. Mit GoToMeeting kommunizieren Sie sorgenfrei, ohne Gedanken an die Telefonrechnung verschwenden zu müssen. Nutzen Sie die eingebaute VoIP-Technik und führen Sie Audio-Konferenzen einfach über Ihre Internet-Datenleitung durch. Oder bedienen Sie sich der eingebauten Audio-Konferenzfunktion. Mit GoToMeeting können Sie sogar beides in einer Sitzung kombinieren und Ihren Online-Meeting- Teilnehmern die Wahl lassen. Das Beste: Sie konferieren so lange und so oft Sie wollen, denn bei GoToMeeting ist nicht nur die Bedienung super einfach, sondern auch das Preismodell: Im günstigen monatlichen Flatpreis ist bereits alles enthalten. Für Ihre eingeladenen Meeting-Teilnehmer ist die Teilnahme natürlich kostenlos. GoToMeeting: VoIP- und Audiokonferenzen gleichzeitig nutzen! Das Schaudiagramm zeigt die unterschiedlichen Informationstypen und Übertragungstechniken und gibt Auskunft, welches Werkzeug sich am besten zur Informationsübermittlung eignet. 21

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23 Mit Online-Meetings in 9 Schritten zum Erfolg Online-Meetings versus Videokonferenzen Kennen Sie noch Videokonferenzen? Das ist der Versuch, einen klassischen Meeting-Raum mit einem Großbildschirm zu versehen und mit Computern, Mikrofonen und einem Kamerasystem zu bestücken. Die Teilnehmer müssen extra anreisen und haben mit etwas Glück noch Zeit, sich mit der vorhandenen Technik vertraut zu machen vorausgesetzt, der Straßenverkehr macht während der Anreise keinen Strich durch die Rechnung. Mit GoToMeeting halten Sie Videokonferenzen in HD-Qualität immer da ab, wo Sie sich gerade befinden. Von zuhause, im Hotelzimmer, Ferienhaus oder bequem vom Schreibtisch im Büro. Staus, Streiks und Unwetter lassen Sie zukünftig kalt. Alles was Sie benötigen, ist ein internetfähiger Computer, eine Webcam und GoToMeeting. Während der Nutzer eines Online-Meetings zuhause sein Notebook öffnet und mit einem Klick ein Online-Meeting startet, sucht der Videokonferenz-Teilnehmer oft noch hektisch nach der Person, die den Schlüssel zum Videokonferenzraum verwahrt. Und überlegt sich schon einmal eine Entschuldigung für das Zuspätkommen als Präsentationseinleitung. GoToMeeting: Produktivitätssteigerung im ganzen Unternehmen! 23

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25 Mit Online-Meetings in 9 Schritten zum Erfolg Online-Meetings versus Telepresence Wer Science-Fiction am eigenen Leib erfahren will, sollte die Teilnahme an einer Telepresence-Veranstaltung in Erwägung ziehen: Für die Kommunikation via Telepresence bedarf es jedoch vorbereitend einiger Anstrengungen. Am besten bauen Interessierte einen Meeting-Raum zu einem reinen Telepresence-Raum um. Mehrere lebensgroße Bildschirme an den Wänden, Kameras, die verschiedene Blickwinkel einfangen können und Computer vermitteln dann einen Hauch von Matrix in 2-D. Ziel ist es, die Illusion entstehen zu lassen, dass alle Teilnehmer im selben Raum sitzen. In den Genuss einer Telepresence dürften in der Regel vor allem Top- Manager kommen, welche nicht vor enormen Betriebskosten und der Abhängigkeit externer Anbieter zurückscheuen. Alle anderen setzen auf Online-Meetings mit Videokonferenz-Option. Mit GoToMeeting sogar in HD-Qualität für das sorglose Telepräsenz- Gefühl. GoToMeeting: Massiv Kosten sparen und unabhängig agieren! 25

26 7. Videokonferenzen erfolgreich abhalten HD-Webcams sind für jeden erschwinglich und dank der Citrix-Innovationen HDFaces und GoToMeeting können Unternehmen jeder Größe und Selbständige von hochauflösenden Videokonferenzen profitieren. Mit unseren sieben Tipps führen Sie Videokonferenzen erfolgreich durch. 7 Tipps, die Ihnen helfen, Ihre Ziele in Videokonferenzen zu erreichen: 1. Überprüfen Sie die Technik Überprüfen Sie vor einer wichtigen Videokonferenz, ob Ihre Webcam richtig ausgerichtet ist und alle Einstellungen passen. Falls nicht, sind Änderungen in den Einstellungen mit GoToMeeting kinderleicht. Achten Sie zusätzlich auf gute Lichtverhältnisse. 2. Vertauen Sie GoToMeeting und Ihrem Spiegelbild Schon ein kleiner Tintenklecks im Gesicht kann Meeting-Teilnehmer von Ihren Inhalten ablenken. In GoToMeeting sehen Sie Ihr eigenes Videobild. Sie behalten stets die Kontrolle auch wenn Sie unterwegs sind und kein Spiegel in der Nähe ist. 3. Überprüfen Sie die Umgebung In Videokonferenzen sind nicht nur Sie, sondern auch Ihre Umgebung interessant. Achten Sie deshalb auf ein seriös wirkendes Umfeld, wenn Sie mit Geschäftspartnern, Kunden oder Interessenten ein videogestütztes Online-Meeting abhalten. 26

27 Mit Online-Meetings in 9 Schritten zum Erfolg 4. Vermeiden Sie Ablenkungen Wenn Sie von Ihrem Büro aus eine Videokonferenz starten, stellen Sie sicher, dass nicht überraschend Kollegen oder Passanten durch Ihr Bild laufen. Hängen Sie dazu beispielsweise ein Bitte nicht stören! Videokonferenz! -Schild vor Ihre Bürotür. 5. Behalten Sie die Kontrolle Mit GoToMeeting können bis zu 6 Meeting-Teilnehmer ihre Webcam- Bilder gleichzeitig übertragen. Sollte eine davon fehlerhaft sein und ablenken, unterbrechen Sie diese zu Gunsten der restlichen Teilnehmer. Die Audio- und Bildschirmübertragung bleibt für alle erhalten. 6. Bleiben Sie authentisch Verhalten Sie sich natürlich und vermeiden Sie Verstellungen. Das Unterbewusstsein Ihrer Konferenzteilnehmer entschlüsselt Ihre Mimik und Körpersprache und setzt Sie mit dem Gesagten in Beziehung. Niemand wird Ihnen Nervosität nachtragen. 7. Nutzen Sie Ihren Vorsprung Nutzen Sie Videokonferenzen oft und ausgiebig. Sie haben damit einen Vorsprung vor der Konkurrenz und können mit einem offenen Lächeln viel leichter Beziehungen zu entfernten Kunden und Interessenten aufbauen. 27

28 8. Wie Sie Online-Meetings richtig einsetzen Ein professionelles Online-Meeting-Tool wie GoToMeeting haben Sie bereits gefunden. Damit schon Ihre erste Webkonferenz ein voller Erfolg wird, haben wir Ihnen die 5 wichtigsten Tipps zusammengetragen: 1. Nur eine Lösung für alle Unternehmensbereiche Wählen Sie eine Online-Meeting-Lösung für den unternehmensweiten Einsatz. So stellen Sie sicher, dass jede Abteilung von den gleichen Vorteilen profitiert und erhöhen die Akzeptanz. 2. Setzen Sie Online-Meetings häufig ein Online-Konferenzen sind zeitlich und räumlich flexibel einsetzbar, langwierige Planungen entfallen. Sie können viel einfacher und schneller entscheiden, wenn Sie den umständlichen Weg über Telefon und vermeiden. Nutzen Sie dies zu Ihrem Vorteil! Es ist sinnvoller, wichtige Angelegenheiten direkt zu besprechen, als seltene Meetings mit Informationen vollzupacken. 3. Setzen Sie Zeitlimits Bei umfangreicheren Meetings macht ein vorher bekannter zeitlicher Rahmen Ihre Konferenz produktiver. Die Teilnehmer kommen schneller zum Wesentlichen, die Gespräche laufen zielgerichteter ab. 4. Bereiten Sie sich sorgfältig vor Der geringere Planungsbedarf bei Online-Meetings verführt dazu, weniger gut gewappnet an einer Besprechung teilzunehmen. Der informelle Eindruck einer Online-Konferenz trügt: Eine gründliche Vorbereitung ist Voraussetzung für ein gelungenes Meeting. Dazu gehört im weiteren Sinne auch, auf die Etikette zu achten. Passende Umgangsformen und angemessene Kleidung gehören bei videogestützten Online-Meetings dazu. 5. Nutzen Sie die digitalen Möglichkeiten Online-Meetings bieten Funktionen, von denen Sie in einem klassischen Meeting nicht profitieren können. Arbeiten Sie gemeinsam an Dokumenten und setzen Sie visuelle Hilfsmittel wie digitale Marker ein. 28

29 Mit Online-Meetings in 9 Schritten zum Erfolg 9. Was Sie bei der Einführung beachten sollten Die Zukunft heißt SaaS Immer auf dem neuesten Stand. Die Einführung einer neuen Software stellt viele Unternehmen vor große Hürden, was die Integration in vorhandene Systemlandschaften angeht. Nutzen Sie deshalb Softwareas-a-Service (SaaS). Ihre IT-Abteilung wird entlastet und Sie sind immer auf dem neuesten Stand. Sie legen sofort los, ohne Roll-Out-Kosten und -Zeitverluste. Auch müssen Sie keine Patches oder Updates einspielen, denn all das übernimmt der Lösungsanbieter für Sie. Ein weiterer Vorteil des SaaS-Modells im Vergleich zur Kauf-Software ist die Sicherheit, bei einem Update des eingesetzten Betriebssystems ohne Unterbrechung weiterarbeiten zu können. Denn für die nötige Kompatibilität sorgt der Lösungsanbieter. Während bei der Kauf- Software oft Kosten für teure Upgrades anfallen oder eine Neuanschaffung nötig ist. 29

30 Checkliste 7 Fragen, die Sie mit Ja beantworten sollten: 1. Ist die Lösung einfach zu bedienen, so dass Mitarbeiter und Kunden diese akzeptieren und anwenden? 2. Haben Ihre Meeting-Teilnehmer die Wahl, an Ihrem Online-Meeting via Audiokonferenz oder VoIP teilzunehmen? 3. Verfolgt der Anbieter eine langfristige Online-Meeting-Strategie, die eine verlässliche Partnerschaft garantiert? 4. Können Sie die Lösung mit einem eigenen Logo branden? 5. Bietet die Lösung eine hohe Skalierbarkeit, so dass diese mit den Anforderungen des Unternehmens wachsen kann? 6. Können zukünftige Entwicklungen nachträglich in die Lösung aufgenommen werden? 7. Sind die Kosten für die Lösung einfach überschaubar und ist weltweiter Rund-um-die-Uhr-Support inklusive? 30

31 Mit Online-Meetings in 9 Schritten zum Erfolg Über Citrix Citrix ist das Cloud-Unternehmen, das mobile und flexible Arbeitsweisen ermöglicht und Personen in die Lage versetzt, von überall aus einfach und sicher zusammenzuarbeiten. Weltweit haben mehr als Organisationen und über 100 Millionen Anwender Produkte von Citrix im Einsatz. Sie sparen damit wertvolle Zeit, sind produktiver und jederzeit mit Mitarbeitern, Geschäftspartnern sowie Kunden verbunden. Wir von Citrix Online bieten nur Produkte an, die wir auch selber nutzen. Unser Anspruch ist es, Lösungen zur Verfügung zu stellen, die so einfach sind, dass sie ohne Schulungen oder Handbücher einsetzbar sind, so zuverlässig sind, dass Sie sie täglich nutzen, ohne darüber nachzudenken, so sicher sind, dass Sie auf die Sicherheit Ihrer Daten vertrauen können, so schnell sind, dass Sie denken, bei entfernten Sitzungspartnern vor Ort zu sein. 31

32 Ressourcen zur Steigerung Ihres Geschäftserfolgs Weitere Whitepaper und Fallstudien finden Sie unter Best-Practices, Unternehmensmitteilungen und Studien zu modernen Arbeitsmodellen finden Sie unter: Kontaktieren Sie uns Gerne beraten wir Sie im persönlichen Gespräch oder stellen Ihnen ein kostenloses Testprodukt zur Verfügung. Rufen Sie einfach einen unserer Berater an, unter der gebührenfreien Telefonnummer (Österreich: ; Schweiz: ) Nordamerika 7414 Hollister Avenue Goleta, CA U.S.A. T info@citrixonline.com Media inquiries: pr@citrixonline.com T Europa, Naher Osten & Afrika Citrix Online UK Ltd Chalfont Park House Chalfont Park, Gerrards Cross Bucks SL9 0DZ United Kingdom T +44 (0) europe@citrixonline.com Asien-Pazifik-Raum Level 3, 1 Julius Ave Riverside Corporate Park North Ryde NSW 2113 Australia T asiapac@citrixonline.com Über Citrix: Citrix (NASDAQ:CTXS) ist das Cloud-Unternehmen, das mobile Arbeitsweisen ermöglicht und Personen in die Lage versetzt, von überall aus einfach und sicher zusammenzuarbeiten. Citrix bietet Unternehmen führende Lösungen an in den Bereichen Mobilität, Desktop-Virtualisierung, Cloud-Networking, Cloud-Plattformen, Zusammenarbeit und gemeinsame Datennutzung. Citrix hilft Unternehmen, die erforderliche Geschwindigkeit und Flexibilität zu erreichen, die für den Erfolg in einer mobilen, dynamischen Welt notwendig sind. Weltweit haben mehr als Organisationen und über 100 Millionen Anwender Produkte von Citrix im Einsatz. Weitere Informationen finden Sie auf Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. Citrix, GoToAssist, GoToMeeting, GoToMyPC, GoToTraining, GoToWebinar, Podio und ShareFile sind Marken von Citrix Systems, Inc. oder ihr angegliederten Unternehmen und sind beim United States Patent and Trademark Office und in anderen Ländern eingetragen oder können zur Eintragung vorgesehen sein. Alle anderen Marken sind das Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber. Android ist eine eingetragene Marke von Google, Inc. Mac, ipad und iphone sind Marken von Apple Inc., die in den USA und in anderen Ländern eingetragen sind. 064DE_EB/