Projektabwicklung. Konfiguration des Projekttools v1.0

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1 Projektabwicklung Konfiguration des Projekttools v1.0 Dipl.-Ing. Christoph Balogh Ges.m.b.H. Lustige Informatik FN: t HG Wien DVR: UID: ATU A-1020 Wien Praterstraße 9/11 Fon & Fax: +43 (1) Oberbank /48 (BLZ 15150) Erste Bank (BLZ 20111) Z:\DOC\AUTO\Königsecker_WIMBERGER LNZ_ DOC

2 Inhalt Inhalt...2 Übersicht...3 An wen richtet sich dieses Dokument?...3 Zweck des Dokumentes...3 Beschreibung Projektmanagement...4 Grundlagen...4 Kommunikationssteuerung...4 Externe Kommunikation... 4 Interne Kommunikation... 4 Datenstrukturen und Abbildungen...4 Projekt... 5 Zustand (Status)... 5 Termine... 5 Projekteigenschaften... 5 Statuseigenschaften... 5 Diagramm... 6 Umsetzung...6 Terminmanagement... 6 Projektmanagement... 7 Projektablauf...8 Projektphasen...8 Beschreibung der einzelnen Projektphasen...10 Start...10 Akquisition...10 Beratung...10 Auftrag...12 Abbruch...13 Termine...13 by DI Christoph Balogh Ges.m.b.H. 2 Z:\DOC\AUTO\Königsecker_WIMBERGER LNZ_ DOC

3 Übersicht An wen richtet sich dieses Dokument? Dieses Dokument richtet sich in erster Linie an die Mitglieder der folgenden benutzergruppen: Sekretariat Hausberater Planer Kalkulanten In weiterer Folge werden die Änderungen nachdem ein Auftrag erteilt wurde bis zur Ausführung und Nachbereitung eingeschlossen. Zweck des Dokumentes Dieses Dokument beschreibt die Konfiguration des Projektmanagement-Werkzeugs in seiner aktuellen Konfiguration. Sollten sich Projektabläufe ändern, so dient dieses Dokument als Ausgangspunkt und Ist-Beschreibung. by DI Christoph Balogh Ges.m.b.H. 3 Z:\DOC\AUTO\Königsecker_WIMBERGER LNZ_ DOC

4 Beschreibung Projektmanagement Grundlagen Das Projektmanagement steuert den Informationsfluss innerhalb des Unternehmens und gegenüber dem Kunden. Die Abläufe sollen den tatsächlichen Produktionsprozess im Unternehmen abbilden und einen möglichst vollständigen Blick auf die Kundenbeziehung erlauben. Hierbei sollen möglichst alle den Kunden (oder Interessenten) betreffenden Daten zentral abgebildet oder verknüpft werden. Auf diese Weise soll zu jedem Zeitpunkt der Blick auf den jeweiligen Projektzustand erlauben. Die vollständige Abbildung der Kundenbeziehung wird gern auch als Case oder Fall bezeichnet, daher kann das Projektmanagement auch als Fallmanagement oder Case- Management bezeichnet werden. Kommunikationssteuerung Externe Kommunikation Die externe Kommunikation (mit dem Kunden) erfolgt in der Akquisitionsphase durch das Telefonmarketing oder den Hausberater. In der Beratungsphase und bei der Projektabwicklung hauptsächlich durch Hausberater und Sekretariat. Die externe Kommunikation wird durch die in der Datenbank abgelegten Termine gesteuert. Ein Termin ist immer eine Kontaktaufnahme mit dem Kunden, sei es persönlich, telefonisch oder elektronisch. Interne Kommunikation Die interne Kommunikation betrifft die Übergabe des Projektes an andere Mitarbeiter, die in bestimmten Phasen im Sinne des Projektfortschritts tätig werden. Das passiert zum Beispiel bei Planung und Kalkulation. Derartige Aufgaben werden nicht als Termine abgelegt. Termine haben immer Bezug auf den Kunden. Diese Aufgaben werden durch Fälligkeiten beim Projektstatus dokumentiert. Bei Setzen einer Fälligkeit kann ein Kundentermin gesetzt werden, das muss aber nicht der Fall sein. Um den Projektfluss zu gewährleisten, ist das Projektmanagement so konfiguriert, dass immer entweder ein Termin (mit dem Kunden) gesetzt wird, oder eine Fälligkeit eingetragen wird. Datenstrukturen und Abbildungen Die Projektdaten werden in einer Struktur abgebildet, die etwa der untenstehenden Abbildung entspricht. Die wesentlichen Informationen für den Benutzer lassen sich wie folgt beschreiben: by DI Christoph Balogh Ges.m.b.H. 4 Z:\DOC\AUTO\Königsecker_WIMBERGER LNZ_ DOC

5 Projekt Das Projekt beschreibt den jeweiligen Geschäftsfall. Eine Kunde (Person oder Unternehmen) kann mehrere Geschäftsfälle haben. Das Projekt wird in der Regel durch das Telefonmarketing angelegt. Ein Projekt oder Geschäftsfall ist immer in einem aktuellen Zustand (Status). Die Zustände sind im nächsten Abschnitt beschrieben und beschreiben wo das Projekt gerade steht. Jedes Projekt hat einen Eigentümer, der für dieses Projekt verantwortlich ist. Der Eigentümer wird ebenfalls in der Regel vom Telefonmarketing bei der Vereinbarung des Ersttermins zugewiesen. Zustand (Status) Jedes Projekt hat einen oder mehrere Zustände, die in chronologischer Abfolge durch verschiedene Benutzeraktionen erzeugt werden. Jeder Zustand hat ebenfalls einen Eigentümer, der vom Projekteigentümer abweichen kann. Wenn sich ein Projekt im Planungszustand befindet, dann ist der aktuelle Zustand (Planung) einem Planer zugeordnet, dieser ist für den aktuellen Zustand verantwortlich. Der Projekteigentümer hingegen ändert sich nicht. Termine An jedem Projektzustand können keine, oder ein oder mehrere Termine hängen. Unerledigte Termine werden immer auf den jeweils letzten, aktuellen Projektzustand weitergereicht. Auf diese Weise werden Sie die nicht erledigten Termine sozusagen vor sich herschieben. Projekteigenschaften Das Projekt selbst verfügt über folgende Eigenschaften, die an unterschiedlichen Stellen abgefragt bzw. überprüft werden: Projekteigentümer und Gruppe Produktgruppe Produkt Zeithorizont (ungefährer Projektstart) Baubeginn (tatsächlicher Baubeginn, einzutragen Projektname (optional, freier Text) Angebotssumme Auftragssumme Projektadresse bzw. Baustellenadresse (zumindest PLZ und Ort) Beschreibung (optional) Statuseigenschaften Ein Projektzustand oder Status wird automatisch vom System generiert und kann durch den Benutzer nicht geändert werden. Ein neuer Status wird durch Erreichen eines by DI Christoph Balogh Ges.m.b.H. 5 Z:\DOC\AUTO\Königsecker_WIMBERGER LNZ_ DOC

6 neuen Projektschrittes eingetragen. Dies entspricht üblicherweise dem Drücken einer Schaltfläche. In der Projektübersicht ist jeweils folgende Information sichtbar: Statusbezeichnung Eigentümer (Verantwortliche Person) Fälligkeitsdatum (falls gesetzt) Datum der Erledigung (falls gesetzt) Diagramm [1:n] [1:n] Projekt Status Termin [1:1] [1:1] Eigentümer Eigentümer 1 Eigentümer Ort Produkt... Abbildung 1, schematische Struktur Umsetzung Das Projektmanagement wird im wesentlichen über zwei Abfragen bzw. Seiten gesteuert: Terminmanagement Projektmanagement Terminmanagement Im Terminmanagement können Sie sich die jeweils offenen Termine anzeigen lassen und von dort aus den Projektfortschritt steuern. In der Regel wird das Terminmanagement am Tages- oder Wochenbeginn vor dem Projektmanagement konsultiert, um keine Kundentermine zu versäumen. Unterstützt wird das auch durch die mögliche (und im Falle eines Ersttermins automatische) Eintragung des Termins in Outlook/Exchange des jeweiligen Benutzers. by DI Christoph Balogh Ges.m.b.H. 6 Z:\DOC\AUTO\Königsecker_WIMBERGER LNZ_ DOC

7 Projektmanagement Das Projektmanagement soll die interne Kommunikation unterstützen. Dort werden Projekte auch dann angezeigt, wenn es keine Kundentermine gibt. Außerdem lassen sich dort die Projekte nach offenen Fälligkeiten filtern. by DI Christoph Balogh Ges.m.b.H. 7 Z:\DOC\AUTO\Königsecker_WIMBERGER LNZ_ DOC

8 Projektablauf Projektphasen Bei der Erstellung der Projektmanagementkonfiguration wurde der Projektablauf in mehrere Phasen unterteilt, die in weiterer Folge verfeinert wurden. Die Phasen können beliebig erweiter werden. Derzeit gibt es folgende Projektphasen: Akquisition Beratung Auftrag Ausführung Beendet Die Phase Ausführung ist noch nicht definiert und die Phase Auftrag endet derzeit im Zustand Auftrag. In weiterer Folge wird dort die Steuerung der Projektausführung definiert. Die Phase Beendet enthält alle durchgeführten oder abgebrochenen Projekte. Derzeit wird diese Phase nicht in den Registerkarten angezeigt. Einzelne Benutzergruppen sehen unter Umständen nur bestimmte Phasen. Planer und Kalkulanten sehen beispielsweise derzeit nur die Phase Beratung. by DI Christoph Balogh Ges.m.b.H. 8 Z:\DOC\AUTO\Königsecker_WIMBERGER LNZ_ DOC

9 Akquisitionsphase (blau) Start (1) Datensatz wird angelegt und ein Telefontermin für Telefonmarketing angelegt Akquisition (2) Termin wird von Telefonmarketing für Verkuf vereinbart Beratungsphase (rot) Ersttermin (3) Planungsleitung (5) Übergabe an Planer Planung (6) Übergabe an Hausberater Planung fertig (7) Termin findet statt Interesse (4) Übergabe an Plungsleitung oder Übergabe an Plungsleitung Kalkulationsleitung (8) Übergabe an Kalkulanten Übergabe an Kalkulationsleitung Kalkulation (9) Änderungen erfoderlich Übergabe an Hausberater Angebot (10) Änderungen (11) Änderung Planung (12) Änderung Kalkulation (12) Auftrag Abwicklung (grün) Auftrag (13) by DI Christoph Balogh Ges.m.b.H. 9 Z:\DOC\AUTO\Königsecker_WIMBERGER LNZ_ DOC

10 Beschreibung der einzelnen Projektphasen Start Der Start erfolgt durch Anlegen eines neuen Projektes im Sekretariat (oder durch TM oder den Hausberater selbst). Ein neues Projekt wird automatisch in den Zustand Akquisition geführt, der Startzustand (1) wird daher nie erreicht. Akquisition In dieser Phase ist das Ziel, einen Gesprächstermin zwischen Hausberater (Verkäufer) und Kunden zu vereinbaren. Die Phase kennt nur einen einzigen Zustand, dieser ist mit Akquisition (2) bezeichnet. In dieser Phase ist in der Regel nur das Sekretariat und das Telefonmarketing zuständig. Beratung Ersttermin (3) Die Beratungsphase bildet den Ablauf der Planung und Kalkulation ab. In dieser Phase erfolgen die Kundengespräche (Termine), sowie die Planung und Kalkulation des Projektes. Allfällige Änderungen können in einem eigenen zustand abgewickelt werden. Der Übergang in die Beratungsphase wird durch die Vereinbarung des Ersttermins im TM bewerkstelligt. Bei diesem Übergang finden automatisch folgende Ereignisse statt: Zuweisen des verantwortlichen Hausberaters zu Projekt und Person Anlegen eines neuen Termins, der mit dem Betreff [TM] Ersttermin bezeichnet ist Übertragen des Termins an Outlook/Exchange (sofern die Benutzerberechtigungen korrekt eingestellt sind). Übermittlung eines Bestätigungs s an den Hausberater Interesse (4) Sofern das Projekt weitergeführt wird, erfolgt der Übergang in den Zustand Interesse. Das wird in der Regel nach erfolgtem Kundengespräch der Fall sein. Daher kann bei diesem Übergang das Ergebnis des Gesprächs beim Termin festgehalten werden. Beim Übergang auf den Zustand Interesse muss das Produktinteresse festgehalten werden. Außerdem lassen sich Verknüpfungen zu Dateien zum jeweiligen Projektzustand anhängen. Bei Interesse wird zunächst kein Kundentermin automatisch angelegt. Um die Übergabe an die Planung zu gewährleisten wird automatisch ein Fälligkeitsdatum für den Hausberater eingetragen. Diese kann im Projektmanagement abgefragt werden. Planungsleitung (5) Bei der Übergabe an die Planungsleitung muss durch den Verkäufer das Fälligkeitsdatum für die Planung vorgegeben werden. by DI Christoph Balogh Ges.m.b.H. 10Z:\DOC\AUTO\Königsecker_WIMBERGER LNZ_ DOC

11 Außerdem muss eine (ungefähre) Projekt- oder Baustellenadresse angegeben, sofern dem Projekt noch keine Adresse zugeordnet ist. Hierzu ist die Angabe von PLZ und Ort erforderlich. Außerdem können Bemerkungen hinzugefügt werden. Beim Übergang erhält der Planungsleiter eine Nachricht per und das Projekt wird in der Liste der zu erledigenden Projekte angezeigt. Abbildung 2, Übergabe an Planungsleitung (1) Abbildung 3, Übergabe an Planungsleitung (2) Planung (6) Der Planungsleiter kann das Projekt lediglich an einen Planer übergeben. Das Fälligkeitsdatum wird automatisch an den Planer weitergereicht. by DI Christoph Balogh Ges.m.b.H. 11Z:\DOC\AUTO\Königsecker_WIMBERGER LNZ_ DOC

12 Planung fertig (7) Sobald die Planung abgeschlossen ist, kann der Planer folgende Informationen erfassen: Plannummer Plandatum Benötigte Zeit Mit Abschluss der Planung wird das Projekt aus der Liste des Planers entfernt und der Projekteigentümer (Hausberater) wird per informiert. Nach Abschluss der Planung kann der Hausberater das Projekt an die Kalkulation weiterreichen oder an den Planer zurückgeben. In letzterem Fall wird das Projekt in den Zustand Planung (6) zurückgeführt. Die Weitergabe an die Kalkulationsleitung erfolgt analog der Übergabe an die Planung. Kalkulationsleitung (8) Analog zur Planungsleitung (5) Kalkulation (9) Analog zur Planung (6). Angebot (10) Wenn die Kalkulation abgeschlossen wurde, ist das Projekt im Angebotszustand. Von hier aus kann das Projekt entweder direkt zu einem Auftrag werden (Auftragserteilung) oder nach Kundengesprächen in den Zustand Änderungen geführt werden. Bei diesem Vorgang wird der Zustand an den Projekteigentümer (Hausberater) zurückgegeben und gleichzeitig eine Fälligkeit eingetragen, damit dieser Zustand nicht verloren geht, sondern jederzeit sichtbar ist. Änderungen (11) Bei Änderungen wird das Projekt mit zwei neuen Zuständen versehen, wobei einer den anderen blockiert. Ein Zustand wird an den Planer (wird automatisch aus dem Projekt ermittelt) übergeben, der andere an den Kalkulanten. Beide erhalten jeweils eine Nachricht. Der Planer muss nun die Änderungen vornehmen, bevor der Kalkulant ein neues Angebot rechnen kann. Bei Übergang zu den Änderungen kann gewählt werden, ob die Änderungen nur an den Kalkulanten gereicht werden. In diesem Fall wird kein zweiter Status für den Planer erzeugt. Auftrag Bei Auftragserteilung ist die endgültige Auftragssumme einzutragen. by DI Christoph Balogh Ges.m.b.H. 12Z:\DOC\AUTO\Königsecker_WIMBERGER LNZ_ DOC

13 Abbruch In fast allen Phasen kann das Projekt durch den Projektverantwortlichen abgebrochen werden. Daher ist dieser Übergang aus Gründen der Übersichtlichkeit in der Abbildung nicht dargestellt. Bei Projektabbruch ist einer der folgenden Abbruchgründe einzutragen: keine Bewilligung keine Finanzierung Beratung nicht zufriedenstellend Planung nicht zufriedenstellend zu teuer sonstiges Termine In jedem Projektschritt können durch den Projekteigentümer beliebig Kundentermine vereinbart werden. Diese werden bis zur Erledigung immer auf den jeweils letzten Projektzustand durchgereicht. by DI Christoph Balogh Ges.m.b.H. 13Z:\DOC\AUTO\Königsecker_WIMBERGER LNZ_ DOC