Dokument Lob erstellen

Transkript

1 Dokument Lob erstellen Vorbemerkung Ein Lob wird immer mit einem Abschlusszeugnis ausgestellt und auch mit diesem Verteilt. Um ein Lob zu dokumentieren müssen folgende Bausteine definiert und eingerichtet sein: Es muss ein Textbaustein LOB für m=männlich und ein Textbaustein für w=weiblich definiert sein. Dieser wird als Bemerkung auf das Zeugnis gedruckt. Es muss eine Dokumentenvorlage mit der Basis Notenkopf vorhanden sein definiert werden Bei der Dokumentenvorlage muss die Bedingung, dass alle Schüler, bei denen im Jahreszeugnis als Bemerkung ein LOB eingetragen wurde, auch eine Urkunde bekommen sollen, richtig eingestellt sein Noten müssen beim Schüler im entsprechenden Zeugnis eingetragen sein, wenn das Lob auf einen bestimmten Schnitt erteilt wird. Beim Schüler muss der Textbaustein LOB zugeordnet sein Daten müssen gefiltert werden Serienbrief wird erstellt Kurzanleitung - Textbaustein LOB erfassen Zeugnis-Textbausteine können im Menü Zeugnisse Zeugnis-Textbaustein erfasst werden Suche entweder qualifiziert ausführen Schaltfläche <Neuanlage> drücken. Textbaustein erfassen. Einen Textbaustein für 1. Männlich (siehe Beispiel) 2. Weiblich (analog) Achtung: <name_1> ist der Familienname und <name_2> ist der Vorname des Schülers. Wenn beide verwendet werden sollen, dann ist <name_1> <name_2> ein Leerzeichen zwischen den Variablen notwendig. Beispiel: Peter Meier (mit Leerzeichen zw. den Variablen) PeterMeier (ohne Leerzeichen zw. den Variablen) Einen Textbaustein für weiblich gleich miterfassen über <Neuanlage> über Tastatur (Shift-F7> das Icon. Achtung: Die Abfrage mit <Ja> beantwortet übernimmt sämtliche Inhalte, so dass Sie nur noch den Radio-Button auf weiblich setzen müssen und den Text von Der Schüler auf Die Schülerin ändern müssen.

2 Kurzanleitung - Serienbrief erstellen Dokumentenvorlagen können im Menü unter Datei Organisation/Hilfsdateien Vorlagen Dokumenten Vorlagen anlegen/ändern <Alt-V> angesehen, verändert erfasst werden. Suche entweder qualifiziert ohne Eingabewerte <Suche starten> ausführen Schaltfläche <Neuanlage> drücken. Die Werte für die Vorlage eingeben. Kurzbeschreibung Bemerkung werden zum Zeitpunkt der Auswahl der Dokumentenverwaltung dem Benutzer angezeigt. Die Tabelle Schüler wird ausgewählt, weil der Vorgang beim Schüler ausgeführt wird. Der Aktenplanformularbereich wird, falls er ausgewählt wurde, angezeigt. Zielprogramm ist WORD (Wenn das Zielprogramm ausgewählt wird, dann erscheinen die

3 Felder des nächsten Blocks. Diese Felder sind der Reihenfolge entsprechend auszufüllen. Wenn die Vorlage nicht vorhanden ist, dann kann hier ein beliebiger Name eingetragen werden. Das Lob.doc wird in der Atlantis Struktur unter Briefvorlagen Schueler abgelegt. Da der Bezug zum Notenkopf (hier Bemerkung) hergestellt werden muss. Ist hier die Datenquelle Notenkopf auszuwählen. Nur in dieser Datenquelle kann auf die, im Zeugnis definierten Bemerkungen bezug genommen werden. Über die Bedingung wird der Serienbrief gesteuert. Bedingung eingeben. Die Schaltfläche < > betätigen und es geht das Fenster zur Erfassung der Bedingung auf. Feld auswählen, auf dass diese Vorlage immer reagieren soll. In unserem Beispiel soll die Vorlage immer verbunden sein mit dem Jahresendzeugnis. Die Bedingung soll dann greifen, wenn der Typ des Jahreszeugnisses [1] genau gleich [2] JZ [3] ist. Wird unter [4] nichts eingetragen, dann ist die Verbindung immer ein logisches und. Zum Abschluss die Schaltfläche [5] <übernehmen> drücken. Da im Vorfeld nicht bekannt ist in welches Bemerkungsfeld der Textbaustein vom Typ LOB aufgenommen wird, muss im Vorfeld jede einzelne mögliche Bemerkung abgefragt und mit einem verbunden werden. Achtung: den Satz erst <Speichern und zurück> wenn die Bedingung komplett ist. Die Bedingung kann jederzeit erweitert bzw. ergänz werden. Die obige Bedingung lautet: Drucke zu allen Schülern, die im Jahreszeugnis in dem Kürzel zur Bemerkung das Kürzel LOB stehen haben diese definierte Urkunde. Achtung Diese Bedingung wird nur bei den Schülern gedruckt, denen auch ein Zeugnis des definierten Typs (im Beispiel JZ Jahresendzeugnis) definiert und zugeordnet wurde. Schritt 5 Schritt 6 Über <Strg-T> das Icon kann jetzt die Dokumentenvorlage angefertigt werden. Im nachfolgenden Dialog erscheint eine Meldung. In dem Beispiel wird davon ausgegangen, dass bis jetzt noch keine Vorlage existiert und diese Vorlage erstmalig angelegt wird. Es sollte in diesen Fällen immer die Frage, ob eine Vorlage aus WORD ausgewählt werden soll, verneint werden. Hierdurch ist sichergestellt, dass die atlantis.dot als Vorlage herangezogen wird und die Auswahl der Datenbankfelder auf dieser Basis möglich ist.

4 Schritt 7 Vorlage definieren Text und Variablen, die beim Druck des Serienbriefes herangezogen werden, werden im Folgenden definiert. Es erscheint nun ein leeres WORD Formular mit den eingeblendeten Word Symbolen für die Auswahl von Seriendruckfeldern. Je nachdem, ob eine neuere ältere Word Version eingesetzt wird, ist die Auswahl der Seriendruckfelder mühseliger: Während in der älteren WORD Version durchgescrollt werden muss, können in der neueren Version die Seriendruckfelder über den Scroll-Bar ausgesucht und dann ausgewählt werden. Urkunde und für sind normale Textfelder jeweils mit einer anderen Schriftart, Schriftgröße und Formatierung. Die anderen Felder sind aus den Seriendruckfeldern ausgewählt. Sie werden zur Laufzeit mit dem dementsprechenden Inhalt gefüllt. Schritt 8 Vorlage schließen und anwenden.

5 Kurzanleitung - Serienbrief mit einer Bedingung drucken Voraussetzung: Den Schülern ist ein Notenblatt (im Beispiel) vom Typ JZ zugeordnet Es wurde mindestens einem Schüler der Textbaustein LOB als Bemerkung zugeordnet Vom Ablauf sollte sichergestellt sein, dass die Zeugnisse gedruckt wurden. Dokumentenvorlagen können im Menü unter Datei Schüler aktuelles Schuljahr das Icon <Alt-S> angesehen, verändert erfasst werden. Suche entweder qualifiziert ohne Eingabewerte <Suche starten> ausführen Im Beispiel wird nach einer Klasse gesucht. Die Ausführung kann auch über die Schule erfolgen. Register Dok. aufrufen Vorlage aus der Vorlagen Liste auswählen Schritt 5 Betreff/Vorgang ausfüllen und Dokumentenschnittstelle aufrufen Schritt 6 Schritt 7 Dokumente drucken Anwendung verlassen ein anderes Dokument drucken Achtung Ist in der Bedingung keine Klasse etwas anderes eingegeben, dann wird immer über die ganze Schule die Belobigung bei den Schülern ausgedruckt, die in der Bemerkung das Wort LOB haben. Im Beispiel wird die Belobigung für alle Schüler des aktuellen Schuljahres über alle Klassen ausgegeben, wenn bei den Schülern eine Stundentafel hinterlegt, Noten eingegeben und in einer der Kurzbezeichnung der Bemerkungen das Wort LOB auftritt.