Business Process Management zur Automatisierung der Büroarbeitswelt

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1 Business Process Management zur Automatisierung der Büroarbeitswelt Name: Thomas Rychlik Funktion/Bereich: Vorstand Organisation: agentbase AG Liebe Leserinnen und liebe Leser, die Durchdringung der Arbeitswelt mit Software macht vor keinem Bereich halt. Automatisierung, Steuerung und Kontrolle sind Grundlagen für schnelle, sichere Prozesse in der Bürowelt. Während in den Fabrikhallen Automatisierung bereits weitgehend Einzug gehalten hat, steckt sie im Büroalltag in den Kinderschuhen. Während Archivierung und Dokumentenmanagement bereits vielfach genutzt werden ist bei der Kommunikation immer noch die schwer nachvollziehbare Standard. Collaboration und nicht-vordefinierte Arbeitsprozesse stellen für bisherige Konzepte von Workflow und BPM Business Process Management Herausforderungen dar. Aber es muss auch die Frage erlaubt sein, wie viel Automatisierung, Steuerung und Kontrolle ist der Arbeit und dem Verständnis von Arbeit in unserer Gesellschaft zuträglich. Dr. Ulrich Kampffmeyer, anerkannter Berater für Information Management, fragt nach. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr Competence-Site-Team Seite 1

2 Sehr geehrter Herr Rychlik, Frage 1: BPM Business Process Management als Infrastruktur? Einerseits gilt BPM als Bestandteil von Enterprise Information Management, andererseits positioniert sich aber BPM als eigenständige Disziplin. Sind beide Ansätze falsch, ist BPM nicht einfach eine notwendige Infrastruktur moderner Informationssysteme, die Workflow- und Steuerungsfunktionalität im Untergrund allen Anwendungen zur Verfügung stellt? Scheitern eigenständige BPM-Werkzeuge wenn es um Ende-zu-Ende-Prozesse über alle Anwendungen im Unternehmen geht? Wie muss sich BPM in eine moderne IT-Infrastruktur integrieren? BPM ist mehr als ein rein technischer Ansatz. Aus technischer Sicht ist es sicherlich korrekt, das BPM einfach eine notwendige Infrastruktur moderner Informationssysteme sein sollte, wobei nicht jedes Informationssystem eine eigenständige BPM Implementierung unterstützen sollte. BPM ist aber darüber hinaus als eine ganzheitliche Disziplin zu betrachten, bei der die Prozesse innerhalb des Unternehmens und natürlich auch unternehmensübergreifend regelmäßig analysiert und optimiert werden müssen. Bei der Auswahl eines BPM-Systems ist zu beachten, dass dieses über ausreichend Schnittstellen verfügt, über die dritte Systeme integriert werden können, und umgekehrt selber auch Schnittstellen anbietet, über die dritte Systeme auf das BPM- Werkzeug zugreifen können. Auf diesem Weg können auch mit einem eigenständigen BPM-System Ende-zu-Ende-Prozesse über alle Anwendungen im Unternehmen realisiert werden. Solch ein System muss sich durch die Unterstützung von Standards wie beispielsweise WebServices, RESTfulAPI, BPMN 2.0 und OAuth nahtlos in eine moderne IT-Infrastruktur integrieren lassen. Seite 2

3 Frage 2: Braucht man vordefinierte Prozesse? Die Definition von Workflow- und BPM-Prozessen mit nicht immer einfach zu bedienen Werkzeugen gilt als aufwändig und auch nicht für alle Prozesse geeignet. Ist Collaboration mit adhoc Workflow wirklich die Alternative zum vordefinierten Geschäftsprozess? Welche Bedeutung hat das steuernde, Informationen bereitstellende Push -Prinzip gegen über dem Information abholendem Ansatz, dem Pull -Prinzip? Wie viel Prozessunterstützung braucht man überhaupt noch wenn man z.b. mit strukturierten elektronischen Akten arbeitet, bleibt da der Prozessgedanke auf der Strecke? Collaboration bzw. ad-hoc Workflow sind keine Alternative, sondern als Ergänzung zu strukturierten Prozessen zu betrachten. Gute BPM- Werkzeuge müssen das ganze Spektrum abdecken können und integrieren sich in Kollaborationsumgebungen. Prozesse wie Rechnungseingangsprüfung sollten strukturiert abgebildet werden, informelle Abstimmungen aber besser im Rahmen eines kollaborativen Ansatzes. Einzelne Prozessschritte können an kollaborative Umgebungen übergeben und dort im Rahmen von Activity Streams bearbeitet werden. Nach Abschluss der Aktivitäten werden diese weiter im strukturierten Prozess fortgesetzt. Der Einsatz des Push und Pull -Prinzips ist abhängig von den jeweiligen Prozessen zu definieren. Wenn Aufgaben von bestimmten Personengruppen abgearbeitet werden müssen, sollte auf jeden Fall ein Push erfolgen. Ansonsten kann das Pull-Prinzip deutlich flexibler sein, um den sogenannten Information overload bei den Beteiligten zu vermeiden. Beim kollaborativen Pull-Prinzip kann die Aufgabe bzw. Beantwortung auch von Personen übernommen werden, die man im Vorfeld als Zielgruppe nicht berücksichtigt hat, die aber die benötigten Informationen trotzdem und u. U. deutlich effizienter liefern können. Der aktuelle Bearbeitungsstand kann auch bei diesem Prinzip immer nachvollzogen werden. Über Eskalationsmechanismen kann bei Bedarf nach einem gewissen Zeitraum von Pull auf Push -Benachrichtigung gewechselt werden. Eine strikte Prozessunterstützung ist immer dann wichtig, wenn ich Genehmigungsschritte, Freigabeschritte und Prüfschritte habe, die im Rahmen der Unternehmens- und/oder gesetzlichen Richtlinien vorgeschrieben sind. Diese müssen erfüllt und auch dokumentiert werden. Somit ist auch bei der Arbeit mit Seite 3

4 elektronischen Akten der Inhalt für die Art der Prozessarbeit ausschlaggebend. Für andere Bearbeitungsschritte bietet der Ansatz über Kollaboration bzw. ad-hoc Workflows eine deutlich höhere Flexibilität und daraus resultierend eine stärkere Akzeptanz bei den Beteiligten. Frage 3: Welche Rolle spielen Standards bei BPM? Prozesse werden häufig mit speziellen Design-Werkzeugen entwickelt und sind nur mit Einschränkungen in Laufzeitumgebungen übertragbar. Und auch diese Laufzeitsysteme sind häufig nur über individuelle Schnittstellen in die IT integrierbar. Sind BPM-Werkzeuge zu isolierte Lösungen? Behindert sich BPM selbst durch die Vielzahl von Standards wie BPEL, BPMN, XPDL usw.? Ist BPMN 2.0 die erste Wahl wenn es um die Übertragbarkeit und Wiedernutzbarkeit von Prozessdefinitionen geht? Welche operativen Schnittstellen braucht es um BPM vollständig in die IT- Infrastruktur zu integrieren? Wenn sich BPM-Werkzeuge nicht an den gängigen Standards orientieren, sind diese definitiv zu isoliert. Seit der Veröffentlichung von BPMN 2.0 geht der Trend bei den meisten BPM-Werkzeugen aber zur Unterstützung dieses Standards und ermöglicht somit ein einfacheres Austauschen der modellierten Prozessdefinitionen. Bei BPEL und XPDL handelt es sich um XML-basierte Sprachen für die Beschreibung der Ausführungsregeln von Prozessen. Der Schwerpunkt von BPMN liegt in der grafischen Visualisierung der Prozesse. Mit der Version 2.0 von BPMN wurde ebenfalls das XML-Format für das Speichern standardisiert und kann somit auch zum Ausführen von Prozessen genutzt werden. Es ist davon auszugehen, dass BPMN mittelfristig BPEL und XPDL ablösen wird. Insofern erscheint mir BPMN 2.0 eine sehr gute Wahl für die Übertragbarkeit und Wiedernutzbarkeit von Prozessdefinitionen zu sein. Damit ein BPM-System vollständig in die IT-Infrastruktur integriert werden kann, benötigt das System standardisierte Schnittstellen, über die andere Systeme die BPM-Funktionalität nutzen können und das BPM-System wiederum auf die anderen Systeme zugreifen kann. Der aktuelle Trend geht hier zu RESTful-APIs, da diese deutlich schlanker als SOAP-basierte WebServices sind. Tiefere Integrationsmöglichkeiten bieten sich, wenn das BPM System auf den gleichen schon im Unternehmen benutzen Platform Standard aufsetzt (z.b. Java EE). Seite 4

5 Weiterhin ist zu berücksichtigen, dass offene Authentifzierungsvarianten wie OAuth genutzt werden können. Frage 4: Wie kann man Prozesse offline steuern? Besonders durch mobile Devices und die Nutzung des Webs entstehen neue Anforderungen an die Steuerung und Kontrolle von Prozessen. Wie koordiniert, synchronisiert und kontrolliert man mit einer zentralen Ablaufsteuerung Prozessschritte, die auf Notebooks, Tablets oder Smartphones lokal ablaufen? Ist der Browser die bessere Alternative, da man hier in den zentral verwalteten Prozessen arbeitet. Stirbt der Steuerungs- und Kontrollansatz von BPM durch Apps und mobile Geräte einen langsamen Tod? Auch Prozessschritte, die lokal auf Notebooks, Tablets oder Smartphones ausgeführt werden, können koordiniert, synchronisiert und kontrolliert werden. Es werden ja immer nur einzelne Prozessschritte lokal ausgeführt, anschließend bei dem nächsten Serverkontakt wieder zentral synchronisiert und an den bzw. die nächsten Bearbeiter weitergeleitet. Die Prozesslogik für den jeweiligen Bearbeitungsschritt wird parallel zu dem eigentlichen Datenobjekt auf das Endgerät synchronisiert und bei der Bearbeitung und Weiterleitung des Prozessschrittes berücksichtigt. Reine Browser-basierte Anwendungen sehe ich nach dem heutigen Stand der Technik für die mobile Nutzung noch nicht als eine bessere Alternative zu der lokalen Synchronisierung an, da die Netzabdeckung zur Zeit noch nicht optimal ist und darüber hinaus auch die Nutzung im Ausland sehr teuer sein kann. Insbesondere im Flugzeug stehen WLAN Netze noch sehr selten und wenn, dann zu sehr hohen Preisen zu Verfügung. Aktuell bieten gut gemachte lokale Apps noch eine bessere Endbenutzererfahrung und Performance. Dies kann sich in Zukunft aber sicherlich zu Gunsten des Browsers wandeln. Den Steuerungs- und Kontrollansatz von BPM sehe ich durch die Nutzung von Apps und mobilen Geräten nicht unterwandert, da ja auf den Endgeräten immer nur ein konkreter Bearbeitungsschritt durchgeführt wird. Die eigentliche Weiterleitung innerhalb des Prozesses erfolgt wiederum auf dem Server, mit dem synchronisiert wird. Seite 5

6 Frage 5: Wie wird Arbeit neu definiert? BPM ist ein wichtiges Werkzeug zu Steuerung, Nachvollziehbarkeit, Vereinheitlichung, Beschleunigung und Kontrolle von Arbeitsprozessen, nicht nur im Büro sondern übergreifend über alle Prozesse im Unternehmen. Muss der Begriff Arbeit neu definiert werden? Führt zu viel Automatisierung beim Einsatz von BPM zur Entmündigung der Mitarbeiter? Geht Eigeninitiative und Kreativität verloren, wenn man versucht zu viel zu managen? Welche Rolle mit welchen Selbstverständnis nimmt der Mensch ein, wenn alle Prozesse und Tätigkeiten gesteuert und kontrolliert werden? Aus meiner Sicht muss der Begriff Arbeit nicht neu definiert werden. Auch in der Vergangenheit mussten die Prozesse im Unternehmen gelebt werden. Heute sind einfach die Werkzeuge zur Unterstützung und Kontrolle dieser Prozesse andere. Eine Überautomatisierung ist aus meiner Sicht auf jeden Fall zu vermeiden. Dies führt häufig zu Flaschenhälsen bei der Bearbeitung von Prozessinstanzen und zu mangelnder Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Gerade auch kreative Prozesse werden dadurch im Keim erstickt. Wichtig ist, das richtige Maß zwischen Freiheitsgraden und Automatisierung zu finden. Dann bleibt auch die Eigeninitiative und Kreativität der Mitarbeiter erhalten bzw. wird durch kollaborative Ansätze sogar gefördert. Wie auch schon in der Fertigung existieren auch im Büroumfeld Analogien zur Fließbandarbeit, insbesondere bei immer wiederkehrenden und gleichförmigen Arbeiten. Diese Prozesse können sehr stark formalisiert und somit auch technisch unterstützt, ja sogar teilweise automatisiert werden. Die Effizienz von Routinetätigkeiten wird damit stark gesteigert. Auf der anderen Seite wird es aber auch immer kreative Tätigkeiten geben, die nicht in Prozesse gegossen werden können. Gerade dadurch zeichnet sich die Innovationsfähigkeit eines Unternehmens aus. Diese Tätigkeiten können durch kollaborative Ansätze gefördert werden. Weiterhin bleibt diesen Mitarbeitern durch die Standardisierung von Routinetätigkeit mehr Zeit für ihre kreativen Tätigkeiten. Vielen Dank für dieses Interview! Seite 6