Datenschutzverordnung. für die. Evangelisch-reformierte Kirchgemeinde Langnau

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1 Datenschutzverordnung für die Evangelisch-reformierte Kirchgemeinde Langnau

2 INHALTSVERZEICHNIS Register der Datensammlungen 3 Unterschriftenregelung für anzuweisende Rechnungen 6 Unterschriftenregelung übriges 7 EDV-Datensicherungskonzept 8 Seite 2 von 8

3 Register der Datensammlungen gemäss Artikel 18 des Datenschutzgesetzes vom Generelle Hinweise: - Absatz a des Art. 18: Rechtsgrundlage ist die grundsätzliche Aufgabenstellung von Kirchgemeinden gemäss den entsprechenden Gesetzen und Verordnungen des Kantons Bern sowie dem Organisationsreglement der evang. ref. Kirchgemeinde Langnau - Absatz b des Art. 18: Verantwortliche Behörde ist der Kirchgemeinderat Art der Datensammlung Zweck und Mittel Ort Zugriff Weitere Benützer Aufbewahrungs zeit Verantwortung Bearbeitung allgemein Aktenaufbewahrung Kirchgemeindehaus Nach ierungsvorschriften BSIG Vernichtung alter Daten Kirchgemeindeangehörige: Persönliche Daten Auswärtige «reformiert.»- Bezüger: Name, Adresse Gemeindeaufbau und Stimmregister Meldung durch pol. Gemeinde (Computerdatei und Ausdruck) bzw. Individuen (Kirchenein- und Austritte) «reformiert.»- Zustellung, Liste PC Sekretariat; Schrank Sekretariat; Pfarrämter Kirchgemeinderat Adressliste Sekretariat Homepage Kirchgemeindedaten Arbeitsunterlagen; von ausgetretenen Protokollkopien Ratsmitgliedern, Präsidentin Pfarrpersonen Pol. Gemeinde (Kirchenein- und Austritte) Sekretariat Verantwortliche Druckerei Vernichtung alter Daten Öffentlich keine Privat Persönlich Keine Vernichtung der Akten und Löschen der Daten nach Rücktritt Personalverantw. Seite 3 von 8

4 Art der Datensammlung Zweck und Mittel Ort Zugriff Weitere Benützer Aufbewahrungs zeit Verantwortung Bearbeitung KUW-Unterricht Adressliste PC KUW- Koordinatorin Mitarbeitende der Kirchgemeinde Freiwillige der Kirchgemeinde Unterlagen zu Taufe, Konfirmation, Hochzeit, Bestattung Ratsprotokolle Div. Korrespondenzen, Austrittsschreiben Personalakten Personalblatt KUW- Koordinatorin und MA Abgeschlossener Schrank Sekretariat Kirchenrecht, historische Forschung Rodel Festhalten der Beschlüsse Protokollbände Nachweis; Aktenund ablage Sekretariat / Sekretariat / Sozialdiakonin Bereich Gottesdienste Unterrichtende keine Bereich KUW Während Anstellung + 5 Jahre Personalverantwortlicher Personalverantw. Keine keine Bereich Diakonie +Senior. Namentliche Publikation im «reformiert.» Dauernd Koordi. persönlich Adressliste Sozialdiakonin Sozialdiakonin Kirchgemeinderat Dauernd Kirchgemeinderat Nach ierungsvorschriften BSIG BSIG-Ordner Bernische Systematische Information Gemeinden Sekretariat EDV-Backups Externe Festplatten EDV-Supporter Nach ierungsvorschriften BSIG Kirchgemeinderat keine Personalverantw. Seite 4 von 8

5 Art der Datensammlung Zweck und Mittel Ort Zugriff Weitere Benützer Aufbewahrungs zeit Verantwortung Bearbeitung Buchhaltungsbelege Buchhaltungsbelege Sekretariat / Jahresrechnung Laufende Rechnung, Investitionsrechnung Schliessplan: KGH, Sekretariat, Kirche Jährlicher Abschluss der Buchhaltungsperiode Tagesaktuelle Übersicht der Finanzen Regelung der Zutritts- und Zugriffsrechte Aba-Web Aktenrundschrank Systemzugriff Systemhandbuch Abgeschlossener Schrank Sekretariat Tabelle einzeln / kollektiv Unterschriftenregelung Abgeschlossener Schrank Sekretariat Personalverantw. Mit Passwort Treuhand Sutter +, Präsidentin Treuhand Sutter Revisoren, Kirchgemeinderat Kirchgemeinderat Treuhand Sutter Nach ierungsvorschriften BSIG Treuhand Sutter Dauernd Treuhand Sutter Präsidentin Dauernd Treuhand Sutter Gemäss Schliessplan keine Bereich Liegenschaften PräsidentIn keine Kirchgemeinderat, Mitarbeitende Keine Seite 5 von 8

6 Unterschriftenregelung für anzuweisende Rechnungen Grundsätzlich müssen Rechnungsbelege kollektiv von zwei berechtigten Personen der Kirchgemeinde unterzeichnet werden. 1. Durch den Auftraggeber des Geschäfts (z.b. Mitarbeitender KG oder Ratsmitglied) 2. Durch den zuständigen Bereichsverantwortlichen (Kirchgemeinderat) 3. Ist der Bereichsverantwortliche verhindert, unterzeichnet ein anderes Mitglied des Ressorts oder der/die Präsident/in in Vertretung. Die zu unterzeichnenden Belege werden in Bereichsordner abgelegt und sind jeweils vor den Kirchgemeinderatssitzungen zu unterzeichnen. Bei Rechnungen, welche mehrere Bereiche betreffen, unterzeichnet derjenige/diejenige Bereichsverantwortliche, mit den höchsten Kosten. Bereichsleitung Kirchgemeinderat (fett = Ressort) Verwaltung Präsidiales Personal Betrieb Kirche & KGH / Liegenschaften Pfarrhäuser Präsident/in oder Vizepräsident/in Personalverantwortliche/r Kirche im Dialog Gottesdienst Seelsorge Diakonie + Senioren Kinder und Jugend KUW Kinder-/Jugendarbeit Seite 6 von 8

7 Bildung und Projekte OeME Erwachsenenarbeit Die Bereichsverantwortlichen werden im Dokument «Bereichsübersicht» vom Kirchgemeinderat definiert (Ablage im Extranet). Unterschriftenregelung übriges Korrespondenz Arbeitsverträge Mietverträge Serviceverträge Verträge und Vereinbarungen allgemein Protokolle KGR Protokolle KGV Protokolle Bereiche Bewilligungen / Vermietung Kirche und KGH Zahlungsüberweisungen Valiant Bank Berner Kantonalbank / Postfinance Bargeldbezug bei Valiant Bank Präsident/in und/oder Präsident/in und Personalverantwortliche/r Präsident/in und Präsident/in und Liegenschaftsverantwortlicher Präsident/in und Präsident/in und Präsident/in und Protokollführer/in und Präsident/in je einzeln Treuhand Sutter (Ulrich Sutter) und Personalverantwortliche/r, beide kollektiv, Präsident/in und Vizepräsident/in, je kollektiv zu zweit und Präsidentin, je einzeln Seite 7 von 8

8 EDV-Datensicherungskonzept Grundsätzliches: Der Zugriff auf die PC s der Arbeitsplätze KUW-Koordination, Sekretariat und Sozialdiakonie und auf den Server ist passwortgeschützt. Auf den PC s der Arbeitsplätze KUW-Koordination, Sekretariat und Sozialdiakonie werden keine Daten abgelegt. Sämtliche Daten werden auf dem Server gespeichert. Für die Datensicherung wird die Beratung des zuständigen EDV-Supporters beigezogen. Sicherung der Daten auf dem Server: Die Sicherung der Daten auf dem Server geschieht mittels externen Festplatten. Die Festplatten werden einmal wöchentlich gewechselt (montags). Verantwortlich für die Auswechslung ist die. Der Wechsel der Festplatten wird auf einer Liste eingetragen. Das Backup-Programm sichert die Daten in der Nacht jeden Werktages auf eine serverinterne Harddisk und auf die externe Festplatte. Einmal monatlich wird dies von der überprüft. Die externen Festplatten werden im aufbewahrt. Sicherung der Daten auf dem Laptop: Auf dem Laptop werden Daten nur kurzfristig für Sitzungen gespeichert. Die definitive Speicherung findet auf dem Server statt. Übergangs- und Schlussbestimmungen Inkrafttreten: Diese Verordnung tritt am in Kraft. Sie hebt alle ihr widersprechenden Vorschriften auf. Der Kirchgemeinderat genehmigte diese Verordnung an seiner Sitzung vom Die Präsidentin: Die : Rosette Gerber Brigitta Rhyner Seite 8 von 8