Die elektronische Personalakte (EP A) im SAP-Umfeld

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1 Die elektronische Personalakte (EP A) im SAP-Umfeld Dipl. Math. Gerhard Voogd, FORBIT GmbH Hamburg Vortrag auf der 20. SAP / Neue Technologie-Konferenz, in Essen F o r s c h u n g s - u n d B e r a t u n g s g e s e l l s c h a f t I n f o r m a t i o n s t e c h n o l o g i e m b H E i m s b ü t t e l e r S t r. 1 8 D H a m b u r g T e l. : / F a x : / E - M a i l : v o o g f o r b i t. d e I n t e r n e t : h t t p : / / f o r b i t. d e

2 F o rm e n d e r e le k tr o n is c h e n P e rs o n a la k te (im SA P-U mf eld ) B er ei ts te lle n S ca n n en In di zi er en askjfljasdlfjlsjdfl asd jfljsdljfdsljdfldjlöjd slkks djldfsjlkdsfjldsfjdljf dlskjlasdjl dfjsljfdljfjdslöarjoö ajöl kdfjljdsljfdls kdsfljdlksjöldsjöls k dskjldflkdsjldsfjlsd jlfjlödjslökfvoödjvn hfoöhjöppöxvyjn oöhvocn l-y xnoshfpesjdöm lkxjnlefscmolö noö jfvn ölsjröogshöpmcc öl pnö lx kd kjlfdsjlkjdsljflsjdflkj sljdflsjfdljsdaljdljdld jslasjdldsfj D au er ha ft sp ei ch er n (A rc hi v) S uc he n un d nu tz en Ein fac hs te Fo rm de r ele ktr on isc he n Pe rso na lak te

3 dfjsljfdljfjdslöarjoöajöl kdfjljdsljfdls kdsfljdlksjöldsjölsk askjfljasdlfjlsjdflasd jfljsdljfdsljdfldjlöjdslkks djldfsjlkdsfjldsfjdljfdlskjlasdjl dskjldflkdsjldsfjlsdjlfjlödjslökfvoödjvn hfoöhjöppöxvyjn oöhvocn l-y xnoshfpesjdöm lkxjnlefscmolö noö jfvn ölsjröogshöpmcc öl pnö lx kd kjlfdsjlkjdsljflsjdflkjsljdflsjfdljsdaljdljdld jslasjdldsfj D ok um en te n- ei n g an g V or ga ng be ar be ite n N ac ht rä gl ic h sc an n en In di zi er en askjfljasdlfjlsjdfl asd jfljsdljfdsljdfldjlöjd slkks djldfsjlkdsfjldsfjdljf dlskjlasdjl dfjsljfdljfjdslöarjoö ajöl kdfjljdsljfdls kdsfljdlksjöldsjöls k dskjldflkdsjldsfjlsd jlfjlödjslökfvoödjvn hfoöhjöppöxvyjn oöhvocn l-y xnoshfpesjdöm lkxjnlefscmolö noö jfvn ölsjröogshöpmcc öl pnö lx kd kjlfdsjlkjdsljflsjdflkj sljdflsjfdljsdaljdljdld jslasjdldsfj P os t F a x E m ai l S A P H R / H C M D au er ha ft sp ei ch er n (A rc hi v) S uc he n un d nu tz en Vo rga ng sb ear be itu ng mi t na ch trä gli ch em Sc an ne n

4 dfjsljfdljfjdslöarjoöajöl kdfjljdsljfdls kdsfljdlksjöldsjölsk askjfljasdlfjlsjdflasd jfljsdljfdsljdfldjlöjdslkks djldfsjlkdsfjldsfjdljfdlskjlasdjl dskjldflkdsjldsfjlsdjlfjlödjslökfvoödjvn hfoöhjöppöxvyjn oöhvocn l-y xnoshfpesjdöm lkxjnlefscmolö noö jfvn ölsjröogshöpmcc öl pnö lx kd kjlfdsjlkjdsljflsjdflkjsljdflsjfdljsdaljdljdld jslasjdldsfj P er so na la bt ei lu ng D ok um en te n- ei n g an g V or ga ng be ar be ite n N ac ht rä gl ic h sc an n en In di zi er en askjfljasdlfjlsjdfl asd jfljsdljfdsljdfldjlöjd slkks djldfsjlkdsfjldsfjdljf dlskjlasdjl dfjsljfdljfjdslöarjoö ajöl kdfjljdsljfdls kdsfljdlksjöldsjöls k dskjldflkdsjldsfjlsd jlfjlödjslökfvoödjvn hfoöhjöppöxvyjn oöhvocn l-y xnoshfpesjdöm lkxjnlefscmolö noö jfvn ölsjröogshöpmcc öl pnö lx kd kjlfdsjlkjdsljflsjdflkj sljdflsjfdljsdaljdljdld jslasjdldsfj P os t F a x E m ai l A rc hi ve Li nk Personalnummer Infotyp S A P H R / H C M D au er ha ft sp ei ch er n (A rc hi v) Sa ch be ar be itu ng m it Pe rs on al ak te un d H R -/ H C M -D at en Arc hiv el ink : Ve rkn üpf ung zw isc hen Pe rso nal akt e und HR /HC M- Da ten

5 P os ts te lle P er so na la bt ei lu ng D ok um en te n- ei n g an g S ca n n en vo r de r B ea rb ei tu ng A ut om at is ch in di zi er en (O C R ) askjfljasdlfjlsjdfl asd jfljsdljfdsljdfldjlöjd slkks djldfsjlkdsfjldsfjdljf dlskjlasdjl dfjsljfdljfjdslöarjoö ajöl kdfjljdsljfdls kdsfljdlksjöldsjöls k dskjldflkdsjldsfjlsd jlfjlödjslökfvoödjvn hfoöhjöppöxvyjn oöhvocn l-y xnoshfpesjdöm lkxjnlefscmolö noö jfvn ölsjröogshöpmcc öl pnö lx kd kjlfdsjlkjdsljflsjdflkj sljdflsjfdljsdaljdljdld jslasjdldsfj P os t F a x E m ai l A rc hi ve Li nk Personalnummer Infotyp S A P H R / H C M D au er ha ft sp ei ch er n (A rc hi v) Sa ch be ar be itu ng m it W o rk fl o w Va ria nte : Au tom ati sch e Ind izie run g mi t OC R

6 SAP-Listen Gehaltsabrechnung Bescheinigungen Fortbildungen Versetzungen Umgruppierungen PC-Dokumente Korrespondenz Beurteilungen Abmahnungen Fotos E- Ma ils A rc hi ve Li nk Personalnummer Infotyp S A P H R / H C M D au er ha ft sp ei ch er n (A rc hi v) Sa ch be ar be itu ng m it W o rk fl o w We ite re mö gli ch e Inh alt e de r ele ktr on isc he n Pe rso na lak te

7 Quelle: SAP SA P-F un kti on en für die ele ktr on isc he Ak ten ver wa ltu ng

8 TREX - Volltextrecherche TREX (Text Retrieval and Extraction Machine) ermöglicht die Recherche im Volltext über alle Dokumente und Akten in einer elektronischen Personalakte TR EX ver sor gt SA P-A nw end ung en mit "in tel lig en ten " Su ch -, Kla ssi fik ati on s- un d Ag gre ga tio ns - Fu nk tio ne n "TR EX, Kn ow led ge Ma na ge me nt (KM ) un d Se arc h En gin e Se rvi ces (SE S) ste llen ge me ins am ein e int eg rie rte SA P-S uc hte ch no log ie für die unt ern ehm ens we ite Su che in uns tru ktu rier ten wie stru ktu rier ten Da ten zur Ve rfü gun g." (SAP-Dokumentation SAP NetWeaver) TR EX -Ko mp on en ten : - Jav a-c lien t und AB AP -Cl ien t (Pr ogr am mie rsc hni ttst elle n) - - We b-s erv er mit TR EX -Er we iter ung (K om m un ik at io n: Ja va -A nw en du ng + TR EX ) - Qu eue -Se rve r (ko ord inie rt Ve rar bei tun gss chr itte wä hre nd der Ind izie run g) - Prä pro zes sor (ve rar bei tet Do kum ent e und Su cha nfr age n vor ) Di e SA P-S uc hte ch no log ie (TR EX, KM, SE S) kan n mit ver sch ied ene n We rkz eug en adm inis trie rt und übe rwa cht we rde n: TR EX -M on ito r im KM, TR EX -Ad mi n-t oo l, TR EX - Ale rt-m on ito r SAP-Suchtechnologie - TREX, KM, SES

9 - 9 - Aktenmodell einer Personalakte (Beispiele)

10 Dokumentarten zur elektronischen Personalakte am Beispiel eines konkreten Projekts: Daten zur Person (Urkunden, Scheidung, Schwerbehinderung,...) Bewerbung (Bewerbung-Zeugnisse/Bescheinigungen,...) Verträge (Arbeitsverträge, Nebentätigkeit, Vollmachten,...) Eingruppierungen (Persönliche Zulagen,...) Beurteilungen (Zeugnisse, Beurteilungen,...) Arbeitsmed. Angelegenh. (Einstellungsuntersuchung, Folgeuntersuchung) Entgelt (Entgeltnachweise, Prämien,...) Zuschüsse/Entschädigungen/Pauschalen Arbeitsunfähigkeiten (Atteste, Unfallanzeigen,...) Pfändung (Pfändungsbeschlüsse, Abtretung,...) Arbeitsrechtl. Maßnahmen (Abmahnung, Ermahnung, Arbeitsgericht,...) Dokumentarten und -Unterarten (Fallbeispiel)

11 -11 - An zei ge ein er Ak te mi t de m SA P RM Re co rds Bro ws er

12 EPA: Datenschutz und Datensicherheit elektronische Personalakten unterliegen sehr hohen Schutzanforderungen, sowohl bzgl. des Datenschutzes als auch der Datensicherheit Datenschutzkonzept, z.b. - Maßnahmen nach 9 BDSG (z.b. Zugriffskontrolle, Eingabekontrolle) Ergebnis der Vorabkontrolle durch den betrieblichen Datenschutzbeauftragten? Datensicherheitskonzept, z.b. - Spiegelung der Datenbestände - Verschlüsselung der Datenübertragung - sichere Authentifizierung Berechtigungskonzept (ggf. mehrstufiges Berechtigungskonzept) Rechtssichere Archivierung / Digitale Signatur (Zertifizierung) Protokollierung von datenverändernden Zugriffen (bzw. Lesezugriffen) Definition und Administration der Schnittstellen zwischen den 'beteiligten Systemen', z.b. Sicherstellung der Anforderungen an Zugriffsberechtigungen Auditierung des Systems (samt Umfeld) As pe kte de s EP A-D ate ns ch utz es un d de r Da ten sic he rhe it (Be ispi ele)

13 dfjsljfdljfjdslöarjoöajöl askjfljasdlfjlsjdflasd jfljsdljfdsljdfldjlöjdslkks djldfsjlkdsfjldsfjdljfdlskjl asdjl lkxjnlefscmolö noö jfvn ölsjröogshöpmcc öl pnö lx kd kjlfdsjlkjdsljflsjdflkjsljdfls jfdljsdaljdljdldjslasjdldsf j Pe rs on al ab te ilu ng D ok um en te n- ei ng an g Vo rg an g be ar be ite n N ac ht rä gl ic h sc an ne n In di zi er en kdfjljdsljfdls kdsfljdlksjöldsjölsk dskjldflkdsjldsfjlsdjlfjlöd jslökfvoödjvnhfoöhjöpp öxvyjn oöhvocn l-y xnoshfpesjdöm Po st Fa x Em ai l A rc hi ve Li nk Per son alnu mm er Info typ SA P H R D au er ha ft sp ei ch er n Sa ch be ar be itu ng m it Pe rs on al ak te un d H R - D at en Be nu tze r erh alt en für die Arb eit mi t SA P HR /HC M en tsp rec he nd e Zu gri ffs be rec hti gu ng en (Ro llen ) au f Da ten (In fot yp en ) ge mä ß ihr er Au fga be ns tel lun g De r Zu gri ff au f die Inf oty pe n im SA P HR /HC M wir d i.d.r. üb er die (St an da rd- )Be rec hti gu ng so b- jek te ge ste ue rt Die Zu gri ffs be rec hti gu ng en für die Be sta nd tei le de r ele ktr on. Pe rso na lak te (Do ku me nta rte n) kö n- ne n an alo g de r vo rha nd en en Be rec hti gu ng en für Inf oty pe n im SA P HR /HC M ver ge be n we rde n Be rec hti gu ng sko nze pt: Ve rkn üp fun g EP A un d SA P HR

14 Ansatzpunkte und Fragen zur Beteiligung des BR/PR Allgemeines Technikkonzept Welche SAP-Komponenten/Funktionen sollen für die Einrichtung der elektronischen Personalakte genutzt werden? Welches Speichersystem soll genutzt werden und welche Funktionen bietet es? An welchem Standort befinden sich die genannten Komponenten und wer administriert sie? Mit welchen Funktionen kann der Anwender Dokumente aus der elektronischen Personalakte auswählen und anzeigen? Fra ge n zum Te ch nik ko nze pt

15 Organisation des Personalwesens Wie ändern sich die Arbeitsabläufe im Personalwesen? Verlagern sich Aufgaben der Personalabteilungen? Wie soll die Ersterfassung der Personalakten erfolgen? Kommt es zu Personaleinsparungen im Personalwesen? Datenschutz und Datensicherung Welche Inhalte umfasst die elektronische Personalakte? Welche Auswertungs- und Recherche-Möglichkeiten bestehen? Wer erhält in welchem Umfang Zugriff / über welche Oberflächen? Fra ge n zur Or ga nis ati on, Da ten sch utz /D at en si ch er un g

16 Rechte der Betroffenen, sonstiges Sollen die elektronisch archivierte Dokumente ein rechtsverbindlicher Ersatz für Originaldokumente sein? Wie wird das Einsichtsrecht der Betroffenen in die elektronische Personalakte realisiert? Wann und wie werden Dokumente aus der elektronischen Personalakte gelöscht? Bleiben die Dokumente für die gesamte Aufbewahrungsfrist im Zugriff der Sachbearbeitung? Fra ge n zu de n Re ch ten de r Be tro ffe ne n / So ns tig es

17 Eine R e g e lu n g z u r e le k tr o n is c h e n P e rs o n a la k te könnte z.b. folgende Elemente umfassen : Zweck der elektronischen Personalakte / Grundsätze / Zielsetzung Systembeschreibung: EPA und Systemumfeld, Archivierungstechnik Umfang der Speicherung / Inhalte (z.b. Vo rgä nge mit Dis zip lina rm aß nah me n we rde n nur 2 Jah re ges pei che rt und dan ach aut om atis ch gel ösc ht) Darstellung und Festschreibung der Erschließungsmöglichkeiten für die elektronische Personalakte (z.b. nac h Ak ten, Mit arb eite rn) Einschränkungen für die Auswertbarkeit der EPA (z.b. kei ne Vo llte xtre che rch e) Berechtigungskonzept für die elektronische Personalakte: Zu grif fsb ere cht igu nge n (Fu nkt ion, Zw eck des Zu grif fs, Art des Zu grif fs) Mitarbeiterrechte: z.b. Einsichtnahme der EPA durch die Mitarbeiter Umgang mit Arbeitsveränderungen / Ergonomie / Bildschirmgröße Kontrollrechte des Betriebs-/Personalrats Re ge lun gs ele me nte zur Ele ktr on isc he n Pe rso na lak te (Beispiele)