Interne Kommunikation und Zusammenarbeit auf höchstem Niveau. Vorsprung durch Weitblick

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1 Interne Kommunikation und Zusammenarbeit auf höchstem Niveau Vorsprung durch Weitblick

2 Produktivitätsplus dank moderner Unternehmenssoftware CASE STUDY Produktivitätsplus bei KIND Hörgeräte Um das bestehende Portal auf Oracle-Basis abzulösen, hat sich die Heinrich Heine GmbH strategisch für den Microsoft SharePoint Server 2013 entschieden. Mit dem Ziel, die klassischen Collaboration- und Intranet-Szenarien wie Zusammenarbeit, Prozesse und Informationsfluss zu verbessern, wurde seit März 2014 das neue Mitarbeiterportal CAMPUS konzipiert, diskutiert, implementiert und mit Inhalten gefüllt. Rund ein Jahr nach dem Kick-Off ging das Portal im Frühjahr 2015 live und wurde sehr gut von den Mitarbeitern angenommen. Ein Mitarbeiterportal bei der Karlsruher Otto-Tochter Heinrich Heine GmbH auf Basis von Oracle bestand schon lange. Abteilungs- und teaminterne Dokumente wurden über einen zentralen Fileserver mit klassischen Fileablagestrukturen ausgetauscht. Dadurch gestaltete sich das Suchen und Finden von Informationen, Wissen und Dokumenten sehr schwer und nicht nur die verschiedenen Dokumenten-Versionen waren eine große Herausforderung auch die Verschlagwortung von diesen war nicht möglich. Durch die notwendige, übergreifende Zusammenarbeit wurden Dokumente häufig als versendet, was wieder zu einer redundanten Mehrfachablage von Dokumenten, Informationen und Wissen führte. Auch die internen Prozesse, die Genehmigungen sowie eine übergreifende Volltextsuche verlangen, waren im alten Portal nicht enthalten. Vorsprung durch Weitblick 2

3 Die Entscheidungskriterien Das neue Portal sollte als Austausch-, Prozess-, Veröffentlichungs- und Zusammenarbeitsplattform dienen und den Mitarbeitern die tägliche Arbeit erleichtern. Die Entscheidung für die SharePoint-Technologie fiel bereits im Rahmen eines Vorprojektes. Die impuls Informationsmanagement GmbH konnte Heinrich Heine von ihren Qualitäten überzeugen: das jahrelange SharePoint Know-how, die Projektmethodik mit eigenem Tool (Teamsite+) sowie der Branchenfokus auf den Handel haben die Heine-Entscheider angesprochen. Ein wichtiges Kriterium für die Auswahl von Technologie und Dienstleister lag im Nutzen von Synergien. Die Lösung Das neue Mitarbeiterportal auf der aktuellsten Version von SharePoint bietet den Heine-Mitarbeitern immense Vorteile bei der täglichen Arbeit, wie der schnellere Zugriff zu persönlich relevanten Informationen, der Austausch von Wissen und eine effizientere Kommunikation mit Kollegen. Durch die flexible News-Gestaltung, die es Redakteuren aus jedem Bereich erlaubt, interne News oder globale News für Heine zu veröffentlichen sowie die Funktion des Teasers, können schnell und prägnant wichtige Informationen zur Verfügung gestellt werden. Neben der Herausforderung Informationsfluss wurden auch die Themen Projekt- und Teamarbeit, Forum sowie Workflows und Formulare konzipiert und dargestellt. SharePoint-Standard bleibt. Zudem wurden bestimmte Alt-Daten ins neue System migriert. Ein durchgängiges Berechtigungs- und Governance-Konzept begleitet Heine auch nach dem Go-Live. Zudem wurden KeyUser und Redakteure auf die neue Softwarelösung geschult. Um die Office-Welt noch besser ins Portal zu integrieren, hat sich Heine auch für die Office Web Apps entschieden. Diese ermöglichen es dem Nutzer, sich Office-Dateien mit Hilfe eines Vorschau-Fensters direkt in SharePoint anzeigen zu lassen, ohne diese herunterladen zu müssen. Während der Umsetzung lag ein besonderes Augenmerk darauf, dass das Portal möglichst nahe am Vorsprung durch Weitblick 3

4 Das Ergebnis Startseite Die Startseite sollte übersichtlich und personalisiert sein sowie alle wichtigen News und Informationen anzeigen. Dies wurde unter anderem durch die Implementierung von Favoriten gelöst. Während gewisse Favoriten fest vorgegeben sind, können sich Nutzer zusätzliche mit einem Klick selbst setzen. Des Weiteren gibt es die Möglichkeit, sogenannte Teaser und Blitzlicht als News einzustellen. Die Teaser- Texte laufen im oberen Bereich auf der Startseite durch ähnlich wie es User im TV bei n-tv kennen. Heine nutzt diese Möglichkeit, um Mitarbeiter auf kurze wichtige Informationen aufmerksam zu machen. Die Blitzlicht-News werden von der Heine-IT gepfl egt und immer dann genutzt, wenn es unter anderem Wartungsarbeiten bei der Telefonanlage gibt. Eine weitere Personalisierung wurde bei den News implementiert: Jeder Unternehmensbereich hat Redakteure, die News einpfl egen. Pro News wird entschieden, ob es bereichsinterne oder globale News sind. Bereichsinterne News werden nur in dem jeweiligen Newsbereich dargestellt, globale sind auf der Startseite für alle User sichtbar. Somit werden auf der Startseite die News nicht erstellt, sondern nur aggregiert angezeigt. Bereichsseiten Um die verschiedenen Unternehmensbereiche und Abteilungen von Heine auch im Intranet vorzustellen, war es ein Wunsch, je eine Seite für deren Präsentation abzubilden. Neben der Information über die Abteilung werden auch der Bereichsleiter/die Bereichsleiterin und der Redakteur/die Redakteurin angezeigt. Jeder Bereich hat auf seiner Bereichsseite auch eine Dokumenten-Bibliothek, in der alle relevanten Dokumente liegen. Wiki und Forum Heine nutzte im alten Portal bereits ein Wiki, daher war es notwendig, die alten Inhalte und zusätzlich die Querverweise zu übernehmen. Das neue Forum erfreute sich bereits am Go-Live Tag großer Beliebtheit, da alle Heine-Mitarbeiter Fragen zum neuen Portal stellen konnten. Go-Live Tag Am Go-Live Tag wurden die Mitarbeiter mit Flyern, Luftballons und einem Fotografen überrascht: In Schichten wurden Flyer an die Kollegen verteilt, in dem Kurz-Anleitungen und Informationen zum neuen Portal standen. Zudem gab es eine Foto-Ecke mit CAMPUS-Luftballons. Hier konnten sich alle Mitarbeiter fotografi eren und das Bild später gleich für die neue MySite nutzen eine Anleitung, wie sie dieses online stellen, war auf dem Flyer vorhanden. Vorsprung durch Weitblick 4

5 Die Vorteile für den Kunden Das impuls Teamsite+ Projektportal, welches auf Basis von SharePoint 2013 läuft und bei allen Kundenprojekten zum Einsatz kommt, wurde auch bei Heine von Anfang an etabliert und genutzt. Somit kam das Projektteam schon sehr früh mit der neuesten SharePoint Technologie in Berührung. Ein Vorteil des neuen Portals von Heine liegt in der verbesserten Inhaltspflege. Redakteure erstellen nun eigenständig Inhalte und pflegen diese auch im Portal. Die Inhalte sind dadurch deutlich mehr geworden und die Redakteure schätzen das selbstständige Arbeiten. Darüber hinaus konnte Heine bereits nach kurzer Zeit eine deutlich verbesserte und effizientere Zusammenarbeit über Team- und Projekträume feststellen. Ein Grund dafür sieht das Unternehmen darin, dass sich Kollegen nicht an die IT wenden müssen, um einen neuen Raum zu erstellen, sondern dies direkt über einen Workflow anstoßen können. Mit Nintex Workflow und Forms wurden die Prozesse und Formulare deutlich schlanker und nutzerfreundlicher. Die IT von Heine erstellt damit auch eigenständig Workflows und Formulare. Über Heine Die Heinrich Heine GmbH ist ein Versandhandelsunternehmen und seit 1976 eine hundertprozentige Tochtergesellschaft der Otto Group. Die Kernzielgruppe ist die selbstbewusste und anspruchsvolle Frau zwischen 35 und 55 Jahren. Neben Deutschland ist Heine auch in Österreich, der Schweiz, Frankreich und den Niederlanden vertreten. Am Firmensitz Karlsruhe sind derzeit etwa 620 Mitarbeiter beschäftigt. Der stark frequentierte Web-Shop ist seit 1996 online ging der Heine Mobile Shop Heine.de live alle Produkte sind somit jederzeit und überall über alle gängigen Smartphones erhältlich. Unser Slogan Heine immer etwas Besonderes sollte nicht mehr länger nur für unsere Produkte, sondern auch für unsere interne Kommunikation, gelten. Mit unserem Portal auf SharePoint-Basis setzen wir neue Maßstäbe für den Arbeitsplatz von morgen. Seit es unser neues Portal gibt, haben die Inhalte deutlich an Masse und Klasse gewonnen und unsere Redakteure freuen sich über ihre neue Selbständigkeit bei der Inhaltspflege. Ralf Kallenborn, Senior Experte Corporate IT Management Vorsprung durch Weitblick 5

6 Screenshots aus dem Intranet Startseite Bereichsseite Forum Vorsprung durch Weitblick 6

7 Über die impuls Informationsmanagement GmbH Die impuls informationsmanagement GmbH gehört zu den weltweit führenden Integrationsexperten für Business-Lösungen auf Basis von Microsoft Technologien. Das 1993 in Nürnberg gegründete Unternehmen beschäftigt über 180 Mitarbeiter an sechs Standorten in Deutschland und den USA. In den Kompetenzbereichen ERP, Collaboration und Custom Solutions entwickelt der Lösungsspezialist zukunftssichere und effiziente Business-Anwendungen für Konzerne und den Mittelstand. Schwerpunkte sind Omni-Channel-Lösungen speziell für Handelsunternehmen sowie nahtlose Integrationen von Portallösungen für alle Branchen. In diese kundenspezifischen Dienstleistungen fließt die Erfahrung aus über 850 Projekten. Grundlage der Lösungen sind Microsoft Dynamics AX, sowie SharePoint- und.net-technologien in Verbindung mit Microsoft Server-Infrastrukturen. Zu den impuls Kunden zählen adidas, JACK WOLFSKIN, KIND Hörgeräte, OTTO, KAISER+KRAFT Europa, Voith und OBI. Weitere Informationen finden Sie unter Kontaktieren Sie uns! Ralf Bußmann Business Unit Manager Collaboration & Custom Solutions impuls Informationsmanagement GmbH Deutschherrnstraße Nürnberg T E ralf.bussmann@impuls-solutions.com Vorsprung durch Weitblick 7

8 Vorsprung durch Weitblick. Impressum impuls Informationsmanagement GmbH Deutschherrnstraße Nürnberg T info@impuls-solutions.com Mehr Informationen online einfach den QR Code abscannen!