Direkte Datenbankverbindungen über das Z39.50-Protokoll

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1 Reference-Manager zum Vertrag Waisenhausgasse 36-38a D Köln Tel.: Fax Anleitung zur Übertragung von Rechercheergebnissen zum Reference Manager Ansprechpartner: Helpdesk Technik Tel: Rechercheergebnisse aus den verschiedenen Datenbanken im Angebot des DIMDI können auf einfache Weise in Literaturverwaltungsprogramme wie EndNote oder Reference Manager übernommen werden. Literaturangaben können darin verwaltet, weiterverarbeitet und über eine Textverarbeitung weitgehend automatisiert in eigene Dokumente eingefügt werden. Nachfolgend werden drei Wege zur Übernahme von Rechercheergebnissen in den Reference Manager beschrieben: der Aufbau einer direkten Verbindung zu einer DIMDI-Datenbank über den Z39.50-Server des DIMDI (ohne die DIMDI Recherchemöglichkeiten), der Import als Textdatei vorliegender Rechercheergebnisse über die Import-Funktion von EndNote (mit der Möglichkeit den Filter den eigenen Bedürfnissen anzupassen) und der Transfer der Rechercheergebnisse mittels des RIS-Formates (komfortabelste Variante mit festgelegter Zuordnung). Die Hinweise beziehen sich auf Reference Manager 11, sind jedoch auch auf andere Versionen übertragbar. Direkte Datenbankverbindungen über das Z39.50-Protokoll Über das Z39.50-Protokoll kann aus dem Reference Manager eine Onlineverbindung zu DIMDI- Datenbanken aufgebaut werden. Über eine Eingabemaske können Datenbankabfragen ausgeführt und die Ergebnisse in die Literaturdatenbank eingelesen werden. Die Suchmöglichkeiten entsprechen dabei weitgehend denen der Reference Manager-Datenbank und sind im Vergleich zu den Möglichkeiten von DIMDI SmartSearch und ClassicSearch stark eingeschränkt. Für einfach strukturierte Literaturrecherchen bietet der Zugriff über Z39.50 jedoch einen komfortablen Weg, um Daten in die eigene Literaturverwaltung einzulesen. Verbindungsaufbau Rufen Sie im Reference Manager im Menü Tools den Befehl Internet Search auf. Wählen Sie im Aufklappfeld Z39.50 Sites und klicken dann auf den Button links neben Hosts. Es öffnet sich ein neues Fenster, wählen Sie hier z. B. DIMDI und die Datenbanke(n) in denen Sie recherchieren wollen (sollte DIMDI nicht vorhanden sein, so müssen Sie zuerst eine Datenbankverbindung konfigurieren, siehe unten). Im Geschäftsbereich des Seite 1 von 9

2 Markieren Sie nun das gewünschte Profil und klicken Sie auf OK. Im sich neu öffnenden Fenster tragen Sie Ihre Suche ein. Unter Field wählen Sie ein passendes Suchfeld aus und unter Parameter tragen Sie Ihre Suchbegriffe ein. Unter Connector wählen Sie die Verknüpfung (AND, NOT oder OR) aus. Die Suche wird abgeschickt durch einen Klick auf das Fernglas. Es öffnet sich ein Fenster zur Identifizierung. Bei der Recherche von Datenbanken aus dem freien Angebot geben Sie in das Feld Password: freedimdi;;freedimdi (ohne ) ein. Bei kostenpflichtigen Datenbanken geben Sie Ihre Kundennummer, EUID, Usercode und Passwort ein: Kundennummer;EUID;Usercode;Passwort (ohne, EUID kann durch ein Blank ersetzt werden). Seite 2 von 9

3 Nach Eingabe der Zugangsdaten und Klick auf OK wird die Verbindung aufgebaut, die Suche durchgeführt und die Datenbankdokumente übermittelt. War die Suche erfolgreich, so wird Ihnen jetzt die Anzahl der Treffer angezeigt (ansonsten wird eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben) und die gefundenen Dokumente werden sofort übertragen. Mit Klick auf Cancel können Sie das Ergebnis verwerfen, beispielsweise weil die Anzahl der Treffer zu hoch ist und Sie Ihre Suche verfeinern möchten. Übernommene Datensätze werden nicht direkt in Ihre Reference Manager-Datenbank kopiert sondern zunächst in einem eigenen Fenster (search nn) angezeigt. Über die Schaltfläche References und dann Copy between Databases können dann wahlweise alle oder nur ausgewählte Datensätze in Ihre Reference Manager Datenbank übernommen werden. Für jede weitere Suche müssen Sie Internet Search erneut aufrufen. Um die Verbindung zur Datenbank zu beenden, schließen Sie das Verbindungsfenster, in dem die Rechercheergebnisse angezeigt werden. Seite 3 von 9

4 Wichtiger Hinweis: Über die Z39.50-Schnittstelle können Recherchen direkt aus den Literaturverwaltungsprogrammen Endnote und Reference Manager durchgeführt werden. Beim Zugang für Vertragskunden wird dabei aus technischen Gründen das komplette Dokument in das Literaturverwaltungsprogramm importiert und entsprechend der volle Dokumentpreis berechnet, obwohl zunächst nur die Titel der Dokumente ausgegeben werden. Verbindungsprofile anpassen Speichern Sie zuerst die Datei DIMDI_Z39.50_Medline.cap in ihrem Reference Manager Verzeichnis unter /Program/BkwrAPI/. Rufen Sie im Reference Manager im Menü Tools den Befehl Internet Search auf. Wählen Sie im Aufklappfeld Z39.50 Sites und klicken dann auf den Button neben Hosts. Es öffnet sich ein neues Fenster, hier klicken Sie auf Configure Hosts. Nun wählen Sie New Host aus. Es öffnet sich wieder ein neues Fenster, welches Sie mit den in der Abbildung angezeigten Werten füllen. Das Feld Passwort wird beim Aufruf der Verbindung abgefragt. Wollen Sie den Usercode fest hinterlegen, so können Sie die Werte in das Feld hinter Requires Password: eintragen. Durch Klick auf OK werden die Verbindungsdaten abgelegt und über Test Host kann die Verbindung getestet werden. Über New Database können die Recherchedaten für jede gewünschte Datenbank einzeln eingetragen werden. Seite 4 von 9

5 Tagen Sie dabei unter Database Name den Poolkey und unter Description den Langnamen der Datenbank ein. Die anderen Felder wählen Sie wie im Beispiel oben angezeigt. Mit den unter Search Attributes angegeben Field Names kann dann in der Datenbank gesucht werden, die Zuordnung der übermittelten Datenbankdokumente zur Reference Manager Datenbank geschieht über DIM- DI_Z39.50_Medline.cap. Verwendung Import-Schnittstelle von Reference Manager Mittels der vom DIMDI zur Verfügung gestellten Import-Filter (DIMDI-IMPORT.cap, DIMDI-XML.cap) werden nur eine Auswahl von Datenbankfeldern in das Literaturverwaltungsprogramm Reference Manager importiert. Für den Import weiterer Datenbankfelder können die Filter erweitert und den individuellen Bedürfnissen angepasst werden. Um die Import-Filter Ihren Bedürfnissen anzupassen gehen Sie wie folgt vor: Zuerst starten Sie das Programm Reference Manager. Dann rufen Sie über das Menü Tools den Import Filter Editor auf (siehe Abbildung 1), der sich in einem neuen Fenster öffnet (siehe Abbildung 2). Abbildung 1: Öffnen des Import Filter Editors In dem Fenster Import Filter Editor klicken Sie im Menü File auf Open um den gewünschten Filter auszuwählen und zu laden (siehe Abbildung 2). Die Import-Filter des Reference Managers sind standardmäßig unter C:\Programme\Reference Manager 11\Import gespeichert. Wählen Sie den gewünschten Filter (DIMDI-IMPORT.cap o. DIMDI-XML.cap). Den aktuellen Filter finden Sie auf der DIMDI-Hompage unter Datenbankrecherche Service Ausgabeformate (DIMDI-IMPORT.cap bzw DIMDI-XML.cap) Seite 5 von 9

6 Abbildung 2: Öffnen des zu bearbeitenden Filter (*.cap) im Import Filter Editor Sobald der zu bearbeitende Filter geöffnet ist, stehen 5 Reiter zur Auswahl. Klicken Sie auf den Reiter Common Tags (siehe Abbildung 3). Um ein weiteres Datenfeld zu Importieren klicken Sie auf den Knopf New, dadurch wird am Ende der Liste eine neue Reihe angefügt. In dem linken Feld (Tag) tragen Sie den Feldbezeichner des Datenfelds ein, das zusätzlich importiert werden soll. Bei Verwendung des DIMDI-Formats IMPORT muss der Feldbezeichner bis zu einer Gesamtänge von 6 Zeichen um Leerzeichen und um ein Minuszeichen (-) ergänzt werden (z.b. ATC -). Verwenden Sie hingegen das Format XML, müssen Sie das entsprechende Element-Tag (z.b. <ATC>) verwenden. In dem rechten Feld (Destination Field) können Sie dann aus einem Drop-Down-Menü das gewünschte Feld wählen, in dem die neuen Daten gespeichert werden sollen (siehe Abbildung 4). Abbildung 3: Der Reiter Common Tags; Unter Tag wird der Feldbezeichner des zu importierenden Datenbankfeld eingetragen; Unter Destination Field wird für jedes Tag ein entsprechendes Feld gewählt, in dem die Daten innerhalb des Reference Managers gespeichert werden sollen. Seite 6 von 9

7 Abbildung 4: Auswahl des gewünschten Destination Fields in dem die zu importierenden Daten gespeichert werden sollen. Nach der Erstellung des neuen Tag und Destination Field markieren Sie den neuen Eintrag und klicken auf den Knopf Edit. In dem neuen Fenster Edit Tag wählen Sie unterhalb des Reiters Properties aus der Drop-Down-Liste eine geeignete Parse Method (siehe Abbildung 5). Enthält das Feld nur einen Eintrag (ND, SOJT, TI, ) wählen Sie beispielsweise Normal Text, bei Feldern mit mehreren Einträgen (CT, UT, SH, ) hingegen Multi keys (zusätzlich muss dann unter Keys seperated by noch das entsprechende Trennzeichen eingetragen werden). Abbildung 5: Editieren des neu erstellten Tags Seite 7 von 9

8 Um den Import von Steuerzeichen zu vermeiden, wählen Sie im Fenster Edit Tag den Reiter Replace Text, klicken auf New und fügen dort unter Find from das verwendete Trennzeichen ein. Beim DIMDI- Format IMPORT wird standardmäßig (Tastenkombination: Alt Gr + <) als Trennzeichen verwendet (siehe Abbildung 6), beim Format XML wird hingegen das schließende Element-Tag (z.b. </ATC>) verwendet. Abbildung 6: Mittels Replace Text Steuerzeichen entfernen Klicken Sie danach auf Übernehmen und OK. Die Änderungen des Filters werden gespeichert, indem Sie auf das Diskettensymbol klicken oder im Menü unter File den Eintrag Save wählen. Wichtiger Hinweis: Über die Z39.50-Schnittstelle können Recherchen direkt aus den Literaturverwaltungsprogrammen Endnote und Reference Manager durchgeführt werden. Beim Zugang für Vertragskunden wird dabei aus technischen Gründen das komplette Dokument in das Literaturverwaltungsprogramm importiert und entsprechend der volle Dokumentpreis berechnet, obwohl zunächst nur die Titel der Dokumente ausgegeben werden. Verwendung des RIS-Austauschformates Um Rechercheergebnisse komfortabel in das Literaturverwaltungsprogramm zu transferieren, bietet sich das RIS-Austauschformat an. Die Dokumente werden mit speziellen für das RIS-Format definierten Feldbezeichnern (Tags) ausgegeben und es findet eine Standardzuweisung zu den Feldern der Reference Manager Datenbank statt. Sie können also den Filter nicht selbst beeinflussen. Bitte beachten Sie, dass aufgrund dieser Standardzuweisung vornehmlich die bibliografischen und inhaltserschließenden Datenfelder im RIS-Format berücksichtigt werden. Besondere Datenfelder, wie z.b. die Referenzangaben in SciSearch können leider im RIS Format nicht umgesetzt werden. Zwei Möglichkeiten stehen zur Auswahl, das Zusenden der Dokumente mit einer automatisch erzeugten RIS-Datei per (einfache Variante) oder das Erstellen einer RIS- Datei in mehreren Schritten (aufwendigere Variante). Seite 8 von 9

9 Generell sollten Sie vorher, um Probleme bei der Umsetzung von Umlauten zu vermeiden, das Kommando DEFINE CHARSET=ASCII eingeben. Das Zusenden der Dokumente mit einer automatisch erzeugten RIS-Datei per wird durch die Eingabe des Kommandos MAIL mit den Parametern REPORT=RIS;F=XMLALL bewirkt (MAIL RE- PORT=RIS;F=XMLALL). Die RIS-Datei befindet sich im Anhang der , die Sie kurz darauf erhalten. Doppelklick auf die Datei und ein Fenster öffnet sich, in dem Sie Reference Manager auswählen können. Nach Klick auf OK wird Reference Manager geöffnet und die Datenbankdokumente werden eingelesen. Das Erstellen einer RIS-Datei in mehreren Schritten erfolgt mit Hilfe des Kommandos SHOW mit den Parametern REPORT=RIS;F=XMLALL. Die mit dem SHOW-Kommando ausgegebenen Dokumente können mit der Funktion Protokolldatei speichern (Typ:TXT=Textdatei) abgespeichert werden (bitte vor dem SHOW-Kommando die Protokolldatei löschen). Öffnen Sie nun die txt-datei (Dateiname.txt) und entfernen Sie nun die erste und letzte Zeile, so dass nur noch die Dokumente in der Datei stehen. Anschließend benennen Sie diese Datei in Dateiname.ris um. Doppelklick auf Dateiname.ris öffnet ein Fenster, in dem Sie Reference Manager auswählen können. Nach Klick auf OK wird Reference Manager geöffnet und die Datenbankdokumente werden eingelesen. In der DIMDI SmartSearch wählen Sie bei der Ausgabe RIS aus und lassen sich das Dokument per E- Mail zuschicken oder online ausgeben. Der weitere Ablauf ist wieder wie oben beschrieben. Achtung: Bei der Ausgabe im RIS-Format wird immer das Feld PY mit ausgegeben, so dass eine kostenfreie Ausgabe der Titelliste allein nicht möglich ist. VS Seite 9 von 9