Qualitätssicherung in archivischen Digitalisierungsprojekten. Erfahrungen und Diskussionsanregungen auf dem Weg zur Professionalisierung
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- Hildegard Gerstle
- vor 8 Jahren
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1 Qualitätssicherung in archivischen Digitalisierungsprojekten. Erfahrungen und Diskussionsanregungen auf dem Weg zur Professionalisierung Dr. Julian Holzapfl, Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns Stephan Makowski M.A., LWL-Archivamt für Westfalen
2 Gliederung 1. Einführung 2. Fehlerbilder und Fehlerkategorien 3. Parameter für die Qualitätssicherung 4. Fragen für die Diskussion
3 2. Fehlerbilder und Fehlerkategorien 1. Handwerkliche und technische Aufnahmefehler 2. Fehler der Zuordnung und der Strukturierung 3. Logistische Fehler 4. Feststellen und Bewerten von Fehlern
4 Unscharfe Aufnahme
5 Farbechtheit und Ausleuchtung
6 Helligkeit
7 Bildausschnitt
8 Weitere Aufnahmefehler - 1
9 Weitere Aufnahmefehler - 2
10 Weitere Aufnahmefehler - 3
11 2. Fehlerbilder und Fehlerkategorien 1. Handwerkliche und technische Aufnahmefehler 2. Fehler der Zuordnung und der Strukturierung 3. Logistische Fehler 4. Feststellen und Bewerten von Fehlern
12 Falsche Zuordnung
13 Falsche Zuordnung Deine Folie 8
14 Falsche Zuordnung Deine Folie 8
15 2. Fehlerbilder und Fehlerkategorien 1. Handwerkliche und technische Aufnahmefehler 2. Fehler der Zuordnung und der Strukturierung 3. Logistische Fehler 4. Feststellen und Bewerten von Fehler
16 Logistische Fehler... sind Fehler der Zeit- und Ablaufplanung: - Ein Dienstleister hält den Endtermin nicht ein. - Für den Auftrag gestellte Geräte fallen aus, und es kann nicht termingerecht für Ersatz gesorgt werden. - Nach Qualitätskontrolle fallen Nachbesserungen an, für die aber keine Kapazitäten eingeplant sind. - Im Auftrag ist zu wenig Zeit für die abschließende Qualitätskontrolle vorgesehen worden, und sie kann unter dem Zeitdruck einer offenen Rechnung bzw. des nahenden Jahresabschlusses nur notdürftig erfolgen.
17 2. Fehlerbilder und Fehlerkategorien 1. Handwerkliche und technische Aufnahmefehler 2. Fehler der Zuordnung und der Strukturierung 3. Logistische Fehler 4. Feststellen und Bewerten von Fehler
18 Gliederung 1. Einführung 2. Fehlerbilder und Fehlerkategorien 3. Parameter für die Qualitätssicherung 4. Thesen/Fragen für die Diskussion
19 3. Parameter für die Qualitätssicherung 1. Auftragsgestaltung und Leistungsbeschreibung 2. Ressourcen für Qualitätsmanagement 3. Mögliche Hilfsmittel 4. Technische Umgebungen für Qualitätsmanagement
20 Auftragsgestaltung, Leistungsbeschreibung Maximale Fehlerquoten festschreiben? Probedurchläufe! Prüfzeiträume großzügig bemessen Art und Umfang der Qualitätsprüfung festhalten, Verfahren für Nachbesserungen festschreiben Statusberichte, Problemfalllisten Schriftliche Kommunikation!
21 3. Parameter für die Qualitätssicherung 1. Auftragsgestaltung und Leistungsbeschreibung 2. Ressourcen für Qualitätsmanagement 3. Mögliche Hilfsmittel 4. Technische Umgebungen für Qualitätsmanagement
22 Ressourcen für Qualitätsmanagement Art der Qualitätssicherung Stichproben Häufigkeiten bestimmen(ggf. abhängig vom Einzelvolumen) Niedriger Ressourcenbedarf Grundstock an gesichteten Digitalisaten Vorteil: gute Kosteneffizienz Nachteil: keine 100%-ige Sicherheit
23 Ressourcen für Qualitätsmanagement Art der Qualitätssicherung Einzelblattprüfung Hoher Ressourcenbedarf (Vorlage des Originals benötigt) Vorteil: hohe Sicherheit Nachteil: hoher Kosten- und Zeitaufwand
24 Ressourcen für Qualitätsmanagement 100,00 QS Effektivität in % 90,00 80,00 70,00 60,00 50,00 QS Effektivität in % 40,00 30,00 20,00 10,00 0,00 Stichprobe niedrig Stichprobe mittel Stichprobe hoch Einzelblattprüfung
25 Ressourcen für Qualitätsmanagement Kostenentwicklung Kostenentwicklung Stichprobe niedrig Stichprobe mittel Stichprobe hoch Einzelblattprüfung
26 Ressourcen für Qualitätsmanagement Dauer QS (Beispiel: 1 Band aus Amtsbuchserie, ca. 200 Bl.) Einzelblattprüfung: von 15 Minuten bis 2 Stunden in Abhängigkeit vom Einzelumfang Stichproben: von 2 Minuten bis 10 Minuten in Abhängigkeit von der Stichprobenhäufigkeit
27 3. Parameter für die Qualitätssicherung 1. Auftragsgestaltung und Leistungsbeschreibung 2. Ressourcen für Qualitätsmanagement 3. Mögliche Hilfsmittel 4. Technische Umgebungen für Qualitätsmanagement
28 Mögliche Hilfsmittel Statusberichte Schriftliche Mitteilung ( ) über den jeweiligen Arbeitsstand Umfang der erzeugten Digitalisate Aufgetretene Besonderheiten / Probleme Erlaubt rechtzeitige Planung bei Verzug, u.a.
29 Mögliche Hilfsmittel Protokolle Schriftliche Fixierung der QS Gewählte Stichprobengröße (intern) Festgestellte Mängel werden nachvollziehbar dokumentiert Ein Anhaltspunkt für den Dienstleister, um Korrekturen vornehmen zu können
30 Mögliche Hilfsmittel
31 3. Parameter für die Qualitätssicherung 1. Auftragsgestaltung und Leistungsbeschreibung 2. Ressourcen für Qualitätsmanagement 3. Mögliche Hilfsmittel 4. Technische Umgebungen für Qualitätsmanagement
32 Technische Umgebungen Workflowtools (Goobi, Visual Library, ZEND, u.a.) Abbildung von Digitalisierung bis zur Onlinestellung Verzahnung von Erschließungsdatensätzen mit Digitalisierungsmetadaten Generieren von Laufzetteln/Barcodes für den Scanprozess Prüfoberfläche mit verteiltem Zugriff auf Digitalisate im jeweiligen QS-Stadium Freigabe, Reklamation und Nachbesserung im System
33 Beispiel: ZEND (BSB)
34 Beispiel: ZEND (BSB)
35 Beispiel: ZEND (BSB)
36 Gliederung 1. Einführung 2. Fehlerbilder und Fehlerkategorien 3. Parameter für die Qualitätssicherung 4. Fragen für die Diskussion
37 Fragen für die Diskussion Was können wir von Bibliotheken lernen? Inwieweit kann und soll die Fachcommunity "best practice"- Erfahrungen formalisieren? Brauchen wir etwa Musterworkflows, Aufwands- und Kostengruppen, Musterleistungsbeschreibungen für archivische Digitalisierungsaufträge? Wie können Aufwände transparent beziffert werden? Inwieweit ist die QS archivarische Fachaufgabe, inwieweit technisch automatisierbar und von extern einkaufbar?
38 Vielen Dank für die Aufmerksamkeit! Dr. Julian Holzapfl Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns Stephan Makowski, MA Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL) LWL-Archivamt für Westfalen
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