Third Party Management in der Dienstleistungsbeschaffung

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1 Third Party Management in der Dienstleistungsbeschaffung Seite 1 Neue Mainzer Str. 20 GmbH D Frankfurt Tel.: +49 (0) 6196 / Fax: +49 (0) 6196 / info@vendorplan.de

2 Inhalt 1. Third Party Management (TPM) 2. Für wen ist TPM geeignet 3. Pro und Contra Outsourcing von Einkaufsleistungen 4. Planung und Umsetzung 5. Typische Herausforderungen 6. Ihre Fragen Seite 2

3 Vorteile des Outtaskings von Einkaufsdienstleistungen Was ist Third Party Management? TPM/MSP : Auslagerung (outtasking) des Beschaffungsprozesses nicht-strategischer Lieferanten. Der TPM/MSP übernimmt Aufgaben des Einkaufs. Seite 3

4 TPM Portfolio Welche Aufgaben übernimmt der TPM Lieferantenmanagement Übernahme / Bündelung Betreuung Monitoring Verhandlung Vertragsmanagement Budgetkontrolle TPM Dienstleistungen Zentrales Management und Reporting Marktwissen/Benchmarkings Einsparprogramme / Kostenreduzierungen Qualitätssicherung und Compliance Prozessberatung und Optimierung Vendorplan TPM Lieferantenbeschaffung / Sourcing Skill-basierte Neubesetzung (Ausschreibungsmanagement) Verbesserter Marktzugriff Skillportfoliomanagement Lieferantenpooling Online-Tool Beschaffungs und Ausschreibungsplattform Informations- und Bestandsmanagement (Verlängerungen etc.) Rollenbasiert, mit Genehmigungsworkflows Lieferanten und Kandidatenübersicht Seite 4

5 TPM von klein bis groß TPM kann in unterschiedlichen Stufen eingesetzt werden. Von der Verwaltung eingesetzter freiberuflicher Mitarbeiter, bis zum Full-Service mit On Site Support. TPM Freiberufler TPM Unternehmen TPM Nicht- Strategen TPM + Service TPM + On Site Potentielle Vorteile Seite 5

6 TPM oder nicht? Für welche Unternehmen ist TPM geeignet? Hoher Anteil externer Dienstleister/Freiberufler Keine/nicht ausreichend standardisierte(n) Prozesse und/oder Konditionen Mögliche Preis-/Kostenvorteile/ Einsparpotentiale ermitteln und heben Geringere Anzahl zu verwaltender Anbieter (Strategen + TPM) Definierte, standardisierte und dokumentierte Prozesse + SLAs Einheitliche Konditionsregelungen Ausnahmen erschweren Signifikante + dauerhafte Kostenreduzierungen (einmalig/laufend) Erhöhter, gesicherter Wettbewerb Preistransparenz Vorschlagswesen Potentiale Vergleichbarkeit / Marktpreise (Benchmarking) / Ausschreibungen / Wettbewerbssituation Seite 6

7 TPM oder nicht? Für welche Unternehmen ist TPM geeignet? Einkauf nicht (ausreichend) einbezogen (Maverick Buying) Eindeutige Prozesse und automatisierte Abläufe inklusive Regelungen für Ausnahmen (hohe Hürden/Sichtbarkeit) Lieferantenkonsolidierung gewünscht TPM übernimmt Lieferantenbewertung (mit FB)/ Ausschreibung/ Preisverhandlung Vorschlag Klassifizierung Vorlage Empfehlung Umsetzung der Kundenentscheidung Keine/zu wenig Transparenz z.b. Preise / Anzahl / Kosten / Art eingesetzter DL z.b. keine/unzureichende Rate Cards Skill & Preistransparenz (intern & extern) / Benchmarking / Reporting Seite 7

8 TPM oder nicht? Für welche Unternehmen ist TPM geeignet? Zu verbessernde Rechts- und Revisionssicherheit (Arbeitsrecht/Finanzrecht/interne Revision etc.) Überlastung des Einkaufs / Unterbesetzung Mehr Volumen über die strategischen Partner Reduzierte Risiken ( Daimler AG -Urteil) durch Risiko Übernahme des TPM Vermeidung von Rechtsrisiken z.b. durch Maßnahmen im Bereich Scheinselbstständigkeit Zeitersparnis durch Outtasking der nicht strategischen Dienstleister Mögliche zusätzliche Einsparmöglichkeit bei Strategen TPM unterstützt bei Maßnahmen und Prozessen um mehr Volumen über strategische Dienstleister abzuwickeln Seite 8

9 TPM und alle Probleme sind gelöst? Seite 9

10 TPM von einfach bis komplex TPM kann in unterschiedlichen Stufen eingesetzt werden. Von der Verwaltung eingesetzter freiberuflicher Mitarbeiter, bis zum Full-Service mit On Site Support. TPM Freiberufler TPM Unternehmen TPM Nicht- Strategen TPM + Service TPM + On Site Aufwand & Kosten Seite 10

11 Potentielle Herausforderungen Argumente gegen TPM: Externer Einkaufsdienstleister (Einfluss auf Beschaffung/Neutralität) Neue Prozesse / neue Tools Widerstand aus Fachbereich (Maverick Buying, eigene Entscheidung für Dienstleister) Widerstand der Dienstleister (Kostendruck, Wettbewerb) Kosten / Nutzen (Effizienz des TPM) Genug interne Ressourcen (Einkauf) Seite 11

12 Typische Herausforderungen bei der Einführung TPM Kleinere TPM Modelle haben kleinere Herausforderungen Fachbereiche Einbindung der Fachbereiche von Anfang an (Planung/Prozesse/Vorgehen/Preise etc.) Informieren, diskutieren und Vorbehalte ausräumen Interne Kommunikation Unterstützung der Unternehmensleitung notwendig ( Rückendeckung für Projekt) Gezielte Vorbereitung auf jeden Dienstleister Einschätzung der Dienstleister (Kritikalität, Marktpreise, Zufriedenheit etc.) Neutralität hilft Nicht nur für Dienstleister ein Argument (Austausch gegen eigene Ressourcen) Bei Ersteinführung TPM in einem Bereich ausprobieren / Testphase Seite 12

13 Planung & Umsetzung Analyse Welches Potential hat TPM für Ihren Dienstleistungseinkauf? Angebot Konkretes, auf Ihr Unternehmen abgestimmtes Angebot inklusive dem zu erwartenden Einsparpotential TPM Set-Up Gemeinsames festlegen der Schritte (ggf. inkl. Projektvorschlag) TPM Umsetzung Übernahme der TPM- Dienstleister und Umsetzen der festgelegten Prozesse inklusive Reporting Seite 13

14 Ergebnis nach Einführung von TPM Fachbereiche sind involviert und informiert Reibungslose Übernahme bestehender Lieferanten Mit Einkauf und Fachbereich abgestimmte TPM- Umsetzung Prozessoptimierung, Aufwands- und Kosteneinsparung Dauerhafte Einsparungen (Benchmarking, Ausschreibungsautomatismen) und Unterstützung Skill-Basierter Beschaffung Rechts- und Revisionssicherheit (Reporting) Transparenz und Flexibilität Kooperation und Unterstützung neben Einkauf auch für Fachbereiche Seite 14

15 Wir freuen uns auf Ihre Fragen Seite 15 Neue Mainzer Str. 20 GmbH D Frankfurt Tel.: +49 (0) 6196 / Fax: +49 (0) 6196 / info@vendorplan.de