Erste Schritte mit CoP2go

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1 Controlling of Projects

2 Inhaltsverzeichnis 1 SYSTEMVORAUSSETZUNGEN PROJEKTPLAN ERSTELLEN PROGRAMMSTART VORHANDENE PROJEKTDATEI ÖFFNEN NEUES PROJEKT ERSTELLEN PROJEKTPLAN ERSTELLEN TERMINE ÄNDERN PROJEKT LOKAL SPEICHERN GANTT BEDIENUNGSHINWEISE COP SERVER, RESSOURCENMANAGEMENT Seite 2 von 13

3 Erste Schritte mit CoP2go Controlling of Projects Wie Sie sehen werden, ist CoP2go weitgehend selbst erklärend. Für die allerersten Schritte ist es dennoch eine Erleichterung, eine Unterstützung durch eine kurze Anleitung zu bekommen. Nach Erläuterungen zu den Systemvoraussetzungen wird beschrieben wie ein neuer Projektplan erstellt wird. Es folgen Hinweise zur Bedienung des interaktiven, grafischen GANTT-Charts. Und zuletzt wird auf die zentralen web-basierten Systeme CoP.Track und CoP.Time und das dazugehörige Ressourcenmanagement hingewiesen. Seite 3 von 13

4 1 Systemvoraussetzungen Für CoP2go genügt ein handelsüblicher PC mit dem Betriebssystem Windows. Da CoP2go vollständig in Java geschrieben ist, ist eine aktuelle Java-Runtime Umgebung erforderlich. Falls auf ihrem PC noch keine installiert ist, wird während der Installation von CoP2go eine entsprechende Umgebung mitinstalliert. Die CoP2go-Java-Software ist vom Betriebssystem unabhängig, deshalb kann sie auch unter allen anderen Betriebssystemen, die Java unterstützen, wie etwa Linux, eingesetzt werden. Bitte wenden Sie sich in diesen Fällen an die SMC. Seite 4 von 13

5 2 Projektplan erstellen Es wird erläutert wie mit wenigen Schritten ein neues Projekt erstellt wird. Die Projektelemente sind das Projekt selbst und Vorgänge, die beliebig tief geschachtelt werden können. Die wesentlichen Kennzahlen der Objekte sind Bezeichnung, Beginntermin, Endtermin und Aufwand. 2.1 Programmstart Nach dem Start von CoP2go erscheint folgendes Fenster Abbildung 1: Öffnen eines Projekts Es können nun neue Projekte erstellt oder lokal gespeicherte geöffnet und deren Planung fortgesetzt werden. 2.2 Vorhandene Projektdatei öffnen CoP2go kann sowohl offline, ohne weitere Verbindung zu einem Server, als auch online, in Verbindung mit CoP.Track/Time, eingesetzt werden. Bei der Offline-Nutzung werden keine Konfigurationsdaten (siehe: Einstellungen unter Optionen ) benötigt Seite 5 von 13

6 Abbildung 2: Herstellen einer Serververbindung für eine Online-Bearbeitung Wird CoP2go zusammen mit CoP.Track/Time in einer Online-Arbeitsweise eingesetzt, sind unter Optionen im Menüpunkt Einstellungen die CoP-Server-Adresse sowie die Einwähldaten (Benutzerkennung und Passwort) einzugeben und zu speichern. Abbildung 3: Öffnen einer gespeicherten Projektdatei Mit Auswahl der Datei wird diese geöffnet. Eine bestehende Projektdatei kann auch mit Doppelklick geöffnet werden. CoP2go wird dann automatisch gestartet, Seite 6 von 13

7 2.3 Neues Projekt erstellen Zum Erstellen eines neuen Projekts klicken Sie auf das Icon Neues Projekt erstellen. Beim erstmaligen erstellen eines Projektes wird die Eingabe eines Benutzernamens verlangt. Sofern Sie CoP2go eigenständig verwenden, ist dieser Benutzername beliebig. Abbildung 4: Dialog "Einstellungen" Anschließend öffnet sich nachfolgendes Popup-Fenster. Abbildung 5: Dialog "Projekt erstellen" Eingaben sind nur für die beiden Felder Kurzbezeichnung und Bezeichnung erforderlich. Die Werte für die Termine und den Aufwand sind vorbelegt. Sie können natürlich ebenfalls sofort oder auch zu jedem späteren Planungszeitpunkt verändert werden. Das neue Projekt wird in einem interaktiven Gantt-Diagramm und mittels Tabellenwerten dargestellt. Seite 7 von 13

8 Abbildung 6: Tabellen-GANTT-Diagramm 2.4 Projektplan erstellen Zunächst wird ein Vorgang eines Projektes erstellt. Abbildung 7: Kontextmenü Die rechte Maustaste öffnet ein Kontextmenü. Damit können weitere Funktionen wie Vorgang oder Meilenstein erstellen durchgeführt werden. Abbildung 8: Projektstruktur Der neue Vorgang erscheint in der Grafik. Seite 8 von 13

9 Im weiteren können Vorgänge und Meilensteine in beliebiger Schachtelung erstellt werden 2.5 Termine ändern Termine (oder auch Aufwände) können im Popup (Projekt/ Vorgang bearbeiten), in der Tabelle oder interaktiv in der Grafik geändert werden. Abbildung 9: Beginn-, oder Endtermine ändern oder gesamtes Objekt verschieben Die beschriebenen Aktionen können beliebig fortgesetzt werden, bis der gewünschte Projektplan erstellt ist. 2.6 Projekt lokal speichern Zur Sicherung oder für eine Weiterplanung zu einem späteren Zeitpunkt kann ein Projekt in einer lokalen Datei gespeichert werden. Abbildung 10: Projekt in Datei speichern Nach klicken auf das Icon speichern unter öffnet sich ein Popup-Fenster, in welchem das Verzeichnis und der Dateiname zum speichern des Projekts eingegeben bzw. ausgewählt werden können. Die Projektdatei bekommt die Dateierweiterung cop. Die weiteren Funktionen sollten intuitiv oder mit der Online-Hilfe erschlossen werden können. Seite 9 von 13

10 3 GANTT Bedienungshinweise Die Funktionen der GANTT-Anwendung erschließen sich weitgehend intuitiv. Sie werden dies sicher bei der Benutzung ebenfalls feststellen. Ergänzend sind einige nicht sofort erkennbare Funktionen beschrieben. Informationsgehalt des Diagramms variieren Abbildung 11: Verändern des Informationsgehalts der Darstellung Seite 10 von 13

11 Darstellungsauflösung ändern Abbildung 12: Zooms verändern die sichtbaren Ausschnitte Mittels Zoomregler kann die Darstellungsauflösung variiert werden. Trennbalken zwischen Tabellen- und Grafikdarstellung verschieben Abbildung 13: Verschieben des Trennbalkens zwischen Tabelle und GANTT-Grafik Erstellen einer Abhängigkeit zwischen Vorgängen und / oder Arbeitsaufträgen: Strg + Drag&Drop (von einem Balken zum anderen) Seite 11 von 13

12 Abbildung 14: Darstellung von Vorgänger-Nachfolger-Abhängikeiten Doppelklick auf die horizontale Linie eines Objektes stellt das Objekt am linken Rand der Grafik dar. Kontextmenue mit Auswahl von Bearbeitungsfunktionen: rechte Maustaste Öffnen eines Popup-Fensters zum Bearbeiten eines Objekts: Doppelklick auf das Objekt (Balken) Fixieren eines Beginn- oder Ende-Termins oder des Aufwands: Doppelklick auf das entsprechende Feld in der Tabelle in der entsprechenden Spalte und editieren oder Benutzung des Kontextmenüs Bemerkung: Fixieren bedeutet, dass ein Wert nicht verändert werden kann, weder direkt durch ändern des Werts noch indirekt durch verschieben abhängiger Objekte (Balken). Soll ein fixierter Wert verändert werden, ist zuerst die Fixierung zu lösen. Ändern eines Tabelleneintrags Beginn- oder Ende-Termin oder Aufwand: Doppelklick auf das entsprechende Feld in der Tabelle in der entsprechenden Spalte und editieren Nach Aufruf der Druckfunktion erhält man zunächst eine Vorschau. Hier besteht die Möglichkeit den Ausdruck zu variieren. Insbesondere kann eine Übersicht als erste Seite erstellt werden, die die Aufteilung des Drucks auf die einzelnen Seiten zeigt Ein- und Ausblenden von Inkonsistenzen für Aufwände und/oder Termine durch Ein- und Ausschalten des entsprechenden Buttons. Bemerkung: Inkonsistenzen sind immer aus Sicht eines (Haupt-)Objekts und der hierarchisch untergeordneten Objekten bezüglich der Projektstruktur (Baumstruktur) zu sehen. Eine Aufwandsinkonsistenz liegt vor, wenn die Summe der Aufwände der untergeordneten Objekte (Vorgänge oder Arbeitsaufträge) kleiner ist als der Aufwand des übergeordneten Objekts (Projekt oder Vorgang). Eine Termininkonsistenz liegt vor, wenn kein Anfangs- oder Endtermin eines untergeordneten Objekts mit den Anfangs- oder Endeterminen des übergeordneten Objekts übereinstimmt. Seite 12 von 13

13 4 CoP Server, Ressourcenmanagement Sollten Sie CoP.Track oder CoP.Time eingesetzt haben, können Sie neue Projekte in die zentrale Datenbank einstellen oder Projektänderungen mit bestehenden Projekten synchronisieren. Zentral gespeicherte Projekte können in CoP2go übernommen, verändert und lokal oder wieder zentral gespeichert werden. CoP2go hat im online-betrieb den gleichen Funktionsumfang wie die GANTT-Applikation von CoP.Track/Time. Insbesondere ist das Ressourcenmanagement von CoP.Track/Time nutzbar. Damit können Ressourcen in die Projektplanung einbezogen werden. Wird eine Projektdatei geöffnet, die zuvor mit CoP.Track/Time erstellt wurde, stehen die zugeordneten Ressourcen auch in CoP2go zur Verfügung. CoP2go wird damit zur verlängerten Werkbank der web-basierten CoP.Track/Time Software und somit ein CoP für unterwegs. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an die SMC. SMC GmbH Software Management Consulting Schwalbenrainweg Aschaffenburg SMC S.à r.l. Software Management Consulting 7, rue Kalchesbrück L-1852 Luxembourg Tel.: +49 (0) Tel.: Seite 13 von 13