Begrifflichkeiten. Prozessdefinition mit StOP am Beispiel Minden. PD Dr. Christian Schmidt MPH. Mühlenkreiskliniken AöR.

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1 Prozessdefinition mit am Beispiel Minden PD Dr. Christian Schmidt MPH Begrifflichkeiten

2 Ein oder SOP ist eine Arbeitsanweisung, welche das Vorgehen innerhalb eines Arbeitsprozesses beschreibt. Was ist ein? Häufig wiederkehrende Arbeitsabläufe werden textlich oder graphisch beschrieben und den Ausführenden erklärend an die Hand gegeben. z.b. Checkliste im Cockpit Beschreibung von festgelegten Prozessabläufen mit dem Ziel, Abweichungen zu vermeiden Abgrenzung und Clinical Pathway regelt organisatorischen Ablauf Clinical Pathway den medizinisch-inhaltlichen Ablauf und die damit verbundenen Kosten Begrifflichkeit jedoch nicht immer trennscharf

3 Pathways und SOP - klinisch Clinical Pathway Fast track Colon SOP Anästhesie SOP Intensivmedizin Prämed. Schmerzdienst SOP Reg. Anästh. Wärmekonzept SOP Beatmung SOP Analgosed. SOP Ernährung Quelle: Basse L et. al (2004): Dis Colon Rectum, 47: SOP oder in der Medizin - Anästhesie

4 s am Beispiel Minden Neubau Johannes-Wesling-Klinikum Minden

5 Warum Prozessdefinition mit? Mitarbeiter waren konfrontiert mit Neuer, hoch technisierter Arbeitsumgebung Neuen Teams Neuen Prozessen Neuer Führung auf zahlreichen Ebenen Patientensicherheit gefährdet? Abläufe für alle Mitarbeiter klar? Ziel: Mit Orientierung gegeben Ziele Minden Klare Abläufe und Zuständigkeiten, vor allem in komplexen Arbeitsumgebungen regeln Visualisierung des Ablaufes innerhalb einer Betriebsorganisation (Erhöhung der Compliance) Reduzierung von Abweichungen zur Fehlervermeidung Umfassende Einbindung der Mitarbeiter Motivationssteigerung

6 -Entwicklung Betriebsorganisationsplanung Neubau Aufbauorganisation bedingt Baulichkeit Baulichkeit bedingt Prozesse Prozesse werden in EDV abgebildet Interdisziplinäre Teams erarbeiten s und definieren Leistungserbringung im Hinblick auf Raum Verantwortlichkeit EDV

7 Alte Organisation: Klinikum Minden an zwei Standorten Klinikum Minden Zentralverwaltung Allg.- chirurgie Allg.IM/ Hepato./ Gastroent. Kardiol./ internist. Intensiv Rheumatologie Urologie Frauenklinik MKG- Chirurgie Kinderheilkunde Hämatologie/ Onkologie Hautklinik HNO- Heilkunde Nephrologie Augenklinik Unfallchirurgie Neurochirurgie Neurologie Strahl.kl. Nuk.med Station Station Station Station Station Station Station Med. Station Med. Station Med. Station Station I 26 B. II 23 B. VI 24 B. I 28 B. 15 B. I 20 B. I 31 B. II 29 B. VII 21+5 B. I 23 B. I 29 B. Station Station Station Station Station Strahlenkl. I 32 B. I 31 B. I 22 B. I Gyn. 30 B. I 25 B. 10 B. Station Station Wachbereich 6 III 30 B. IV 41 B. B. Station Station Med. Station Med. II 20 B. IV 21 B. III 28 B. Station Station II 25 B. II 27 B. Station Station Station Station Station Nuk.med. II 23 B. II 23 B. II 16 B. II Gyn. 30 B. II 23 B. 3 B. Station Station Station V 30 B. VII 34 B. VIII 17 B. Station Med. V 25 B. Station III 13 B. Station Station Station III 18 B. III 24 B. IIIGeb. 32 B. Station Med. VI 31 B. Station Station IV 16 B. IVGeb. 23 B. Intensiv 12 B. Intensiv Intensiv 12 B. 5 B. Station V 2 B. Dialyse 13 Pl. Unit 4 Stroke B. Neonat. 10 B. Standort Friedrichstrasse Standort Portastrasse L&L AS Vorstand 1062_24.2.PM Medizin Neue Organisation: Interdisziplinarität durch Zentrenbildung Klinikum Minden Med.- organisatorische Zentren I II III IV V Strahlentherapie HNO-Heilkunde Allgemeinchirurgie Kardiologie Gynäkol./Geburtshilfe Onkologie Dermatologie Augenheilkunde MKG-Chirurgie Unfallchirurgie Urologie Pneumologie Gastroenterologie Kinderheilkunde Neurochirurgie Neurologie Rheumatologie Geriatrie Nephrologie ETA und IMC/ICU Intensiv Intensiv Onkolog. und Dermatol. Kopfzentrum Chirurgisches Internistisches Eltern/Kind- L&L Vorstand AS 1062_19.3.TB Medizin

8 Klinikumsmodell Minden Aufnahmezentrum (3) Aufnahmezentrum (3) Basisdiagnostik Basisdiagnostik Notfallaufnahme Notfallaufnahme Onkolog. u. Dermat. Kopfzentrum Chirurgisches Internistisches Kopfzentrum Eltern/Kind- Ergotherapie Logopädie Physikalische Therapie FEZ Intensivmed. (1) Betriebsleitung Minden Intensivmed. (1) Dialyse/PHV LHKM OP- (2) OP- (2) Zentral-OP-Bereich Logopädie OP-Bereich I+II Zentral-OP-Bereich OP-Bereich I+II III Ergotherapie OP-Bereich III Zentrale Endoskopie Dialyse/PHV Zentrale Endoskopie Labor Haut-Labor Radiologie Pathologie Prosektur Labor Haut-Labor Radiologie Pathologie Prosektur Strahlentherapie Sectio-OP Sectio-OP Ernährungsberatung Eingriffsräume Dermatologie PhysikalischeDermatologie Eingriffsraum Therapie Urologie Eingriffsraum Eingriffsraum Urologie Strahlentherap. LHKM Eingriffsraum Strahlentherap. FEZ Stabsfunktion Onkolog. u. Dermat. Chirurgisches Eltern/Kind- Internistisches Strahlentherapie Ernährungsberatung Diagnostikzentrum Zentralapotheke Diagnostikzentrum Zentralapotheke Zentralverwaltung Technik- u. Versorgungszentrum u. Technik- Versorgungszentrum L&L AS 1062_13.6.TB Klinikumsmodell Minden Betriebsleitung Minden Zentralverwaltung Aufnahmezentrum (3) Intensivmed. (1) OP- (2) Strahlentherapie Onkolog. u. Dermat. Diagnostikzentrum Technik- u. Versorgungszentrum Kopfzentrum Logopädie Zentral-OP-Bereich Basisdiagnostik Notfallaufnahme Chirurgisches Ergotherapie Dialyse/PHV OP-Bereich I+II OP-Bereich III Labor Haut-Labor Internistisches Ernährungsberatung Physikalische Therapie Zentrale Endoskopie Sectio-OP Radiologie Pathologie Prosektur Eltern/Kind- LHKM FEZ Eingriffsräume Dermatologie Eingriffsraum Urologie Zentralapotheke Eingriffsraum Strahlentherap. Stabsfunktion Primärbereich Sekundärbereich Tertiärbereich (1) ICU und IMC (2) inkl. ambulantes Operieren, Aufwach-/Holding-Bereich (3) inkl. Entlastung, Aufnahme und ETA (amb. OP) L&L AS 1062_13.6.TB skoordinator

9 Johannes Wesling Klinkum Minden Funktionstrakt Apotheke Lager - Küche häuser ELKI Südmagistrale Nordmagistrale Abläufe und bauliche Struktur Untergeschoss UG Diagnostikzentrum Technik- und Versorgungszentrum IV

10 Abläufe und bauliche Struktur Erdgeschoss EG ETA Diagnostikzentrum OP- Aufnahme- I - IV ELKI- V Abläufe und bauliche Struktur 1. Obergeschoss 1. OG Intensivmedizin. OP- Technik- und Versorgungszentrum Intensivmedizin. I - IV ELKI- V

11 Abläufe und bauliche Struktur 2. Obergeschoss 2. OG IV Zentren I-V IV ELKI- V Betriebsorganisationsplanung Neubau Aufbauorganisation bedingt Baulichkeit Baulichkeit bedingt Prozesse Prozesse werden in EDV abgebildet Interdisziplinäre Teams erarbeiten s und definieren Leistungserbringung im Hinblick auf Raum Verantwortlichkeit EDV

12 Gliederung der Prozesse im Krankenhaus Patientennähe Niedergelassene Ärzte der Primärversorgung Primärprozess amb. Versorgung stationäre Versorgung teilstationäre Versorgung Nachsorge Reha Hospiz Sekundärprozess Tertiärprozess Klinikum Minden L&L AS 1062_15.1.TB Prozesslandkarte Klinikum Minden Dokumentation nur in EDV möglich Betriebsleitung Minden Strategieentwicklung Unternehmensplanung Steuerung Patientensteuerung über Behandlungspfade (med. ) Primärbereich Leistungsplanung Aufnahme Diagnostik Therapie Entlassung Monitoring, Dokumentation Sekundärbereich Leistungsplanung Leistungsanforderung Diagnostik Befund Therapie Monitoring, Dokumentation Tertiärbereich Leistungsplanung Anforderung Einkauf Produktion Lagerung Transport Entsorgung u. Aufbereit. Monitoring, Dokumentation Zentralverwaltung Leistungsplanung Finanzen/Controlling, Personalwesen, Qualitätssicherung, IT Monitoring Anforderung nur per EDV z.b. von Röntgen z.b. von Konsilen z.b. von Labor, Etc. Alle Kernprozesse sind in EDV hinterlegt! L&L AS 1062_22.3.TB

13 Gliederung der s Standard typisierte stationäre Standardprozesse Aufnahme diagn./therapeutische ambulante Untersuchung Notfälle Tagesklinik In s werden die erforderlichen Arbeitsschritte zur Erbringung einer Leistung beschrieben. klinische Patientenpathways Spezial medizinische administrativablaufmäßige Clinical Pathways Amb. Zentral- Röntgendiagnostik HKM OP OP-Bereich Behand- Kranken- Qualitätsu. Kosten- Aufnahmemanagement System steuerung management Booking Leistungs- Entlassungslungsmanagemenfunktionekontrollblatt- Leitstellenfunktionen In Abhängigkeit von der Blickrichtung werden diagnostische, therapeutische und administrative s unterschieden. Logistik Verbraucherseite Produktionsseite Transportlogistik L&L AS 1062_75.3.TB Prinzipien der Prozessplanung Abläufe der Behandlung werden als dargestellt (= organisatorischer Ablauf) Entwicklung eines Roh-s und Feinplanung durch die ärztliche und pflegerische Leitung der Fachabteilungen Jedes hat eigene s Laufende Anpassung der im Betrieb (Durch verantwortliche Trainer)

14 Symbolik in der Beschreibung der s -Symbole Anfangspunkt Entscheidung/ Alternative nein Maßnahme/ Fedstlegung Endpunkt ETA Fortsetzung anderer L&L AS 1062_162.1.TB Standard A Patiententyp : Elektiv, Diagnose klar, operativ Beispiel : Cholezystolithiasis (Gallenstein) Aufnahme, stationär, nach prästationärer Voruntersuchung Medizinischer Beispiel Standard Adm.- ablaufmäßige Prozesse Schnittstellen Cholesystolithiasis Elektivpatient Bookingsystem, intern RESPLAN EDV Raum Personal Aufnahmefunktion (admin.) REG Anmeldung Krankenblatt bereitstellen Stationsanweisung EPA Leitstelle Leitstellenpersonal/ Stationsebene Typ D Pflegedienst Ärztliche Untersuchung Krankenblatt fortschreiben operationsfähig zusätzliche Untersuchung Neuer OP-Termin Entlassung Bookingsystem, intern RESPLAN U/B-Raum im Arzt, Pflegedienst Röntgen Thorax Leistungsanforderung - Röntgen OCM Schwesternstützpunkt im Aufnahme auf Station Raumanweisung (zimmer) Pflegedokumentation starten zimmer Pflegedienst OP-Booking bestätigen stationärer Verlauf L&L AS 1062_41.1.TB

15 Beispiel: s im Aufnahmezentrum Voruntersuchung in Basisdiagnostik, C Notfall (medizinisch), vital bedroht (akutes Koronarsyndrom), D1 Notfall (medizinisch), nicht vital bedroht (Medikamentenintoxikation), D2 Notfall (medizinisch), nicht vital bedroht (Synkope), D3 Notfall (chirurgisch), vital bedroht (Polytrauma), E1 Notfall (chirurgisch), nicht vital bedroht (Kleiner Unfall Commotio cerebri), E2 Aufnahme in ETA (Observation nach Untersuchung in Notfallaufnahme), F Aufnahme, hochinfektiöser Patient, angekündigt, O Operation (Notfall), vital bedroht (OP-Bereich III), J2 Operation (ambulanter Notfall), nicht vital bedroht (OP-Bereich III), J3 Endoskopischer Eingriff (nach prästationärer Untersuchung), H1 Standard C Patiententyp : Elektiv, Diagnose unklar, operativ Beispiel : Cholezystolithiasis (Gallenstein) Voruntersuchung in Basisdiagnostik Medizinischer Standard C elektive Galle Adm.- ablaufmäßige Prozesse Schnittstellen Cholesystolithiasis Elektivpatient EDV Raum Personal Anmeldung Aufnahme Bookingsystem, extern Aufnahmefunktion (admin.) Krankenblatt bereitstellen TERM REG EPA Leitstelle in Leitstellenpersonal/ Basisdiagn. Typ B/Admin. Pflegedienst Pat.-aufn. Ärztl. Untersuchung Labordiagnostik vorhanden Labor "Galle" Labor "Anästhesie" Anamnese durch Arzt, Krankenblatt fortschreiben Leistungsanforderung OCM - Labor, Sono, CT und/oder Röntgen einfacher U/B-Raum in Basisdiagnostik Laborprobenanford./versand Rohrpost Bildgebende Diagnostik vorhanden Sonographie Röntgen Röntgenabteilung Arzt, Pflegedienst Endoskopie nicht möglich OGD ERC / MRCP / Stelnextraktion Endoskopie kontaktieren OP erforderlich Zusatzuntersuchung nicht notwendig konservativ (stationär) EKG konservativ (Entlassung) LUFU Herzecho (Ergometrie, Herzkatheter) Untersuchungsergebnisse kontrollieren Leistungsanforderung OCM - Kardiologie, LHKM Evidenzführung, Befundrückmeld. einfacher U/B-Raum in Basisdiagnostik OP-Aufklärung Krankenblatt fortschreiben OP-Termin Bookingsystem, intern RESPLAN Leitstelle in Basisdiagnostik Typ B Verwaltung/ Pflegedienst Entlassung Untersuchungsergebnisse kontrollieren Entlas. (admin.), Arztbrief schreib. REG L&L AS 1062_41.3.TB

16 Standard D1 Akute KHK Standard D 1 Patiententyp : Notfall (medizinisch), vital bedroht Beispiel : Differentialdiagnose akutes Koronarsyndrom (STEMI, NSTEMI, instabile Angina pectoris) Medizinischer Adm.- ablaufmäßige Prozesse Schnittstellen thorakale Beschwerden EDV Raum Personal Bookingsystem, extern TERM Aufnahme Aufnahmefunktion (admin.) Krankenblatt bereitstellen REG EPA Leitstelle in Notfallaufnahme Typ A Leitstellenpersonal/ Pflegedienst Ärztl. Untersuchung u. Kontrolle der Unterlagen Krankenblatt ergänzen Monitorüberwachung, venöser Zugang, O 2-Gabe Ruhe EKG < 10 min., klin. Untersuchung, Labor, Basismedikation, Röntgen Krankenblatt fortschreiben Leistungsanforderung OCM - Kardiologie, Labor IMC-Bereich/ETA kontaktieren Bookingsystem, intern RESPLAN Reanimat. raum/ U/B-Raum Notfallaufn. STEMI LSB Tropomin positiv oder ST-Senkungen Verlegung ETA bzw. stat. Aufnahme Patiententransport bestellen LOGTRANS Herzkatheter nicht einsatzfähig Verlegung ICU Verlegung IMC Tropominkontrolle nach 6 h positiv Belastungs-EKG positiv Koronarangiographie elektiv Arzt, Pflegedienst 1-Bett Isolierzimmer in IMC/ ICU LHKM sofortige Koronarangiographie GIIb/IIIa-Antagonisten Ergänzende Medikation Clopidogrel, ggf. GIIb/ IIIa-Antagonisten Koronarangiographie innerhalb h Differentialdiagnose Thoraxschmerz Leistungsanforderung - Koronarangiographie OCM persistierende Beschwerden, hämodynamisch instabil Bookingsystem, intern Aufnahmefunktion (admin.) RESPLAN EPA/REG Verlegung ICU IMC Krankenblatt fortschreiben Evidenzführung, Befundrükhmeld. L&L AS 1062_72.1.TB Standard D 3 Patiententyp : Notfall (medizinisch), nicht vital bedroht Beispiel : Synkope Standard D3 Synkope Medizinischer Adm.- ablaufmäßige Prozesse Schnittstellen Synkope EDV Raum Personal Monitorüberwachung, venöser Zugang, O 2-Gabe Feldjournal einrichten Krankenblatt bereitstellen PPA EPA Ruhe EKG, klin. Untersuchung, Labor Ruhe EKG, pathologisch Krankenblatt fortschreiben Leistungsanforderung - Kardiologie, Labor OCM Reanimat. raum/ U/B-Raum Notfallaufn. oder kardiopulmonale Vorerkrankung oder Verletzung ETA Junger Patient gesund Risikoabschätzung für Synkopewiederholung Entlassung ETA kontaktieren Bookingsystem, intern RESPLAN Patiententransport bestellen LOGTRANS Bookingsystem, intern RESPLAN Arzt, Pflegedienst zimmer in ETA Aufnahmefunktion (admin.) EPA/REG stationäre Aufnahme stationäre Aufnahme Krankenblatt fortschreiben Evidenzführung, Befundrükhmeld. Basisdiagn. pathologisch Langzeit-EKG, Echo, Schellongtest Spezielle Therapie Entlassung weiterführende Untersuchungen, Kipptisch, EPU, neurol. Konsil, ggf. EEG Entlas. (admin.), Arztbrief schreib. REG zimmer in Allgem. pflege Krankenblatt fortschreiben Spezielle Therapie Leistungsanforderung - Kardiologie, Labor OCM L&L AS 1062_72.2.TB

17 Logistik L105 Intensivpflegebereich (ICU) Warengruppe: Sterilgüter und andere Güter Logistik 105 Sterilgut für ICU Logistik Adm.- ablaufmäßige Prozesse Schnittstellen Güter von Cross Docking Station mit FTS EDV Raum Personal RC Empfang B-Stützpunkt LOGTRANS Versorgungsassistent wird aktiviert (Signalisierungssystem) Umladen auf Verteilerwagen Transport zu A-Stützpunkt/Pflegearb./ aufber./ub-raum B-Stützpunkt (rein) Versorg.- assistent Kontrolle der Lieferung Verbrauchsgüter direkt aus A-Stützpunkt LOGMAWI Modulsystem auffüllen Rollwagen bestücken A-Stützpunkt/ Pflegearbeitsraum Rollwagen transportieren zum Patientenbereich Bettzimmer/U/B-Raum Prozedur am Patienten durchführen LOGMAWI Pflegearbeitsraum/ Versorg.- raum Pflegepers. Austauschcontainer zurück zum B-Stützpunkt (unrein) Umladen auf RC Transport zum B-Stützpunkt (unrein) Umladen auf Verteilerwagen Verbrauchsgüter artengerechte Entsorgung im A-Stützpunkt LOGTRANS B-Stützpunkt (unrein) Transportdienst Rücktransport RC mit FTS L&L AS 1062_36.6.TB Umsetzung s

18 Feinabstimmung mit Mitarbeitern Schwerpunkt: Bereiche mit großer Veränderung (OP, Intensivstation und Aufnahmezentrum) Ausdrucken der auf DIN A 0 Posterpräsentation an alle Mitarbeiter der Bereiche (~850 Teilnehmer) Aufnahme aller Verbesserungsvorschläge und Überarbeitung der s Ablauf Training Von Bis Einführung BO EDV Monitoring Infusionstechnik 07:30 08:00 alle 08:00 09:00 Gruppe 1 Gruppe 2 Gruppe 3 09:00 10:00 Gruppe 1 Gruppe 2 Gruppe 3 10:00 11:00 Gruppe 3 Gruppe 1 Gruppe 2 11:00 12:00 Gruppe 2 Gruppe 3 Gruppe 1 12:00 12:15 Debriefing Rückmeldungen 12:15 13:00 Mittagspause 13:00 13:30 alle 13:30 14:30 Gruppe 1 Gruppe 2 Gruppe 3 14:30 15:30 Gruppe 1 Gruppe 2 Gruppe 3 15:30 16:30 Gruppe 3 Gruppe 1 Gruppe 2 16:30 17:30 Gruppe 2 Gruppe 3 Gruppe 1 17:45 18:00 Debriefing - Rückmeldungen Gruppe 1: Aufnahmezentrum Gruppe 2: IMC / ICU Gruppe 3: OP

19 Fazit Was funktioniert s sind Grundlage für tägliche Arbeit Kontinuierliche Anpassung läuft Teilweise große Anpassung notwendig Praxis läuft anders als Theorie Großer Motivationsschub durch Einbindung MA Was nicht bzw. noch nicht Größte Schwierigkeiten beim Umgang mit EDV Teilweise Überforderung der Führung Teilweise noch zu wenig Wissen um Prozessverbesserung Pathways laufen noch schleppend Change Management ist Befähigungsthema, kein Technikthema Vielen Dank