Bürgerschaftliches Engagement (BE)

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1 Direktorium Controlling/ Steuerungsunterstützung Sozialreferat Zentrale - Leitung S-Z-L/BE Bürgerschaftliches Engagement (BE) Aufwandsentschädigung und Auslagenersatz In der Stadtverwaltung wird Bürgerschaftliches Engagement als Ergänzung und nicht als Ersatz zum professionellen Handeln verstanden. Die folgende Ausführung gilt ausschließlich für Bürgerinnen und Bürger, die sich im Rahmen von stadtverwaltungsinternen Maßnahmen und Projekten für andere Menschen engagieren. Nicht betroffen von dieser Position sind Bürgerschaftlich Engagierte, die sich für externe Maßnahmen/Projekte engagieren, die von der Landeshauptstadt München gefördert werden (z.b. Mütterzentren, Hauswirtschaftliche Beratung, Kulturzentren/ Gesundheitsselbsthilfegruppen u.a.). Aufwandsentschädigung / Auslagenersatz stellen für die Stadtverwaltung eine wichtige Form der Unterstützung im Rahmen von Anreiz- und Anerkennungsstrukturen dar, um engagierten Münchnerinnen und Münchnern einen kostendeckenden bzw. kostenneutralen Einsatz zu ermöglichen. 1. Definition Bürgerschaftliches Engagement "Bürgerschaftliches Engagement ist der selbstbestimmte und zielgerichtete Einsatz für nachhaltige Verbesserungen sowohl im persönlichen Lebensumfeld als auch im Gemeinwesen. Es reagiert auf individuelle und gesellschaftliche Herausforderungen und versteht sich als Ergänzung zu staatlichem Handeln. Bürgerschaftliches Engagement eröffnet kreative und gemeinschaftliche Lösungen in allen Bereichen des gesellschaftlichen Lebens durch die Verbindung von Eigeninitiative und sozialer Verantwortung. Bürgerschaftliches Engagement umfasst Freiwilligenarbeit, Ehrenämter, Selbsthilfe, Bürgerinitiativen und selbstorganisierte Projekte. Es lebt von den Fähigkeiten, Kompetenzen und Interessen der Engagierten. Bürgerschaftliches Engagement basiert auf demokratischen Grundregeln und Toleranz. Es ist angewiesen auf öffentliche Anerkennung, auf rechtliche, strukturelle und finanzielle Förderung sowie entsprechende Rahmenbedingungen." 1 1 Quelle: Definition des Forums Bürgerschaftliches Engagement München, November 2000

2 Seite 2 2. Definition von Bürgerschaftlich Engagierten - unter dem Fokus Aufwandsentschädigung/ Auslagenersatz - Als Bürgerschaftlich Engagierte werden hier verstanden: Bürgerinnen und Bürger, die sich freiwillig, ehrenamtlich und unentgeltlich (gff. gegen eine Aufwandsentschädigung bzw. Auslagenersatz) engagieren und deren Tätigkeit nicht auf Entgelt ausgerichtet ist und für einen anderen Menschen, eine Gruppe oder eine Organisation erbracht wird. Unentgeltlich ist eine Tätigkeit auch dann, wenn Aufwandsentschädigung oder Auslagenersatz gewährt wird Aufwandsentschädigung und Auslagenersatz Mit 73 SGB VIII verpflichtet der Gesetzgeber den öffentlichen Träger, in umfassendem Sinne günstige Bedingungen für die ehrenamtliche Arbeit zu schaffen. Unterstützung kann dabei in Gestalt organisatorischer oder fachlicher Hilfe, durch finanziellen Auslagenersatz oder Nachteilsausgleich, in Form immaterieller Anerkennung sowie durch finanzielle Absicherung für etwaige Schadensfälle (Abschluss von Haftpflicht-, Unfall- und/oder Kaskoversicherungen) geleistet werden. Die finanzielle Förderung des Bürgerschaftliches Engagement kann grundsätzlich durch den Ersatz von Auslagen oder durch die Zahlung eines Anerkennungsbetrages/Entgelts (sog. Aufwandsentschädigung ) erfolgen. In den Bereichen, in denen sich der Einsatz Ehrenamtlicher hinsichtlich des Tätigkeitsprofils und der Einsatzbedingungen einem Arbeitsverhältnis annähert, empfiehlt es sich grundsätzlich, die Abgrenzung zu diesem über das Kriterium der weitest gehenden Unentgeltlichkeit sicherzustellen. Dies gilt generell für alle Einsatzbereiche Bürgerschaftlichen Engagements bei der LH München Auslagenersatz Auslagenersatz, d. h. ein Ersatz für im Engagement entstandene Sachkosten, kann sein: Telefonkosten Bastel-/Spiel-/Lernhilfematerial Porto Fahrtkosten Eintrittsgelder Fachliteratur, Fortbildung im Einzelfall Verpflegungsmehraufwendungen 3 Reinigungskosten für Kleidung Kopierkosten Der Auslagenersatz wird entweder pauschal oder auf Basis der bei den bürgerschaftlich Engagierten tatsächlich angefallenen Kosten gewährt. Werden lediglich die tatsächlich angefallenen Aufwendungen erstattet, sind diese der LHM einzeln durch Belege 2 vgl. Papenheim in Kunkel, LPK-SGB VIII, 73 RNr. 4 m.w.n. 3 Verpflegungsmehraufwendungen sind nur in Höhe der steuerfreien Pauschbeträge von der Lohnsteuerpflicht befreit. Werden höhere Beträge erstattet, kann der Mehrbetrag, wenn er im Kalenderjahr mindestens beträgt, zu den steuerpflichtigen sonstigen Leistungen i.s.v. 22 Nr. 3 EStG gehören.

3 Seite 3 nachzuweisen. Für die Praxis ist zu prüfen, in welchem Turnus die Nachweise der jeweiligen Dienststelle vorgelegt werden müssen Aufwandsentschädigung Zusätzlich zum Auslagenersatz kann den Bürgerschaftlich Engagierten eine pauschale Aufwandsentschädigung gewährt werden. Die Höhe dieser Aufwandsentschädigung richtet sich nicht nach den tatsächlich entstandenen Sachkosten, sondern ist vielmehr als Entlohnung für die gemeinnützige Betätigung und dem damit verbundenen Zeitaufwand anzusehen. 4. Zur Steuerlichen Behandlung von Auslagenersatz und Aufwandsentschädigung 4.1 Allgemeines Erhalten Bürgerschaftlich Engagierte im Rahmen ihrer Tätigkeit einen Auslagenersatz bzw. eine Aufwandsentschädigung, so unterliegen sie mit diesen Einnahmen grundsätzlich den allgemeinen Vorschriften des Einkommensteuer-, Lohnsteuer- und Beitragsrechts. Allerdings bleiben die Einnahmen aus nebenberuflicher Tätigkeit unter bestimmten Voraussetzungen und innerhalb bestimmter Grenzen steuer- und beitragsfrei Auslagenersatz Von öffentlichen Trägern entrichtete Auslagenersätze für konkret nachweisbare Kosten sind bei den Bürgerschaftlich Engagierten gemäß 3 Nr. 50 EStG grundsätzlich steuerfrei. Erhält der Bürgerschaftlich Engagierte jedoch lediglich einen pauschalen Kostenersatz, hat er zwingend nachzuweisen, dass die gezahlte Pauschale in etwa den tatsächlichen Aufwendungen entspricht (vgl. LStR H 3.50 zu 3 Nr. 50 EStG) Pauschale Aufwandsentschädigung Aufwandsentschädigungen unterliegen als Arbeitslohn grundsätzlich der Einkommensteuer. Allerdings bleiben sie als Einkünfte aus bestimmten nachfolgend näher erläuterten - nebenberuflichen Tätigkeiten bis zu einem Freibetrag steuerfrei. Die jeweiligen Freibeträge können pro Kalenderjahr nur einmal in Anspruch genommen werden, auch wenn in mehreren Organisationen nebenberuflich ehrenamtliche Tätigkeiten ausgeübt werden. Der ehrenamtlich Engagierte muss daher der LHM in jedem Kalenderjahr bestätigen, dass er den Freibetrag nicht bereits in einem anderen Dienstverhältnis in Anspruch genommen hat Übungsleiterfreibetrag in Höhe von Einnahmen aus nebenberuflichen Tätigkeiten als Übungsleiter/-in, Ausbilder/-in, Erzieher/-in, Betreuer/-in oder vergleichbarer nebenberuflicher Tätigkeiten oder der nebenberuflichen Pflege alter, kranker oder behinderter Menschen im Auftrag einer inländischen juristischen Person des öffentlichen Rechts oder einer gemeinnützigen Einrichtung, sind bis zu einer Höhe von insgesamt im Jahr steuerfrei (vgl. 3 Nr. 26 EStG). Hierzu gehört z.b. die Tätigkeit von Sportlehrerinnen und -lehrern, Schulweghelferinnen und -helfer, Betreuerinnen und Betreuern von Ferienmaßnahmen, selbstständigen Dozenten / Referenten von Fortbildungen, Mannschaftsbetreuerinnen und -betreuern, Sportwarten, Jugendgruppenleiterinnen und -leitern, Erste-Hilfe-Ausbilderinnen und -Ausbildern, Dirigentinnen/Dirigenten, Chorleiterinnen/Chorleitern sowie Personen, die alte, kranke oder behinderte Menschen oder Kinder betreuen.

4 Seite 4 Die Finanzverwaltung erkennt dabei ohne nähere Prüfung einen aus öffentlichen Kassen für eine ehrenamtliche Tätigkeit gezahlten Betrag von bis zu (bzw monatlich oder 6.- täglich) als steuerfrei an Ehrenamtspauschale in Höhe von 500 Zusätzlich zum Übungsleiterfreibetrag gewährt die Finanzverwaltung für Vergütungen aus allen anderen ehrenamtlichen Nebentätigkeiten im mildtätigen, im gemeinnützigen oder im kirchlichen Bereich einen Freibetrag in Höhe von 500 (vgl. 3 Nr. 26a EStG). Für die steuerliche Bewertung und Behandlung gelten die gleichen Regelungen wie für den Übungsleiterfreibetrag - allerdings gibt es keine Beschränkung auf bestimmte Tätigkeitsfelder. Damit bleiben auch Einnahmen aus Tätigkeiten, die nicht in 3 Nr. 26 EStG erfasst sind, bis zu einem Höchstbetrag von 500 jährlich steuerfrei. Hierbei handelt es sich insbesondere um leitende, organisatorische und hauswirtschaftliche Tätigkeiten, wie zum Beispiel Vereinsvorstände, Feuerwehrgerätewarte, Fahrer/-innen für Sportvereine und Zeugwarte. Zu beachten ist jedoch, dass der Freibetrag nur Personen gewährt wird, die nicht bereits von anderen Regelungen - wie zum Beispiel dem Übungsleiterfreibetrag - profitieren Kopplung des allgemeinen Freibetrags und des Übungsleiterfreibetrags Zu beachten ist, dass bei Tätigkeiten, die bereits unter die Steuerbefreiung nach 3 Nr. 12 oder Nr. 26 EStG (Übungsleiterpauschale) fallen, der Freibetrag nach 3 Nr. 26a (Ehrenamtspauschale) nicht nochmals in Anspruch genommen werden kann. Wird jedoch zusätzlich einer weiteren Tätigkeit nachgegangen, die nicht in den Anwendungsbereich des 3 Nr. 12 oder Nr. 26 EStG fällt, ist der / dem Bürgerschaftlich Engagierten neben dem Freibetrag für die Übungsleiterpauschale auch der Freibetrag für die Ehrenamtspauschale zu gewähren. Voraussetzung ist allerdings, dass die Tätigkeiten nebenberuflich ausgeübt werden, voneinander trennbar sind, gesondert vergütet werden und die dazu getroffenen Vereinbarungen eindeutig sind. Ein Übungsleiter / eine Übungsleiterin kann also von demselben Verein für ihre / seine Übungsleitertätigkeit eine nach 3 Nr. 26 EStG (sog. Übungsleiterpauschale) steuerfreie Vergütung erhalten und gleichzeitig beispielsweise eine Vergütung für ihre / seine Kassierertätigkeit den Freibetrag nach 3 Nr. 26a EStG beanspruchen. 5. Kriterien für die Auszahlung von Aufwandsentschädigung / Auslagenersatz Es empfiehlt sich, bei der Prüfung zur Auszahlung von Aufwandsentschädigungen bzw. Auslagenersatz unter anderem folgende Kriterien zu berücksichtigen: Dauer und Umfang des Engagements Erfahrung und Qualifikation Engagementbereich Zielgruppe des Engagements Darüber hinaus ist eine Stunden-Vergütung bzw. Entlohnung grundsätzlich nicht gestattet. 4 vgl. Papenheim, a.a.o. 73 RNr. 35

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6 Seite 6 6. Nicht erstattungsfähige Aufwendungen Nicht erstattungsfähig sind u.a.: Kosten für Personen- und Sachschäden an Dritten, die durch vorsätzliches Handeln entstanden sind. Kosten für eigene Sachschäden, die im Rahmen des Engagements entstehen (es empfiehlt sich, engagierte Bürgerinnen und Bürger darauf hinzuweisen, zweckentsprechende Kleidung und andere Sachgegenstände, wie z. B. Kameras, Rucksäcke zu verwenden, um einen eventuellen Schaden zu minimieren). Darüber hinaus wird diesbezüglich auf die Rundschreiben und Dienstanweisungen der Unfallkasse München bzw. Stadtkämmerei, Abteilung Haftpflichtversicherung hingewiesen. 7. Weitergehende Informationen Für Auskünfte rund um das Thema Aufwandsentschädigung / Auslagenersatz stehen zur Verfügung: Ute Bertel Bud Willim Direktorium Sozialreferat [email protected] [email protected] Gertraud Loesewitz