Anforderungen: Sarkomboardkonferenz

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1 Anforderungen: Sarkomboardkonferenz 1 Ziel Die Ziele der Sarkomboardkonferenz lassen sich in drei Hauptmerkmale einteilen: 1. Sicherstellung der bestmöglichen Therapie für den Sarkom-Patienten 2. Steigerung der Qualität in Bezug auf die Interdisziplinarität der beteiligten Disziplinen 3. Festlegung von verbindlichen Behandlungsstrategien 1.1 Zyklus - 1 x wöchentlich: Donnerstag von Uhr bis Uhr - An offiziellen Feiertagen findet die Sitzung nicht statt - UniversitätsSpital Zürich USZ D-Patho-15 Bibliothek 1.2 Teilnehmer Die Teilnehmer setzen sich aus folgenden Fachrichtungen zusammen - Tumororthopädie - Rekonstruktive Chirurgie - Radioonkologie - Medizinische Onkologie - Pädiatrische Onkologie - Muskuloskelettale Radiologie - Pathologie - Thoraxchirurgie - Viszeralchirurgie Verhinderung der Anwesenheit wird wenn möglich mind. 3 Tage vor der Konferenz schriftlich via Mail an ksteden@research.balgrist.ch (administrative Leitung) mitgeteilt, ansonsten gilt - Jede Disziplin ist dafür verantwortlich, dass eine Vertretung ihres Fachgebietes anwesend ist. - Es wird eine Teilnehmerliste an jeder Konferenz geführt und archiviert (siehe administrative Aufgaben). - Die Leitungen der aufgeführten Disziplinen haben mindestens 2 x jährlich selbst an den Konferenzen teilzunehmen. Anwesenheit weiterer Fachgebiete Bedarfsgerecht sind assoziierte Fachgebiete (z.b. Neurologie, Psychiatrie ) an die Tumorkonferenz einzuladen, dies lässt sich anhand der Patientenfälle ermitteln. - Die bedarfsgerechten Disziplinen werden mindestens 7 Tage vor der nächsten Konferenz durch jene Disziplin eingeladen, welche den betreffenden Patientenfall vorstellt - Sind bedarfsgerechte Disziplinen zur Konferenz eingeladen, so wird dies der administrativen Leitung mindesten 3 Tage vor der Konferenz schriftlich (Mail) mitgeteilt 1

2 2.1 Dokumentation Bildmaterial - Bildmaterial (Pathologie, Radiologie..) zu den jeweiligen Files ist zwingend vorhanden an jeder Sitzung Vorbereitung Dokumentation - Es müssen folgende Punkte via Excel- Tabelle der administrativen Leitung g t werden: 1. Patientennamen 2. Geburtsdatum 3. Patienten-ID (Balgrist/ USZ) 4. Verdachtsdiagnose /definitive Diagnose - Nachmeldungen von Patientenfällen werden automatisch erst in der darauffolgenden Sitzung besprochen - Das vorhandene Bildmaterial wird anhand einer vorgegebenen PowerPoint- Präsentation erstellt und steht an der Konferenz verfügbar - Die zu besprechenden Patientenfälle werden bis spätestens 2 Tage (spätestens Dienstagmittag um Uhr) vor der Konferenz an die administrative Leitung gesendet. - Ausnahmen: dringende Patientenfälle deren Aufschub aus medizinischer Sicht zum Nachteil des Patienten führen könnte Vorbereitung Patientenfälle - Die Patientenfiles werden anhand einer vorgegebenen PowerPoint- Präsentation durch jene Disziplinen vorgestellt, welche den Patienten aktuell betreuen - Die Präsentationen enthalten alle notwendigen Patientendaten (Hauptdiagnosen, Nebendiagnosen, vorgängige Therapien, Alter etc. siehe Beispiel- Präsentation) - Speziell: Bei bereits applizierter Radiotherapie bitte folgende Angaben in die PPP- Files einfügen: Anzahl der Therapiesitzungen X Dosis pro Sitzung = Gesamtdosis Datum der RT Institut, an dem die RT erfolgte Wenn eine Re-RT diskutiert werden soll: möglichst bereits RT-Unterlagen (aus welchen das bestrahlte anatomische Volumen gelesen werden kann) in die Files einfügen (Bilder/Kommentare etc.) - Eine Vorlage der PowerPoint- Präsentation ist für alle Board-Mitglieder verfügbar unter: ung/ - Alle PowerPoint- Präsentationen der vorgestellten Patienten sind in der Tumororthopädie abgelegt und können jeder Zeit abgerufen werden - Alle Präsentationen und Bilder werden anonymisiert, es sind lediglich die Patienteninitialen, die Patienten-ID/ oder das Geburtsdatum aufgeführt - Auswärtige Histologien werden fristgerecht (durch die Disziplin, welche den Patienten vorstellen möchte) zur Zweitbeurteilung an PD Dr. Beata Bode der Pathologie USZ zugesendet: beata.bode@usz.ch 2

3 - Den Files ist der Verlauf der Krankengeschichte bis zum aktuellen Stand zu entnehmen - Die zu besprechenden und aktualisierten Bildgebungen (Röntgen, CT, MRI) befinden sich ebenfalls in der Präsentation - Die pathologischen Befunde werden nachträglich in die PowerPoint- Präsentationen eingefügt - Die Pathologie des UniversitätsSpital Zürich erstellt zusätzlich zu den Patientenpräsentationen eine eigene PowerPoint-Präsentation ihrer Befunde (sofern solche für die zu besprechenden Fälle vorhanden sind) 2.2 Präsentation Patientenfall - Die aktuell den Patienten betreffenden Disziplinen stellt den Patientenfall vor - Die Radiologen erläutern die Bildgebungen - Die Pathologen erläutern die histologischen Befunde Medien - Das UniversitätsSpital Zürich stellt die notwendigen technischen Mittel zur Verfügung Cyberfish Anleitung zu finden auf - Die Sitzungsmitglieder besprechen den aktuellen Fall und schließen diesen ab mit klaren Zielen (Therapie- Empfehlungen, Untersuchungen, Überweisungen, ) und Angaben wie weiter vorgegangen wird - Sind von verschiedenen Disziplinen mehrere Fälle zu besprechen, wird der Dringlichkeit entsprechend entschieden, welche Fälle diskutiert werden, alle weiteren Fälle verschieben sich automatisch auf die nächste Konferenz - Es besteht die Möglichkeit externe Medien an die vorhandene interne Technik anzuschließend (z.b. USB-Sticks) - Es ist ein funktionierender Beamer vorhanden 3

4 2.3 Protokoll Aufgabenverteilung Die administrative Leitung der Sarkomboard- Konferenz (K. Steden) ist für das Protokoll der Sitzung verantwortlich. - Jeder besprochene Patientenfall ist dem Protokoll zu entnehmen - Eine Anwesenheitsliste wird geführt. Die Anwesenden sind selbst dafür verantwortlich, sich in diese einzutragen. - Die PowerPoint- Präsentationen werden durch die administrative Leitung nach der Konferenz wie folgt aktualisiert: 1. Beschlüsse des Komitees sowie anstehende Therapien und Untersuchungen sind stichwortartig auf einer neuen Folie festgehalten - Das schriftliche Protokoll muss innerhalb einer Woche erstellt und an die Vertreter der oben genannten Disziplinen (siehe 1.2) gesendet werden - Dem Protokoll ist zu entnehmen, welche Disziplinen sich gemäß 1.2 schriftlich bei Abwesenheit entschuldigt haben - Die PowerPoint- Präsentationen müssen innerhalb einer Woche aktualisiert werden 2. Administrative Beschlüsse wie Dokumentationsüberweisungen an andere Disziplinen sind der Präsentation zu entnehmen 3. Die histologischen Schnitte werden in die PowerPoint kopiert und zu EINEM File aktualisiert - Das Protokoll wird durch den Leiter des Sarkomboards (Prof. Fuchs) und den Protokollant unterschrieben - Das Protokoll ist immer Bestandteil der elektronischen Patientendokumentation der Tumororthopädie - Ein ausgedrucktes und unterschriebenes Exemplar wird zusätzlich bei der Leitung des Sarkomboards abgelegt 2 Explizit - Das Protokoll wird auch in die klinischelektronische Patientengeschichte kopiert (KISIM) sofern der Patient in der Tumororthopädischen Klinik aufgeführt ist. 4

5 3.1 Patientenfälle Welche Patienten werden vorgestellt? Am Sarkomboard werden alle Patienten vorgestellt, welche folgende Kriterien erfüllen: - Patienten, welche aufgrund eines (noch unbestätigten) Verdachts auf Sarkom durch andere Institutionen überwiesen worden sind - Der Ablauf für die Vorstellung des Patientenfalls richtet sich gemäß den Statuten - Es wurde eine Biopsie oder eine Operation im Zusammenhang mit einem Sarkom/ einem muskuloskelettalen Tumors durchgeführt oder geplant - Patienten welche sich in einer radioonkologischen und/ oder systemische Therapie befinden (mit obig genannten Erkrankungen) oder bei denen eine solche Therapie geplant ist - Patienten mit Metastasen und/ oder Rezidiven dieser Tumore 3.2 Behandlung Behandlungsplan - Für alle Patienten ist ein interdisziplinärer, koordinierter Behandlungsplan zu erstellen - Der Behandlungsverlauf wird elektronisch in der durchführenden Institution dokumentiert - Der Behandlungsplan ist detailliert nachzulesen in der Patientenakte der jeweiligen Institution sowie in der Patientenakte der Tumororthopädie (siehe 2.3) - Die Behandlungen werden gemäß den Richtlinien der WHO durchgeführt und einheitlich protokolliert - Es werden auch Behandlungspläne erstellt für Patienten, welche NICHT an einer Konferenz vorgestellt werden - Empfehlungen des Sarkomboards sind bindend, der Beschluss wird durch die vorstellende Disziplin umgesetzt oder an weitere Disziplinen überwiesen wenn dies beschlossen wurde Therapieabweichungen Grundsätzlich sind Behandlungspläne bzw. Empfehlungen der Sarkomboardkonferenz bindend 5

6 es sei denn: - Der Patient selbst ist mit der Behandlung / Empfehlung nicht einverstanden - Eine Therapie wird auf Wunsch des Patienten abgebrochen oder nicht begonnen - Werden Abweichungen der Empfehlungen im Behandlungsplan festgestellt, so soll der Fall erneut vorgestellt, die Abweichungen im Protokoll festgehalten und der Fall neu beurteilt werden 4. Administration Aufgabenfeld und Verantwortung der Administration: Die Study Nurse des Tumorteams unter Prof. Fuchs ist zuständig für den administrativen Ablauf. Dies beinhaltet folgende Aufgaben: - Anwesenheitsprotokoll - Protokoll des Sitzung - Erstellen der Patientenliste mit Versand an die Pathologie bis Dienstag Uhr - Koordination von Bildmaterial in Zusammenarbeit mit den verschiedenen Sekretariaten - Versand des Protokolls an alle Mitglieder - Informationsweitergabe an Gastärzte und externe Disziplinen, welche Patienten vorstellen möchten 6