Muster-Auflistung der einzelnen Dienstaufgaben

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1 Muster-Auflistung der einzelnen Dienstaufgaben Wochentag Beispiel-Arbeitszeitregelung Arbeitszeiten Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag Aufgabenbereich Publikumsverkehr Telefondienst, Post und Mail Schriftverkehr Auskunftserteilung, Annahme von Anmeldungen für Kasualien, Terminvereinbarungen für Gespräche mit den Pfarrer/innen, Empfang und Betreuung von Besuchern soweit möglich Telefongespräche annehmen, vermitteln oder selbständig erledigen Postein- und ausgang (Briefe und Mail) Bearbeiten von Schriftverkehr (Briefe und Mails) nach Diktat, entwerfen von Schreiben nach skizzierten Angaben, Abfassen von einfacheren Schriftstücken bis zur Unterschriftsreife Vervielfältigungs- und Kopierarbeiten, Falzarbeiten mit Falzmaschine Adressetiketten drucken, aufkleben und Einladungen (Mitarbeitertreffen, Jahresempfang, Veranstaltungen etc.) kuvertieren, Infopost fertigstellen, ggfls. Einlieferung beim Postamt Seite 1 von 6

2 Terminkoordination Pflege und Koordination der Termine Beantworten von Terminanfragen, Terminabsprachen gegenüber Dritten Führen vom Pfarramtskalender und Raumbelegungsplänen Abwicklung von Raumvermietungen in Gemeindehäusern, d.h. Mietvertrag ausstellen und Abrechnung durchführen Führen von Wiedervorlagen Gemeindegliederverwaltung über Mewis Pflege, Bearbeitung und Verwaltung des kirchlichen Meldewesens Erstellen von Geburtstagslisten (z.b. alle 60, 70 und über 80-jährige), Geburtstagskarten und Umschläge ggfls. über Seriendruck, chronologische Ordnung und Vorlage zur Unterschrift bei den Sprengelpfarrern Ausstellen von pfarramtlichen Bescheinigungen Führen der Kirchenbücher mit Eintragungen der Taufen, Trauungen, Beerdigungen, Ein- und Austritte und Konfirmationen unter Verantwortung des Pfarramtsführers Ausdruck der gesamten Kirchenbücher und Buchbindung Unterschriftsreife Ausfertigung von Urkunden und Stammbucheintragungen Zuzugsanschreiben und Austrittsanschreiben erstellen Seite 2 von 6

3 sonstige Gemeindearbeit Erfassen der Angehörgen von Verstorbenen, Einladungen für den Ewigkeitssonntag drucken Kinder- und Jugendfreizeiten, Gemeindefreizeiten Anmeldungen erstellen, Veröffentlichung im Gemeindebrief, Anmeldungen und Teilnehmerlisten führen, Abrechnungen durchführen Einladungen Jahresempfang für ehrenamtliche Mitarbeiter Einladung zur Verabschiedung und Einführung von Hauptamtlichen Unterstützung von diversen Arbeitskreisen Buchhaltung und Finanzen Zählen und Verbuchung der Gaben und Kollekten mit Erstellen von Spendenbescheinigungen Bareinzahlungen bei Bankinstitut sowie Ausdruck und Abholung der Kontoauszüge Abwicklung und Abrechnung von Sammlungen KID-Buchungen abschließen und elektronische Überleitung an die Verwaltungsstelle Führung der Pfarramts-Handkasse mit Einnahme und Ausgabe Führen der Handkasse über KFM und Fertigstellung zur Vorlage beim Anordnungsberechtigten Bearbeiten von Rechnungen und Belege (sachliche und rechnerische Prüfung, Vorlage zur Anweisung und Weiterleitung an Verwaltungsstelle Abrechnen von Projekten und Veranstaltungen (z.b. Freizeiten, Konzerte und Gemeindefeste etc.) Abstimmung, Koordination von Daten / Unterlagen mit der Verwaltungsstelle Seite 3 von 6

4 Registratur Führen der Registratur nach der Registraturordnung der ELKB Allgemeine Büroablage Aktenvernichtung Gottesdienst Abkündigungen erstellen und weiterleiten Kollektenzählscheine und Kollektenbeutel vorbereiten Wochenveranstaltungsübersicht erstellen und drucken Anfertigung und Vervielfältigung von Liedblättern und falzen Betreuung des Schriftentisch Eintragung der Gottesdienste in "Evangelische Termine" Beschaffung und Verwalten von Kerzen, Hostien und Verteilschriften Weiterleitung von Liedern an Organisten und Mesner Büro-Organisation Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Dienstbesprechnungen (Einladungen, Tagesordnungen, Protokolle) Betreuung und einfache Wartung von Bürogeräten wie Beamer, Kopierer, Fax, Drucker, Frankiermaschine und Anrufbeantworter Beschaffung und Verwalten von Büromaterial und Putzmitteln Verwalten von Materialien: Druckerzeugnisse, Schriftenbestand, Schlüsseln Führen und Meldung der Statistik an das Erwachsenenbildungswerk (EBW) Erstellen der jährlichen Statistik Kirchliches Leben in Zahlen Einordnen der Loseblattsammlungen (Rechtssammlung) Seite 4 von 6

5 Presse- und Öffentlichkeitsarbeit Gemeindebrief Meldung der Gottesdienste und Veranstaltungen an die örtliche Presse Anfertigung von Plakaten und Bestückung Schaukasten Eintragen aller Termine und Gemeindeveranstaltungen auf "Evangelische Termine" Weitergabe Termine und Veranstaltungen an den Homepage Administrator Verteilen von Plakaten und Flyern Erstellen der Terminseiten (Veranstaltungen und Gottesdienste) Pflege der Gemeindebriefausträger im Mewis Gemeindebrief-Postversand (Etikettendruck, Infopost) Ausdruck und Vorbereitung der Listen für Gemeindebriefausträger, Etikettendruck für Versand Benachrichtigung der Austräger Sonstiges: Personal Vorbereiten von Unterlagen für Verwaltungsstelle (VwSt.) und Mitarbeitervertretung (MAV) Weiterleitung von Unterlagen an Mitarbeitende Bearbeiten von Haftpflicht-Versicherungsfällen Führen der Personalakten in Kopie Führen von Urlaubslisten Seite 5 von 6

6 Kindergartenverwaltung Friedhofsverwaltung Förderantrag an Kommunen stellen Kostenübernahmeanträge an das Landratsamt stellen Endabrechnungen an Kommunen Datenerfassung und Kontrolle BayKiBiG Kontrolle der Lastschriften der Elternbeiträge Erstellen der Betreuungsverträge Führen der Kindergartenakten Allgemeine Büroarbeiten für den Kindergarten nach Absprache Terminabsprachen mit der Kindergartenleitung für Veranstaltungen Sonstiges: Führen der Grabkartei und der Grabbücher Ausstellung von Grabbriefen Überwachen der Ruhefristen und des Belegungsplans Sonstiges Seite 6 von 6