Informationen Filialleitung.. 1

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1 Checkliste Inventur

2 Inhaltsverzeichnis Informationen Filialleitung.. 1 Projektleitung... 1 Verantwortung... 1 Inventurleitung... 1 Checklisten... 1 Inventurrichtlinien... 1 Zeitschiene Inventurablauf... 2 Abgrenzungstag... 2 Inventurabnahme... 2 Vorbereitung der Inventur... 3 Inventurvorbereitung: Checkliste Mitarbeiter... 5 Durchführung der Inventur... 6 Nachbearbeitung Inventur... 7 Abnahmeprotokoll... 8 Autor und Impressum... 9 Hanseatic Business School

3 Informationen Filialleitung Projektleitung Wer soll als Projektleiter fungieren? selbst oder ein Mitarbeiter? Verantwortung Die Filialleitung ist für die ordnungsgemäße Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung (Analyse & Maßnahmen) der Inventur verantwortlich. Sie ist für das Inventurergebnis verantwortlich. Inventurleitung Die Projektleitung ist für die Organisation, die Überwachung und die Analyse der Inventuren verantwortlich. Die Analysen und Maßnahmen der Abteilungsleitungen werden gemeinsam besprochen. Die entwickelten Maßnahmen werden in einem Maßnahmenpool zusammengefasst. Die Ergebnisse werden mit der Geschäftsführung besprochen und verabschiedet. Checklisten Die Filialleitung bearbeitet die entsprechenden Checklisten bzgl. Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung (siehe Anhang). Nach der Bearbeitung werden diese als Kopie an die Projektleitung ausgehändigt. Inventurrichtlinien Die Inventurrichtlinien sind zu beachten. Die körperliche Aufnahme der Warenbestände erfolgt gemäß 241 II HGB als permanente Inventur. Hanseatic Business School Seite 1

4 Zeitschiene Inventurablauf (Tage= Werktage!) Zeitfenster Beschreibung Verantwortlich - 14 Tage vor der Inventur - 7 Tage vor der Inventur Ware ohne Etiketten muss ausgezeichnet werden. Kontrolle: Verbuchung der Lieferscheine (Wareneingänge) Warensteuerung -> Wareneingang -> WE Protokoll: prüfen, ob alle Wareneingänge gebucht sind Kontrolle der offenen Lieferscheine in Zentrale und Filiale Auftragsverwaltung -> Auftrag Listen - > Auftrag Liste: Offene Lieferscheine Haben alle Lieferscheine ein LFS-OK Datum? Falls nicht, Lieferscheine buchen - 4 Tage vor der Letzte Filialumlagerung Inventur - 1 Tag vor der Letzte Warenanlieferung Inventur Inventurtermin Bedienungshinweise WWS siehe Bedienung WWS -> Am Tag der Inventur 1 Tag nach der Erste Wareneingangsbuchung; Filialumlagerungen Inventur und Lieferantenretouren wieder möglich 1 7 Tage nach Besprechung des Erstergebnisses, Anschließend: der Inventur Analyse der Ergebnisse; Maßnahmenpläne; Verabschiedung 1 Tag nach Buchen der Inventur Verabschiedung Projektleiter Geschäftsführung; Zentrale Abgrenzungstag Der Sollbestand wird am Tag der Abgrenzung (jeweils ) abgespeichert (Starten der Inventur). Damit ist der Sollbestand ab diesem Zeitpunkt eingefroren, eine Veränderung ist nicht mehr möglich. Am Tag der Inventuraufnahme wird der Sollbestand in der EDV aktualisiert. Gegen diesen aktualisierten Bestand rechnet sich der aufgenommene Ist- Bestand. Die Differenz ist die entsprechende Inventurdifferenz. Ist- und Sollbestand werden beim verbuchen der Inventur auf den Tag der Abgrenzung zurückgerechnet. Inventurabnahme Der benannte Kontrolleur ist für die ordnungsgemäße Abnahme der Inventur verantwortlich. Die Abnahme erfolgt laut Abnahmeprotokoll Seite 7. Nach der Abnahme wird das Protokoll der Inventurleitung übergeben. Hanseatic Business School Seite 2

5 Vorbereitung der Inventur 4 Wochen vor dem Inventurtermin Der ist verantwortlich für: 1. Personaleinsatzplanung erstellen (Urlaubssperre am Inventurtag) 2. Grundrissplan: Einteilung der Mitarbeiter nach Bereichen 3. Bekanntgabe des Termins/Uhrzeit Lager/Verkauf an die Mitarbeiter Mitarbeiter Inhalt Check 1. Mitarbeiterbesprechung Ankündigung des Termins/Uhrzeit Lager/Verkauf Sensibilisierung bzgl. des Inventurergebnisses aus dem Vorjahr bzw. letztes Ergebnis Sensibilisierung durch beispielhafte Umrechnung der Inventurdifferenz (z.b. Differenz in PKW, Fahrrädern etc) Der Mitarbeiter ist verantwortlich für den Ihm übertragenen Bereich: A) Ordnung und Lagerpflege B) Ersatzauszeichnung fehlender Etiketten C) Bereits inventierte Ware darf nur mit Genehmigung der Inventurleitung entnommen werden D) Alte Inventuraufkleber entfernen E) Bereich sortenrein vorsortieren (Keine Vermischungen) MA-Checkliste Seite 5 übergeben Hanseatic Business School Seite 3

6 Nr. Organisation Inhalt 1. Check MDE Equipment Überprüfung aller notwendigen Gegenstände für die Durchführung der Inventur (MDE, Akkus, Belege. Filiale: Laptop, Auslesestation) 2. Ware Abgleich Wareneingang und gebuchte Lieferungen Kontrolle Ersatzauszeichnung fehlender Etiketten Kontrolle, ob Bereiche sortenrein vorsortiert sind (Keine Vermischungen) 3. Retoure Überprüfung, ob alle Lieferantenretouren verbucht sind Nicht verbucht Retouren werden bis zum Inventurtermin gesammelt und in der Filiale inventiert 4. Totalabschriften Tolalabschriften: Überprüfung, ob EDV verbucht wurde = müssen verbucht sein! Nicht verbucht Totalabschriften werden bis zum Inventurtermin gesammelt und in der Filiale inventiert Check Zuständig Projektleiter Projektleiter Zentrale Hanseatic Business School Seite 4

7 Inventurvorbereitung: Checkliste Mitarbeiter Datum: Name: Wann: bis zu 1 Woche vor Inventur Nr. Thema erledigt 1. auf Ordnung und Lagerpflege achten Check FL 2. Ersatzauszeichnung fehlender Etiketten vornehmen 3. Alte Inventuraufkleber entfernen 4. Bereiche sortenrein vorsortieren 5. Rücklagen vorsortieren, abgelaufene Reservierungen aussortieren, Fremdware separieren Hanseatic Business School Seite 5

8 Durchführung der Inventur vom & Projektleiter Nr. Mitarbeiter Inhalt Check Übergabe Inventurhandbuch Abnahme des Verantwortungsberei ches des Mitarbeiters Inventuraufkleber, Stift, Unterlage, Bekanntgabe der Aufgabenbereiche Erläuterung des Handbuchs Hinweis auf gewissenhafte Durchführung Kurzeinführung MDE-Gerät, bei Bedarf Einzelunterweisung Einlesung der Ware; Aufnahme in kleinen, überschaubaren Einheiten (z.b. ein Arm, ein Stapel) Möglichst Team bilden: Aufnahme ein Mitarbeiter, nachzählen zweiter Mitarbeiter Protokolle für ausgelesene Daten pro Set ausdrucken Protokolle werden durch Projektleitung kontrolliert Nr. Organisation Inhalt Check 1. Rollstange vorbereiten, für nicht ausgezeichnete Ware 2. Ware 3. Reklamationen Umtäusche Rücklagen Schneiderei Dekoration Eigentum Unifasa Fashion inventieren, Kundeneigentum nicht inventieren Inventieren! Inventieren! Eigentum Unifasa Fashion inventieren, Kundeneigentum nicht inventieren Fensterware, Ware auf Puppen Mitarbeiterbesprechung Abnahmeprotokoll Kontrolleur Ausgabe (siehe Abnahmeprotokoll) Hanseatic Business School Seite 6

9 Nachbearbeitung Inventur Nr. Mitarbeiter Inhalt Check 1. Mitarbeiterbesprechung Bekanntgabe des Inventurergebnisses Manöverkritik (Positiv/Negativ) Bei hohen Differenzen: Mitarbeitergespräche vereinbaren; schriftlich Maßnahmenplan mit Mitarbeitern erarbeiten Nr. wann Organisation Inhalt Check 1. nach Errichtung Inventur 2. bis zu 1 Woche 3. bis zu 3 Wochen 4. nach ca. 3 Wochen Vorgespräch Gespräch Inventurleitung - Führungskraft bzgl. festgestellter Differenzen und Schwerpunkte bei Suche Inventuranalyse Ursache für Differenz ermitteln und Inventurleitung übergeben Maßnahmen Maßnahmen zur Inventurverringerung beschließen und Inventurleitung übergeben in Maßnahmenplan eintragen Inventurverantwortliche Gespräch bzgl. Ursachen der Differenz und Maßnahmen, gemeinsame Verabschiedung Hanseatic Business School Seite 7

10 Abnahmeprotokoll Datum: Name: Nr. Thema Kontrolle Check 1. Grundsätzliches Ware sortenrein? Inventurkennzeichnung klar ersichtlich? Wurden alle Inventureinheiten gegengezeichnet? Inventureinheiten klein und überschaubar? 2. Aufgaben Alle Inventureinheiten auf vorhandene Inventurbelege prüfen Stichprobenzählung einzelner Posten mit Unterschrift auf dem Inventuraufkleber Lager /Handlager prüfen Reklamationen aufgenommen? Umtäusche aufgenommen? Rücklagen aufgenommen? Ware im Kassenbereich überprüft? Schneiderei überprüft? Nachbarabteilungen überprüft? 3. Dekoration Fensterware aufgenommen? Innendeko (Puppen, Torsen) aufgenommen? Bemerkungen/ Probleme Unterschrift: Hanseatic Business School Seite 8

11 Autor Kristoffer Ditz begann seine Laufbahn beim Dänischen Bettenlager und arbeitete danach für diverse Unternehmen aus dem Textilhandel, u.a. für die Ludwig Beck AG und die Puma AG. Während seiner beruflichen Tätigkeit arbeitete er mit namhaften Personen aus der Branche zusammen und ist bestens mit den heutigen Ansprüchen aus dem Handel vertraut. Neben einer Fortbildung zum Handelsfachwirt und Betriebswirt ist er ausgebildeter Trainer. Insgesamt besuchte er mehr als 150 Seminartage. Alle Rechte vorbehalten. Nachdruck auch auszugsweise nur mit Genehmigung des Autors. Impressum Autor: Kristoffer Ditz Wendenstraße Hamburg Ust. ID Nr: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gemäß 27a Umsatzsteuergesetz: DE Hanseatic Business School Seite 9