Kurzerläuterung Inventurablauf - Inhalt

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1 BuSS 98 Inventurablauf 1 Kurzerläuterung Inventurablauf - Inhalt Kurzerläuterung Inventurablauf - Inhalt Inventur Checkliste Inventurablauf Inventurvorbereitung Aufnahme / Korrektur des Lagerbestandes Inventur-Live Beispielablauf... 6

2 BuSS 98 Inventurablauf 2 1 Inventur Checkliste WICHTIG! Während der Inventur (zumindest während der Sicherung und insb. des Life stellen, s.u.) darf nicht mit BuSS gearbeitet werden! Einstellungen (NOTWENDIG!) Aufnahme / Korrektur Lagerbestand Kontrolle der Aufnahme anhand Inventurbestand (ggf. Korrekturen, bis ok) Sicherung der BuSS-Daten (separat aufbewahren) Inventur Life stellen Sicherung der BuSS-Daten (separat, insb. von Sicherung vor Life, aufbewahren) Kontrolle der Ergebnisse anhand Inventurbestand und Akt. Bestandliste / Bestandsübersicht (ggf. Korrekturen, separat für Inv.-Ergebnis und Bestand) Betrieb wieder aufnehmen

3 BuSS 98 Inventurablauf 3 2 Inventurablauf 2.1 Inventurvorbereitung Im Funktionsbereich System, in der Funktionsgruppe Systemverwaltung wird mit der Funktion Konfiguration, im Reiter Inventur das richtige, neue Inventurjahr (hier 05 ) und der Inventurtag (Stand der Zählung, hier ) eingetragen. Einstellungen: Status (Stichtags- [V/L/A] oder permanente Inventur [P]): L (Status V: Vorbereitung; L: Laufend; A: Abgeschlossen; P= Permanent) Der Status V/L/A ist für den Anwender und BuSS rein informativ und wird im Programm nicht berücksichtigt. Abb.1: Konfiguration Zu beachten ist hierbei, dass dies in jeder gefundenen Konfigurationsdatei ( _sys_def.* ) geändert wird (diese werden alle in der obigen Klappbox angezeigt). Bitte die Einstellungen, insb. Inventurtag und -jahr nochmals kontrollieren, da diese für die korrekte Inventur entscheidend wichtig sind! Die erste Datei wird automatisch geladen. Wurden die Änderungen dort vorgenommen, müssen diese über das Disketten-Symbol gespeichert werden. Um die nächste Datei zu öffnen, wird diese in der Klappbox ausgewählt und danach geladen, indem man auf das Ordner-Symbol klickt. Dort wieder die Inventurdaten eintragen und speichern. Dies muss für alle Konfigurationsdateien ( _sys_def.* ) geschehen.

4 BuSS 98 Inventurablauf Aufnahme / Korrektur des Lagerbestandes. Mit der Funktion Aufnahme/ Korrektur des Lagerbestandes (im Funktionsbereich Inventur, innerhalb der Funktionsgruppe Inventurorganisation ) müssen alle Artikel überprüft und eventuell geändert und abgespeichert werden. Hier werden für jeden Artikel alle angegebenen Standorte und die entsprechenden Mengen für die jeweiligen Standorte angezeigt. ACHTUNG: Nach dem Speichern erscheint hinter Inv.-Jahr: das aktuelle Inventurjahr und ein A für Aktiv! ( L = Life der Artikel wurde für das angegeben Jahr schon Life gestellt, d.h. es werden keine Änderungen mehr von BuSS automatisch vorgenommen.). Abb.2: Aufnahme/ Korrektur HINWEIS: Mit <F2> wird die Maske geleert und der Cursor taucht im Feld Bestellnr. (es gibt abweichende Systemkonfigurationen, in der der Cursor im Feld I Art. ( ISBN / Art.-Nr. ) platziert wird) zur Eingabe und Suche auf. Mit <F3> wird die Maske geleert und der Cursor taucht im Feld I Art. zum Neueintragen auf. Mit <Ende> können sie den neuen Artikel und Änderungen speichern.

5 BuSS 98 Inventurablauf Inventur-Live Wenn am Ende der Inventur alle Artikel aufgenommen wurden, wird die Funktion Inventur ->»Life«( Aktualisierung der Titel-Ex.-Zahl ) geöffnet. Diese befindet sich innerhalb der Funktionsgruppe Inventur-Organisation im Funktionsbereich Inventur. Über den Button [Start] wird die Aktualisierung der Titel-/Artikel-Lagerbestandszahlen gestartet... Kontrolle der Ergebnisse.. ACHTUNG: Bevor Sie Starten muss eine Sicherung durchgeführt worden sein... Kontrolle der Ergebnisse.. Abb. 3: Inventur-Live ACHTUNG: Nach dem Beenden der Inventur muss eine Sicherung durchgeführt werden und diese separat und insb. von der Sicherung vor Life -stellen getrennt aufbewahrt werden. Nun ist die Inventur beendet und der Betrieb kann wieder aufgenommen werden.

6 BuSS 98 Inventurablauf Beispielablauf Es folgt ein Fallbeispiel für die Inventur, von der Inventurvorbereitung bis hin zur Auswertung. Der Bestand unseres Test-Artikels war vor der Inventur = 0 Der Bestand wurde auf 5 erhöht. Abb.4: Titel-Stammdaten Abb.5: Aufnahme/Korrektur

7 BuSS 98 Inventurablauf 7 Nun haben Sie die Möglichkeit den Inventurbestand zu Prüfen indem Sie die Funktion Inventur Bestandliste P aufrufen. Diese finden Sie innerhalb der Funktionsgruppe Inventur-Auswertung im Funktionsbereich Inventur. Abb.6: Inventurbestand Gehen Sie auf Drucken um sich ihren aktuellen Inventurbestand anzusehen. Sind noch Unstimmigkeiten vorhanden, können sie immer noch Änderungen durch die Aufnahme/Korrektur (Abb.5) vorgenommen werden. Sind nun alle Angaben korrekt? Nun erstellen Sie eine Sicherung von ihren Bussdaten (sichern von dem Ordner Bussdat auf dem Server). Starten Sie die Funktion Inventur ->»Live«Nachdem diese beendet wurde legen sie erneut eine Sicherung der Bussdaten an. (unter anderem Namen, damit alte Sicherung vorhanden bleibt).

8 BuSS 98 Inventurablauf 8 Nachdem die Funktion Inventur Life durchgeführt wurde und eine Sicherung der Daten erstellt worden ist, ist es möglich den Inventurbestand mit der Bestandsübersicht zu vergleichen. Abb.7:Bestandsübersicht Wenn Sie nun auf den Artikel doppelklicken, öffnen sich dessen Stammdaten. Auch hier wird der korrigierte Bestand angezeigt. Abb.8 Titel-Stammdaten

9 BuSS 98 Inventurablauf 9 Und in der Historie des Artikels steht nun auch eine Korrektur des Bestandes. Abb.9 Titel-Stammdaten/ Historie