Inventur (16bit Version) Wawi4.8 in Wawi5

Transkript

1 Inventur (16bit Version) Wawi4.8 in Wawi5 1 Einleitung Was ist eine Inventur? Mit der Inventur wird einerseits der Warenendbestand des abgelaufenen Jahres sowie der Anfangsbestand des neuen Jahres ermittelt. Möglichkeiten der Durchführung Inventur bei geschlossenem Betrieb Es darf kein Artikel verkauft werden! Es müssen alle Wareneingänge, Verderb, Abschreibungen,... gebucht sein! (Wird erfahrungsgemäß empfohlen) Inventur bei laufendem Betrieb Es müssen alle Wareneingänge, Verderb, Abschreibungen,... gebucht sein! Am Tag der Inventur muss vor dem ersten Verkauf und Inventurbeginn Punkt 4=Sollbestand sichern ausgeführt werden! (Seite 9) Wenn nun ein Artikel bevor er gezählt wurde, verkauft wird, muss dieser zur Inventurmenge dazu gezählt werden. Anleitung zu einer Permanenten Inventur während des Verkaufsbetriebes entnehmen sie dem Handbuch für permanente Inventur! WAWIBESTAND = INVENTURBESTAND! 1/12

2 Programmstart Inventur: LS-WAWI48: Im Hauptmenü unter Punkt INVENTUR 2 Vorbereitung (Jahres Inventur) Die Inventurvorbereitung beschleunigt die Inventur erheblich. Zur Vorbereitung gehören folgende Arbeiten: - Legen Sie einen Terminplan fest, wann welcher Raum oder Bereich inventiert werden soll, wann ist Inventurstichtag, wann ist Inventurende. - Instruieren Sie die Mitarbeiter über den Inventurablauf und über die Arbeiten, die durchzuführen sind. - Alle noch nicht erledigten Wareneingänge buchen! - Retouren und Reklamationen mit den Lieferanten klären und buchen! - Alle entnahmen (Bestandskorrekturen aller Art) buchen! - Manuelle Lieferungen an Kunden und Lieferanten abklären und buchen! Ware an Kunden fakturieren oder zurück ins Lager. Retouren buchen bei Waren die dem Lieferanten mitgegeben wurde jedoch keine Gutschrift erhalten hat. - Beschädigte Ware an Lieferanten retournieren oder Bestandskorrektur buchen. - Bruch, abgelaufene Ware, etc. ausbuchen (Bestandskorrektur). - Eventuell im EDV-System nicht erfasste Artikel anlegen. - Lager zusammenräumen. - Artikel vorzählen und Zettel mit darauf vermerkter Menge bei Artikel anbringen. - Wenn Sie in einem Netzwerk mehrere PCs installiert haben, können diese für die Inventur verwendet werden. 2/12

3 3 Durchführung Punkt 1 = Inventur starten Gründe für eine nicht abgeschlossene Inventur können folgende sein: - Vergangene Inventur Auswertung für den Nachdruck Ist die Inventur Beendet, kann kein Nachdruck mehr durchgeführt werden. - Korrektur / Nacherfassung Ist die Inventur Beendet, können keine Mengen mehr erfasst oder Korrigiert werden - Die Inventur sollte erst dann beendet werden, wenn alle Artikel und Läger inventiert, - sowie große Differenzen geklärt sind. Weiters sollte eine korrekte Ergebnisliste vorliegen. Sollten Sie keinen Ausdruck etc. von der letzten Inventur benötigen können Sie jetzt mit JA bestätigen! 3/12

4 Als nächstes erscheint die Abfrage INVENTURENDE JA / NEIN Standardmäßig wird N = NEIN angezeigt! Hier muss mit der Taste J betätigt werden damit mit F8 die alte Inventur abgeschlossen wird! (Parameter der Inventur prüfen und bestätigen) Punkt 1 = INVENTUR STARTEN Die Inventur Parameter sind verpflichtende Kontrollfelder! Welche Werte (EK, EST, VK Preis) sind bei der zuständigen Buchhaltung zu erfragen! Warengruppe = komplette Inventur aller Artikel! Inventurstichtag = Tag des geplanten Inventurendes 4/12

5 Inventur starten (Initialisierung der Inventur Parameter) PUNKT 1 = INVENTUR STARTEN Nach Bestätigung der Abfrage der korrekten Inventur Parameter, startet sich die Initialisierung der Artikel. Hiermit werden alle Artikel die den ausgewählten Parametern angehören für die Inventur Initialisiert. Sollten nicht alle Warengruppen (0-299) ausgewählt worden sein, sondern eine bestimmte Warengruppe oder Warengruppenbereich, so werden auch nur Artikel die diesen Warengruppen bei der Initialisierung angehörten für die Inventur aktiviert. D.h. Artikel die diesen Warengruppen angehören und nicht Inventiert wurden, werden auf 0 Bestand gesetzt. Artikel die nicht den Warengruppen angehören welche in den Parametern ausgewählt wurden, sind weder in der Inventur enthalten, (können nicht Inventiert werden) noch wird der Bestand verändert wenn diese nicht inventiert werden. 5/12

6 Inventurliste drucken PUNKT 2 = INVENTURLISTE DRUCKEN Mit diesem Menüpunkt können zwei verschiedene Inventurlisten gedruckt werden: Aufnahmeliste Zu Inventierende Artikeln verschiedener Lagerorte. (Verkaufsraum + Lager etc.) Der Druck dieser Liste kann nach verschiedenen Kriterien sortiert und eingeschränkt werden. Im rechten Teil der gedruckten Liste sind zwei Spalten zum Eintragen der Inventurmengen pro Artikel vorgesehen. (Option Nur inventierte Artikel ist nicht aktiv) Aufnahmeprotokoll Für inventierte Artikel. (Bereits erfasste Artikel) U.a. für die permanente Inventur die Ergebnis Liste Wenn Sie vor dem Starten des Ausdrucks der Aufnahmeliste das Auswahlfeld 'Nur inventierte Artikel' mit der Leertaste markieren, erhalten Sie ein Aufnahmeprotokoll mit Menge und Wert aller inventierten Artikel; nicht inventierte Artikel sind in dieser Liste nicht enthalten. 6/12

7 Mengen Erfassung Punkt 3 = Inventurmengen erfassen Die Inventurmengen können über die vorher gedruckte Aufnahmeliste via Punkt 3 eingeben oder via MDE Geräte Erfassung (Externe Daten einlesen) Punkt 8 eingelesen werden(siehe Seite 8) und/oder Punkt 8 = Externe Daten Einlesen Inventurmengen Erfassen Mit diesem Menüpunkt werden einerseits die über Listen erfassten Inventurmengen pro Artikel eingegeben, andererseits kann hiermit auch direkt inventiert werden. Das Erfassungsprogramm ähnelt sehr der BISKAS DOS Bildschirmkassenanwendung. Wird ein Artikel mehrmals erfasst, so werden die Mengen zu einer bereits erfassten Menge addiert (+) bzw. davon subtrahiert (-), entsprechend dem Vorzeichen der Menge. Nach 99 erfassten Artikelpositionen erhalten Sie eine Meldung, dass noch ein Artikel erfasst werden kann und dann gespeichert werden muss. Sollten Sie versuchen, darüber hinaus Artikelpositionen zu erfassen, wird das Programm nach der Meldung 'Sie haben die letzte Warnung ignoriert' automatisch speichern. Speicher Sie sicherheitshalber immer wieder bei der Inventurerfassung die eingegebenen Artikel mit der [F8] Taste. Wenn Sie die eingegebenen Daten nicht mit [F8] gespeichert und einen Systemabsturz (Stromausfall, etc.) haben, sind die eingegebenen Daten verloren und Sie müssen diese nochmals erfassen. Daraus ergibt sich auch die Notwendigkeit, dass Sie sich merken, wo Sie mit der Erfassung der Artikel begonnen haben. Nachdem Sie die eingegebenen Artikel gespeichert haben, können Sie über die Funktion [F1]='Suchen' den Inventurbestand im Suchfenster sehen. Natürlich kann mit mehreren PCs gleichzeitig inventiert oder auch auf dem einen PC verkauft und auf (einem) anderen PC(s) inventiert werden. 7/12

8 Externe Daten Einlesen Sollte die Inventur über MDE Gerät erfasst worden sein, zur Gänze oder teilweise, können die MDE Daten nach dem Sie im MDE Programm gespeichert wurden übernommen werden über den Punkt 8 = EXTERNE DATEN EINLESEN. W-LAN MDE (Programm) Dieses Programm muss für die Inventur- Datenerfassung und Abspeicherung gestartet sein.(einlesen der externen Daten) 8/12

9 Sollbestände übernehmen Punkt 4 = Sollbestand sichern Mit diesem Menüpunkt wird der am Ende des Inventurstichtages im EDV-System gespeicherte Sollbestand (=Buchbestand - nicht Inventurbestand!) weggesichert, damit später der richtige Inventurbestand geladen und die Inventurdifferenz ermittelt werden kann. Beachten Sie, dass dieser Menüpunkt nur einmal durchgeführt werden kann! 9/12

10 Inventur Ergebnisliste Punkt 5 = Inventur Auswertung Mit dieser Funktion können Inventurergebnislisten gedruckt werden, die nach verschiedenen Kriterien sortiert werden können. Zusätzlich kann der Ausdruck auf bestimmte Haupt- und/oder Warengruppen eingeschränkt werden. Solange dieser Menüpunkt nicht ausgeführt wurde, sind im Artikelstamm noch immer die 'alten' Bestände = Sollbestand aktiv und sichtbar. 10/12

11 Inventurbestand aktivieren Punkt 6 = Inventurbestand laden Erst mit dem Punkt Inventurbestand laden werden die Erfassten Bestände der Inventur in der Warenwirtschaft übernommen! Wurde dieser Punkt nicht ausgeführt sind noch die Bestände vor Inventurbeginn im Wawi zu sehen und nicht der aktueller Bestand nach der Inventur! Hier finden sie Antworten zu eventuellen Fragen nachdem der Sollbestand gesichert/geladen wurde! FAQ: Es wurden Artikel verkauft, aber noch nicht Inventiert A: In Inventur plus buchen! FAQ: Kundenretoure, noch nicht inventiert A: Ret. Menge in Inventur nicht buchen! FAQ: Lieferant liefert Ware f. neues Jahr (Periode) A: nicht inventieren, nur Wareneingang buchen! 11/12

12 Inventur abschließen Punkt 7 = Inventurende Das INVENTURENDE bitte erst ausführen wenn keine Änderungen oder Nachdrucke mehr benötigt werden! 12/12