Handhabung nicht selbst erzeugter Ware 5

Transkript

1 Handhabung nicht selbst erzeugter Ware Wareneingangskontrolle Geregelter Ablauf der Qualitätskontrolle ( z.b. Qualität in Ordnung, Schädlingsbefall, Temperatur, Etikettierung/ Kennzeichnung in Ordnung) -> schriftl. Vorgehen formulieren Dokumentation der Wareneingangskontrolle/ Ergebnis der Kontrolle (z.b. auf Lieferschein dokumentieren) Wareneingangsbelege; Lieferscheine müssen Menge, Partie-Nr. enthalten Eindeutige Kennzeichnung der Zukaufsware; Trennung von QS- und Nicht-QS-Ware (falls anwendbar) Zugang zur QS-Datenbank! Kontrolle der Lieferberechtigung von Lieferanten regelmäßig überprüfen ( ->Suche Landwirtschaft/Erzeugung ) Retourenmanagement System für Retourenbearbeitung (Warenrücksendungen erfassen, Rücksende- Beschwerdeformular) Wie wird die Ware gesperrt? Eindeutige Kennzeichnung der Retouren (Maßnahmenplan erstellen) Handhabung von QS- und Nicht-QS-Ware Prüfung der Rückverfolgbarkeit Betriebsindividuelles System zur Warenrückverfolgbarkeit (Lieferscheine, Wareneingang, innerbetriebliche Zuordnung, Warenausgang) Daten/Informationen müssen vorliegen (Kunden- und Lieferantenliste); Verfahren zur Rückverfolgbarkeit/Warenrückruf muss jährlich überprüft werden Warentrennung (QS Ware/ Nicht-QS Ware, Zukaufsware) Wie erfolgt die Warentrennung/Identifizierung im Betrieb? (eindeutige Kennzeichnung durch Etiketten etc., QS-Ware und nicht-qs-ware darf nicht gemischt werden; Zukaufsware und eigene Ware darf nicht gemischt werden) Mitarbeiter sind informiert und können dies auch zeigen Systembeschreibung/ Dokumentation des Verfahrens (Ablaufbeschreibung, Schulungsbeleg, Arbeitsanweisung für Mitarbeiter!) Warenfluss Wareneingangs- und Warenausgangsdokumente (Verhältnis eingekaufte Menge/vermarktete Menge)

2 Wareneingangskontrolle Verfahren zur Wareneingangskontrolle Kontrolle der Ware auf: Ist die Qualität in Ordnung? (Beschädigung, Fäulnis, etc.) Visuelle Kontrolle auf Schädlingsbefall Transportbedingungen werden überprüft. Temperatur Verpackung der Ware in Ordnung? Stimmt die Etikettierung/ Kennzeichnung auf dem Lieferschein? Bei Lieferanten von QS-Ware: Ist die Ware als QS-Ware deklariert? Besitzt der Lieferant eine gültige OGK-Nummer (Kontrolle in der Datenbank) Eindeutige Trennung von QS-und Nicht-QS-Ware Ergebnis der Überprüfung wird auf dem Lieferschein o.ä. vermerkt Entspricht die Ware nicht den Anforderungen, greift das Retourenmanagement

3 Retourenmanagement Maßnahmenplan für den Umgang mit gesperrter Ware Gemäß dem Fall, dass der Abnehmer dem Landwirt bzw. Lieferanten ein Problem mit einer Lieferung meldet, sowie bei einer Feststellung einer Überschreitung der Rückstandshöchstmengen wird wie folgt vorgegangen: 1. Landwirt/Abnehmer stellt Verkauf der betreffenden Ware ein. 2. Vermeidung der Vermischung mit anderer Ware (gesperrte Ware kennzeichnen) 3. Landwirt/Abnehmer informiert Lieferanten über Problem/ Reklamation der Ware. 4. Landwirt/Abnehmer informiert weitere Abnehmer, falls diese betroffen sind. 5. Information Bündler 6. Landwirt/Lieferant sucht die Ursache (Ackerschlagkartei, Lagerung etc.) 7. Landwirt/Lieferant leitet, wenn nötig Rückstandsuntersuchungen und Fehlerlösung ein. 8. Nach Klärung erfolgt die Entsorgung oder Freigabe für die weitere Vermarktung. 9. Überprüfung aller Prozesse im Betrieb Allgemein gilt für die Abnehmer: Die aktuellen Rufnummern und Ansprechpartner im landwirtschaftlichen Betrieb oder vom Lieferanten sind bekannt. Für den Landwirt bzw. Lieferanten: Es liegt eine aktuelle Liste aller Abnehmer inkl. Telefon-Nummern auf dem landwirtschaftlichen Betrieb oder beim Lieferanten vor.

4 Reklamationsformular Beanstandung-Protokoll / Warenrücksendung Produkt/ Sorte Partie-Nr.: Rechnungs-Nr. LKW Nr: Liefertermin: Menge: Lieferant Käufer Grund der Beanstandung Sonstige Bemerkung/ Ergebnis: Ort/ Datum Unterschrift

5 Prüfung Rückverfolgbarkeit Test Rückrufverfahren Rückrufgrund, Darstellung des Verdachtes Wer ist zu informieren? (mit Ereignisfallblatt) Name Kunde Spedition Zertifizierungsstelle Behörde Sonstige Ansprechpartner Tel.-Nr. Korrekturmaßnahmen (z.b. Sperrung der Restbestände, Rücknahme der Ware vom Kunden, Beauftragung von Analysen) Rückrufaktion wäre erfolgreich gewesen nicht erfolgreich gewesen (Datum, Unterschrift)

6 Verfahrensanweisung Warenrückruf Verfahrensanweisung Warenrückruf - Warenidentifizierung (Lieferscheine/ Datum), welche Partien sind betroffen? - Grund für den Warenrückruf - Um welchen Abnehmer/ Kunden handelt es sich? - Unmittelbare Benachrichtigung des Abnehmers - Sperrung der betroffenen Ware - Vernichtung der betroffenen Erzeugnisse - Rücknahme der betroffenen Ware - Meldung bei zuständigen Institutionen Die oben genannten Verfahrensanweisungen sind durchführbar und werden im Bedarfsfall im Betrieb angewandt. (Datum) (Unterschrift Betriebsleiter)

7 Verfahren zur Warenrücknahme Verantwortlich: Grund des Rückrufverfahrens Qualität der Ware nicht in Ordnung Überschreitung der Rückstandshöchstmengen Vorbereitung des Rückrufs Empfänger der Ware? Gibt es Restbestände? (Lager, Feld) Besteht eine Verbrauchergefährdung? Welche Instanzen müssen informiert werden? Welche Maßnahmen zur Schadensbegrenzung/ Gegenmaßnahmen können sofort durchgeführt werden? Durchführung des Rückrufs Die gesamten betroffenen Restbestände werden gesperrt und nicht ausgeliefert Kunde/ Abnehmer muss informiert werden Betroffene Ware muss zurückgeordert werden bzw. extern entsorgt werden Was geschieht mit der betroffenen Ware? Rückruf muss dokumentiert werden Jährlich ist ein Testlauf des Rückrufverfahrens durchzuführen!

8 Warentrennung System der Warentrennung/ Arbeitsanweisung Verantwortliche Person im Betrieb: Name: Telefonnummer: Es muss sichergestellt werden: Eindeutige Kennzeichnung von QS- und Nicht-QS-Ware und Zukaufsware (auf der Ware/Etiketten, Lieferscheine) Ware/Partie muss jederzeit eindeutig identifiziert werden können (über Sackanhänger/Etiketten, Lieferscheine) Liste der Lieferanten (zugekaufte Ware) muss vorliegen; aktuelle Kontaktdaten der Lieferanten müssen vorliegen QS- und Nicht-QS-Ware muss mind. Optisch getrennt gelagert werden; Es darf keine Vermischung geben Mitarbeiter wurden über den Umgang mit QS- und Nicht-QS-Ware geschult Name Vorname Ort Unterschrift