Prozesseinheit Nr. 3. Finanzbuchhaltung

Transkript

1 Prozesseinheit Nr. 3 Branche Treuhand Bearbeiteter Prozess: Finanzbuchhaltung Von: Messermatte Kappelen Lehrbetrieb: COT Treuhand AG Bielstrasse Lyss Ausbildner: Hansjörg Schmid

2 Inhaltsverzeichnis Flussdiagramm Kasse Teil 1...Seite 3 Flussdiagramm Kasse Teil 2...Seite 4 Flussdiagramm Banken Teil 1...Seite 5 Flussdiagramm Banken Teil 2...Seite 6 Einführung in die Prozesseinheit...Seite 7 Prozessbeschrieb der Kasse...Seite 8 Prozessbeschrieb der Banken...Seite 11 Schlusswort...Seite 14 Musterdokument Nr. 1...Seite 15 Musterdokument Nr. 2...Seite 16 Musterdokument Nr. 3...Seite 17 Musterdokument Nr. 4...Seite 18 Musterdokument Nr. 5...Seite 19 Musterdokument Nr. 6...Seite 20 Musterdokument Nr. 7...Seite 21 Musterdokument Nr. 8...Seite 22 Musterdokument Nr. 9...Seite 23 Musterdokument Nr Seite 24 Vorgehensplan...Seite 25 Auswertungsbogen Lernjournal...Seite 26 Prozesseinheit Nr. 3 2 von 26

3 Flussdiagramm Kasse Teil 1 Start Kunde sendet uns Kassenbelege per Post zu Monatsorientierte Belegsortierung Pendenzen werden für das Buchen der Kasse erstellt Vorbereitung der Kassenblätter Übertrag der Belegsdaten in eine vorgefertigte Exceltabelle Kassenblätter im Excel ausdrucken und ablegen Prozesseinheit Nr. 3 3 von 26

4 Flussdiagramm Kasse Teil 2 Kassenordner zurück an Mandatsleiterin Stimmen die Kassenblätter? Nein Verbessern der Kassenblätter JA Kassenblätter im Sesam buchen Ende Prozesseinheit Nr. 3 4 von 26

5 Flussdiagramm Banken Teil 1 Start Die Bank sendet uns die Bankbelege zu Der Kunde sendet uns seine Rechnungen zu Übergabe der Unterlagen an die zuständige Mandatsleiterin Rechnungen werden bearbeitet und abgelegt Pendenzen werden erstellt Öffnen der entsprechenden Buchhaltung im Sesam Prozesseinheit Nr. 3 5 von 26

6 Flussdiagramm Banken Teil 2 Buchen der verschiedenen Bankkonten Sind alle Unterlagen vollständig? Nein Fehlende Unterlagen anfordern JA Kotrolle der Buchhaltung und Abgabe an die Mandatsleiterin Ende Prozesseinheit Nr. 3 6 von 26

7 Einführung in die Prozesseinheit Die Finanzbuchhaltung des Mustermandanten ist mir seit dem ersten Lehrjahr bekannt. Ich bin jedoch dankbar, dass ich erst in der dritten Prozesseinheit zu diesem Thema einen Prozess schreiben darf. So war es mir möglich, viele Erfahrungen vorab zu sammeln. Das gibt mir auch mehr Sicherheit bei der Bearbeitung der Finanzbuchhaltung. Für mich war der Prozess schon Routine als ich meine dritte Prozesseinheit darüber schreiben sollte. So war es schwierig die einzelnen Teilschritte zu erfassen. Ich verlor mich in Details und Nebensächlichkeiten, aber konnte nach der ersten Kontrolle schnell wieder auf den richtigen Weg finden. Der Mustermandant ist eine Einzelunternehmung, welche sich seit vielen Jahren in der Obhut meines Lehrbetriebes befindet. Das spezielle an diesem Mandant ist, dass er sein Geschäftsjahr immer von Juni zu Juni geführt haben möchte. Dank dieser speziellen Umstände mag ich ihn besonders, denn Ende Jahr, wenn die meisten Unternehmungen den Abschluss wollen, bereitet er keine Mühe. Im Sommer, wenn ich genügend Zeit zur Verfügung habe, kann ich seine Buchhaltung in aller Ruhe nachführen. Mein Lehrbetrieb führt das ganze Jahr seine Finanzbuchhaltung. Im Folgenden Prozess werden Sie Einblick in die Finanzbuchhaltung eines Mandanten unserer Unternehmung erhalten. Prozesseinheit Nr. 3 7 von 26

8 Prozessbeschrieb der Kasse 1. Kunde sendet uns Kassenbelege per Post zu Der Kunde sendet uns die Kassenbelege oder auch Quittungen genannt, ca. 1-2 Mal in der Woche per Post zu. Dies geschieht. Die Mandatsleiterin legt die verschiedenen Kassenbelege in meine Eingangsmappe. 2. Monatsorientierte Belegsortierung Die Kassenbelege, die sich in meiner Eingangsmappe befinden, sortiere ich nach dem Monat. Zum Hervorheben markiere ich das Datum jeweils mit grünem Leuchtstift. Danach sammle ich die sortierten Kassenbelege in Mäppchen. 3. Pendenzen werden für das Buchen der Kasse erstellt Die Mandatsleiterin erstellt eine Pendenz, welche mich zum Buchen der Kasse auffordert. (siehe Musterdokument Nr. 9) 4. Vorbereitung der Kassenblätter Ich sortiere die Kassenbelege nach den Konten, welche im Kontenplan (siehe Musterdokument Nr. 1) im Sesam (siehe Musterdokument Nr. 10) zu finden sind. Das heisst, ich sortiere die Belege nach den folgenden Kriterien: Restaurant Auto Benzin Repräsentation Büromaterial Fachliteratur Sonstiges Anschliessend klebe ich die Quittungen auf ein A4-Blatt (siehe Musterdokument Nr. 2), so werden sie überschaubarer. Mandastleiterin: Leitetet diese Buchhaltung (Ansprechsperson) Eingangsmappe: Mappe für unerledigte Arbeiten Sesam: Buchhaltungsprogramm (siehe Musterdokument Nr. 10) Prozesseinheit Nr. 3 8 von 26

9 5. Übertrag der Belegsdaten in eine vorgefertigten Exceltabelle Mit der Hilfe der A4-Blätter mit den Kassenbelegen übertrage ich die Daten in eine extra angefertigte Exceltabelle. (siehe Musterdokument Nr. 3) Spalten bzw. Konten fülle ich gemäss den Kriterien aus. Wichtige Daten, die ich übertrage sind: Datum des Kaufes Name des Unternehmens der Kaufgegenstand Kaufbetrag 6. Kassenblätter im Excel ausdrucken und ablegen Sobald ich fertig bin mit dem Übertragen der Kassenbelege in die Exceltabelle, führe ich eine Endkontrolle durch. Anschliessend drucke ich die Excelblätter aus und lege sie mit den aufgeklebten Kassenquittungen in einen Ordner ab. 7. Kassenordner zurück an Mandatsleiterin Damit die Mandantsleiterin alle Kassenbelege kontrollieren kann, gebe ich ihr den Ordner zurück Stimmen die Kassenblätter? Stimmen die Kassenblätter mit den Kaufbelegen überein? Nein: Es ist noch fehlerhaft. 9. Verbessern der Kassenblätter Anschliessend verbessere ich die fehlerhafte Kassentabelle mithilfe der Kassenblätter. Danach kontrolliert die Mandatsleiterin die Kassenblätter erneut Stimmen die Kassenblätter? Stimmen die Kassenblätter mit den Kaufbelegen überein? Ja: Weiter zu Punkt Kassenblätter im Sesam buchen Beim verbuchen im Sesam Programm, nehme ich immer das Total einer Spalte beziehungsweise eines Kontos. (siehe Musterdokument Nr.4) Prozesseinheit Nr. 3 9 von 26

10 Wir sind am Ende mit dem Buchen der Kasse. Nun habe ich diesen Teilprozess vollständig erledigt und kann zum nächsten übergehen. Der Prozess Finanzbuchhaltung umfasst noch einen zweiten Teilprozess. Prozesseinheit Nr von 26

11 Prozessbeschrieb der Banken 1. Die Bank sendet uns die Bankbelege zu Damit der Mandant kein zusätzlicher Aufwand hat, sendet die Bank alle Kontoauszüge (siehe Musterdokument Nr. 5) direkt an meinen Lehrbetrieb. 2. Der Mandant sendet uns seine Rechnungen zu Der Mandant sendet uns seine Rechnungen zu, damit wir diese bearbeiten können. Wir machen die ganze Finanzbuchhaltung für den Kunden. Das bedeutet, wir buchen Bankkonten, bearbeiten Rechnungen und führen seine gesamte Buchhaltung. 3. Übergabe der Unterlagen an die zuständige Mandatsleiterin Ich versehe die Bankbelege und Rechnungen mit einem Datumstempel und lege diese in die Eingangsmappe der Mandatsleiterin. 4. Rechnungen und Bankbelege werden bearbeitet und abgelegt Die Mandatsleiterin kontrolliert und bearbeitet die Rechnungen (siehe Musterdokument Nr. 6 und 7). Sie bereitet die Rechnungen des Mandanten zur Zahlung vor, so kann er durch E-Banking nur noch die Zahlung bestätigen. Danach sendet die Mandatsleiterin die Rechnungen zurück zum Mandanten, damit er die Rechnungen visieren und im E-Banking die Zahlung freigeben kann. Der Mandant hat so immer den Überblick über die aktuellen Zahlungen und spart viel Zeit. Die Mandatsleiterin kontrolliert die Bankbelege (siehe Musterdokument Nr. 8) und legt sie im Bankordner des Mandanten ab. Da der Mandant verschiedene Bankkonten besitzt, müssen wir darauf acht geben, dass wir die Kontenblätter im richtigen Register ablegen. Mandant: Anderer Ausdruck für Kunde Visieren: Kurze Unterschrift Prozesseinheit Nr von 26

12 5. Pendenzen werden erstellt Die Mandatsleiterin erstellt eine Pendenz (siehe Musterdokument Nr. 9), welche mich zum Buchen der Bankkonten auffordert. Die Pendenz zeigt mir auf, wie viel Zeit ich zur Verfügung habe, um die Buchhaltung zu bearbeiten. 6. Bankkonto im Sesam buchen Ich buche alle Einnahmen, Daueraufträge und Ausgaben im Sesam (siehe Musterdokument Nr. 10). Die Mandatsleiterin kontiert die Rechnungen vor, das heisst, sie ordnet die Rechnungen den betreffenden Konten zu. Dies erledigt sie mit Hilfe eines Kontenplans, auf welchem alle Konti des betreffenden Mandanten aufgeführt sind. 7. Buchen der anderen Bankkonten Da dieser Mandant nicht nur ein Konto hat, sondern drei weitere besitzt, buche ich ein Bankkonto nach dem Anderen. Es ist wichtig, dass ich alles mit grosser Sorgfalt buche, damit sich keine Fehler einschleichen. Damit erleichtere ich die Kontrolle der Buchhaltung für die Mandatsleiterin Sind alle Unterlagen vollständig? Sind alle Unterlagen vollständig? Nein: Es fehlen noch Unterlagen. 9. Fehlende Unterlagen anfordern Ich melde der Mandatsleiterin, welche Unterlagen fehlen. Sie sendet dem Mandant eine , und teilt Ihm mit welche Unterlagen noch fehlen. Anschliessend sendet dieser uns die fehlenden Unterlagen. Wenn sie eingetroffen sind, kann ich sie alle einbuchen Sind alle Unterlagen vollständig? Sind alle Unterlagen vollständig? Ja: Weiter zu Punkt 10 Prozesseinheit Nr von 26

13 10. Kontrolle der Buchhaltung und Abgabe an die Mandatsleiterin Ich kontrolliere die verschiedenen Konten noch einmal. Ich achte vorwiegend darauf, ob die Daten der Buchungen, Einnahmen, Ausgaben und Daueraufträge mit dem Bankauszug übereinstimmen. Wenn alles korrekt ist, gebe ich den Bank- und Kassenordner der Mandatsleiterin ab. Sonst suche und behebe ich den Fehler vorher. Nun sind wir am Ende mit dem Buchen der Bankkonten. Somit ist dieser Prozess in dieser Buchhaltung für mich abgeschlossen. Prozesseinheit Nr von 26

14 Schlusswort Es war sehr hilfreich diese Prozesseinheit zu schreiben. Durch das genaue betrachten und dokumentieren meiner Arbeit, habe ich die einzelnen Teilschritte bewusster wahrgenommen. Ich habe neue und schnellere Wege kennen gelernt, um die Finanzbuchhaltung zu bearbeiten. Diese neuen Wege ermöglichen mir weniger Fehler zu machen. Ich habe viele gute Erfahrungen gesammelt, die ich in zukünftigen selbständigen Arbeiten einbauen kann. Die Buchhaltung dieses Mandanten ist einer meiner bevorzugten Arbeiten und ich habe mit grosser Freude meine letzte Prozesseinheit beendet. Prozesseinheit Nr von 26

15 Musterdokument Nr. 1 Beispiel: Kontenplan Prozesseinheit Nr von 26

16 Musterdokument Nr. 2 Kassenquittungen auf A4 Blatt Prozesseinheit Nr von 26

17 Musterdokument Nr. 3 Extra angefertigte Exceltabelle Prozesseinheit Nr von 26

18 Musterdokument Nr. 4 Ausgefüllte extra angefertigte Exceltabelle Prozesseinheit Nr von 26

19 Musterdokument Nr. 5 Beispiel: Kontoauszug Prozesseinheit Nr von 26

20 Musterdokument Nr. 6 Beispiel: Rechnung mit Visum und Konto Visum von Kunde Kontierung der Mandatsleiterin Prozesseinheit Nr von 26

21 Musterdokument Nr. 7 Beispiel: Pendente Aufträge, E-Bankingauftrag Prozesseinheit Nr von 26

22 Musterdokument Nr. 8 Beispiel: Bankbeleg Prozesseinheit Nr von 26

23 Musterdokument Nr. 9 Beispiel: Pendenz ist eingetroffen Beispiel: Pendenz in Detail 3337 Mustermandant Prozesseinheit Nr von 26

24 Musterdokument Nr. 10 Beispiel: Sesam unser Buchhaltungsprogramm Prozesseinheit Nr von 26

25 Vorgehensplan Arbeit Erledigen bis Erledigt Übergabe der PE von Silvia Grütter Auftrag der Prozesseinheit durchgelesen Vorgehensplan erstellen Flussdiagramm skizzieren Flussdiagramm erstellen Lernjournal Beschreibung des Prozesses Lernjournal Einführung und Schlusswort Lernjournal Musterbeispiele Titelblatt Inhaltsverzeichnis Dossier zusammen stellen Meinung einer zweiten Person einholen Abgabe an den Vorgesetzten Hansjörg Schmid Beschsprechung der Bewertung Abgabe an ük-leiter Präsentation und Beurteilungsgespräch ük-leiter Prozesseinheit Nr von 26

26 Auswertungsbogen Lernjournal Zusammenfassung der Lernjournale zur Prozesseinheit Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt tief hoch Bei meiner dritten Prozesseinheit war die Motivation grösser als bei den vorderen zwei. Dies liegt nicht nur am Thema sondern, viel mehr daran, dass es die letzte Prozesseinheit ist. Ich möchte noch einmal eine gelungene Prozessarbeit abgeben. Die Prozessarbeit empfand ich als einfach schwierig Ich arbeite regelmässig an der Buchhaltung dieses Mandantes, jedoch bereitete mir das schreiben der Prozesseinheit Schwierigkeiten. Meine Probleme lagen vorwiegend bei der Erstellung des Flussdiagrammes. Ich musste aufpassen, dass ich nicht zu tief ins Detail gehe, und mich in Nebensächlichkeiten verliere. Meine Fortschritte bei diesen Arbeitsschritten waren klein gross Bei meiner dritten Prozesseinheit, habe ich die gleiche Strategie wie bei der zweiten Prozesseinheit gewählt. Dank dieser Entscheidung gelang es mir meine dritte Prozesseinheit rasch zu schreiben. Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meinen Erfahrungen alles nichts Da dies meine letzte Prozesseinheit ist, kann ich bei der Nächsten nichts mehr berücksichtigen. Aber meine Erfahrungen, die ich bei allen drei Prozesseinheiten gesammelt habe, werde ich in anderen Arbeitsbereichen bestimmt wieder verwenden können. Prozesseinheit Nr von 26