Prozesseinheit 2 Promo-Tracking

Transkript

1 1 Prozesseinheit 2 Prozesseinheit 2 Promo-Tracking, 2. Lehrjahr IHA-GfK AG

2 2 Prozesseinheit 2 Inhaltsverzeichnis 1. Prozessdokumentation Einführung Flussdiagramm Prozessbeschreibung Erfahrungsbericht Schlusswort Auswertung der Lernjournale Vorgehensplan Anhang...11

3 3 Prozesseinheit 2 1. Prozessdokumentation 1.1 Einführung Die IHA-GfK AG ist ein Marktforschungsinstitut und gilt als Nummer Eins in der ganzen Schweiz. Sie ist eine unter vielen Tochtergesellschaften der GfK, welche weltweit vernetzt ist. Allein in der Schweiz arbeiten etwa 300 Festangestellte. Seit dem 14. August 2006 arbeite ich bei der IHA-GfK AG. Zu Beginn meiner Lehre war ich in der Abteilung Medien, wo man sich mit Radio-, Fernseh- und Plakatforschung befasst. Seit Anfangs Februar arbeite ich nun in der Abteilung Retail & Technology. Die erste Arbeit, welche ich an meinem neuen Arbeitsplatz bekam, war das Promo-Tracking. Doch was bedeutet und beinhaltet das Promo-Tracking? Für welchen Kunden machen wir das überhaupt und zu welchem Zweck? Diesen Fragen bin ich auf den Grund gegangen. Promo ist die Abkürzung für Promotion, welches das englische Wort für Werbung ist. Tracking bedeutet, dass es kontinuierlich erfasst wird. Bei uns geschieht dies zum Beispiel wöchentlich. Im Promo-Tracking erfassen wir täglich alle Handyinserate, die in den Tageszeitungen und Flyern inseriert wurden. Die Auswertung der erfassten Inserate erfolgt jeweils wöchentlich zusammengefasst von Montag bis Sonntag. Sobald am Montag bzw. am Dienstag alle Inserate eingescannt und in einer Excel-Tabelle erfasst sind, schicken wir eine CD, auf der diese Informationen abgespeichert sind, an Orange. Der Konkurrenzkampf zwischen den verschiedenen Anbietern ist sehr gross. Um unserem Kunden zu zeigen wo er im Vergleich zur Konkurrenz steht, gibt es das Promo-Tracking.

4 4 Prozesseinheit Flussdiagramm 1 Zeitungseingang prüfen 2 Zeitungen auf Liste abhaken Alles nein 3 Fehlende Zeitungen suchen erhalten? 4 ja 5 In Zeitungen nach Handyangeboten suchen 6 Handyangebot markieren 7 Kreis neben Haken auf Liste A

5 5 Prozesseinheit 2 A Inserat bereits nein 8 Handyangebot einscannen, eingescannt? 9 abspeichern ja 10 Handyangebot kopieren, neu abspeichern 11 Übergabe der Zeitungen zur Erfassung 12 CD brennen 13 Datenlieferung an Kunden

6 6 Prozesseinheit Prozessbeschreibung Schritt 1: Zeitungseingang prüfen Als Erstes wird anhand einer Liste kontrolliert, ob alle Zeitungen eingegangen sind (siehe Anhang). Schritt 2: Zeitungen auf Liste abhaken Nun kann man die eingetroffenen Zeitungen auf der Liste abhaken. Schritt 3: Alles erhalten? Dank der Liste, kann man feststellen, ob alle Zeitungen eingegangen sind. Es kommt jedoch fast nie vor, dass alle Zeitungen am Tag, an dem sie veröffentlicht wurden, eintreffen. Entweder kommen sie erst am Wochenende wie zum Beispiel Le Matin bleu oder sie kommen 1-2 Tage später. Manchmal gibt es auch Probleme mit der 20 Minuten, da es nicht möglich ist diese Zeitung zu abonnieren. Man erhält sie nur am Bahnhof. Wenn man mit dem Zug zur Arbeit kommt ist das kein Problem, doch wenn dies nicht der Fall ist, muss man sie auf eine andere Art organisieren. Schritt 4: Fehlende Zeitungen suchen Wenn zum Beispiel die Luzerner Zeitung, der Blick oder die Migros Zeitung fehlen, kann man auch in der Caféteria nachfragen, ob sie diese entbehren könnten. Nach einem Tag sind die meisten Zeitungen in der Caféteria sowieso nicht mehr aktuell und sie werden entsorgt. Schritt 5: In Zeitungen nach Handyangeboten suchen Jetzt kann man damit beginnen, die Zeitungen durchzublättern und nach Handyangeboten zu suchen. Schritt 6: Handyangebote markieren Damit man weiss, auf welcher Seite sich das Handyangebot befindet, markiert man sie mit einem Post-it Zettel. Schritt 7: Kreis neben Haken auf Liste Zusätzlich macht man auf der Liste einen kleinen Kreis neben dem Haken. Somit ist ersichtlich in welchen Zeitungen ein Inserat enthalten war. Schritt 8: Inserat bereits eingescannt? Sobald alle Zeitungen des aktuellen Tages durchgesehen wurden, prüft man, ob die Inserate bereits eingescannt wurden. Schritt 9: Handyangebot einscannen, abspeichern Wenn dies nicht der Fall ist, scannt man die Inserate ein, schneidet sie mit einem Programm zurecht und speichert sie schlussendlich ab (siehe Anhang). Falls ein Inserat zu gross ist, um es am Scanner am Arbeitsplatz einzuscannen, kann man es entweder im Erdgeschoss am Drucker versuchen oder den Auftrag an die Grafik-Abteilung weitergeben. Schritt 10: Handyangebot kopieren, neu abspeichern Falls das Handyangebot bereits eingescannt sein sollte, kann man es nur noch kopieren und danach neu abspeichern.

7 7 Prozesseinheit 2 Schritt 11: Übergabe der Zeitungen zur Erfassung Sobald man mit dem Einscannen der Angebote fertig ist, kann man die Zeitungen zu Margrit Zurkirchen zur Erfassung geben. Sie erfasst in welcher Zeitung das Inserat inseriert wurde, von welchem Händler und von welchem Anbieter es angeboten wird, zu welcher Zeit, zu welchem Preis, welches Handymodell usw. Am Ende der Woche bringt man Frau Zurkirchen zusätzlich noch die Liste, auf der man die Zeitungen abgehakt hat. Schritt 12: CD brennen Nachdem alle Inserate von Montag bis Sonntag eingescannt und auf der Excel-Tabelle erfasst wurden, kann man den Ordner der aktuellen Woche auf eine CD brennen. Schritt 13: Datenlieferung an Kunde Nun kann man die CD Berti Klein geben und ihr sagen bzw. auf einen Zettel schreiben von welcher Woche die CD ist. Sie schreibt sie dann an und schickt sie an Orange.

8 8 Prozesseinheit Erfahrungsbericht Zeit einteilen Das Promo-Tracking mache ich täglich. Doch wenn ich gerade etwas Anderes zu erledigen habe, verschiebe ich es auf den nächsten Tag. Meistens funktioniert dies ganz gut, doch wenn ich dann noch mehr Arbeit bekomme, habe ich keine Zeit mehr für das Promo-Tracking. Die Arbeit häuft sich und ich weiss nicht mehr wo mir der Kopf steht. Aufgeschoben ist eben nicht aufgehoben. Aus diesem Grund versuche ich nun meine Zeit besser einzuteilen, damit dieses Problem nicht mehr auftreten kann. Am besten mache ich als Erstes das Promo-Tracking, dann ist diese Arbeit erledigt und ich kann mit meinen anderen Aufgaben weiterfahren. Abspeichern Als alles noch etwas neu für mich war, hatte ich ein paar Probleme mit dem Abspeichern der Inserate. Ich habe beispielsweise die falsche Abkürzung für die Zeitung angegeben oder das falsche Datum. Durch diese Fehler habe ich wertvolle Zeit verloren und es war natürlich auch ein zusätzlicher Aufwand sie wieder zu verbessern. Inzwischen fällt es mir zum Glück nicht mehr so schwer, da ich nun die Abkürzungen auswendig kann und nicht mehr so unsicher bin. Ich denke, vor allem wenn man noch nicht sehr viel Erfahrung mit einer Arbeit hat, muss man umso exakter arbeiten. Sonst benötigt man doppelt so viel Zeit, um die Fehler, die man gemacht hat wieder zu verbessern. Ähnliche Inserate Zum Teil sehen sich einige Inserate sehr ähnlich. Da kann es schnell mal vorkommen, dass man meint, man habe das Inserat bereits eingescannt, dabei ist es ein Anderes. Dann kopiert man das falsche Inserat und scannt das Richtige nicht neu ein. Dies ist mir auch schon mal passiert. Glücklicherweise sah ich es noch frühzeitig und konnte den Fehler beheben bevor wir die CD an Orange geschickt haben. Man sollte also lieber ein Mal mehr als ein Mal zu wenig schauen, ob es wirklich das richtige Inserat ist, denn Vorsicht ist besser als Nachsicht. 1.5 Schlusswort Dies ist bereits die zweite Prozesseinheit, die ich geschrieben habe. Ich denke, ich bin dieses mal viel schneller vorangekommen, da ich bereits wusste, wie es funktioniert und was ich alles zu tun habe. Ich fand es interessant diesen Prozess zu schreiben, da ich diese Arbeit schon sehr oft gemacht habe und mich mit jedem einzelnen Teilschritt auskenne. Ich konnte jedoch auch Neues dazulernen. Wenn ich nun meine Arbeit anschaue, sehe ich, dass sich die ganze Arbeit gelohnt hat.

9 9 Prozesseinheit 2 2. Auswertung der Lernjournale (Zusammenfassung der Lernjournale) zur Prozesseinheit Nehmen Sie Ihre Lernjournalbogen zu dieser Prozesseinheit zur Hand und vergleichen Sie die entsprechenden Einträge zu den untenstehenden Fragen. Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt tief hoch weil ich diese Arbeit schon sehr oft gemacht habe und genau weiss, wie ich dabei vorgehen muss. Ausserdem konnte ich mehr über diesen Prozess erfahren, was ich sehr spannend fand. Das Erlernen des Prozesses war für mich schwierig einfach weil ich mich schon länger damit befasse und ihn fast täglich mache. Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich unzufrieden sehr zufrieden bin ich eigentlich sehr zufrieden. Ich habe mir bei dieser Prozesseinheit die Zeit besser einteilen können. Dies brachte auch die nötige Motivation, um bis zum Schluss durchzuhalten. Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meinen Erfahrungen nichts alles weil ich denke, man kann immer wieder dazulernen. Diese Prozesseinheit fiel mir leichter als die Erste, die ich gemacht habe. Ich konnte die Punkte verbessern, die mir bei der ersten Prozesseinheit schwer gefallen sind.

10 10 Prozesseinheit 2 3. Vorgehensplan Reihenfolge Tätigkeit, Ereignis 1 Prozesseinheit vereinbaren 2 Flussdiagramm 3 Lernjournale führen 4 Recherche Promo-Tracking 5 Kurzbericht schreiben 6 Erfahrungsbericht, Schlussfolgerung schreiben 7 Muster 8 Titelblatt gestalten, Inhaltverzeichnis 9 Auswertung Lernjournale 10 Prozesseinheit überarbeiten, verbessern 11 Abgabe Prozesseinheit an Lehrmeister Termin Zeitaufwand Mitte Juli Ca. 30 min Ca. 1 h 13.08/13.9/ Ca. 1.5 h Ca. 2 h Ca. 3 h Ca. 1 h Ca. 30 min Ca. 20 min Ca. 30 min Ca. 1.5 h Spätestens Randbedingungen, Voraussetzungen, Bemerkungen, offene Fragen zur Klärung Welches Thema kommt in Frage? Wann muss ich die PE abgeben? Flussdiagramm mit Post-it Zetteln erstellen. Welche wichtigen Schritte sind zu machen? 2-4 Mal sollte ich das Lernjournal führen. Martin Baumann nach Unterlagen fragen. Was weiss ich noch nicht, was könnte ich in der PE erwähnen? An was muss ich bei jedem einzelnen Schritt denken? Was könnte ich schreiben? Welche Erfahrungen konnte ich sammeln? Erledigt Datum/Visum /11.09/ Muss ich noch etwas vorbereiten? Habe ich noch Rechtschreibefehler in der Dokumentation? Habe ich mich an die Vorgaben gehalten? Lieber ein bisschen früher abgeben als zu spät Beurteilungsgespräch mit Berufsbildner Prozesseinheit abschicken Die PE muss spätestens am 16. Januar 2008 angekommen sein.

11 11 Prozesseinheit 2 4. Anhang