PE Auftragsbestätigung Katharina Stierli. Aargauer Zeitung AG. 1 von 8

Transkript

1 Aargauer Zeitung AG 1 von 8

2 2. Inhaltsverzeichnis AZ VERLAG 2. Inhaltsverzeichnis 3. Planung des Vorgehens Flussdiagramm Kurzbericht Einführung Prozessbeschreibung Schlusswort Auswertungsbogen... Fehler! Textmarke nicht definiert. 7. Anhang...Muster 2 von 8

3 3. Planung und Beschreibung des eigenen AZ VERLAG Vorgehens 3. Planung des Vorgehens Informieren Planen Ich informierte mich bei der Praxisbildnerin und meiner Nebenstiftin über die Auftragsbestätigungen. Ich fragte genau nach, wie alles funktioniert und weshalb das so gemacht wird. Dabei notierte ich mir alles, damit ich später nachschauen kann, falls etwas vergessen geht. Noch mehr Informationen erhielt ich beim Erfassen von Aufträgen. Als ich die Aufgabenstellung der PE bekam, überlegte ich mir, was ich als Erstes machen muss und welche Arbeiten nicht so dringend sind. Also entschied ich mich für: 1. Planung des Vorgehens 2. Flussdiagramm 3. Kurzbericht 4. Titelblatt 5. Inhaltsverzeichnis 6. Auswertung des Lernjournals Entscheiden Realisieren Kontrollieren Als dann mein Zeitplan stand, machte ich mich an die Arbeit. Während ich die PE schrieb, hielt ich mich an den Zeitplan und kam so zügig voran. Zuerst machte ich die Planung der PE, danach widmete ich mich dem Flussdiagramm. Als dieses stand, schrieb ich den Kurzbericht. Danach gestaltete ich das Inhaltsverzeichnis. Als Letztes wertete ich meine Lernjournale aus und trug das Resultat in den Auswertungsbogen ein. Als ich einen Auftrag erfasste, nahm ich die PE und kontrollierte, ob jeder einzelne Teilschritt von mir auf dem Flussdiagramm oder im Kurzbericht notiert wurde. Am Ende gab ich dann die PE noch meinen Eltern zu lesen, als Kontrolle, ob auch Aussenstehende alles verstehen würden. Auswerten Während der PE habe ich zu jeder Arbeit ein Lernjournal ausgefüllt. Diese Informationen habe ich am Schluss zusammen getragen und so den Auswertungsbogen ausgefüllt. 3 von 8

4 4. Flussdiagram AZ VERLAG 4. Flussdiagramm Start Eingang Auftrag über Aussendienst durch Kunde/Agentur telefonisch schriftlich Prüfung Auftrag Grösse/Farbe Ausgabe Rabatte Konditionen Alle Angaben komplett? JA NEIN Abklärung Unklarheiten durch Aussendienst Innendienst klärt selber ab Auftrag im PrintPlus (Anzeigesystem) erfassen/korrigieren 2 Exemplare der Auftragsbestätigung ausdrucken 4 von 8

5 AZ VERLAG 4. Flussdiagramm Beide Exemplare von Aussendienst kontrollieren lassen (Visierung) Auftragsbestätigung korrekt? NEIN JA Bereichsleiter und Innendienst unterschreiben je 1 Exemplar Unterschriebene Auftragsbestätigung an Kunde/Agentur schicken Zweites Exemplar in Ordner ablegen Ende 5 von 8

6 . Kurzbericht AZ VERLAG 5. Kurzbericht 5.1 Einführung Im letzten Sommer habe ich die Lehre als Kauffrau in der Aargauer Zeitung AG begonnen. Zurzeit arbeite ich im Zeitschriftenverlag. Die AZ Fachverlage AG ist Herausgeberin von diversen Zeitschriften, wie HK-Gebäudetechnik, Elektrotechnik, BATitech, Technica und MegaLink, als auch weiteren Sonderausgaben. Ich bin im Innendienst von HK-Gebäudetechnik, Elektrotechnik und BATitech tätig und befasse mich mit der Verwaltung von Aufträgen und Betreuung der Inserate. Ein wichtiger Bestandteil dieser Arbeit ist die Auftragsbestätigung. Dies sind die fünf technischen Zeitschriften, welche in unserem Verlag erscheinen: 5.2 Prozessbeschreibung Wir erhalten Aufträge durch unseren Aussendienst, direkt von unseren Kunden oder durch deren Agenturen, welche uns die Aufträge per s, Fax, Telefonate und Briefe zustellen. Nach dem Erhalt des Auftrages prüfen wir vom Innendienst, ob alle Angaben wie die Grösse und Farbe, die Ausgabe und Zeitschrift, Rabatte und Konditionen vorhanden sind. Wenn alles in Ordnung ist, wird der Auftrag im PrintPlus (eine Anzeigesoftware) erfasst. Falls Angaben fehlen, nehmen wir Rücksprache mit dem Aussendienst oder klären die Unklarheiten selber ab. Nun muss der Auftrag im PrintPlus erfasst werden. Handelt es sich um einen neuen Auftrag, wird er neu eröffnet, ist es ein erweiterter Auftrag, können die Anzeigen im bereits bestehenden erfasst werden. Wenn all die Daten korrekt erfasst sind, wird die Auftragsbestätigung zweimal ausgedruckt. 6 von 8

7 AZ VERLAG 5. Kurzbericht Der Aussendienst visiert die Ausdrücke falls alle Angaben korrekt sind, und der Bereichsleiter und der Innendienst unterschreiben ein Exemplar. Entdeckt der Aussendienst einen Fehler, korrigieren wir vom Innendienst den Auftrag im PrintPlus. Das unterschriebne Exemplar wird dann dem Kunden zugestellt, der zweite Ausdruck wird in den Ordner der jeweiligen Zeitschrift abgelegt. 5.3 Schlusswort In den Wochen, in denen ich die Prozesseinheit erarbeitet habe, lernte ich, dass die Auftragsbestätigung ein wichtiger Bestandteil unserer Arbeit ist. Der Kunde erhält eine schriftliche Bestätigung seines Auftrages und dank einer korrekten Erfassung kann unser Arbeitsablauf bis zum Erscheinen der jeweiligen Ausgabe problemlos erfolgen. 7 von 8