Prozess-Dokumentation

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1 Prozess-Dokumentation Ablauf einer Ehevorbereitung einer Schweizerin mit einem deutschen Staatsangehörigen von Christa Himmler Gemeindeverwaltung Zollikon Christa Himmler Seite 1

2 Inhaltsverzeichnis 1 Ablaufplan Grobplanung Detailplanung Kurzbeschrieb meines Arbeitsumfeldes Flussdiagramm..4 4 Kurzbericht Einleitung Prozessbeschreibung Schlusswort.8 5 Musterdokument Auswertungsbogen Christa Himmler Seite 2

3 1 Ablaufplan 1.1 Grobplanung Vereinbarung der Prozesseinheit ab Durchführung der Prozesseinheit Beurteilungsgespräch Abgabetermin an das VZGV Mai 2006 Präsentation im ÜK 1.2 Detailplanung Ablaufplan erstellen (Grob- und Detailplanung) (30 min) einzelne Teilschritte auflisten (50 min) Prozessdokumentation formatieren (35 min) Flussdiagramm grob auflisten(40 min) auf dem Computer zeichnen (30min) Kurzbeschrieb meines Arbeitsumfeldes (1 h) Kurzbericht der einzelnen Teilschritte(1h 15min) Muster besorgen (15 min) Lernjournale führen (1 h) Grafische Darstellung auf dem Computer verbessern (30min) Kontrolldurchgang Beurteilungsgespräch der PE Abgabetermin an das VZGV Mai 2006 Präsentation im ÜK Christa Himmler Seite 3

4 2 Kurzbeschrieb meines Arbeitsumfeldes Seit dem 23. August 2005 arbeite ich auf der Gemeindeverwaltung Zollikon auf dem Zivilstandsamt, welches sich in der Gesundheitsabteilung befindet. Mir gefällt die Arbeit, die ich hier erledigen kann, denn ich bekomme stets neue Herausforderungen. Die Vielfalt der Arbeit auf der Gemeindeverwaltung ist interessant und erfordert ein korrektes Arbeitsverhalten. Ich arbeite mit meiner Ausbildnerin Frau Strickler in demselben Büro. Am Anfang meines Lehrbeginns war ich noch unsicher und vor allem die Telefonate machten mir Schwierigkeiten, denn ich hatte genau so wenig Ahnung wie die Kunden. Doch mit der Zeit wusste ich immer mehr Bescheid und nun fällt es mir leichter Auskünfte zu geben. Mit der Verarbeitung von Geburten habe ich am meisten zu tun. Da wir in Zollikon ein grosses Spital haben, gibt es im Durchschnitt sieben Geburten pro Tag. Das Zivilstandsamt ist eine sehr reichhaltige Abteilung, es beinhaltet entscheidende Ereignisse des Lebens, wie zum Beispiel Geburten, Todesfälle und Ziviltrauungen. Einen Monat lang durfte ich in der Einwohnerkontrolle einen Einblick erhalten. In diesem einen Monat sollte ich so Vieles wie möglich über die Einwohnerkontrolle erfahren. Jeweils am Morgen erledigte ich die Post und schon nach kurzer Zeit wurde ich mit dem Schalter vertraut. Der Datenschutz ist in der Einwohnerkontrolle ein sehr wichtiges und häufiges Thema. Ich musste Acht geben, welche Auskunft ich wem geben durfte Christa Himmler Seite 4

5 3 Flussdiagramm Start 1. Die Verlobten stellen das Gesuch der Ehevorbereitung 2. Über den Ablauf infromieren 3. Nötige Dokumente von den Brautleuten verlangen + Termienvereinbarung Nein 4. Alles erhalten? Ja 5. Ehevorbereitung schriftlich/ elektronisch festhalten 6. Gesuch um Vorbereitung und Eheschliessung und Erklärung betreffend die Voraussetzungen für die Eheschlissung von den Brautleuten ausfüllen lassen 7. Pass /ID kopieren Christa Himmler Seite 5

6 8. Ist der Bräutigam schon im Infostar erfasst? Nein Anhand der Geburtsurkunde Im Infostar erfassen Ja 9. Dokument Aktenprüfung Ehevorbereitung an die Aufsichtsbehörde schicken 10. Eheschliessung im Infostar erfassen 11. Formular Ehevorbereitung-Name und Bürgerrechte nach der Trauung aus dem Infostrar ausdrucken 12. Den Brautleuten schicken/mitgeben und unterschreiben lassen 13. Wenn die Brautleute das Dukument unterschrieben haben, Ehevorbereitung Fristen dem Brautpaar schicken Ende Christa Himmler Seite 6

7 4 Kurzbericht 4.1 Einleitung Die Ehevorbereitung, welche ich als Prozesseinheit erhalten habe, ist ein relativ grosser und lang andauernder Ablauf. Diese Durchführung hat viel mit Menschen zu tun, man muss immer wieder mit den Brautleuten Kontakt aufnehmen und darf sich mit etwas Erfreulichem befassen. Die Ehevorbereitung muss jeweils am Wohnort eines der Beutleute stattfinden. Jedoch kann danach die Eheschliessung an einem beliebigen Ort durchführt werden. Ausgangslage: Braut: Schweizerin, wohnhaft in der Schweiz, ledig Bräutigam: deutscher Staatsangehöriger, wohnhaft in Deutschland, ledig 4.2 Prozessbeschreibung 1. Die Verlobten nehmen mit dem Zivilstandsamt per Telefon oder eines persönlichen Erscheinens Kontakt auf. 2. Dabei wird ihnen Auskunft über den genauen Ablauf der Ehevorbereitung gegeben. 3. Während des Telfongespräches oder dem persönlichen Kontakt werden die Brautleute darum gebeten, beim nächsten Termin die nötigen Dokumente mit zu nehmen: Braut: - Wohnsitzbestätigung/Schriftenempfangsschein - Personenstandsausweis - ID-Ausweis oder Pass Bräutigam: - Geburtsurkunde - Melde- oder Aufenthaltsbescheinigung - Pass Christa Himmler Seite 7

8 Anschliessend wird ein Termin vereinbart um das weitere Vorgehen zu besprechen und Allfälliges zu erledigen. 4. Der nächste Schritt ist der Termin mit den Brautleuten, welcher im Zivilstandsamt stattfindet. Die nötigen Dokumente werden verlangt. Wenn der Zivilstandsbeamte alles erhalten hat, geht der Prozess weiter. Ansonsten müssen die Brautleute nochmals erscheinen um die fehlenden Papiere zu belegen. 5. Der Zivilstandsbeamte vermerkt die Brautleute in ein Datenkonzept, welches in einem Büchlein oder je nach Zivilstandsamt, elektronisch erfolgen kann. 6. Während des Termins füllen die Brautleute folgende Dokumente aus: Gesuch um Vorbereitung und Eheschliessung und Erklärung betreffend die Voraussetzungen für die Eheschliessung. Diese Dokumente sind staatliche Dokumente, welche persönliche Daten festhalten und bestätigen sämtliche Angaben vor und nach der Eheschliessung. 7. Um persönliche Dokumente den Verlobten zurückzugeben, wird der Pass/der ID-Ausweis kopiert und in die amtlichen Akten gelegt. 8. Da der Bräutigam ein deutscher Staatsangehöriger ist, ist es die Aufgabe des Zivilstandsamtes ihn im Infostar zu erfassen. Die Braut jedoch ist bereits im Infostar erfasst, da sie ihren Personenstandsausweis, welcher ein Auszug aus dem Infostar ist, beim Zivilstandsamt hinterlegen musste. 9. Danach wird vom Zivilstandsamt das Formular "Aktenprüfung Ehevorbereitung" ausgefüllt. Dieses Dokument ist nur im Falle eines Ausländers/einer Ausländerin zu schreiben. Danach wird es an die Aufsichtsbehörde geschickt, welche die Akten des Brautpaares überprüft und anschliessend an das Zivilstandsamt retourniert Christa Himmler Seite 8

9 10. Die Ehevorbereitung wird im Infostar eingetragen. Infostar ist ein elektronisches, eidgenössisches Programm, welches von allen Zivilstandsämtern in der Schweiz benutzt wird. 11. Nach der Verarbeitung im Infostar wird das Dokument Ehevorbereitung- Name und Bürgerrechte nach der Trauung ausgedruckt. Dieses Formular bestätigt, welche neuen Heimatorte und Namensführung die Brautleute nach der vollzogenen Eheschliessung führen werden. 12. Das Formular wird den Brautleuten zugestellt, damit sie es unterschreiben können, um Ihre Angaben nach der Eheschliessug zu bestätigen. 13. Nachdem das Brautpaar die Angaben bestätigt und zurück geschickt hat, werden die Fristen für die Eheschliessung festgelegt. Dieser Prozess erfolgt im Infostar. Um weitere Schritte zu planen, muss zuerst ein Brief dem Brautpaar geschickt werden, welcher die Fristen um zu heiraten beinhaltet. 4.3 Schlusswort Nach diesem Brief endet der Prozess der "Ehevorbereitung". Danach wird weiters Vorgehen der Heirat unter der "Eheschliessung" erfolgen Christa Himmler Seite 9

10 5 Musterdokument Christa Himmler Seite 10

11 6 Auswertungsbogen (Zusammenfassung der Lernjournale) zur Prozesseinheit Nehmen Sie Ihre Lernjournalbogen zu dieser Prozesseinheit zur Hand und vergleichen sie die entsprechenden Einträge zu den untenstehenden Fragen Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt tief hoch weil es mir leicht fiel, eine solche Dokumentation zu schreiben und zu gestalten. Jedoch war das Thema nicht sehr leicht zu kommentieren. Das Erlernen des Prozesses war für mich schwierig einfach weil ich diesen Prozess nicht alle Tage zu bearbeiten hatte. Ich musste vieles nachrecherchieren, um an mein Ziel zu gelangen. Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich unzufrieden sehr zufrieden weil ich grosse Freude habe an meiner Arbeit. Nun weiss ich Bescheid, wie genau der Ablauf funktioniert. Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meinen Erfahrungen nichts alles weil ich meine Zeitplanung gut im Griff hatte. Ich habe mich genau an den von mir vorgegebenen Zeitplan gehalten Christa Himmler Seite 11