Einwohnergemeinde 4654 Lostorf. Kreditoren. 2. Prozesseinheit von Jennifer Ruf 2011 / 12

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1 Einwohnergemeinde 4654 Lostorf Kreditoren 2. Prozesseinheit von Jennifer Ruf 2011 / 12

2 INHALT 1. Planung Aufgabenstellung Grobplanung Detailplanung Flussdiagramm Kurzbericht Einführung in die Prozesseinheit Auswertungsbogen Anhang Verbuchung Excel-Liste Belegerfassung Kreditoren Bezahlte Rechnung Jennifer Ruf Seite 2 von 14

3 1. PLANUNG 1.1 Aufgabenstellung Gemeinsam mit meinen Berufsbildnern wurde meine zweite Prozesseinheit bestimmt, welche wie folgt lautet: Kreditoren bearbeiten vom Rechnungseingang bis zur Zahlung. Erster Schritt: Letzter Schritt: Empfang der Rechnungen Verarbeitung der Kreditoren Zur Zahlung freigeben 1.2 Grobplanung Vorbereitungsgespräch 2. Erarbeitungszeit 3. Abgabe Gemeinde 4. Beurteilungsgespräch Abgabe ük 6. Präsentation 1. Jennifer Ruf Seite 3 von 14

4 1.3 Detailplanung Hauptschritte Teilschritte Termin Vorbereitungsgespräch / Vorbereitung Informationen beschaffen 04. / Zeitplan erstellen Skizze zeichnen Flussdiagramm Flussdiagramm erstellen Lernjournal 1 führen Berichtteil Kurzbericht schreiben 19. / Lernjournal 2 führen Titelblatt gestalten Allgemeines Lernjournal 3 führen Inhaltsverzeichnis Anhang anfügen Auswertungsbogen Schluss Überarbeitung und Korrekturen 21. / Abgabe Berufsbildner Beurteilungsgespräch Jennifer Ruf Seite 4 von 14

5 2. FLUSSDIAGRAMM Start vorbereiten Rechnungen sammeln Alphabetisch sortieren Kollektivunterschrift? nein Zurück an Verantwortliche ja Belegnummer auf Rechnungen anbringen In Excel-Liste eintragen erfassen Neue Serie in FiBu eröffnen Rechnung erfassen A Jennifer Ruf Seite 5 von 14

6 A Zahlungsempfänger i.o.? nein Neu erfassen / korrigieren ja FiBu-Serie komplettieren / Kredi-Journal ausdrucken Fehler im Journal? ja Verbessern nein verbuchen Def. Verbuchung der Serie Buchungsjournal ausdrucken / ablegen zahlen Zahlungsvorschlag eröffnen Alles i.o.? ja nein Kontrolle, Position ev. löschen Zahlungsvorschlag (DTA- File) erstellen B Jennifer Ruf Seite 6 von 14

7 B Via E-Banking Datei hochladen Datei senden Fehlerhafte Zahlungsverbindung? ja Korrigieren nein Zahlungsvorschlag freigeben In FiBu verbuchen Buchungsjournal ausdrucken / ablegen Ende Jennifer Ruf Seite 7 von 14

8 3. KURZBERICHT 3.1 Einführung in die Prozesseinheit Seit knapp einem Jahr arbeite ich auf der Finanzverwaltung der Einwohnergemeinde Lostorf. In dieser Zeit habe ich verschiedene Arbeitsabläufe kennengelernt. Zu einer meiner Arbeiten gehört der Ablauf der Kreditoren. Wir haben uns entschieden die Kreditoren alle zwei Wochen in der Finanzbuchhaltung (nachstehend FiBu genannt) zu erfassen und zu verbuchen. Kreditoren sind Rechnungen, welche uns Drittpersonen (Kreditor) verrechnen, wenn sie eine Arbeit für uns geleistet haben. Meistens müssen die Rechnungen innerhalb von 30 Tagen bezahlt werden. Vorbereiten Wenn die Rechnungen in der jeweiligen Abteilung/Kommission eingetroffen sind, werden sie kontrolliert, kontiert und visiert. Wenn alles in Ordnung ist, werden sie an die Finanzverwaltung übergeben. Während ich alle Rechnungen alphabetisch sortiere, kontrolliere ich zugleich, ob auf allen das Kollektivvisum vorhanden ist. Wenn dies nicht der Fall ist, werden diese zurück gegeben, da wir die Rechnungen nur mit dem Kollektivvisum zu Zweien zur Zahlung anweisen dürfen. In der Dienst- und Gehaltsordnung ist festgelegt, dass der Gemeinderat die Kompetenz hat Pflichtenhefte zu erstellen. In diesen ist geregelt, dass unsere Rechnungen immer Kollektivunterschriften benötigen. Als nächstes klebt man eine Belegnummer auf jede einzelne Faktura. Die Belegnummer und den Rechnungsbetrag tragen wir in eine Zahlungsliste (siehe Anhang 5.2, S. 12) im Excel ein. Diese dient uns später zur Kontrolle. Erfassen Nun können wir in der FiBu unsere Rechnungen erfassen. Dazu eröffnen wir im Kreditoren Modul eine neue Serie. In diesem Modul gibt es zwei Fenster, das Kredi- und das FiBu Fenster (siehe Anhang 5.3, S. 13). Im ersten Fenster wird der Kreditor mit dem Zahlungsempfänger, der Fakturanummer, -datum und dem Betrag erfasst. Im FiBu Fenster geht es um das Verbuchen der Rechnung. Es wird zwischen zwei Buchungstypen unterschieden, die Gegenbuchung und die Sammelbuchung. Bei der zuerst erwähnten Buchung wird der ganze Rechnungsbetrag auf ein FiBu-Konto verbucht. Bei der Sammelbuchung wird der ganze Rechnungsbetrag eingegeben, nachher werden die einzelnen Positionen auf die passenden FiBu-Konti verbucht. Die vorbereiteten Kreditoren können nun mit unserem Einlesegerät, anhand der Einzahlungsscheine, eingelesen und erfasst werden. Dank der ESR-Nummer (Einzahlungsschein mit Referenznummer) erkennt das System bereits erfasste Kreditoren automatisch. Erstmals eingetroffene Kreditorenrechnungen müssen noch erfasst werden. Beim Erfassen muss unbedingt beachtet werden, dass die Angaben richtig übernommen werden. Wenn ein Zahlungsempfänger falsch im System erfasst ist, gibt es eine Änderung. Wenn ich alle Fakturen korrekt eingegeben habe, kann ich das Erfassungsjournal ausdrucken und kontrolliere mit dem Journal, den Rechnungen und der Excel-Liste meine Arbeit. Die erledigte Arbeit gebe ich dem Finanzverwalter und / oder der Stellvertretung zur Nachkontrolle ab. Jennifer Ruf Seite 8 von 14

9 Verbuchen Wenn alle Beträge und Daten stimmen, wird die Serie verbucht. Als nächstes wird das Buchungsjournal ausgedruckt und in den Ordner abgelegt. Zahlen Die verbuchten Kreditoren stehen nun bereit zur Zahlung. Dazu wird in der FiBu der Zahlungsvorschlag eröffnet. Zuerst schaue ich, ob genügend Deckung auf dem Bankkonto vorhanden ist. Wenn nicht, kann man ein anderes Konto anwählen oder einen Teil der Zahlung anders terminieren. Ein weiterer Kontrollblick wird auf die Datei geworfen, um den Gesamtbetrag zu kontrollieren. Wenn die Datei (DTA-File) erstellt wird, bestätigt man zugleich die Richtigkeit des Zahlungsvorschlages, das heisst, dass nichts mehr abgeändert werden kann. Als nächstes loggt man sich bei der gewünschten Bank oder Post ein und lädt via E-Banking das DTA File hoch. Werden fehlerhafte Zahlungsverbindungen angezeigt, ist das kein Problem, denn diese können einfach manuell geändert werden. Auf der Maske mit allen aufgeführten Rechnungen wird noch einmal der Gesamtbetrag kontrolliert. Die Zahlung kann nun ausgeführt werden. Aus Sicherheitsgründen muss sie von zwei unterschriftsberechtigten Personen freigegeben werden (Kollektivunterschrift). Nun wird der Zahlungsvorschlag in der FiBu verbucht. Das Journal wird ausgedruckt und im Ordner der Buchungsjournale abgelegt. Nach diesem Schritt, kann man die Rechnungen mit dem Bezahlt -Stempel stempeln (siehe Anhang 5.4, S. 14). Die Kreditoren werden für unser elektronisches Archiv eingescannt und im Ordner abgelegt. Einmal wöchentlich kontrolliere und kontiere ich die Belastungsanzeigen der Bank (oder Post). Der Arbeitsablauf der Kreditoren ist nun wieder für zwei Wochen erledigt. Jennifer Ruf Seite 9 von 14

10 4. AUSWERTUNGSBOGEN (Zusammenfassung der Lernjournale) zur Prozesseinheit Nehmen Sie Ihre Lernjournalbogen zu dieser Prozesseinheit zur Hand und vergleichen Sie die entsprechenden Einträge zu den untenstehenden Fragen. Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt tief hoch weil ich gut darauf vorbereitet wurde und den Ablauf auch schon kannte. Zudem ist es eine abwechslungsreiche Arbeit, ich kann beim Titel kreativ sein. Beim Flussdiagramm gehe ich Punkt für Punkt die Arbeit noch mal durch, damit ich beim Kurzbericht den ganzen Ablauf, mit möglichst passender Wortwahl, verfassen kann. Das Erlernen des Prozesses war für mich schwierig einfach weil ich, wie schon erwähnt, den Ablauf kenne. Trotzdem war es manchmal ein bisschen schwierig die treffende Wortwahl zu finden oder die relevantesten Punkte. Manchmal gab es kleine Probleme mit dem Programm, weil es nicht so wollte, wie ich es gerne gehabt hätte. Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich unzufrieden sehr zufrieden weil ich denke, dass es eine übersichtliche Arbeit ist. Ich gab mir Mühe und habe wirklich mein Bestes gegeben. Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meinen Erfahrungen nichts alles weil ich gut darauf vorbereitet war. Das bedeutet auch, dass ich mich gleich an die Arbeit setzen und beginnen konnte. Ich habe neue Funktionen herausgefunden, die ich beim nächsten Mal sicherlich gut anwenden kann. Zusätzlich muss ich darauf achten, dass ich mit kleinen Dingen nicht zu viel Zeit verplempere. Jennifer Ruf Seite 10 von 14

11 5. ANHANG 5.1 Verbuchung Bilanz Kredi Aufwand ER Bank Aufwand / Kredi Kreditoren erfassen 2. Kredi / Bank Kreditoren bezahlen Jennifer Ruf Seite 11 von 14

12 5.2 Excel-Liste Jennifer Ruf Seite 12 von 14

13 5.3 Belegerfassung Kreditoren Kredi-Fenster FiBu-Fenster Jennifer Ruf Seite 13 von 14

14 5.4 Bezahlte Rechnung Jennifer Ruf Seite 14 von 14