Der Weg einer Steuererklärung

Transkript

1 Der Weg einer Steuererklärung Vom Eingang der Steuererklärung bis zur Taxierung Gemeindeverwaltung 5304 Endingen

2 INHALTSVERZEICHNIS Seite Vorgehensplan 3 Flussdiagramm 4 5 Kurzbericht 6 7 Einführung in die Prozesseinheit Prozessbeschreib Schlusswort Auswertungsbogen Lernjournal 8 Musterdokumente 9 10 Vermerkblatt bei nicht unterschriebener Steuererklärung Checkliste Steuererklärung sortieren von Hand Checkliste Steuererklärung sortieren mit Easy-Tax Checkliste Eingang Steuererklärung Checkliste Wertschriftenverzeichnis Kontrolle Seite 2

3 VORGEHENSPLAN Arbeitsschritte 1. Informieren genaue Arbeitsschritte kennen 2. Vorbereitung notwendige Dokumente beschaffen 3. Planung Vorgehensplan erarbeiten 4. Flussdiagramm erstellen Teilschritte definieren 5. Kurzbericht verfassen Teilschritte dokumentieren 6. Musterdokumente Musterdokumente zur bearbeiteten PE beschaffen 7. Auswertungsbogen erstellen Auswertung der Lernjournale 8. Schlusskontrolle ganze PE kontrollieren Ziele exaktes arbeiten Zeitplan einhalten fachgerechter Kurzbericht allgemein verständliche Prozesseinheit Prioritäten viel versprechende Gestaltung korrektes Flussdiagramm ansprechender Kurzbericht Terminierung Vorbereitung bis 12. Februar 2006 Vorgehensplan bis 19. Februar 2006 Flussdiagramm bis 05. März 2006 Kurzbericht bis 05. März 2006 Schlusskontrolle der ganzen PE bis 19 März 2006 Zeitplan Datum Arbeit Zeitaufwand Informieren und Vorbereitung Layout gestalten Titelblatt und Inhaltsverzeichnis erstellen 1. Lernjournal führen Vorgehensplan erarbeiten 2. Lernjournal führen Flussdiagramm erstellen Kurzbericht verfassen 3. Lernjournal führen Prozesseinheit überarbeiten 4. Lernjournal führen ca. 1 ½ Std. ca. 2 Std. ca. 6 Std. ca. 2 Std Musterdokumente zur PE beschaffen ca. 2 Std. Auswertung der Lernjournale Schlusskontrolle Prozesseinheit Beurteilungsgespräch mit Herr Heule ca. ½ Std. Seite 3

4 FLUSSDIAGRAMM Steuererklärung kommt ans Steueramt Steuererklärung unterschrieben? Nein Steuererklärung an Absender retournieren Ja Eingangsstempel Steuererklärung sortieren Eingang im VERANA erfassen Ja Grundstückgewinnsteuer? Weiterleiten an Sachbearbeiterin Nein Seite 4

5 Wertschriftenverzeichnis kontrollieren Wertschriftenverzeichnis an Verrechnungssteueramt schicken Steuererklärung bereit zum taxieren Seite 5

6 KURZBERICHT Einführung in die Prozesseinheit Während meiner Zeit auf dem Steueramt war der Eingang der Steuererklärungen meine Hauptarbeit. Ich beschäftigte mich täglich mit dieser Arbeit und kenne daher die Teilschritte sehr genau. Prozessbeschreib Steuererklärung kommt ans Steueramt Für die Abgabe der Steuererklärung wird vom zuständigen Gemeindesteueramt eine Frist gesetzt. Für unselbständig Erwerbende ist die Frist bis 31. März, für selbständig Erwerbende, sowie Landwirte bis 30. Juni festgesetzt. Die Abgabe der Steuerklärung verfolgt grössten Teils per Briefpost, wenige bringen Sie auch persönlich am Schalter vorbei. Steuererklärung unterschrieben? Der allererste Arbeitsschritt bei einer eingegangenen Steuererklärung ist die Unterschriftskontrolle. Die Steuerpflichtigen müssen den Hauptbogen und das Wertschriftenverzeichnis unterzeichnen, damit wir sicher sind, dass die Angaben auch wahrheitsgetreu ausgefüllt wurden. Ist dies nicht der Fall, senden wir die Steuererklärung mit dem Vermerk, dass die entsprechenden Formulare unterschrieben werden müssen an den Steuerpflichten zurück. Eingangsstempel Wenn die notwendigen Formulare unterschrieben sind, machen wir den Eingangsstempel mit dem aktuellen Datum auf das Deckblatt der Steuererklärung. Somit wissen wir auch an einem späteren Zeitpunkt wann die Steuererklärung eingegangen ist. Steuererklärung sortieren Damit das spätere Verarbeiten der Steuererklärung leichter fällt, werden die Steuerformulare gleich zu Beginn sortiert. Beim sortieren werden die Belege (wenn vorhanden) richtig zugeordnet und allfällig überflüssige Blätter vernichtet. So kann man sich einfacher einen Überblick über die Steuererklärung verschaffen. Eingang machen Dass der Eingang der Steuererklärung auch im Verarbeitungsprogramm VERANA erfasst ist und man die Steuererklärung anschliessend bearbeiten kann, muss der Eingang gemacht werden. Ist die Steuererklärung mit Easy-Tax ausgefüllt, können wir die Steuererklärung mittels Easy-Tax Code einscannen. Wenn die Steuererklärung von Hand ausgefüllt ist, erfassen wir den Eingang manuell. Grundstückgewinnsteuer? Handelt es sich bei der eingegangenen Steuererklärung um eine Grundstückgewinnsteuer, so wird diese nach dem Eingang an die Sachbearbeiterin weitergeleitet. Ist es eine ganz normale Steuererklärung, wird im nächsten Arbeitsschritt das Wertschriftenverzeichnis kontrolliert. Seite 6

7 Wertschriftenverzeichnis kontrollieren Im Wertschriftenverzeichnis wird das gesamte Ende Jahr vorhandene Vermögen im In- und Ausland angegeben. Die meisten Steuerpflichtigen schicken für das Wertschriftenverzeichnis die Bankbelege mit, somit können wir das Wertschriftenverzeichnis als GstA-Fall kontrollieren. Es werden die angegebenen Steuerwerte und Bruttoerträge an Hand der Bankbelege überprüft und die Vermögensverwaltungskosten berechnet. Sind keine Belege vorhanden, so wird das Wertschriftenverzeichnis als KstA-Fall an das Verrechnungssteueramt geschickt. Wertschriftenverzeichnis an Verrechnungssteueramt schicken Alle Wertschriftenverzeichnisse, inklusive GstA-Fälle werden an das Verrechnungssteueramt nach Aarau geschickt. Das Verrechnungssteueramt kontrolliert die KstA-Fälle und scannt alle Wertschriftenverzeichnis ein. Somit sind die Angaben der Wertschriftenverzeichnisse bereits im Bearbeitungsprogramm Verana erfasst und ein Arbeitsschritt der Taxierung ist schon erledigt. Steuererklärung bereit zum taxieren Nachdem das Wertschriftenverzeichnis an das Verrechnungssteueramt geschickt wurde, ist die Steuererklärung eigentlich bereit zum taxieren. Weisst das Wertschriftenverzeichnis als KstA-Fall allerdings ein grosser Steuerwert auf, oder ist sehr unklar, so ist die Rücksendung des Wertschriftenverzeichnisses abzuwarten. Schlusswort Diese Prozesseinheit war für mich sehr interessant und lernreich. Beim sortieren der Steuererklärungen wird einem vieles über das Steuerwesen klar, ohne dass man sich gross darauf konzentriert. Man erhält Einblick in alle Steuerarten, sei es die Einkommens- und Vermögenssteuer, sowie die direkte Bundessteuer. Man erkennt mit der Zeit die üblichen Abzüge durch die Belege, z.b. bei den Berufskosten oder dem Liegenschaftsunterhalt. Ich kam ohne grosses Wissen über die Steuern auf das Steueramt. Doch mit der Zeit bekommt man immer mehr mit und man erkennt diverse Zusammenhänge und es erscheint einem alles viel klarer. Seite 7

8 Auswertungsbogen (Zusammenfassung der Lernjournale) zur Prozesseinheit Nehmen Sie Ihre Lernjournalbogen zur dieser Prozesseinheit zur Hand und vergleichen Sie die entsprechenden Einträge zu den untenstehenden Fragen. Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt tief hoch weil ich mich noch nie so genau mit einem Prozess auseinandergesetzt habe und sehr auf die neue Aufgabe gespannt war. Das Erlernen des Prozesses war für mich schwierig einfach weil es schon ziemlich anspruchsvoll ist, da einzelne Teilschritte sehr umfangsreich sind. Doch durch das Erkennen der Zusammenhänge wusste ich relativ schnell wann ich welchen Arbeitsschritt ausführen musste und welcher Arbeitschritt auf welchen folgte. Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich unzufrieden sehr zufrieden weil ich denke, dass ich sehr viel über diesen Prozess gelernt habe, was ja das Wichtigste bei dieser Arbeit ist. Aus den Fehlern habe ich gelernt, indem ich immer wieder nachgefragt habe, oder mir auch Notizen dazu gemacht habe, damit ich beim nächsten Mal gewusst habe, wie ich vorzugehen habe. Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meinen Erfahrungen nichts alles weil das Zeitmanagement sehr wichtig ist. Ich werde bestimmt früher mit der gesamten Dokumentation beginnen, mit von Anfang an intensiv damit beschäftigen. Ich habe mich bei dieser Prozesseinheit immer wieder, fast täglich damit auseinandergesetzt, da immer wieder Steuererklärungen eingegangen sind. Jedoch habe ich mich in dieser Zeit noch zuwenig damit befasst, welche Schritte ich dann genau in die Dokumentation aufnehmen muss etc. Somit war der Aufwand am Schluss grösser. Seite 8