1. Inhaltsverzeichnis

Transkript

1 Kasse führen

2 1. Inhaltsverzeichnis 1. Inhaltsverzeichnis Kurzbericht Einführung Prozessbeschreibung Unterlagen bereitstellen Quittungen nummerieren Offene Beträge auszahlen oder einziehen Beträge in Excel erfassen Geld in Kasse Zählen Monatsende Schlusswort Flussdiagramm Muster Auszug aus Kassendatei Kontenblatt

3 2. Kurzbericht 2.1 Einführung Im August 2014 begann meine Lehrzeit beim XY Verlag, die Büroräumlichkeiten befanden sich damals noch in Rorschach. Da der Verlag eine kleinere Unternehmung ist, werden die Lehrlinge eher weniger in verschiedene Abteilungen eingeteilt, sondern bekommen während der ganzen Lehrzeit von allem etwas mit. Dies schätze ich sehr, da es die Lehre abwechslungsreich und lebhaft macht. Das Führen der Kasse ist einer der Prozesse, welche ich regelmässig bearbeite, was es zu einem geeigneten Thema für meine Prozesseinheit macht. Meine Prozesseinheit umfasst die Teilschritte des Prozesses vom Erhalt der Quittungen, bis zur Abgabe der Kassendokumentation an meinen Lehrmeister. 2.2 Prozessbeschreibung Die Kasse zu führen ist ein ziemlich simpler Prozess. Die Quittungen werden mir abgegeben und ich trage Sie in die Kassendokumentation ein. Dies ist in unserem Betrieb vor allem wichtig für die Mehrwertsteuer, da wir diese als Firma mit den Quittungen und der Kassendokumentation zurückfordern können. Da wir in unserem Betrieb keine automatisierte Kasse haben, habe ich die Möglichkeit die einzelnen Teilschritte genau zu verstehen. Dies schätze ich sehr, denn mir ist wichtig eine Aufgabe zu verstehen um sie so effizient und zufriedenstellend wir möglich zu erfüllen. Auf meinem Pult liegt ein Mäppchen für Quittungen. Wenn jemand Geld aus der Kasse entnimmt oder mit seinem eigenen Geld etwas bezahlt hat, das er oder sie für die Firma gekauft hat, bringt die Person die Quittung zu mir. Ich verwalte dann die Quittungen und Zahle der Person das Geld aus, das er/sie noch zugute hat Unterlagen bereitstellen Als erstes hole ich das Mäppchen mit den noch nicht bearbeiteten Quittungen hervor und öffne die Exceldatei, welche zum Führen der Kasse erstellt wurde. Damit keine Missverständnisse auftauchen werden die Quittungen mir meist persönlich abgegeben. Wenn ich die Quittungen nicht persönlich entgegennehmen kann, liegt jeder Quittung im Mäppchen eine Notiz mit den notwendigen Informationen zum Kauf bei. Beispielsweise ist es von Vorteil zu wissen, wer den Kauf getätigt hat, sodass ich, wenn ein Problem auftaucht, die zuständige Person ansprechen kann. Besonders wichtig sind diese Informationen, wenn die Abrechnung nach dem Eingeben der Beträge nicht mit dem Inhalt der Kasse übereinstimmt. Die Quittungen sollen nach Datum sortiert werden damit der Geldverlauf der Kasse einfach nachzuvollziehen ist Quittungen nummerieren 2

4 Die Quittungen werden auch in der Ihnen im vorherigen Arbeitsschritt zugeteilten Reihenfolge nummeriert. Die Quittungen werden später in der gleichen Reihenfolge in die Exceldatei eingetragen Offene Beträge auszahlen oder einziehen Als nächstes gehe ich näher auf die Notizen ein, welche den Quittungen beiliegen. Aus den Notizen kann ich entnehmen ob die Beträge für die verschiedenen Käufe bereits aus der Kasse genommen wurden oder ob sie noch ausbezahlt / eingezogen werden müssen. Dazu gehe ich die Notizen durch um auszurechnen, wer wie viel Geld aus der Kasse erhalten soll oder noch einzahlen muss. Wenn ich kann, rechne ich sofort mit der jeweiligen Person ab, die die Quittung vorbeibringt. Allerdings bin ich nicht immer im Büro oder Die Kasse enthält nicht das nötige Kleingeld um sofort abrechnen zu können. Wenn es mir nicht möglich ist, die Abrechnung sofort zu tätigen, schreibe ich mir auf einem separaten Blatt auf was noch offen ist Beträge in Excel erfassen Nun gebe ich die Beträge von den Quittungen in die Exceldatei ein. In der Datei müssen folgende Informationen zu den Käufen vorhanden sein wobei die Nummern 1, 2, 7 und 8 nur zur Übersicht für die Lehrlinge dienen, welche mit der Kasse arbeiten. So ist es einfacher für uns, die Kasse fehlerfrei zu führen. 1. Nummer der Quittung 2. Datum des Kaufes 3. Bezeichnung (z.b. Kaffeebohnen) 4. Kontonummer (siehe Kontenblatt bei den Anhängen) 5. Bezeichnung des Kontos 6. Betrag Input/Output 7. Betrag Inklusive Mehrwertsteuer 8. Mehrwertsteuersatz 9. Betrag Mehrwertsteuer 10. Betrag exklusive Mehrwertsteuer Die Beträge der Ausgaben werden in der Exceldatei automatisch mit den Einnahmen verrechnet. Die Differenz zeigt den aktuellen Stand der Kasse. Nach diesem Schritt speichere ich die Datei ab Geld in Kasse zählen Im nächsten Schritt zähle ich das Geld in der Kasse und gebe den effektiven Stand in die Exceldatei ein. Den Inhalt der Kasse verrechne ich mit den Beträgen, die nicht ausbezahlt oder eingezogen werden konnten. Nun sollte der berechnete Inhalt mit dem Stand der Kasse übereinstimmen. Ist dies nicht der Fall, so überprüfe ich alle Daten, die ich eingegeben habe. Stimmen alle Zahlen jedoch der Betrag nicht melde ich mich bei meinem Lehrmeister und melde den Fehler, damit wir dies noch einmal gemeinsam durchgehen können Monatsende Am Monatsende drucke ich die Kassendokumentation aus und gebe sie dem Lehrmeister ab. Dieser kontrolliert die Zahlen und kommt auf mich zu, falls etwas mit den Beträgen oder der Mehrwertsteuer nicht stimmen sollt. Das vollständige Kassenblatt enthält: 3

5 1. Stand der Kasse 2. Inhalt der Kasse 3. Eventuelle Schuldscheine 2.3 Schlusswort Ich hoffe Ihnen mit meiner Beschreibung den Prozess einfach und verständlich erklärt haben zu können. Der Ablauf dieses Prozesses verändert sich nicht viel und ist ziemlich einfach zu verstehen. Das Führen der Kasse ist eine der vielen interessanten Tätigkeiten, welche ich in meinem Lehrbetrieb ausführen darf. Vielleicht nicht so spannend wie es ist den Vertrieb zu führen, jedoch lehrreich und notwendig. Beim Führen der Kasse ist es vor allem wichtig, sich zu konzentrieren und den Überblick zu behalten. Diese beiden Eigenschaften werden geschult und ich bekomme somit die Möglichkeit diese Fähigkeiten auch auf meine anderen Aufgaben im Betrieb zu übertragen. Wenn ein Fehler auftritt, muss ich ihn finden und korrigieren. 4

6 3. Flussdiagramm START Unterlagen und Kasse bereitstellen Kasse in Excel Datei öffnen Quittungen datiert? Nach Datum erkundigen Ja Quittungen nach Datum sortieren Quittungen nummerieren A 5

7 A Offene Beträge? Ja Auszahlen / Einziehen möglich? Schuld notieren Geld auszahlen / einziehen Quittungen in Excel erfassen Dokumentation abspeichern B 6

8 B Geld in Kasse zählen Stimmt Betrag? Fehler suchen Ja Fehler gefunden? Ja Fehler Korrigieren Fehler melden Kassendokumentation abspeichern C 7

9 C Betrag überprüfen Monatsende? Kasse schliessen Ja Kassenblatt drucken Kassenblatt abgeben Kasse schliessen ENDE 8

10 4. Muster 4.1 Auszug aus Kassendatei 9

11 4.2 Kontenblatt 10