NTCS RESSOURCENVERWALTUNG. 10/01/04 BMD Systemhaus GmbH, Steyr Die Vervielfältigung bedarf der ausdrücklichen Genehmigung durch BMD!

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1 NTCS RESSOURCENVERWALTUNG 10/01/04 BMD Systemhaus GmbH, Steyr Die Vervielfältigung bedarf der ausdrücklichen Genehmigung durch BMD!

2 NTCS RESSOURCENVERWALTUNG

3 NTCS RESSOURCENVERWALTUNG INHALT RESSOURCENVERWALTUNG... 4 Spezialfunktionen... 5 RESSOURCENVERLEIH... 5 Spezialfunktionen... 5 RESSOURCENPLAN... 6

4 NTCS RESSOURCENVERWALTUNG RESSOURCENVERWALTUNG Der Organizer enthält mit der Ressourcenverwaltung einen Programmteil, der dem Anwender die Möglichkeit bietet, ein sogenanntes Verleihsystem aufzubauen. Die verschiedenen Werkzeuge (Ressourcen), die den Mitarbeitern für die Ausübung Ihrer Tätigkeit allgemein zur Verfügung stehen, sind hier grundsätzlich zu erfassen und stehen in anderen Programmteilen, z. B. Terminverwaltung, zur Verfügung. Ressourcen sind im Menü Organizer Ressourcen Ressourcen in strukturierter Form anzulegen (Ressourcenarten/Ressourcenkategorien/Ressourcen). BMD gibt als Standard folgende Ressourcenarten vor: Bücher Datenträger Geräte Räumlichkeiten Fahrzeuge Werkzeuge Diverse Zu jeder einzelnen Ressourcenart können spezifische Gruppen - sogenannte Ressourcenkategorien - angelegt werden, denen nun die einzelnen Ressourcen ( Werkzeuge ) zuzuteilen sind. Beispiel: Ressourcenart (fix): Ressourcenkategorien: Ressourcen: Räumlichkeiten Besprechungsräume Demoraum Prüferzimmer Besprechungsraum Keller Besprechungsraum 1. Stock... Seminarräume Büros Büro 1 Büro 2... Seminarraum groß Seminarraum klein... Die Liste der Ressourcen lässt sich mit der Ressourcenart und den Ressourcenkategorien einschränken. Selektiert man in der Listung eine Ressource, wird auch sofort rechts unten angezeigt, ob sie an diesem Tag verfügbar ist oder nicht. Bei Neuanlage einer Ressource stehen Felder wie "Anschaffungsdatum", "Aufbewahrungsort", "Zuständigkeit" und "Beschreibung" bzw. die Zuordnung von Dokumenten (Dokumentenübersicht) etc. zur Verfügung, um die Ressource zu definieren. Freifelder können zur weiteren Beschreibung genutzt werden. Für Ressourcen der Ressourcenart "Bücher" können auch die Felder "Hersteller/Verlag", "Autor" und Inhaltsverzeichnis befüllt werden. Wenn Ressourcen mehrfach vorhanden sind, werden sie nur einmal erfasst und die Anzahl wird im Feld Menge eingegeben.

5 Spezialfunktionen NTCS RESSOURCENVERWALTUNG Ressourcenverleih Spezialfunktionen DMS Verleih Verleihübersicht Autoren-Buchliste Zum aktuell selektierten Buch kann das zugeordnete Dokument aus dem DMS geöffnet bzw. ein neues Dokument zugeordnet werden. Die ausgewählte Ressource wird reserviert (für Mitarbeiter und Zeitraum; Bibliothek). Für die ausgewählte Ressource werden sämtliche vergangene und zukünftige Reservierungen gelistet (Ressourcenverleih - Ressourcenverleih). Verzweigung in die Autoren-Buchliste (Buchliste nach Autoren) Ressourcenkategorien Für alle Ressourcenarten werden die bereits angelegten Ressourcenkategorien gelistet und man hat die Möglichkeit, diese zu bearbeiten, zu löschen bzw. neue Kategorien anzulegen (Ressourcenkategorien). RESSOURCENVERLEIH Der Ressourcenverleih beschäftigt sich mit der Verwaltung sämtlicher für die Mitarbeiter bereitgestellten Ressourcen ( Werkzeuge ). Für die ausgewählte Ressource wird in chronologischer Form gelistet, welcher Mitarbeiter sie wann und wie lange ausgeliehen hatte bzw. in nächster Zeit reserviert hat ( Alle ). In Verbindung mit der Combo-Box (rechts oben) kann diese Listung auf Offene (ausgeliehene, aber noch nicht wieder zurückgegebene Ressourcen) oder Reservierungen (nur künftige Belegungen) eingeschränkt werden. Ein Verleih kann mit dem Befehl "Neu" eingetragen werden, dazu stehen die Felder "Ressource", "Entliehen an" zur Verfügung. Weiters können Entleih- und Rückgabezeit/datum befüllt werden (Bibliothek). Spezialfunktionen Ressource ansehen Ressourcenverwaltung Rückgabe Ansehen der Daten der selektierten Ressource (u.a. Beschreibung der Ressource oder dafür zuständiger Mitarbeiter). Aufruf der Ressourcenverwaltung: Übersicht sämtlicher Ressourcen einer Ressourcenart, der die selektierte Ressource zugeteilt ist. Falls bei einer Reservierung noch kein Rückgabedatum festgelegt wurde, wird mit dieser Funktion automatisch die Rück- bzw. Freigabe der Ressource mit dem aktuellen Datum (und Zeit) eingetragen. 5

6 NTCS RESSOURCENVERWALTUNG Ressourcenplan Spezialfunktionen RESSOURCENPLAN Ressourcen werden im Zuge der Anlage oder Bearbeitung von Terminen - der Anwender legt einen Termin an und wählt im Feld "Ressource" die gewünschte/n Ressourcen aus der Ressourcenverwaltung aus - oder über den Ressourcenverleih verliehen. Mittels Hinweis werden andere Benutzer darauf hingewiesen, wenn sie zur selben Zeit diese Ressource reservieren wollen. Der Ressourcenplan bietet daher in einer Kalenderdarstellung einen Überblick über alle Termine, an denen eine bestimmte Ressource (im linken oberen Feld auswählbar) bereits verliehen ist. Gleichzeitig werden die freien Zeiten angezeigt, an denen die Ressource verfügbar wäre. Rechts werden weitere Details angezeigt, unter anderem welche Ressourcen beim selben Termin zugeteilt sind. 6