Impag AG Metals and Alloys Nathalie Van Damme

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2 Inhaltsverzeichnis 1. EINLEITUNG 3 2. FLUSSDIAGRAMM 4 3. PROZESSBESCHREIBUNG Erfassen der Bestellungsdetails auf dem Kalkulationsbogen Kontrolle der Lieferantenrechnung Rechnungsbetrag in CHF? Eintragen des effektiv gelieferten Gewichtes Kundenrechnung Eintragen des Transportpreises Ermitteln und Eintragen des effektiven Einstandspreises Ermitteln und Eintragen des Einstandspreises pro 100 kg Eintragen des Deckungsbeitrages 1 (Bene) Weitergeben des Bogens zur Kontrolle Nachkalkulation Ablage 8 4. MUSTERDOKUMENTE 9 5. KRITISCHE SCHNITTSTELLEN Abholkonditionen Abholtermin Lieferantenrechnung Vorauszahlungen SCHLUSSWORT VORGEHENSPLAN LERNJOURNALE Zeitplanung Erstellen des Flussdiagramms Kurzbericht Sammeln und Sortieren der Arbeit AUSWERTUNGSBOGEN 17 Prozesseinheit 3 Kalkulationsbogen Seite 2 von 17

3 1. Einleitung Ich schreibe meine dritte Prozesseinheit zum Thema Kalkulationsbogen. Dieser Prozess umfasst sämtliche Arbeiten, von der Kundenbestellung bis zum Abschluss des Auftrages und der Ablage. Der Kalkulationsbogen ist wichtiger Bestandteil meiner Arbeit in der Abteilung Metals & Alloys. Der Kalkulationsbogen dient zur doppelten Kontrolle und verhindert Fehler bei der täglichen Auftragsabwicklung. Ich spezialisiere mich bei dieser Prozesseinheit auf die Arbeit mit dem Kalkulationsbogen auf die Auftragsabwicklung des Streckengeschäftes. Prozesseinheit 3 Kalkulationsbogen Seite 3 von 17

4 2. Flussdiagramm Start Erfassen der Bestellungsdetails auf dem Kalkulationsbogen Kontrolle der Lieferantenrechnung Betrag in CHF? Nein Umrechnen des Betrags in CHF Ja Devisen austragen Eintragen des effektiv gelieferten Gewichtes Kundenrechnung Prozesseinheit 3 Kalkulationsbogen Seite 4 von 17

5 Eintragen des Transportpreises in CHF Ermitteln und Eintragen aller Aufwände Ermitteln und Eintragen des Einstandspreises pro 100 kg Errechnen und Eintragen des Deckungsbeitrages 1 (Bene) Weitergeben des Bogens zur Kontrolle Nachkalkulation Ablage des Bogens Ende Prozesseinheit 3 Kalkulationsbogen Seite 5 von 17

6 3. Prozessbeschreibung 3.1. Erfassen der Bestellungsdetails auf dem Kalkulationsbogen Erreicht mich die Bestellung eines Kunden telefonisch oder per Fax, erfasse ich den Auftrag zuerst in unserem System Tosca mit allen benötigten Angaben Nachdem ich die Einkaufs- und die Verkaufsbestätigung sowie den Transportauftrag erstellt habe, beginne ich mit der Arbeit am Kalkulationsbogen. Zuerst trage ich die Artikelnummer und das Produkt und den Abholtermin, den korrekten Lieferanten, sowie den Einkaufspreis pro 100 kg ein. Wird der Lieferant in einer Fremdwährung bezahlt, notiere ich den vorgegebenen Kurs und den abgedeckten Betrag sowie die dazugehörige Devisen-Referenz (z.b. Div. 356). Den Bogen erstelle ich im Word. Habe ich den Transportauftrag gefaxt, schreibe ich ein D für disponiert auf den Bogen und lege ihn vorerst ab Kontrolle der Lieferantenrechnung Trifft die Rechnung des Lieferanten ein, vergleiche ich den verrechneten Betrag mit dem offerierten. Stimmen die Preise überein, trage ich den in Rechnung gestellten Betrag in der Spalte Konditionen ein, kontiere die Rechnung und gebe das vereinbarte Zahlungsdatum ein. Die Originalrechnung gebe ich in die Buchhaltung, eine Kopie gehört ins Dossier Rechnungsbetrag in CHF? Bezahlen wir in Fremdwährung, muss ich den verrechneten Betrag des Lieferanten mit dem vorgegebenen Kurs in Schweizer Franken umrechnen und auf dem Kalkulationsbogen eintragen. Diese Angaben kann ich von Hand notieren. Die Devisen sind im Word auszutragen. Prozesseinheit 3 Kalkulationsbogen Seite 6 von 17

7 3.4. Eintragen des effektiv gelieferten Gewichtes Auf der Lieferantenrechnung ist ersichtlich, wie hoch das effektiv gelieferte Gewicht ist. Diese Angabe fülle ich unter der Spalte Ausgang ein Kundenrechnung Aufgrund des effektiv gelieferten Gewichtes, welches ich erfahre sobald die Lieferantenrechnung eingetroffen ist, kann ich die Kundenrechnung im System erstellen. Ist dieser Schritt erledigt, trage ich den dem Kunden verrechneten Betrag auf dem Kalkulationsbogen ein (siehe Muster). Ebenfalls notiere ich das Datum der Verrechnung, um es für einen allfälligen späteren Gebrauch präsent zu haben Eintragen des Transportpreises Trifft die Transportrechnung ein, kontrolliere ich zuerst den verrechneten Betrag und notiere den Transportpartner auf dem Kalkulationsbogen. Anschliessend berechne ich die Fracht bis zur Schweizer Grenze und notiere diese, sowie die Inlandfracht (siehe Muster). Den gesamten verrechneten Betrag schreibe ich in die Spalte Konditionen des Bogens Ermitteln und Eintragen des effektiven Einstandspreises Sind alle benötigten Rechnungen eingetroffen, kann ich den Einstandspreis ermitteln. Dazu addiere ich die bereits in Schweizer Franken umgerechneten Lieferantenkosten zu den Transportkosten und allfälligen weiteren Kosten. Der ermittelte Betrag wird notiert. Er informiert mich über sämtliche anfallenden Kosten des Auftrages bis zum Kunden Ermitteln und Eintragen des Einstandspreises pro 100 kg Das Total der Aufwände dividiere ich nun durch das effektiv gelieferte Gewicht und multipliziere das Ergebnis mit 100. Ich erhalte den Einstandspreis / 100 kg und notiere diesen auf dem Kalkulationsbogen unter dem Stichwort Einstandspreis 3.9. Eintragen des Deckungsbeitrages 1 (Bene) In diesem Schritt berechne ich den Deckungsbeitrag 1 (Bene). Um diesen Betrag zu ermitteln, subtrahiere ich vom Ertrag (Höhe der Kundenrechnung ohne Mehrwertsteuer) die gesamten Aufwände. Die Zahl, welche ich erhalte gibt mir Auskunft über den Erfolg der ersten Stufe. (Warenertrag abzüglich Warenaufwand). Es versteht sich von selbst, dass negative Deckungsbeiträge zu vermeiden sind, da sie einen Verlust bedeuten. Prozesseinheit 3 Kalkulationsbogen Seite 7 von 17

8 3.10. Weitergeben des Bogens zur Kontrolle Ist der DB1 ermittelt, wird der Bogen zum Business Unit Director, Herrn Staubli, zur Kontrolle weitergegeben. Ist er mit den Beträgen und Berechnungen einverstanden, setzt er hinter den Bene einen Haken Nachkalkulation Der Bogen wird als doppelte Nachkontrolle verwendet: Ich vergleiche den ermittelten DB1 des Bogens mit demjenigen, welchen mir das System aufgrund der Aufwände / Erträge kalkuliert hat. Stimmen die beiden Zahlen überein, kann ich den Auftrag auf den Status erledigt/nachkalkuliert setzen. Anschliessend vermerke ich mit grüner Farbe auf dem Kalkulationsbogen das Datum und setze einen Haken Ablage Nach der Nachkalkulation kann der Kalkulationsbogen numerisch abgelegt werden. Prozesseinheit 3 Kalkulationsbogen Seite 8 von 17

9 4. Musterdokumente Beispiel eines fertig ausgefüllten Kalkulationsbogens Prozesseinheit 3 Kalkulationsbogen Seite 9 von 17

10 5. Kritische Schnittstellen Bei der Bearbeitung des Prozesses sind einige kritische Schnittstellen zu beachten Abholkonditionen Es ist wichtig bei der Kalkulation des Einstandspreises darauf zu achten, dass alle Aufwände tatsächlich bereits bekannt sind. Speziell spreche ich die Abholkondition Ex Works 1 an. Falls die Bedingungen Ex Works lauten, bedeutet das, dass Lagerhauskosten anfallen werden. Es ist daher für die Berechnung des Einstandswertes einfacher, wenn die Konditionen FCA 2 lauten, da dann nebst Einkaufspreis und Transport keine Kosten (zum Beispiel für die Bereitstellung des Materials, das Erstellen von Zolldokumenten, Zwischenlagerkosten) anfallen werden Abholtermin Die Impag möchte ihren Kunden gegenüber als Lieferant begegnen, welcher sich an Abmachungen und Termine hält. Damit diese Leistung einen Mehrwert für den Kunden schafft, müssen wir uns auf unsere Lieferanten verlassen können. Deshalb ist rasches, überlegtes Handeln gefragt, wenn ein Abholtermin nicht eingehalten werden kann Lieferantenrechnung Vorauszahlungen Da wir einige Lieferantenrechnungen im Voraus begleichen müssen (Vorauszahlung), ist es wichtig, dass diese Handlung klar ersichtlich ist, damit, wenn wir die Rechnung per Post erhalten, nicht zweifach bezahlt wird. Eine Doppelt-Zahlung verhindern wir, indem wir bereits bei der Vorauszahlung den Betrag und das Datum der Vorauszahlung auf dem Kalkulationsbogen notieren. Dann ist sofort erkennbar, dass die Rechnung des Lieferanten bereits beglichen wurde. 1 EXW (ex works): ab Werk Der Verkäufer ist lediglich dazu verpflichtet, die Ware auf seinem Grundstück (Fabrik, Lager, Werk) bereit zu stellen. Alle Kosten für Transport, Versicherung und Ausfuhr trägt der Käufer. 2 FCA (free carrier): frei Frachtführer Die FCA-Klausel (Ursprunglich: FOT = free on truck) verpflichtet den Verkäufer die Ware einem Frachtführer am benannten Ort zu übergeben und für die Ausfuhr freizumachen. Prozesseinheit 3 Kalkulationsbogen Seite 10 von 17

11 6. Schlusswort Der Kalkulationsbogen ist in der Abteilung Metals and Alloys wichtiger Bestandteil der Arbeit und ein starkes Instrument zur Nachkontrolle. Ich kann mir gut vorstellen, dass zur Zeit des Faros, unseres alten Betriebssystems, der Bogen unabdingbar war. Ich denke aber, dass dieser Prozess heute, da wir das Tosca haben, zumindest sehr vereinfacht werden könnte. Da das System die Vor- sowie Nachkalkulation selbst erstellt, ist ein Nachrechnen zwar sicher nicht schlecht, für mich jedoch auch nicht zwingend. Prozesseinheit 3 Kalkulationsbogen Seite 11 von 17

12 7. Vorgehensplan Für meine Prozesseinheit möchte ich die Ziele, welche ich mir selbst setze, einhalten und mich an meinen nachfolgenden Ablauf halten. Es ist mir wichtig, mich in meine Arbeit vertiefen zu können, um nicht unter Druck zu geraten. Ich habe vor, den schriftlichen Teil der Prozesseinheit bereits während den Schulferien abzuschliessen, da ich dann nicht durch die zwei Tage Schule unterbrochen werde. Ich teile meine Zeit so ein, dass ich nicht gezwungen bin, mehrere Stunden am Stück an meiner Prozesseinheit zu arbeiten, da ich mich dann nicht mehr voll konzentrieren kann. Tätigkeit Besprechung mit dem Lehrlingsbetreuer: Informationen über das Thema des Prozesses und Vereinbarung über den Abgabetermin sowie über das Beurteilungsgespräch (die Vereinbarung wird ausgefüllt) Termin 06. Oktober 2006 Planung des Ablaufs, Prioritätensetzung 9. Oktober 2006 Erstellen des Titelblattes 9. Oktober 2006 Recherchieren, Studieren der Aufgabenstellung 9. Oktober 2006 Erstellen des 1. Lernjournals Zeitplanung 9. Oktober 2006 Darstellung eines Flussdiagramms mit Teilschritten in branchenüblicher grafischer Form und Beschriftung der einzelnen Schritte. Die Formulierungen sollen auch für Aussenstehende verständlich sein. Ausfüllen des zweiten Lernjournals zum Arbeitsschritt Flussdiagramm Beschreibung des Prozesses in eigenen Worten und Dokumentation meiner Arbeit mit entsprechenden konkreten Mustern. Seitenanzahl: 1 3 Seiten + Muster 9. / 10. Oktober Oktober Oktober 2006 Ausfüllen des dritten Lernjournals Kurzbericht 18. Oktober 2006 Kontrolle des Kurzberichtes, Anpassungen der Sprache Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses mit Seitenangaben, sammeln und letzte Kontrolle der Arbeiten Ausfüllen des 4. Lernjournals Sammeln Internes Bewertungsgespräch mit Vorgesetzten 27. November 2006 Laufend 30. Dezember Dezember 2006 Präsentation im Lehrbetrieb? Einsenden des kompletten Dossiers inklusive Bewertung des Lehrbetriebs und 4 ausgefüllten Lernjournalen an meine ÜK- Leiterin. 8. Dezember 2006 Falls ich überflüssige Zeit haben sollte, verwende ich diese, um mich intensiv auf die Präsentation, vorzubereiten, welche ich in meinem Lehrgeschäft halten werde. Prozesseinheit 3 Kalkulationsbogen Seite 12 von 17

13 8. Lernjournale 8.1. Zeitplanung Im soeben erledigten Arbeitsschritt war meine Motivation tief hoch weil ich meine dritte Prozesseinheit gerade begonnen habe, und mich auf die selbstständige Arbeit freue. Den Arbeitsschritt empfand ich einfach schwierig weil ich durch die ersten Prozesseinheiten und die drei schulischen Ausbildungseinheiten daran gewöhnt bin, Pendenzenlisten und Zeitpläne zu erstellen. Meine Fortschritte bei diesem Arbeitsschritt waren klein gross weil ich mit der bereits bei der ersten Prozesseinheit erstellten Vorlage arbeiten kann, was eine grosse Arbeitseinsparung bedeutet. Ich konnte keine grossen Fortschritte machen, da ich mit meiner Vorlage noch immer sehr zufrieden bin. Die Beeinflussung durch Störfaktoren war gross klein weil es an meinem Arbeitsplatz sehr ruhig zu und her ging und ich mich gut konzentrieren konnte. Beim nächsten Mal, wenn ich diesen Arbeitsschritt bearbeite, verbessere ich alles nichts das heisst, ich bin mit meiner Vorgehensweise zufrieden und sehe kein grosses Verbesserungspotential. Prozesseinheit 3 Kalkulationsbogen Seite 13 von 17

14 8.2. Erstellen des Flussdiagramms Im soeben erledigten Arbeitsschritt war meine Motivation tief hoch weil ich das Erstellen des Flussdiagramms eine Arbeit ist, welche ich nicht gerne erledige, es macht mir keinen Spass. Den Arbeitsschritt empfand ich einfach schwierig Weil ich als Vorlage meine zweite Prozesseinheit verwenden konnte. Selbstverständlich mussten die Schritte angepasst werden, aber die Vorlage war trotzdem eine grosse Hilfe. Meine Fortschritte bei diesem Arbeitsschritt waren klein gross Weil ich nun daran gewöhnt bin, Flussdiagramme im Powerpoint darzustellen und die etwas speziellen grafischen Schwierigkeiten in den Griff gekriegt habe. Die Beeinflussung durch Störfaktoren war gross klein weil es sehr ruhig im Büro war und allgemein wenig los war. Ich konnte mich gut konzentrieren und wurde weder durch das Telefon unterbrochen noch durch andere Faktoren beeinflusst. Beim nächsten Mal, wenn ich diesen Arbeitsschritt bearbeite, verbessere ich alles nichts das heisst, dass ich sehr zufrieden mit meiner Arbeit bin und kein Verbesserungspotential sehe. Prozesseinheit 3 Kalkulationsbogen Seite 14 von 17

15 8.3. Kurzbericht Im soeben erledigten Arbeitsschritt war meine Motivation tief hoch weil es mir Freude bereitet, mich sprachlich auszudrücken und meinen Schreibstil zu verbessern. Ich suche gerne nach neuen, besseren Formulierungen, sodass ich schliesslich mit meinem Resultat absolut zufrieden sein kann. Den Arbeitsschritt empfand ich einfach schwierig Weil ich schon seit meiner Kindheit schreibe und auch heute in meiner Freizeit häufig lese, was mir hilft, meinen Wortschatz zu erweitern. Es fällt mir leicht, mich auszudrücken. Meine Fortschritte bei diesem Arbeitsschritt waren klein gross Weil ich mich trotz der vielen Erfahrungen immer noch verbessern konnte, und ich mich sicher auch in Zukunft noch verbessern kann. Die Beeinflussung durch Störfaktoren war gross klein Weil ich beinahe gar nicht abgelenkt wurde. Ich konnte mich gut konzentrieren, da ich mir keine Sorgen um Arbeiten machen musste, die ich noch zu erledigen hatte. Beim nächsten Mal, wenn ich diesen Arbeitsschritt bearbeite, verbessere ich alles nichts das heisst, dass ich zufrieden mit mir bin; sowohl mit dem erzielten Ergebnis als auch mit der dafür aufgebrachten Zeit. Prozesseinheit 3 Kalkulationsbogen Seite 15 von 17

16 8.4. Sammeln und Sortieren der Arbeit Im soeben erledigten Arbeitsschritt war meine Motivation tief hoch weil ich froh bin, meine Prozesseinheit abzuschliessen und ich deshalb auf dem Schlussspurt motiviert war. Den Arbeitsschritt empfand ich einfach schwierig Weil ich während der ganzen Arbeit stets darauf geachtet habe, kein Durcheinander mit den Daten zu veranstalten. Dieses Handeln erleichterte meine Arbeit merklich. Meine Fortschritte bei diesem Arbeitsschritt waren klein gross Weil ich mich auf meine Erfahrungen aus dem Arbeitsalltag stützen konnte und deshalb eine gewisse Routine habe. Die Beeinflussung durch Störfaktoren war gross klein Weil ich nicht abgelenkt wurde und mich voll auf meine Arbeit konzentrieren konnte. Beim nächsten Mal, wenn ich diesen Arbeitsschritt bearbeite, verbessere ich alles nichts das heisst, dass ich zufrieden mit mir bin; und die Arbeit bei einem allfälligen nächsten Prozess gleich angehen werde. Prozesseinheit 3 Kalkulationsbogen Seite 16 von 17

17 9. Auswertungsbogen Zusammenfassung der Lernjournale zur Prozesseinheit: Kalkulationsbogen Nehmen Sie Ihre Lernjournalbogen zu dieser Prozesseinheit zur Hand und vergleichen Sie die entsprechenden Einträge zu den untenstehenden Fragen. Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt tief hoch Weil ich anfangs einige Anlaufschwierigkeiten hatte und meine Motivation nicht sehr hoch war, schob ich die Arbeit hinaus und erledigte oft andere Arbeiten zuerst. Da dieser Prozess zu meiner täglichen Arbeit gehört, fiel es mir schwerer die Tätigkeiten für Aussenstehende verständlich zu formulieren. Das Erlernen des Prozesses war für mich schwierig einfach weil ich diese Arbeit jeden Tag verrichte. Anfangs hatte ich einige Schwierigkeiten doch mit der Zeit und der Gewohnheit fiel mir das Erlernen immer leichter. Seit wir im Januar 2006 ein neues System verwenden, erscheint mir der Ablauf logischer, da ich die Zusammenhänge besser erkennen kann. Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich unzufrieden sehr zufrieden Weil ich mir Mühe gegeben habe und meine Arbeit viele Male überarbeitete. Ich habe meine Arbeit an mehrere Personen ausserhalb der Firma zur Ansicht gegeben um sicher gehen zu können, dass der Berichtsteil auch für Aussenstehende klar verständlich ist. Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meinen Erfahrungen nichts alles weil ich aus meinen Erfahrungen lernen möchte, und deshalb alle Erfahrungen berücksichtige. Ich hoffe, dass ich durch das häufigere Erarbeiten der Prozesse meine Arbeitsqualität und mein Tempo steigern kann. Prozesseinheit 3 Kalkulationsbogen Seite 17 von 17