Prozesseinheiten. Einführung

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1 Prozesseinheiten Einführung Kaufleute sollen betriebliche Abläufe verstehen, erkennen und festhalten können. Die heutige Arbeitswelt verlangt von allen ein verstärkt prozessorientiertes und bereichsübergreifendes Denken und Handeln. Deshalb sollen u.a. Selbstständigkeit, analytisches Vorgehen, Präsentationstechnik und vernetztes Denken während der Lehre gefördert werden. Was sind Prozesse? Prozesse sind Arbeitsabläufe. Beispiel Büromaterialbestellung: In einem Betrieb muss der / die Lernende das gelieferte Büromaterial auspacken und versorgen. Er/Sie erledigt dabei eine isolierte Einzeltätigkeit. Andererseits kann man dem / der Lernenden auch den ganzen Arbeitsvorgang übertragen, von der Bedarfsermittlung über die Offerteneinholung und Bestellung beim ausgewählten Lieferanten, zur Termin- und Wareneingangskontrolle, dem Versorgen des Materials, dem Bestätigen der Rechnung bis hin zu deren Weiterleitung an die Buchhaltung. Den gesamten Vorgang nennt man Prozess. Geht z. B. der Faxtoner aus, können unter Umständen angefangene Arbeiten nicht abgeschlossen werden, was die Effizienz beeinträchtigt. Die kurzfristige Beschaffung - sofern überhaupt möglich - ist unnötig zeitintensiv und in der Regel ist der Preis beim Einzeleinkauf höher. Falsch bestellte Ware kann zu Konflikten im Betrieb führen und zu teuer eingekaufte Ware belastet die Erfolgsrechnung. Damit dies nicht passiert, ist der Prozess entsprechend auszulegen. Die Lernenden können aus diesem Prozess lernen, ihn analysieren und eventuell verbessern. Prozesseinheiten vermitteln alltägliche, dynamische (sich verändernde) Arbeitsabläufe in einem Unternehmen oder spezifische Arbeitsabläufe in einem Arbeitsbereich. Die Prozesseinheiten werden speziell für Lernende in der kaufmännischen Ausbildung konzipiert und berücksichtigen den Katalog der Ausbildungsziele. Die Anleitung und die Bewertung der Präsentation erfolgt in den überbetrieblichen Kursen. ük 1 Information und Anleitung zur PE 1 ük 2 Präsentation der PE 1 sowie Information und Anleitung zur PE 2 ük 3 Präsentation der PE 2 sowie Information und Anleitung zur PE 3 ük 4 Präsentation der PE 3 Prozesseinheiten (Version 1/2006) 1/8

2 Ziel der Prozesseinheiten Kaufleute sind jederzeit bestrebt, betriebliche Abläufe nachzuvollziehen, zu analysieren und zu verbessern. Sie zeichnen sich durch bereichsübergreifendes Denken aus. Deshalb sollen Lernende im Laufe ihrer Ausbildung mehrmals Gelegenheit erhalten, im Rahmen von Prozesseinheiten betriebliche Abläufe zu erfahren, zu analysieren, zu beschreiben und zu reflektieren. Diese Lerneinheiten sollen auch ein Gefühl für die Dynamik wirtschaftlicher Prozesse vermitteln und das Verständnis für die notwendige Flexibilität der Arbeitskräfte fördern. Lernjournal fester Bestandteil einer Prozesseinheit Im Lernjournal halten die Lernenden ihre Überlegungen, Gefühle, Misserfolge und Erfolge fest. Sie reflektieren ihre Vorgehensweise, d.h. sie überlegen sich nochmals, welche Denkschritte und Erfahrungen sie gemacht haben. Die Lernenden ziehen daraus Konsequenzen für ihr künftiges Vorgehen. Bei der Arbeit an Prozesseinheiten halten die Lernenden während bestimmten Phasen die einzelnen Schritte des Vorgehens im Lernjournal fest. Keinesfalls machen Lernende Eintragungen erst viele Tage oder Wochen später. Dann ist die Distanz zu den konkreten Überlegungen, Methodenanwendungen und Erfahrungen zu gross. Die Lernjournale sind persönliche Arbeitsunterlagen der Lernenden. Der Auswertungsbogen ist Bestandteil des Dossiers zur Prozesseinheit und dient als Vorbereitung für das Beurteilungsgespräch. Vorgehen Berufsbildner / Berufsbildnerin und Lernende besprechen die Prozesseinheiten gemeinsam. Die Themenwahl entspricht dem Ausbildungsplan: Während der Bearbeitung führen die Lernenden den gewählten Prozess in der Praxis selbstständig aus oder wirken dabei mit. Die Lernenden bearbeiten die Prozesseinheiten als Einzelarbeit. Für das korrekte Bearbeiten einer Prozesseinheit müssen sämtliche Unterlagen gemäss den nachfolgenden Vorgaben (Aufgabenstellung, Vereinbarung/Beurteilung, Bewertungskriterien für den Lehrbetrieb, Bewertungskriterien für den ük, Lernjournal, Auswertungsbogen zum Lernjournal) vorhanden sein. In der Aufgabenstellung wird der gewählte Prozess bezeichnet und die Ausgangslage definiert. Der erste Teil des Formulars "Vereinbarung/Beurteilung" wird ausgefüllt und unterzeichnet. Gleichzeitig werden die Termine für Abgabe und Beurteilungsgespräch vereinbart. Im Gespräch erklärt die Berufsbildnerin / der Berufsbildner den Lernenden die Aufgabe und das Bewertungsverfahren. Die Formulare stehen auch auf der Homepage des Vereins öffentliche Verwaltung / Administration publique zur Verfügung: Definition von Prozess und Ausgangslage Der Umfang des Prozesses von der ersten bis zur letzten Tätigkeit ist so zu wählen, dass die geforderte Anzahl Teilschritte eingehalten werden kann. Prozesseinheiten (Version 1/2006) 2/8

3 Einige Prozesse werden zwar regelmässig, aber nur in relativ grossen zeitlichen Abständen oder nur einmal jährlich durchgeführt (z.b. Budgetierung). Bei andern Prozessen dauert der gesamte Ablauf länger als die der Lernenden zur Verfügung stehende Zeit (z.b. Einbürgerungsverfahren). In diesen Fällen ist es nicht möglich, dass die Lernenden den ganzen Prozess mehrmals selbst bearbeiten oder daran mitarbeiten können. Wird für die Prozesseinheit ein solcher Prozess gewählt, stellt die Berufsbildnerin / der Berufsbildner sicher, dass die Lernenden den Prozess trotzdem gründlich kennen lernen und die gemäss Aufgabenstellung des entsprechenden Lehrjahres geforderten Aufträge erfüllen können. Die Art der Bearbeitung bzw. der Mitarbeit am Prozess wird ebenfalls in der Aufgabenstellung festgehalten und mit den Lernenden detailliert besprochen. Lehrabschlussprüfung In jedem Lehrjahr muss eine Prozesseinheit erarbeitet werden. Diese drei Prozesseinheiten sind Bestandteil der Lehrabschlussprüfung. Die Leiterinnen und Leiter der überbetrieblichen Kurse geben im überbetrieblichen Kurs die Aufgaben und Ansprüche, die Bewertungsverfahren und die Massstäbe bekannt. Hinweise zur Gestaltung der Fliesstexte (Dokumentation) Schriftgrösse im Fliesstext entspricht Arial Zeilenabstand im Fliesstext Titelgrössen maximal 16 Grafiken und Bildmaterial Hinweise zur Erstellung eines Prozessplanes Ein Flussdiagramm stellt die Aktivitäten (Teilschritte), die in einem Arbeitsprozess miteinander in Zusammenhang stehen, grafisch dar. Für die Umschreibung eines Prozesses werden folgende Symbole verwendet: Start/Ende Tätigkeit Entscheidung ( ) Verbindung (z. B. bei Übertrag auf eine neue Seite) Prozesseinheiten (Version 1/2006) 3/8

4 Flussdiagramm Darstellungsart 1: mit Start und Ende Flussdiagramm mit 11 Teilschritten Hinweis: Sind die Ovale als «Start» und «Ende» bezeichnet, zählen sie, wie die Übergänge, nicht zu den geforderten Teilschritten. Start 1. Tätigkeit 4. Tätigkeit 2. Tätigkeit 3. Entscheidung 5. Tätigkeit 6. Entscheidung Verbindung 1 Verbindung 2 Prozesseinheiten (Version 1/2006) 4/8

5 Verbindung 1 Verbindung 2 7. Tätigkeit 8. Tätigkeit 9. Entscheidung 10. Tätigkeit 11. Tätigkeit Ende Prozesseinheiten (Version 1/2006) 5/8

6 Darstellungsart 2: erste Tätigkeit und letzte Tätigkeit Flussdiagramm mit 13 Teilschritten Hinweis: Sind die Ovale, welche den «Start» und das/die «Ende/n» darstellen mit einer Tätigkeit bezeichnet, zählen sie zu den geforderten Teilschritten. Die Übergänge zählen nicht dazu. 1. Tätigkeit 2. Tätigkeit 5. Tätigkeit 3. Tätigkeit 4. Entscheidung 6. Tätigkeit 7. Entscheidung Verbindung 1 Verbindung 2 Prozesseinheiten (Version 1/2006) 6/8

7 Verbindung 1 Verbindung 2 8. Tätigkeit 9. Tätigkeit 10. Entscheidung 11. Tätigkeit 12. Tätigkeit 13. Tätigkeit Prozesseinheiten (Version 1/2006) 7/8

8 Tipps zum Erstellen von Flussdiagrammen: Die Grundlagenarbeit kann mit verschiedenen Methoden erfolgen wie z.b. Mind-Mapping, Flipchart, Karten etc. Die Tätigkeiten, Entscheide sowie die anderen Symbole durch Pfeile (Ablauffolge) miteinander verbinden. Hilfsmittel Den Lernenden stehen alle zugänglichen Hilfsmittel wie firmeneigene Unterlagen und schulische Lehrmittel zur Verfügung. Berufsbildnerin / Berufsbildner und Mitarbeitende begleiten die Lernenden. Beurteilung und Bewertung der Arbeit Die erbrachten Leistungen werden von der Berufsbildnerin / dem Berufsbildner nach den im Formular "Vereinbarung/Beurteilung" festgelegten Bewertungskriterien bewertet. Die Rückmeldung der Berufsbildnerin/des Berufsbildners wird mit dem/der Lernenden besprochen. Die Rückmeldung enthält wenn nötig Verbesserungsvorschläge oder zeigt auf, was besonders gut gelungen ist. Die erbrachte Leistung wird mit den Bewertungskriterien und der vierstufigen Bewertungsskala: 3 Punkte = gut erfüllt (im Sinne von einwandfrei auf Niveau Lernende/r) 2 Punkte = erfüllt 1 Punkt = teilweise erfüllt 0 Punkte= nicht erfüllt bewertet. Halbe Punkte werden nicht vergeben. Der Auswertungsbogen des Lernjournals ist Bestandteil der Dokumentation und Grundlage für das Bewertungsgespräch, fliesst aber nicht in die Bewertung ein. Prozesseinheiten (Version 1/2006) 8/8