Vorbereitung der Buchhaltungsunterlagen KPB Treuhand AG:

Transkript

1 Ablage Es stehen die folgenden Ordner zur Verfügung: 1. Zwei weisse Quartals-/Semesterordner zum Datenaustausch mit der Treuhandstelle, welche nach Verarbeitung in folgende Ordner geleert werden: 2. Ordner mit Barbelegen nach Monat und/oder Ausgabeposten (z.b. bar bezahlte Restaurantquittungen Monat Januar) 3. Ordner mit Bankbelegen (Gutschrifts- und Belastungsanzeigen, Kontenauszüge) 4. Ordner mit Kreditorenbelegen A-Z (Lieferantenrechnungen) offene Kreditoren sind separat von den bezahlten zu sammeln 5. Ordner mit Debitorenbelegen A-Z (Kundenrechnungen) bitte auch bei Fakturierungsprogrammen jeweils eine Rechnungskopie hier deponieren 6. Ordner mit übrigen Akten (Mietvertrag, Versicherungen, Leasingverträge...) Je nach Umfang der Buchhaltung werden natürlich die Ordner 2-6 zusammengefasst. KPB Treuhand AG Könizstrasse Liebefeld 1 5

2 Arbeitsweise Es existieren mindestens zwei Quartals- resp. Semesterordner zum Datenaustausch zwischen Klient und Treuhandstelle: Im Quartals- resp. Semesterordner I werden sämtliche Buchführungsbelege gesammelt und anschliessend der Treuhandstelle zur Verarbeitung übergeben, welche die Unterlagen nach Verbuchung wieder dem Klienten übergibt. Im Ordner II wird die nächste Periode nach gleichem Muster geführt. Je nach Aktenumfang existieren eine Anzahl Archivordner, in welchen die verbuchten Belege aus den Quartalsordnern nach Geschäftsjahren gesammelt werden: Barbelege aufgeklebte Quittungen nach Datum, ev. nach Sparten Bank-/Postbelege komplett, chronologisch nach Datum Kreditoren Lieferantenrechnungen, Ablage A-Z Debitoren Kundenrechnungen, Ablage A-Z Diverse Akten Verträge (Leasing etc.), Personalakten, Versicherungspolicen Per Ende Jahr erhalten Sie eine Checkliste mit den Angaben die wir zur Erstellung des Geschäftsabschlusses benötigen. Spesenhandhabung allgemein gemäss Besprechung Archivierung durch KPB Treuhand AG Auf Ihren Wunsch organisieren wir Ihnen gerne die Ablage der verarbeiteten Unterlagen und erstellen die genannten Archivordner für Sie. KPB Treuhand AG Könizstrasse Liebefeld 2 5

3 Kreditorenrechnungen (Lieferanten) Bei Erhalt der Rechnung prüfen, sammeln (z.b. in Schublade) und bei Fälligkeit über das Bankkonto bezahlen. Die Bank schickt daraufhin eine Belastungsanzeige. Auf den Rechnungen Zahlungsstempel «bezahlt am» anbringen und (Valuta-) Belastungsdatum Bank eintragen. Zur Verarbeitung zusammen im weissen Ordner unter Bank ablegen. Nachdem Sie die verarbeiteten Akten zurückerhalten, die Rechnungen in Ihrem Ordner «bezahlte Kreditoren A-Z» ablegen. Debitorenrechnungen (Kunden) Von jeder Debitorenrechnung, eine Kopie im Ordner «Debitoren» ablegen. Dieser Ordner ist in der Mitte unterteilt mit einem Karton. Vor dem Karton sind die unbezahlten Rechnungen, vorzugsweise abgelegt nach Datum, die jüngste Rechnungskopie zuoberst. Hinter dem Karton sind die bezahlten Rechnungen, klassiert nach A-Z. Zahlungseingang kontrollieren, Rechnungen mit «bezahlt am»-stempel versehen und Valutadatum der Gutschrift bei der Bank eintragen. Zusammen mit Gutschriftanzeige zur Verarbeitung im weissen Ordner unter Bank ablegen. Nach Erfassung durch uns die Kundenrechnungen wieder in den Debitorenordner ablegen. KPB Treuhand AG Könizstrasse Liebefeld 3 5

4 Kassenbelege (Kassenführung) Die Barbelege aufkleben und in den weissen Ordner ablegen. Insofern dies auf dem Beleg nicht ersichtlich ist, machen Sie bitte Angaben wofür die Auslagen waren. Zusammen mit dem geführten Kassenbuch falls vorhanden zur Verarbeitung an Treuhandstelle übergeben und anschliessend in einen separaten Ordner «Kassenbelege» nach Monat ablegen. Achtung bei Kassenquittungen für Dinge, die mit EC bezahlt wurden. Diese Quittungen gehören zusammen mit dem EC-Beleg zur entsprechenden Belastungsanzeige resp. zum Monatsauszug bei der Bank (z.b. SBB Billett + EC-Quittung). Bei der Buchhaltungsverarbeitung werden vom Eigentümer bezahlte Barbelege diesem gutgeschrieben. KPB Treuhand AG Könizstrasse Liebefeld 4 5

5 Bank-Kontobewegungen Bitte alle geschäftlichen Zahlungen über das für die Firma eingerichtete Bankkonto abwickeln. Karte beantragen für Benzin usw. Bei Bedarf von Zeit zu Zeit Bezüge für private Auslagen vornehmen oder auf ein privates Bank/PC-Konto überweisen lassen. Alle Bankbelege bitte chronologisch nach Datum in den weissen Ordner zur Verarbeitung an das Treuhandbüro ablegen, und: bei den Gutschriftanzeigen eine Kopie der Debitorenrechnung ablegen (falls es keine Kundenzahlung ist, bitte vermerken) bei den Belastungsanzeigen die bezahlten und gestempelten Rechnungen ablegen die Kreditkartenabrechnungen mit den Originalbelegen zu den einzelnen Positionen ablegen schliesslich die Quartals- oder Monatsauszüge ablegen Nach der Verarbeitung durch das Treuhandbüro: Gutschrifts- und Belastungsanzeigen sowie Kontenauszug im Ordner «Bank» ablegen Bezahlte Rechnungen im Ordner «bezahlte Kreditoren A-Z» ablegen Kreditkartenbelege am besten im «bezahlte Kreditoren A-Z», z.b. unter V für VISA ablegen oder in separatem Ordner sammeln. PC-Kontobewegungen Siehe oben KPB Treuhand AG Könizstrasse Liebefeld 5 5