Aufgabenbeschreibung / Arbeitsschritte

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Lisa Keller
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1 Aufgabenbeschreibung / Arbeitsschritte Nr. Aufgabenbeschreibung Arbeitsschritte % 01 Schreiben wissenschaftlicher Texte mit zahlreichen chemischen und/oder mathematischen Formeln und/oder fremdsprachlichen Einmischungen und/oder wissenschaftlichen Fachausdrücken Schreibtätigkeit mittels Textverarbeitungssystem nach Vorlagen, Band, Diktat 02 Fremdsprachliche Korrespondenz / Fremdsprachliche Texte 03 Allgemeine Korrespondenz in deutscher Sprache 04 Organisation von Seminaren und Vortragsveranstaltungen Schreibtätigkeit mittels Textverarbeitungssystem nach Vorlagen, Band, Diktat Anfertigung von einfachen Übersetzungen mündliche Übertragung von Ausführungen aus einer fremden Sprache ins Deutsche und umgekehrt Schreibtätigkeit mittels Textverarbeitungssystem nach Vorlagen, Band, Diktat, Stichworten Terminabstimmung mit auswärtigen Gästen Raumreservierung Ermittlung von Flug- und Zugverbindungen Ausfüllen des Vordrucks Vorträge und Kolloquien als Honoraranforderung nach Vorgaben des/r Projektleiters/in Fachinterne Mittelvorbuchung Hotelreservierung Anfertigung von Einladungen und Aushängen in Verbindung mit der Pressestelle Erteilung der Druckaufträge an die Hausdruckerei bzw. Ausfüllen von Beschaffungsanträgen zum Druck außerhalb des Hauses

2 05 Organisation von großen Symposien, Workshops und großen fachwissenschaftlichen Tagungen - Anfrage bei Referenten, Tagungsleitern, Diskussionsleitern bezüglich ihrer Teilnahmebereitschaft - Mitteilung der Themenvorschläge und Termine zur Abgabe des Vortragskonzeptes, - Veranlassung der Übersetzung der Beiträge ausländischer Referenten - Versand der Beiträge an alle Referenten einschließlich Korrespondenz selbständig oder nach Stichworten - Ermittlung möglicher Tagungsorte - Veranlassung der Raumreservierung, der Verpflegung, der Zwischenbewirtschaftung - Hotelreservierung nach den Wünschen der Referenten und Gäste - Anfertigung von Einladungen und Aushängen in Verbindung mit der Pressestelle - Erteilung der Druckaufträge an die Hausdruckerei bzw. Ausfüllen von Beschaffungsanträgen zum Druck außerhalb des Hauses - Ermittlung der Reise- und Unterbringungskosten über örtliche Reisebüros - Ermittlung der Honorare für Vorträge - Antrag an die DFG oder sonstige Drittmittelgeber mit der Kostenaufstellung - Absprache mit anderen Hochschulen/Instituten - Erstellung der Unterlagenmappen für die Veranstaltung - Erstellung der Abrechnungen für Vorträge und Reisekosten - Leitung des Tagungsbüros, Organisation von tagungsbegleitenden Veranstaltungen - Zusammenstellung der Beiträge für eine Dokumentation und ggfls. Veröffentlichung - Abrechnung mit der DFG oder sonstigen Drittmittelgebern

3 06 Haushalts- und Rechnungsangelegenheiten (Hochschulhaushalt und Drittmittel) 07 Mitwirkung bei der Bearbeitung von Beschaffungsvorgängen - Vorbuchung der voraussichtlichen Ausgaben in die fachinternen Mittellisten - Prüfung der Rechnungen nach Eingang auf Übereinstimmung mit Lieferschein, Auftragsbestätigung und Auftrag unter Beachtung der Zahlungsfristen - Klärung von Abweichungen - Weiterleitung überprüfter Rechnungen zur internen "sachlich richtig" Zeichnung an den Projektleiter - Rückleitung "sachlich richtig" gezeichneter Rechnungen an den Verwaltungskoordinator bzw. an die Hochschulverwaltung - Buchung der endgültigen Ausgaben, ggfls. Korrektur der Vorbuchung - Abstimmung der fachinternen Mittellisten mit dem Haushaltsdezernat - Vorbereitung der beabsichtigten Beschaffung gemäß Ziffer 2.2 der Beschaffungsrichtlinien der BUGHW - Ermittlung der voraussichtlichen Beschaffungskosten durch Rücksprache mit der Beschaffungsstelle bzw. Lieferfirmen - Zuordnung einzelner Beschaffungsmaßnahmen zu Titel und Vorhaben - Prüfung, ob entsprechende Mittel im fachinternen Ansatz vorhanden sind - Ausfüllen des Beschaffungsantrages - Weiterleitung des Beschaffungsantrages nach Unterschrift des Projektleiters an die Beschaffungsstelle - Prüfung der Lieferung auf Übereinstimmung mit Lieferschein, Auftragsbestätigung und Auftrag; bei Teillieferung: Überwachung der Restlieferung bis zur Vollständigkeit

4 08 Vorbereitung von Reiseanträgen aus Haushalts- und Drittmitteln - Ermittlung der voraussichtlich anfallenden Kosten durch Rücksprache mit dem Dezernat 4 - Prüfung, ob entsprechende Mittel im fachinternen Ansatz vorhanden sind - Ermittlung der Flug- und Zugverbindungen - Hotelreservierung / Busreservierung - Ausfüllen des Antrages auf Genehmigung der Reise / Exkursion - Ausfüllen des Antrages auf Erstattung der Reisekosten - Vorbereitung der Exkursionsabrechnung 09.1 Registratur - Aufbau, Ergänzung, Erneuerung eines nach Sachgesichtspunkten oder alphabetisch/numerisch gegliederten Registratursystems - Ablage des Schriftgutes 09.2 Registratur - Aufbau, Ergänzung, Erneuerung eines nach Sachgesichtspunkten, Oberbegriffen, Untergruppen und Stichworten vielfach gegliederten Registratursystems - Ablage des Schriftgutes 10 Vorbereitende Arbeiten zur Einstellung bzw. Beauftragung von Hilfskräften, Lehrbeauftragten, Gastprofessoren - Ausfüllen von Anträgen auf Einstellung von Hilfskräften und Weiterleitung der Anträge an die zuständige Stelle - Ausfüllen von Anträgen zur Beauftragung von Lehrbeauftragten, Erteilung von Rektoraufträgen und Weiterleitung an die zuständige Stelle - Entgegennahme der angeforderten Personalunterlagen zur Weiterleitung an die Peronalabteilung - Führen von Anwesenheitslisten zur Überwachung der vereinbarten Arbeitszeit der Hilfskräfte - Hilfestellung bei der Betreuung von Gastprofessoren hinsichtlich Wohnungsvermittlung, Kontakte zu Ämtern und Hochschuleinrichtungen

5 11.01 Allgemeine Büroarbeiten - Terminnotierung, -überwachung (Wvl ohne Sachbezug) Allgemeine Büroarbeiten - Anmeldung von Raumnutzungen bei Verwaltungskoordinator/ Fachbereichsbeauftragten Allgemeine Büroarbeiten - Vervielfältigungen ohne Sachbezug Allgemeine Büroarbeiten - Entgegennahme und Verteilung von Postzugängen, Postversand Allgemeine Büroarbeiten - Beschaffung und Verteilung von Büromaterial Allgemeine Büroarbeiten - Verkauf von Skripten Allgemeine Büroarbeiten - Entgegennahme, Weiterleitung und Ausgabe diverser Leistungsscheine Allgemeine Büroarbeiten - Erteilung allgemeiner Auskünfte und Orientierungshilfen an Studenten und sonstige Personen Allgemeine Büroarbeiten - Aushang allgemeiner Informationen 12 Vorbereitung von Besprechungen - Bereitstellung von Unterlagen nach Sachbezug einschl. Terminführung - Einladung der Besprechungsteilnehmer - ggfls. Protokollierung 13 Literaturermittlung / Literaturnachweis - Ausleihe und Rückgabe fachgebietsrelevanter Literatur - Literaturermittlung nach näheren Angaben durch den Hochschullehrer in Bibliographien und allgemeinen Nachschlagewerken - Mitwirkung bei der Zusammenstellung eines Semesterhandapparates aus Beständen der Bibliothek nach Vorgaben des Hochschullehrers - Überwachung des Arbeitsapparates des Hochschullehrers - Ausfüllen von Anschaffungsvorschlägen nach Formblatt 14 Führung von Karteien - Aufbau, Weiterführung und Ausbau von nach technischen oder wissenschaftlichen Merkmalen geordneten Karteien

6 15 sonstige individuelle Aufgaben Datum, Unterschrift

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