Vorstandssekretariat Volksbank

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1 Vorstandssekretariat Volksbank Besetzt Teilzeit 20 Stunden / Woche Sekretariat Besetzt Teilzeit 20 Stunden / Woche Sekretariat Vorstandssekretariat Volksbank N.N. Teilzeit 20 Stunden / Woche Volksbankstiftung / Vertretung Vorstandssekretariat Besetzt Vollzeit Assistenz Vorstandssprecher 1

2 Das klassische Sekretariat Aufgabenstellung Allgemeine Korrespondenz Terminkalender und Telefon Gäste empfangen und bewirten Schreiben nach Diktat Ablage 2

3 Das Sekretariat heute Vom Sekretariat zur Assistenz Informationssteuerung => Kommunikationsfähigkeit, Sozialkompetenz Veranstaltungsorganisation => Kreativität, Eigenverantwortlichkeit, Selbständigkeit Entscheidungsvorbereitung => Fachkompetenz 3

4 Assistenz Vorstandssprecher Aufgaben Gremien Aufsichtsrat Vertreterversammlung Mitgliederversammlung Gesamtbeirat Regionale Beiräte Vertreterwahl Terminplan für alle Gremiensitzungen Führungskräfte Mitarbeiter Geschäftsleiterrunden Managementkonferenz Halbjahresinformationsveranstaltungen Sekretariat Termine und Telefon Vorstandssprecher Vor- und Nachbereitung einschließlich Travelmanagement für alle Termine und Mandatstätigkeiten (5) Geschäftliche und private Korrespondenz Reden 4

5 Assistenz Vorstandssprecher Aufgaben Gremien Aufsichtsrat Vertreterversammlung Mitgliederversammlung Gesamtbeirat Regionale Beiräte Vertreterwahl Terminplan für alle Gremien => 6 x jährlich => 1 x jährlich => 1 x jährlich in jeweils sieben Geschäftsgebieten => 1 x jährlich im Frühjahr => 1 x jährlich in jeweils elf Geschäftsgebieten im Herbst => alle vier Jahre => jährlich im Herbst 5

6 Assistenz Vorstandssprecher Aufgaben Führungskräfte und Mitarbeiter Geschäftsleiterrunden Managementkonferenz Halbjahresinformation => wöchentlich TN: Alle Bereichsleiter => 4 x im Jahr TN: Alle Bereichs- u. Teamleiter => 2 x im Jahr TN: Alle Mitarbeiter 6

7 Assistenz Vorstandssprecher Aufgaben Termine und Telefon Vorstandssprecher Vor- und Nachbereitung einschließlich Travelmanagement für alle Termine und Mandatstätigkeiten (5) Sekretariat Geschäftliche und private Korrespondenz Reden 7

8 Konkretisierung der Aufgaben Gremien Tagesordnung festlegen => Abstimmung mit Vorstand und Aufsichtsrat Einladung und Unterlagen Aufsichtsrat Gesamtbeirat Regionale Beiräte Vertreterversammlung Mitgliederversammlung Protokoll Präsentation 8

9 Konkretisierung der Aufgaben Führungskräfte und Mitarbeiter Tagesordnungspunkte sammeln und zusammenstellen Abstimmung mit Vorstand Einladung und Unterlagen Kommunikation Geschäftsleitersitzungen Managementkonferenz Halbjahresinformation Protokoll (teilweise Erstellung und Verteilung über Mitarbeiterinformationssystem) Zusammenstellen der Präsentationen 9

10 Konkretisierung der Aufgaben Sekretariat Gremiensitzungen Kundenbesuche Mandatstätigkeiten Jour-fixe mit Bereichsleitern Vorstandsrunden Hausinterne Veranstaltungen Repräsentative Termine Reiseorganisation Korrespondenz Ablage Termine Mandate Reden Korrespondenz Vertreterversammlung Mitgliederversammlung Begrüßungen für Veranstaltungen Glückwünsche Kondolenz Private Korrespondenz Informationen 10

11 Interne Kommunikation Marketing Termine Geschäftsleiterrunden Führungskräfteveranstaltungen Veranstaltungsorganisation Mailings Vorstandssekretariat Bereichsleiter Vorstand Vorstandsekretariat 11

12 Interne Kommunikation Marktbereichsleiter Regionale Beiräte Repräsentationstermine in den Märkten Vorstandssekretariat Firmenkundenberater Termine Kreditengagements Glückwünsche und Geschenke Vorstand Vorstandsekretariat 12

13 Weitere Kommunikation Caterering- Unternehmen Hotels Veranstaltungen Organisation und Preisverhandlung Vorstandssekretariat Kunden Termine Beschwerden Besucher Vorstand Vorstandsekretariat 13

14 Bereichsübergreifende Aufgaben Projektarbeiten Mitwirkung im Redaktionsteam der Mitarbeiterzeitung Mitglied im Arbeitskreis Mitgliederversammlung Mitglied des Projektteams Gesundheitsmanagement 14

15 Die Person Daten zu meiner Person und ein kurzer Werdegang: Name: Alter: Familienstand: Werdegang: 47 Jahre verheiratet, 3 Kinder (18, 16 und 13 Jahre) 1984, Ausbildung Volksbank Kundenberatung Kundenberatung (halbtags) Teilzeit (20 Stunden im Monat) => Rechnungswesen und Sekretariat 2001 Wiedereinstieg Vollzeit im Sekretariat 2003 Fusion mit der Volksbank => Vorstandssekretariat 2008 bis heute Assistenz Vorstandssprecher 15

16 Die Person Das Besondere an meiner Arbeit Es macht Spaß eigenverantwortlich zu arbeiten Kontakt zu vielen Menschen, Kunden wie Kollegen, zu haben in einem innovativen und nachhaltig orientierten Betrieb beschäftigt zu sein und interessante Prozesse zu begleiten viele Neuerungen aus erster Hand zu erfahren und bei der Umsetzung unterstützend mitzuwirken sich täglich immer wieder neuen, nicht vorhersehbaren Herausforderungen zu stellen. Dadurch wächst einerseits die Fachkompetenz und andererseits wächst man als Mensch 16

17 Es sind nicht die ganz großen Freuden, die am meisten zählen. Es kommt darauf an, aus den kleinen viel zu machen Lil Dagover 17

18 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Ich versichere durch meine Unterschrift, dass ich vorstehende Präsentation selbständig und ohne fremde Hilfe angefertigt und alle Stellen, die ich wörtlich oder annähernd wörtlich aus Veröffentlichungen entnommen habe, als solche kenntlich gemacht habe. Datum, 29. April