BENUTZERHANDBUCH FÜR REDAKTEURE. Aktuell zur Version 4.2. erstellt von. Dipl.-Inf. (FH) Thorsten Höke

Transkript

1 BENUTZERHANDBUCH FÜR REDAKTEURE Aktuell zur Version 4.2 erstellt von Dipl.-Inf. (FH) Thorsten Höke

2 ÜBERSICHT 1. EINFÜHRUNG Content Management Systeme Vorteile eines CMS 3 2. BENUTZEROBERFLÄCHE Log-In Startbildschirm Arbeitsbereich Modulbereiche Navigationsansicht 8 3. SEITEN Neue Seite anlegen Seitenassistent Seiteneigenschaften Metadaten für Suchmaschinen Kopfgrafiken Terminierung KONTEXTMENÜ Seiten verschieben SEITENINHALTE Allgemeine Optionen Text Editor Link einfügen Tabelle einfügen Text mit Bild Bilder einfügen Nur Bilder Aufzählung Dateiverweise Multimedia Sitemap DATEIVERWALTUNG BENUTZEREINSTELLUNGEN 27

3 TYPO3 Benutzerhandbuch Seite 3 1. EINFÜHRUNG TYPO3 ist ein lizenzfreies kostenloses Content-Management-System (CMS) für Internet- und Intranetauftritte. TYPO3 wurde 1997 vom Dänen Kasper Skårhøj entwickelt und wird mit der Unterstützung einer großen Entwicklergemeinschaft ständig weiterentwickelt. 1.1 CONTENT MANAGEMENT SYSTEME Content-Management-Systeme zeichnen sich dadurch aus, dass sie den Inhalt, die Struktur und das Layout voneinander trennen. Das hat für die Redakteure den Vorteil, dass sie sich ganz auf die Pflege und Aktualisierung von Seiteninhalten konzentrieren können, ohne sich um das Layout, die Einbindung ihrer Seite oder andere technische Aspekte kümmern zu müssen. Der Inhalt (Content), der aus Texten, Bildern und anderen Dokumenten bestehen kann, durchläuft hierbei einen definierten Arbeitsablauf (Workflow) von der Erstellung über die Veröffentlichung bis hin zur Archivierung bzw. Löschung. 1.2 VORTEILE EINES CMS Die Inhalte des Internetauftritts können von den jeweils zuständigen Personen der Abteilung über einen Web-Browser selbständig erstellt und gepflegt werden. Der Umgang mit dem System TYPO3 ist schnell zu erlernen und man benötigt kein besonderes technisches Know-how oder Programmierkenntnisse zu besitzen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Für Redakteure wird das Anlegen neuer Seiteninhalte und die Aktualisierung bestehender Internetseiten erleichtert. Für die Besucher der Seiten erhöht sich das Surfvergnügen durch aktuelle Inhalte, die außerdem noch leichter zu finden sind.

4 TYPO3 Benutzerhandbuch Seite 4 2. BENUTZEROBERFLÄCHE Jeder Benutzer (Redakteur) besitzt einen individuellen Zugang zum System, damit er nur in dem für ihn bestimmten Bereich arbeiten kann. 2.1 LOG-IN Zum Anlegen neuer Seiten oder zum Bearbeiten der Seiteninhalte müssen Sie sich im Backend anmelden. Geben Sie hierzu in Ihren Webbrowser die Internetadresse gefolgt von /typo3 ein, also beispielsweise Es erscheint dann eine Seite mit folgendem Dialogfeld: Geben Sie bitte hier Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein und klicken Sie anschließend auf den Button Log In.

5 TYPO3 Benutzerhandbuch Seite STARTBILDSCHIRM Nach der erfolgreichen Anmeldung sehen Sie eine Übersicht und eine kurze Beschreibung der vorhandenen Module des Systems.

6 TYPO3 Benutzerhandbuch Seite ARBEITSBEREICH Klicken Sie nun in der Modulleiste (1) unter dem Menüpunkt Web auf den Eintrag Seite. Sie erhalten dann die Navigationsansicht (2). Wenn Sie aus dem Menübaum eine Seite auswählen, erhalten Sie die zusätzliche Detailansicht (3). (1) Modulleiste In der Modulleiste können Sie Ihr gewünschtes Arbeitsmodul auswählen: Was wollen Sie tun? (2) Navigationsansicht In der Navigationsansicht wird die komplette Seitenstruktur baumartig visualisiert. In gewohnter Art und Weise können Sie durch die einzelnen Web-Seiten und Strukturen navigieren: Welche Web-Page oder Datei wollen Sie bearbeiten? (3) Detailansicht Die Detailansicht (auch Datenansicht) stellt die eigentliche Arbeitsfläche für den Nutzer dar. In diesem Bereich werden die Details zu den in der Navigationsansicht ausgewählten Elementen angezeigt. Hier wird gearbeitet! (4) Benutzerfunktionen Hier können Benutzerdaten und Passwort geändert werden. Außerdem befinden sich dort eine Suche und der Logout-Button, den Sie immer dann verwenden sollten, wenn Sie Ihre Arbeitssitzung beendet haben.

7 TYPO3 Benutzerhandbuch Seite MODULBEREICHE TYPO3 beinhaltet verschiedene Module zur Verwaltung und Bearbeitung des Internet-Auftritts. Folgende Modulbereiche stehen Ihnen als Redakteur zur Verfügung: Modulbereich Web Der Modulbereich Web wird für Sie als Redakteur der am häufigsten verwendete sein. Hier finden Sie die wichtigsten Menüpunkte zur Pflege der Inhalte. Seite: Hier können Seiten angelegt werden und Inhaltselemente eingeben und bearbeitet werden. Anzeige: Hier können Sie die Seiten anzeigen lassen. Liste: Hier können Sie mehrere Seiten oder Inhaltselemente bearbeiten, kopieren oder löschen. Modulbereich Datei Der Modulbereich Dateien liefert Ihnen die Übersicht von den Ihnen verwendeten Ressourcen. Beim Menüpunkt Dateiliste können Sie Dateien wie zum Beispiel Bilder oder PDF-Dateien selber hochladen und diese auch organisieren. Modulbereich Benutzer Im Modulbereich Benutzer kann jeder Redakteur individuelle Einstellungen zu seinem Account und seiner persönlichen Oberfläche vornehmen. Modulbereich Hilfe Der Modulbereich Hilfe beinhaltet eine Sammlung nützlicher Tipps und kleiner Beispiele sowie Informationen über TYPO3.

8 TYPO3 Benutzerhandbuch Seite NAVIGATIONSANSICHT Hier erhalten Sie einen kurzen Überblick über den Seitenbaum und das Kontextmenü. Die Navigationsansicht steht Ihnen für alle Module des Modulbereichs Web (Seite, Anzeigen, Liste) zur Verfügung. Die Navigationsliste stellt die Struktur Ihrer Web-Site baumartig dar. Jeder Benutzer sieht hier nur den Seitenbaum bzw. die Seitenbäume, für die er eine Zugriffsberechtigung hat. Auf diese Seiten und Inhalte haben Sie vollen Zugriff zur Bearbeitung. Einzelne Ebenen können: eingeblendet oder ausgeblendet werden Mit wird Ihre Ansicht aktualisiert

9 TYPO3 Benutzerhandbuch Seite 9 3. SEITEN In diesem Kapitel erfahren Sie, wie neue Seiten angelegt und Seiteneigenschaften bearbeitet werden können. Einzelne Seiten können auch ein- und ausgeblendet werden, solange der Redakteur beispielsweise die Bearbeitung der Seite noch nicht abgeschlossen hat. Das Löschen der Seiten kann aus Sicherheitsgründen nur der Administrator vornehmen. 3.1 NEUE SEITE ANLEGEN Im Modulbereich Web wählen Sie den Menüpunkt Seite (1) aus. Danach wählen Sie im Seitenbaum den Menüpunkt aus, bei dem Sie eine neue Seite hinzufügen möchten und klicken dann auf das Blatt-Symbol (2), um eine neue Seite hinzuzufügen.

10 TYPO3 Benutzerhandbuch Seite SEITENASSISTENT In der nächsten Ansicht öffnet sich eine neue Oberfläche. Hier können Sie die genaue Position Ihrer Neuen Seite (3) definieren. Das Symbol zeigt an, an welche Position Sie die Seite neu angelegt werden soll. Wenn der Pfeil des Symbols nach rechts eingerückt ist, wird die neue Seite als Unterseite der darüber liegenden Seite angelegt.

11 TYPO3 Benutzerhandbuch Seite SEITENEIGENSCHAFTEN Nun sehen Sie die Seiteneigenschaften der neu zu gestaltenden Seite. (1) Hierbei handelt es sich um den Seitentyp, bei Standard handelt es sich um eine Seite mit Inhalten. Alternativ können Sie auch Shortcut oder Externe URL auswählen, wenn Sie entweder eine interne Verknüpfung zu einer anderen Seite des Internetauftritts oder zu einer externen Internetadresse (URL) setzen wollen. (2) Hier können Sie entscheiden, ob die neu zu erstellende Seite versteckt werden soll. Diese Funktion ist für den Redakteur hilfreich, damit die Seite erst mit Inhalten gefüllt und erst nach Beendigung der Eingaben für die Nutzer freigeben werden kann. (3) Hier wird der Seitentitel definiert, der auch in der Navigationsleiste angezeigt wird. (Bitte beachten Sie, dass die Überschrift nicht zu lang ist) (4) Nachdem Sie alle Eingaben getätigt haben, speichern Sie diese bitte ab, indem Sie auf das Diskettensymbol klicken. Sie können sich gleichzeitig die neue Seite anzeigen lassen (Diskette mit Lupe) oder das Fenster verlassen (Diskette mit X).

12 TYPO3 Benutzerhandbuch Seite METADATEN FÜR SUCHMASCHINEN Unter dem Reiter Metadaten können Sie weitere Angaben zur Seite hinterlegen. Die Stichworte (1) und Beschreibung (2) sind entscheidend, damit die Seite auch von Suchmaschinen erfasst wird. Wählen Sie relevante Begriffe und auch Kombinationen von Stichwörtern. 3.5 KOPFGRAFIKEN (NUR BEI EINIGEN WEBSITES) Unter Ressourcen können Dateien eingebunden werden, die in die Seite geladen werden, beispielsweise eine Kopfgrafik. Klicken Sie hierzu auf das Ordnersymbol (1) und wählen Sie eine Bilddatei aus. Sie können unter Durchsuchen (2) auch direkt eine Grafik von Ihrem Rechner einbinden.

13 TYPO3 Benutzerhandbuch Seite TERMINIERUNG Unter dem Punkt Zugriff kann eingestellt werden, für wen die Seite sichtbar ist. Es kann auch ein Start- und ein Stopp-Datum für jede Seite eingestellt werden. Diese Möglichkeit ist für zeitlich begrenzte Aktionsseiten sehr hilfreich. Durch die Eingabe d wird das aktuelle Datum eingetragen und kann durch Addition entsprechend erhöht werden.

14 TYPO3 Benutzerhandbuch Seite KONTEXTMENÜ Mit dem linken Mausklick (nicht rechter Mausklick) auf das Blatt-Symbol vor dem Menüpunkt im Seitenbaum erscheint das Kontextmenü. Hier finden Sie zusätzlich weitere nützliche Befehle, wie beispielsweise das Kopieren, Verbergen oder Löschen einzelner Seiten. 4.1 SEITEN VERSCHIEBEN Die Seiten lassen sich aber auch per Drag&Drop verschieben oder kopieren. Ziehen Sie hier einfach mit gedrückter linker Maustaste das Blattsymbol an eine andere Stelle. Wenn Sie die Taste wieder loslassen, öffnen sich ein Kontextmenü, in dem Sie auswählen können, ob die Seite unter oder hinter die ausgewählte Stelle kopiert oder verschoben werden soll.

15 TYPO3 Benutzerhandbuch Seite SEITENINHALTE Nachdem Sie die Seite angelegt haben, erscheint diese im Seitenbaum. Anschließend klicken Sie bitte im Menübaum auf den Titel der Seite (1). Nun erhalten Sie das Editierfenster. Hier klicken Sie bitte im Bereich NORMAL auf Seiteninhalte anlegen (2) oder auf das Symbol. Als nächstes erscheint der folgende Bildschirm, bei dem Sie entscheiden können, welchen Seiteninhalt Sie anlegen möchten:

16 TYPO3 Benutzerhandbuch Seite 16 Die einzelnen Inhaltstypen werden auf den nächsten Seiten genauer vorgestellt. Hier eine kurze Übersicht über die häufigsten verwendeten Punkte: Normaler Text Ein normales Textelement mit Überschrift und Fließtext. Text mit Bild Eine beliebige Anzahl von Bildern mit umfließendem Text. Nur Bilder Eine beliebige Anzahl von in Zeilen und Spalten angeordneten Bildern mit Beschriftung. Dateiverweise Erzeugt eine Liste mit Dateien zum Herunterladen. Es können auch komplette Verzeichnisse aufgelesen werden. Multimedia Fügt ein Medienelement ein (z.b. Flash-Animation, Audiodatei, Video). Sitemap Erzeugt eine Seitenübersicht (Sitemap) aller Unterseiten oder einzelner Teilbereiche. Mail-Formular Ein -Formular, mit dem Besucher mit Ihnen Kontakt aufnehmen können. Hier können alle Eingabefelder frei definiert werden.

17 TYPO3 Benutzerhandbuch Seite ALLGEMEINE OPTIONEN Als erste Ansicht erscheint das folgende Fenster, in dem Sie Optionen für das Inhaltselement festlegen können. (1) Unter dem Reiter Text finden Sie den Rich Text Editor, mit dem Sie Ihren Text erstellen und anschließend formatieren können. (2) Hier sehen Sie den Inhaltstyp, den Sie nachträglich noch ändern können. (3) Hier können Sie einen Rahmen oder eine Trennlinie wählen, der um den Inhalt gelegt werden soll. (4) Hier können Sie eine Überschrift eingeben, die dann entsprechend auf der Seite angezeigt wird. (5) Speichern Sie alle Änderungen ab, indem Sie auf eines der Diskettensymbole klicken. Sie können sich dabei auch die Seite anzeigen lassen (Diskette mit Lupe) oder das Fenster verlassen (Diskette mit X).

18 TYPO3 Benutzerhandbuch Seite TEXT EDITOR Mit dem Rich Text Editor (RTE) können Sie Ihren Text eingeben und formatieren, wie Sie es von einer Textverarbeitungssoftware gewohnt sind. Markieren Sie hierzu die entsprechende Textpassage und klicken Sie dann auf B (Bold) um den Text fett oder I (Italic) kursiv darzustellen. Sie können aber auch Punktelisten und Tabellen einfügen. Bevor Sie einen Text aus einer anderen Anwendung oder einer Internetseite in den Editor kopieren, empfehlen wir diesen zunächst in einen reinen Texteditor zu kopieren und anschließend erst einzufügen. Dadurch werden alle Formatierungen und HTML-Sonderzeichen aus dem Text entfernt. Bitte speichern Sie alle Änderungen ab, indem Sie auf eines der Diskettensymbole am Kopf der Seite klicken.

19 TYPO3 Benutzerhandbuch Seite Link einfügen Sie möchten im Text einen Link einfügen. Als erstes markieren Sie die Passage (1), der verlinkt werden soll und klicken dann auf das Symbol der Weltkugel (2). Es öffnet sich nun ein neues Fenster mit folgenden Auswahlmöglichkeiten: Seite - Hier haben Sie die Möglichkeit auf eine interne Seite zu verlinken. Datei - Hier haben Sie die Möglichkeit auf eine Datei zu verlinken. Falls die gewünschte Datei nicht vorhanden ist, müssen Sie vorher die Dateien hochladen. Externe URL - Hier haben Sie die Möglichkeit auf eine externe Seite zu verlinken. Tragen Sie die Internetadresse ein und klicken Sie dann auf den Button Link setzen.

20 TYPO3 Benutzerhandbuch Seite Tabelle einfügen Sie möchten in einem Text eine Tabelle einfügen. Nachdem Sie die gewünschte Stelle im Editor markiert haben, gehen Sie auf das Tabellen-Symbol (1). Nun öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie die gewünschten Zeilen- und Spaltenanzahl (2) angeben können. Klicken Sie anschließend auf OK, um das Fenster zu schließen und die Tabelle zu erzeugen. Nachdem Sie die Tabelle eingefügt haben, erscheint in Ihrem Editor eine weitere Symbolleiste, in der nun weitere Tabellenoperationen zur Verfügung stehen.

21 TYPO3 Benutzerhandbuch Seite TEXT MIT BILD Beim Inhaltselement Text mit Bild finden Sie zusätzlich den Reiter Medien mit weiteren Eingabefeldern. (1) Klicken Sie auf das Ordnersymbol, um Bilder einzufügen. (2) Hier können Sie die Positionierung des Bildes auswählen. (3) Geben Sie die Bildgröße ein, falls das Bild verkleinert werden soll. (4) Hier kann das Bild verlinkt oder durch Klick vergrößert werden. (5) Hier können Sie einen Untertext zu dem Bild schreiben.

22 TYPO3 Benutzerhandbuch Seite Bilder einfügen Wenn Sie auf das Ordnersymbol geklickt haben, öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie bereits hochgeladene Bilder auswählen können. Fügen Sie ein Bild ein, indem Sie auf den Dateinamen oder auf das Plussymbol (1) klicken, wenn Sie mehrere Bilder einfügen wollen. Hier können Sie auch neue Bilder hinzufügen, indem Sie zunächst auf Durchsuchen (2) klicken und die Dateien auf Ihren Rechner auswählen. Nach dem Hochladen erscheinen die Bilder ebenfalls in der Dateiliste. Wie Sie Ordner anlegen und Dateien verwalten können, wird im folgenden Kapitel beschrieben. Bitte speichern Sie alle Änderungen ab, indem Sie auf eines der Diskettensymbole am Kopf der Seite klicken.

23 TYPO3 Benutzerhandbuch Seite NUR BILDER Bei Nur Bilder können Sie eine Photogalerie erstellen. Das Vorgehen ist dasselbe wie bei Text mit Bild, außer dass Sie keinen Inhaltstext eingeben können. 5.5 AUFZÄHLUNG Bei der Aufzählung können Sie im Feld Layout die Ansicht der Aufzählungszeichen (Punkt, Ring, Quadrat, Nummeriert) definieren. Im Text schreiben Sie dann die Punkte untereinander. Das System generiert daraus automatisch eine Aufzählungsliste. 5.6 DATEIVERWEISE Hier haben Sie die Möglichkeit mehrere Dateien automatisch als Liste zu generieren. Dies ist dann vorteilhaft, wenn man dem Nutzer eine Auflistung von Dateien zur Verfügung stellen möchte. Klicken Sie in der Dateiliste auf das Ordnersymbol und wählen Sie die Dateien aus. Nach dem Speichern wird dann eine Dateiliste erstellt.

24 TYPO3 Benutzerhandbuch Seite MULTIMEDIA Hier können Sie Mediendateien, wie beispielsweise eine Audio- oder Videodatei in die Seite einbinden. Auch hier wählen Sie die Datei über das Ordnersymbol aus. 5.8 SITEMAP Hier können Sie eine Sitemap vom aktuellen Internetauftritt anlegen. Dabei werden alle Seiten und Unterseiten in einer Baumstruktur ausgegeben. Es ist auch möglich einzelne Unterbereiche auszuwählen, indem Sie einen Ausgangspunkt festlegen oder alle Inhaltselemente der aktuellen Seite auszugeben.

25 TYPO3 Benutzerhandbuch Seite DATEIVERWALTUNG Wenn Sie Ihre Dateien und Bilder verwalten oder neue Ordner anlegen wollen, dann klicken Sie auf dem Punkt Dateiliste im linken Menü. Klicken Sie auf den Dateinamen des Ordners (1), um eine Übersicht der Dateien zu erhalten. Bei Grafiken können auch kleine Vorschaubilder (2) angezeigt werden. Bei Datei-Upload (3) werden die Bilder / Dateien sofort in den Ordern abgelegt. Hierbei haben Sie die Möglichkeit nicht nur ein Bild / eine Datei hochzuladen, sondern bis zu 10 Dateien gleichzeitig. Mit dem Punkt durchsuchen wird die lokale Dateiverwaltung geöffnet, in der Sie Dateien auswählen können.

26 TYPO3 Benutzerhandbuch Seite 26 Wenn Sie den Punkt Neu (4) auswählen, haben Sie die Möglichkeit einen Unterordner zu erstellen, in den Sie dann die Bilder / Dateien hochladen können. Es können auch neue Textdokumente erzeugt werden.

27 TYPO3 Benutzerhandbuch Seite BENUTZEREINSTELLUNGEN Unter dem Menüpunkt Einstellungen können Sie Ihr Passwort verändern und weitere Einstellungen vornehmen. Auch die Auswahl einer anderen Backend- Sprache ist hier möglich.