InfoSMS Bedienungsanleitung

Transkript

1 InfoSMS Bedienungsanleitung 1 Anmelden zum Testbetrieb Wenn Sie schon eine Zugangsberechtigung haben, lesen Sie bitte im Abschnitt 2 weiter. Wenn Sie noch keine Zugangsberechtigung haben können Sie einen Testzugang leicht selbst einrichten. Gehen Sie zu und füllen Sie die leeren Felder aus: Klicken Sie auf Senden. Wenn die Anmeldung erfolgreich war, sehen Sie zur Kontrolle noch einmal Ihre Daten: Klicken Sie auf Fenster schließen. Seite 1/16

2 Inzwischen sollten Sie an die angegebene -Adresse eine Mitteilung bekommen haben: Klicken Sie auf den in der angegebenen Link oder kopieren Sie den ganzen Link in die Adresszeile Ihres Browsers. Als Bestätigung erhalten Sie: Wenn Sie auf Zur Startseite klicken, kommen Sie sofort zur Anmeldeseite von InfoSMS. Ihr Benutzername (Ihre -Adresse) ist schon ausgefüllt. Adresse: Seite 2/16

3 2 Anmelden Bitte die leeren Felder ausfüllen. Klicken Sie auf Anmelden. Es gibt Haupttexte und Zusatztexte, ferner unveränderliche Texte, Lückentexte, individuelle Texte und kombinierte Texte 3 Senden unveränderlicher Texte an mehrere Empfänger 3.1 Haupttext wählen Seite 3/16

4 Die wichtigste Funktion auf dieser Seite ist die Auswahl der zu sendenden Texte. Die Texte sind in Gruppen zusammen gefasst. In der Spalte ganz links sind noch andere Aufgaben aufgezählt. Je nach Ihrer Berechtigungsstufe finden Sie dort verschiedene Einträge. Rechts oben steht Testbetrieb. Sie können alles nach Herzenslust ausprobieren es werden nur s an Ihre eigene Adresse verschickt. Erst mit Ihrem freigeschalteten Zugang versenden Sie echte SMS und s an die Adressaten. Erstes Beispiel: An die Eltern von Pavel Cerny der Text Pavel Cerny ist durch besondere Hilfsbereitschaft aufgefallen übermittelt werden; ebenso an die Eltern von Christoph Columbus der Text Christoph Columbus ist durch besondere Hilfsbereitschaft aufgefallen und an den Onkel von Perry Hotter der Text Perry Hotter ist durch besondere Hilfsbereitschaft aufgefallen. So wird's gemacht: Klicken Sie zuerst auf die Textgruppe Lob,Tadel. Wählen Sie den Text Max Muster ist durch besondere Hilfsbereitschaft aufgefallen. Natürlich wird Max Muster durch die richtigen Namen, also durch Pavel Cerny, Christoph Columbus und Perry Hotter, ersetzt. Sie können den Text auch unter Alle Texte suchen. Sobald Sie eine Textgruppe ausgewählt haben, werden Ihnen die Haupttexte angeboten. Wählen Sie den Text aus. Seite 4/16

5 3.2 Zusatztext wählen Mit den Zusatztexten können Sie um weitere Reaktionen der Empfänger bitte, ja sogar eine Empfangsbestätigung per SMS verlangen. Eine derartige Empfangsbestätigung erscheint dann auch im Bericht, siehe Abschnitt 3.7. Da InfoSMS ja genaue Berichte darüber liefert, wann eine SMS am Handy des Empfängers angekommen ist, ist diese Bestätigung meist nicht notwendig. Weitere Zusatztexte enthalten die Bitte um einen Rückruf. Dabei wird eine Telefonnummer eingeblendet, die mit den Daten des Benutzers gespeichert wird. Bei Testzugängen wird die angegebene Handynummer angezeigt. Gewählter Haupttext und gewählter Zusatztext erscheinen unter Punkt 4 im letzten Abschnitt der Webseite. Wenn Sie mit Ihrer Wahl zufrieden sind, klicken Sie auf Weiter. Übrigens... InfoSMS-Texte gibt es derzeit auf Deutsch, Englisch, Finnisch, Französisch, Italienisch, Schwedisch, Slowenisch, Spanisch, Tschechisch, Türkisch, Ungarisch. Mit InfoSMS können auch Texte verschickt werden, die Zeichen aus anderen Alphabeten (z.b. krillisch, japanisch) enthalten. Allerdings muss das Mobiltelefon in der Lage sein, diese Zeichen darzustellen. Seite 5/16

6 3.3 Empfänger wählen Das ist die zweite wichtige Seite. Kontrollieren Sie noch einmal Ihren Text. Falls Sie an mehr als eine Klasse oder Gruppe Aussendungen machen dürfen, müssen Sie unter Punkt 2 die Gruppe oder Klasse wählen. Wenn nicht, wählen Sie gleich die Empfänger. In unserem Beispiel: Pavel Cerny, Christoph Columbus und Perry Hotter. Kontrollieren Sie noch einmal Ihre Wahl und klicken Sie auf Senden. Bei der Anlage der Adressen wird eingestellt, in welcher Sprache die Mitteilungen übermittelt werden sollen. Hier werden die Texte betreffend Pavel Cerny in tschechischer, die über Christoph Columbus in spanischer und die über Perry Hotter in englischer Sprache geschickt. 3.4 Der erste Bericht über den Versand Sie erhalten sofort einen Bericht über die zum Versenden vorbereiteten Mitteilungen. Da hier der Testbetrieb gezeigt wird, wird die SMS an den ersten ausgewählten Empfänger durch eine Abbildung am Bildschirm simuliert. Alle weiteren Mitteilungen werden (im Testbetrieb an die -Adresse des Benutzers, in unserem Beispiel an Frau Susanne Sobotka) per verschickt. Die Mitteilungen sind für jeden Empfänger fortlaufend nummeriert. Damit sollte das Fehlen einer Mitteilung rasch auffallen. Beim Testbetrieb folgt der Hinweis Diese Mitteilung wird nicht per SMS verschickt. Seite 6/16

7 Wenn Sie wollen, können Sie den Text jetzt gleich noch einmal an andere Empfänger (zum Beispiel einer anderen Klasse) versenden. Damit Sie nicht vergessen, wer den Text schon bekommen hat, wird links unten eine Empfängerliste angezeigt. Seite 7/16

8 3.5 SMS an die Empfänger Da es hier um den Testbetrieb geht, klicken Sie nun auf Simulation der Handy-Anzeige. So sieht es in unserem Beispiel aus: 3.6 an die Empfänger Jeder Empfänger bekommt nicht nur eine SMS, sondern auch eine . Bei mehrsprachigen Texten wird zuerst der Text auf Deutsch und dann in der gewählten Fremdsprache angezeigt. Ferner finden Sie in der des Namen des Absenders. Wieder folgt beim Testbetrieb der Hinweis Diese Mitteilung wird nicht per SMS verschickt. Seite 8/16

9 3.7 Bericht an den Absender Für den Absender werden alle Aktivitäten eines Tages in einem übersichtlichen Bericht zusammen gefasst und als pdf-datei per übermittelt. Im Testbetrieb folgt dieser Bericht innerhalb weniger Minuten, beim echten Einsatz einmal pro Tag um 03:00 Uhr in der Früh. Wenn Sie diese Berichte ausdrucken, haben Sie eine lückenlose Dokumentation Ihrer Mitteilungen an die Eltern samt Nachweis der Zustellung! Mehr zum Thema InfoSMS und die aktuelles Version dieser Anleitung finden Sie unter Seite 9/16

10 4 Texte mit Ergänzungen (Lückentexte) Viele Texte enthalten die Angabe als Hinweis darauf, dass noch Textteile zu ergänzen sind. Zweites Beispiel: Kara Mustafa, Jesse James und Alexis Sorbas haben in Englisch eine negative Note bekommen. So wird s gemacht: In der Textgruppe Beurteilungen findet sich die Zeile Max Muster hat im Gegenstand eine negative Note erhalten. Klicken Sie diesen Text an... und ergänzen Sie unter Punkt 4 den Gegenstand Englisch. Weiter zur Auswahl der Empfänger Seite 10/16

11 Noch einmal Ihr gewählter Text (mit Ergänzung) zur Kontrolle. Empfänger auswählen und Senden anklicken. Und so sieht der Bericht aus: Seite 11/16

12 5 Individuelle Texte In den bisherigen Beispielen wurden gleiche Texte an alle Empfänger geschickt. Aber wie können beispielsweise die einzelnen Ergebnisse von Tests oder Prüfungen übertragen werden? Drittes Beispiel: Christoph Columbus hat seine Hausübung im Gegenstand Spanisch nicht gebracht, Jesse James die in Englisch. So wird's gemacht: Gewählt wird in der Gruppe Lob,Tadel der Text 1088 Max Muster hat die Hausübung aus nicht gebracht. Da für jeden Empfänger ein anderer Gegenstand gilt, bleibt das Feld im Abschnitt 4 leer. Wenn es mehrere leere Felder gibt, können alles bis auf eines ausgefüllt werden. Mehr dazu im Abschnitt 6. Hinweis: es darf immer nur maximal 1 Feld frei bleiben! Seite 12/16

13 Auf der Seite Empfänger wählen wird anstelle des leeren Feldes??? angezeigt. Die Kästchen zum Ankreuzen sind durch breitere Eingabefelder ersetzt. Bei Christoph Columbus wird der Text Spanisch und bei Jesse James Englisch eingesetzt. Bleibt ein Kästchen leer, wird an diesen Empfänger auch nichts geschickt. Warum ist bei Alexiou Kazantsakis das Auswahlkästchen grau? Weil der Empfänger entschieden hat, nur die wichtigsten Mitteilungen zu bekommen. Und diese Noteninformation ist zwar ein gutes Service der Schule, aber keine gesetzlich vorgeschriebene Pflicht. Seite 13/16

14 6 Texte mit Ergänzungen und individuellen Texten Im vierten Beispiel wird gezeigt, wie Lückentexte und individuelle Texte kombiniert werden können. Viertes Beispiel: Für einzelne Schüler soll deren Englisch-Note gesendet werden. So wird's gemacht: Gewählt wird der Text 1044 Max Muster hat im Gegenstand die Note bekommen. Englisch wird auf Seite Texte wählen eingetragen. Die einzelnen Noten folgen auf der Seite Empfänger wählen. Seite 14/16

15 Wichtig: im Text 1044 sind zwei "Lücken" vorgesehen: Die erste Lücke wird auf der Seite Texte wählen für alle Empfänger gleich ausgefüllt. Die verbleibende Lücke wird auf der Seite "Empfänger wählen" für jenen Empfänger einzeln ausgefüllt. Allgemein: nach dem Ausfüllen der Seite Texte wählen darf höchstens eine einzige Lücke offen bleiben. Hier ist das Ergebnis im Bericht: Und so sieht dann die an den Onkel von Perry Hotter aus: Seite 15/16

16 7 Weitere Einstellungen 7.1 Benutzerdaten anzeigen Auf der Seite Texte wählen kann der Punkt Benutzerdaten anzeigen gewählt werden: Die Teilnehmernummer, der Benutzername und andere Daten werden angezeigt: 7.2 Sendeeinstellungen ändern Gelegentlich kann es sinnvoll sein, eine Mitteilung nur per oder nur per SMS zu senden oder den Kreis der Empfänger einzuschränken. Ebenso kann eine bestimmte Zeit für das Versenden an die 1. Handy-Nummer der Eltern eingestellt werden. Auswahl über Sendeeinstellung ändern. Bitte bei der Zeitverzögerung genau auf das Format (yyyy-mm-dd hh:mm:ss) achten! Seite 16/16