Berufstätige, das die ist etwas. beifügen müssen. nutzen. wie möglich. 1. Fangen Sie so früh. vor dem. 3. Lesen. Sie in Ruhe. 4.

Transkript

1 Leitfaden für die Online-Bewerbung Liebe Bewerberin, lieber Bewerber, wir freuen uns über Ihr Interesse am Parlamentarischen Patenschafts-Programm (PPP) für junge Berufstätige, das die GIZ im Auftrag des Deutschen Bundestages durchführt. Einee Teilnahmee am PPP ist etwas Besonderes, daher ist es mit ein wenig Mühe verbunden, für einen der Plätze nominiert zu werden. Lassen Sie sich jedoch von den etwas umfangreicheren Unterlagen nicht abschrecken, denn: Gerade als junge/r Berufstätige/r lohnt es sich, sich für eine Teilnahme zu engagieren. Die Langzeitauswertung zeigt, dasss unsere ehemaligen Teilnehmer und Teilnehmerinnen sowohl bei kleinen und mittelständischen als auch großen internationalen Unternehmen gefragt sind. Fragen Sie doch hierzu auch unsere Ehemaligen unter Um Sie bei der Bewerbung zu unterstützen, haben wir diesen Leitfaden erstellt. Dieser wird Sie durch die einzelnen Menüpunkte der Online-Bewerbung führen und Antworten auf konkrete Fragen und Hintergrundinformationen geben. Darüber hinaus bekommen Sie S einen Überblick über den Bewerbungsablauf und über die Dokumente und Formulare, die Sie Ihrer Online-Bewerbung vor dem Ausfüllen der beifügen müssen. Daher empfehlen wir Ihnen dringend, diese Hinweise Bewerbungsunterlagen durchzulesen und als Ergänzung zu den online-hilfestellungen zu nutzen. Beachten Sie auch folgende allgemeine Bewerbungs-Tipps Ihrer Vorgänger, die sich in den letzten Jahren bewährt haben: 1. Fangen Sie so früh wie möglich an. 2. Bei der Zusammenstellung der Unterlagen hilft Ihnen unsere Checkliste. Bitte überprüfen Sie vor dem Abschicken die Vollständigkeit Ihrer Bewerbungsunterlagen anhand dieser Liste. 3. Lesen Sie in Ruhe die Programmbeschreibung und die Programm- und Finanzierungsbedingungen durch. Das mag Ihnen vielleicht etwas trocken erscheinen, aber viele Ihrer Fragen werden dadurch im Vorfeld beantwortet. Überprüfen Sie zuerst noch einmal, ob Sie alle Teilnahmevoraussetzungenn erfüllen. 4. Lesen Sie bitte auch unseree übrigen Informationen sorgfältig durch, bevor Sie sich auff einzelne Unterlagen stürzen. Wir geben Tipps und Hinweise, die das Ausfüllen erleichtern. 5. Fangen Sie mit den Unterlagenn an, bei denen Sie auf das Mitwirken anderer Leutee angewiesen sind, d.h. kontaktieren Sie Arzt, Ausbilder oder Berufsschullehrer. Erfahrungsgemäß muss hier ein wenig Zeit eingeplant werden. 6. Wie gut ist Ihr Englisch? Nicht so gut? Don t worry, die meisten unserer Bewerber und Bewerberinnen sind keine Englisch-Genies. Wenn Sie sichh sehr unsicher fühlen, ist es ratsam, sich für die in Englisch auszufüllenden Unterlagen Ratt zu holen und am besten zu überlegen, wie Sie Ihre Englischkenntnisse schon jetzt aufbessern können.. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis spätestens 30. September Mit freundlichen Grüßen Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH Theo Fuß Projektleiter Doreen Paapp Projektkoord inatorin 1

2 I. DIE ERSTEN SCHRITTE Anmeldung Nachdem wir die formalen Voraussetzungen für Ihre Teilnahme am Parlamentarischen Patenschaft- Programm für junge Berufstätige anhand Ihrer Bewerbungskarte geprüft haben, erhalten Sie von uns eine mit dem Link zur Online-Bewerbung. Um mit der Bewerbung beginnen zu können, beachten Sie bitte folgende Schritte: 1. Link zur Online-Bewerbung anklicken. 2. Passwort anfordern: Fordern Sie zunächst unter dem Menüpunkt Login Passwort vergessen Ihr Passwort an (nicht wundern, einfach machen!). Dieses wird Ihnen prompt per zugesendet. 3. Anmelden: Bitte melden Sie sich mit der Adresse an, die Sie in der Bewerbungskarte angegeben haben sowie mit dem Passwort, das Ihnen zugesandt wurde. (Hinweis: Eine vorherige Registrierung ist nicht notwendig!!) 4. Eingabe Ihres persönlichen Aktivierungscodes: Mit dem Aktivierungscode, den Sie mit dem Link zur Online-Bewerbung erhalten haben, müssen Sie sich zusätzlich beim ersten Aufruf identifizieren. 5. Datenschutzerklärung akzeptieren: Bitte lesen Sie die Datenschutzerklärung, um mehr darüber zu erfahren, wie wir Informationen online erheben, verwenden, weitergeben und schützen. Erst wenn Sie diese akzeptieren, können Sie an der Online-Bewerbung teilnehmen und mit dem Ausfüllen fortfahren. Das Passwort können Sie unter dem Menüpunkt Passwort ändern umbenennen. Mit Ihren persönlichen Zugangsdaten haben Sie während der Bewerbungsphase jederzeit Zugang zu Ihrer Online-Bewerbung, um Ihre Daten zu ergänzen und zu ändern. Tipp: Einen direkten Link zur Startseite der Online-Bewerbung des Parlamentarischen Patenschafts-Programms können Sie sich in der Rubrik PDF-Ausdruck/ an Ihre adresse senden lassen. Sicherheit Durch Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort sind Ihre persönlichen Daten vor fremdem Zugriff geschützt. Nur Sie selbst kennen Ihr Passwort, da es verschlüsselt gespeichert wird. Weitere Informationen zur Sicherheit finden Sie in der Datenschutzerklärung. II. BEWERBUNG AUSFÜLLEN Unser Bewerbungsformular umfasst folgende Rubriken: Startseite Login Personendaten Kontakt Notfalladresse Schulbildung Berufliche Ausbildung Derzeitige Tätigkeit Sonstige Berufserfahrungen Wehr- / Zivildienst u.ä. Sonstige Qualifikationen Sprachkenntnisse Auslandsaufenthalte Motivationsschreiben Information for your host family Dokumente Weitere Unterlagen Speichern / Absenden Passwort ändern PDF-Ausdruck / Bewerbung zurückziehen Logout 2

3 a) ALLGEMEINE HINWEISE ZUM AUSFÜLLEN DER BEWERBUNG Pflichtfelder: Füllen Sie die Eingabemasken bitte möglichst vollständig aus, mindestens jedoch die mit einem Sternchen (*) gekennzeichneten Pflichtfelder. Drop-Down-Menüs: An einigen Stellen können Sie aus einem Drop-Down-Menü ihren Eintrag auswählen. Wenn Ihr Eintrag in der Liste von uns noch nicht berücksichtigt wurde, entscheiden Sie sich bitte für einen der angegebenen Einträge, sofern dies ein Pflichtfeld ist. Weiter-Button : Sie haben die Möglichkeit, über den Button weiter durch die Seiten/das Bewerbungsformular zu gehen oder über die Navigationsleiste (Menü) direkt in die gewünschte Rubrik zu gelangen. Eingabe-Prüfung: Am Ende einer jeden Seite können Sie prüfen, ob Sie alle Pflichtfelder ausgefüllt haben. Bitte drücken Sie hierfür den Button Prüfen auf Eingabefehler. Ihnen wird in roter Schrift angezeigt, welche Felder von Ihnen noch ausgefüllt werden müssen. Erst wenn hier keine Fehlermeldungen erscheinen, sind Ihre Eingaben auf dieser Seite vollständig. Speichern: Sie können Ihre Online-Bewerbung jederzeit abspeichern und zu einem beliebigen Zeitpunkt fortsetzen. Damit Sie Ihre Daten erstmalig zwischenspeichern können, müssen Sie jedoch mindestens die farblich gekennzeichneten Felder unter dem Menüpunkt Personendaten eingetragen haben. Speichern Sie Ihre Eingaben immer unter dem Menüpunkt Speichern/Absenden. Sie werden automatisch auf die letzte Seite geleitet und können dort auf den Button Speichern klicken. Ihre bisherigen Eingaben werden dadurch gespeichert. Hinweis: Zum Zwischenspeichern müssen die Textfelder der letzten Seite noch nicht per Häkchen bestätigt werden. Aus Sicherheitsgründen wird das Portal automatisch geschlossen, wenn Sie die Dateneingaben länger als 20 Minuten unterbrechen. Bis dahin eingegebene Daten gehen dann verloren! Für die Wiedereinwahl müssen Sie den Link zur Online-Bewerbung neu aufrufen. Absenden: Ihre Online-Bewerbung kann erst abgeschickt werden, wenn Sie alle Pflichteingaben eingetragen und alle Häkchen gesetzt haben. Dann wird der Button Speichern zu Absenden. Bitte beachten Sie, dass Sie nach dem Absenden Ihrer Online-Bewerbung keine weiteren Änderungen mehr vornehmen können. Bewerbung überprüfen: Sie haben zu jedem Zeitpunkt die Übersicht über alle von Ihnen gemachten Angaben. Unter dem Menüpunkt PDF-Ausdruck/ haben Sie die Möglichkeit, ein PDF- Dokument vom aktuellen Stand Ihrer Bewerbung zu erstellen. Dieses PDF-Dokument können Sie auf Ihrem Rechner abspeichern oder sich per zusenden lassen. Bewerbung zurückziehen: Unter dem Menüpunkt Bewerbung zurückziehen haben Sie jederzeit auch die Möglichkeit, Ihre Online-Bewerbung zurückzuziehen. b) SPEZIELLE HINWEISE ZUM AUSFÜLLEN FOLGENDER MENÜPUNKTE Menüpunkt Kontakt Bitte geben Sie unter dem Menüpunkt Kontakt unbedingt Ihren Wahlkreis an. Diesen können Sie bei dem/der örtlichen Bundestagsabgeordneten, Gemeinde- bzw. Stadtverwaltungen, Statistischen Ämtern bzw. Wahlämtern erfragen. Sie finden Ihren Wahlkreis auch mit der Postleitzahlensuche auf der Bundestag-Homepage: Menüpunkt Bundeswehr oder Zivildienst Sollten Sie beabsichtigen, einen freiwilligen Wehr-, Zivildienst bzw. ein freiwilliges, soziales, ökologisches oder entwicklungspolitisches Jahr zu leisten, haben Sie sicherzustellen, dass dieser Dienst nicht in die Zeit des Auslandsaufenthaltes fällt. Geleisteter Grundwehrdienst, Zivildienst sowie ein geleistetes freiwilliges soziales, ökologisches oder entwicklungspolitisches Jahr erhöhen die obere Altersgrenze entsprechend. Ihre Eingaben hierzu können Sie unter dem Menüpunkt Wehr-/Zivildienst u.ä. vornehmen. 3

4 Menüpunkt Sprachkenntnisse Bitte machen Sie unter dem Menüpunkt Sprachkenntnisse zuerst Angaben zu Ihren englischen Sprachkenntnissen und dann gegebenenfalls noch zu weiteren Fremdsprachenkenntnissen. Zum Zeitpunkt der Ausreise (also im August 2017) sollten Ihre Englischkenntnisse mindestens auf dem Niveau B1 sein. Nach Aufnahme ins Programm werden Ihre Sprachkenntnisse durch den TOEFL Test of English as a Foreign Language getestet. Bitte schätzen Sie Ihre heutigen Sprachfertigkeiten gemäß dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen unter Sprachniveau ein: A1: Anfängerniveau A2: gehobenes Anfängerniveau B1: mittleres allgemeines Sprachniveau B2: mittleres allgemeines u. berufliches Sprachniveau C1: hohes Sprachniveau C2: (fast) muttersprachliches Sprachniveau Menüpunkt Dokumente Für die elektronische Übermittlung Ihrer Dokumente gehen Sie bitte in den Menüpunkt Dokumente. Folgende Unterlagen müssen Sie im Rahmen der Online-Bewerbung hochladen: 1. Tabellarischer Lebenslauf in deutscher Sprache 2. Tabellarischer Lebenslauf in englischer Sprache In dem Hilfetext auf der rechten Seite haben wir Ihnen zwei Muster zur Verfügung gestellt, die Sie herunterladen und als Vorlage nutzen können. Die von Ihnen erstellten Lebensläufe können Sie dann an der vorgesehenen Stelle von Ihrem PC hochladen. 3. Abschlusszeugnis der Berufsausbildung oder Teilnahmebescheid der Zwischenprüfung 4. Letztes Berufsschulzeugnis 5. Letztes Abschlusszeugnis (Haupt-, Real-, Gesamtschule oder Gymnasium) Falls Sie Ihre Berufsausbildung noch nicht abgeschlossen haben oder Ihnen noch kein Abschlusszeugnis vorliegt, dann laden Sie bitte den Teilnahmebescheid Ihrer Zwischenprüfung und Ihr letztes Berufsschulzeugnis hoch. Sobald Ihnen die Unterlagen vorliegen, können Sie uns eine Kopie per Mail oder Post zukommen lassen. Bitte übermitteln Sie uns nur die Kopie Ihres letzten Schul- Abschlusszeugnisses (Haupt-, Realschule oder Gymnasium) und nicht die vorherigen. 6. Gesundheitsbescheinigung Bitte laden Sie den Fragebogen herunter und lassen ihn von Ihrem Hausarzt ausfüllen und unterschreiben. Anschließend können Sie Ihn einscannen und hochladen. Hinweis: Ihre gesundheitliche Eignung ist eine formale Voraussetzung für die Teilnahme am Parlamentarischen Patenschafts-Programm für junge Berufstätige. Die Vorlage einer ärztlichen Gesundheitsbescheinigung ist daher ein wichtiger Baustein für die Wahrnehmung unserer Fürsorgeverantwortung für Sie als potentielle/r Teilnehmer/in des Parlamentarischen Patenschafts- Programms für junge Berufstätige. Für An-/Rückfragen stehen wir gerne zur Verfügung. Bitte beachten Sie folgende Hinweise: Dokumente können erst hochgeladen werden, wenn Sie Ihre Personenangaben zuvor mindestens einmal gespeichert haben (siehe hierzu Punkt II.a. Allgemeine Hinweise beim Ausfüllen der Bewerbung Speichern). Damit wir Ihre Anlagen mit Sicherheit einsehen können, möchten wir Sie bitten, Dokumente ausschließlich im Portable Document Format (.pdf) und Bilddateien nur als JPEG (.jpg) zu übermitteln. Je nach Größe der Dateien und Geschwindigkeit Ihrer Internet-Anbindung kann das Hochladen längere Zeit in Anspruch nehmen. Sie können uns Dokumente bis zu einer Gesamtgröße von 10 MB (max. 2 MB je Anlage) übermitteln. Bitte drucken Sie die von Ihnen hochgeladenen Dokumente aus und fügen Sie diese am Ende Ihrem PDF-Gesamtausdruck hinzu. (Weitere Erläuterungen hierzu unter Punkt IV. Letzte Schritte) 4

5 Menüpunkt Weitere Unterlagen Neben den Angaben, die Sie im Online-Bewerbungsformular eintragen und online hochladen, benötigen wir noch weitere Unterlagen von Ihnen, die Sie neben dem PDF-Ausdruck Ihrer Online- Bewerbung und den bereits hochgeladenen Dokumenten per Post an die GIZ schicken müssen (siehe hierzu Punkt IV. Letzte Schritte): 1. Ausbilder- oder Lehrergutachten Ein Bestandteil Ihrer Bewerbung ist das Gutachten entweder von einem Ihrer Ausbilder und/oder einem Lehrer Ihrer Berufsschule. Die Gutachten sollen uns helfen, zu einem möglichst objektiven Urteil über Ihre Eignung für diesen Auslandsaufenthalt zu kommen. Das unter dem Menüpunkt Weitere Unterlagen beigefügte Gutachtenformular mit dem entsprechenden Anschreiben geben Sie bitte einem Gutachter Ihrer Wahl, mit der Bitte um Ausfüllung und Rücksendung an Sie im verschlossenen Umschlag. Sie schicken uns dieses Gutachten (bitte Umschlag nicht öffnen) dann mit den übrigen Bewerbungsunterlagen zu. Bitte folgendes beachten: Wir benötigen pro Bewerber mindestens ein Gutachten. Sollte dies für Sie nicht möglich sein, sprechen Sie es bitte vorher mit uns ab. Wenn sie eine Vollzeitberufsschulausbildung machen, dann fragen Sie bitte Ihren Lehrer nach einem Gutachten. Auch wenn Sie Ihre Ausbildung schon abgeschlossen haben und deshalb aktuell weder Kontakt zu einem Ausbilder noch zu einem Berufsschullehrer haben, benötigen wir nach Möglichkeit mindestens ein Gutachten, das etwas über Ihre berufliche Qualifikation aussagt. Versuchen Sie also, ehemalige Lehrer oder Ausbilder zu kontaktieren. Wenn Sie zurzeit eine weiterführende Schule besuchen (keine Universität, Fachhochschule), können Sie gerne auch dort Lehrer zwecks Gutachtenerstellung ansprechen. Auch Ihren jetzigen Arbeitgeber können Sie um ein Gutachten bitten. Falls Sie ihn aber nicht so frühzeitig in ihre Pläne einweihen möchten, dann sorgen Sie bitte für Ersatz durch frühere Berufsbzw. Ausbildungskontakte. 2. Zeugnisse Falls Sie Nachweise oder Beurteilungen von Praktika oder Berufstätigkeiten vorliegen haben, können Sie uns gerne Kopien davon einreichen. III. ONLINE-BEWERBUNG ABSCHICKEN Bitte klicken Sie den Menüpunkt Speichern/Absenden an. Bitte überprüfen Sie noch mal, ob Sie alle Eingabefelder der Online-Bewerbung vollständig ausgefüllt und alle geforderten Dokumente hochgeladen haben. Wenn dies der Fall ist, bestätigen Sie die dort aufgeführten Abfragen per Häkchen. Nach der Bestätigung verwandelt sich der Button Speichern in Absenden. Wenn Sie den Button Absenden gedrückt haben, können Sie keine weitere Bearbeitung an Ihrer Bewerbung mehr vornehmen. Ihre Online-Bewerbung ist damit abgeschlossen. IV. LETZTE SCHRITTE Wenn Sie Ihre Online-Bewerbung auf den Weg gebracht haben, haben Sie es fast geschafft. Was Sie jetzt noch machen müssen, ist 1. einen Gesamtausdruck zu erstellen und zu sortieren (Checkliste) 2. alle Bewerbungsunterlagen per Post an die GIZ zu schicken! Zu 1. Bitte erstellen Sie zwei Ausdrucke Ihrer Bewerbungseingaben (über Menüpunkt PDF-Ausdruck/ ) einen für Ihre Unterlagen und einen weiteren Ausdruck, den Sie per Post an die GIZ schicken. Bevor Sie den Ausdruck an die GIZ verschicken, beachten Sie bitte Folgendes: Vergessen Sie nicht, am Ende des Bewerbungsbogens zu unterschreiben! 5

6 Fügen Sie dem Ausdruck (Bewerbungsbogen, dt. und engl. Lebenslauf, Zeugnisse, Gesundheitsfragebogen) Ihre zusätzlichen Beurteilungen (falls vorhanden) und Gutachten bei. Achten Sie dabei auf die in der folgenden Checkliste vorgegebene Sortierung (in der Reihenfolge 1-12) und prüfen Sie, ob alle verlangten Bewerbungsdokumente vollständig sind, bevor Sie sie in die Post geben. Hier die Checkliste: 1. Deckblatt (wird automatisch erstellt) 2. Bewerbungsbogen 3. Tabellarischer Lebenslauf in deutscher Sprache (s. Muster) 4. Motivationsschreiben 5. Gesundheitsbescheinigung (vom Arzt auszufüllen und zu unterschreiben) * 6. Lebenslauf in englischer Sprache (s. Muster) 7. Information for your host family in englischer Sprache 8. Abschlusszeugnis der Berufsausbildung (IHK) oder Teilnahmebescheid der Zwischenprüfung (als Kopie) 9. Letztes Berufsschulzeugnis (als Kopie) 10. Letztes Abschlusszeugnis (Haupt-, Realschule oder Gymnasium als Kopie. Bitte nur diese!) 11. Nachweis oder Beurteilung von Praktika oder Berufstätigkeiten (wenn vorhanden) 12. Ausbilder-/Lehrer-Gutachten (mindestens eines) - in einem verschlossenen Umschlag * Hinweis: Die Angaben zur Gesundheit sind für die Teilnahme am PPP in jedem Fall notwendig; zum Zeitpunkt der Bewerbung erfolgen sie freiwillig. Nachdem Sie Ihre Unterlagen sortiert haben, lochen Sie diese bitte und heften Sie sie auf einem Heftstreifen ab. Bitte stecken Sie die einzelnen Bewerbungsunterlagen nicht (!) in Klarsichthüllen oder Bewerbungsmappen. Senden Sie die Unterlagen auch nicht einzeln ein, sondern wirklich erst, wenn Sie alle Unterlagen vollständig vorliegen und nach der Checkliste geordnet haben (im Ausnahmefall anrufen). Bei jeglicher schriftlichen Korrespondenz bitte immer Namen, Wahlkreis und wenn möglich Ihre Bewerbungs-ID angeben. Zu 2. Ihre Bewerbung ist erst aktiv, wenn Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen bis spätestens 30. September 2016 postalisch an die GIZ verschickt haben. Bitte schicken Sie Ihre Bewerbung an: GIZ GmbH OE 3910 / PPP Friedrich-Ebert-Allee Bonn V. WIE GEHT ES WEITER Der Einsendeschluss der ausgefüllten Bewerbungsunterlagen ist der 30. September Es gilt das Datum des Poststempels. Später eingesandte oder unvollständige Bewerbungen können wir nicht berücksichtigen! Wir bitten um Ihr Verständnis. Nach Prüfung der eingegangenen Bewerbungsunterlagen veranstalten wir für die in die engere Wahl gekommenen Kandidaten Auswahltagungen, die voraussichtlich ab Ende Oktober 2016 in Bonn und für Bewerber aus den neuen Bundesländern in Berlin stattfinden werden. Leider können wir Ihnen aus organisatorischen Gründen die Benachrichtigung oft erst knapp zwei Wochen vor Ihrem Auswahltag zukommen lassen. Also heißt es warten und die Nerven behalten! Überlegen Sie sich auf jeden Fall vorab, wie Sie das ein- bis zweitägige Fehlen (abhängig vom Anfahrtsweg) am Arbeitsplatz bzw. in der Schule am besten organisieren können. Wir hoffen jedenfalls, Sie bei den Auswahlgesprächen persönlich kennen zu lernen. Sollten Sie bis Ende November 2016 keine Einladung zum Auswahlgespräch erhalten haben, dann hat es für Sie in diesem Programmdurchlauf nicht geklappt. 6

7 VI. TECHNISCHE FRAGEN / PROBLEME Wenn Sie darüber hinaus Fragen haben, nehmen Sie Kontakt mit uns auf per unter usappp@giz.de oder telefonisch unter Sind Sie bereit? Dann klicken Sie zum Starten der Dateneingabe bitte auf Login. Viel Erfolg bei der Bewerbung! 7